Am 31. März 2020 kündige Microsoft an, die eigenständige Office 365-Lizenzierung aufzugeben und die Lizenzierungspläne für KMU-Kunden mit bis zu 300 Benutzern ausschließlich auf seine Komplettlösung Microsoft 365 auszurichten. Am 21. April wurde damit begonnen, diese Änderungen automatisch bei allen Benutzern mit einer bestehenden Office 365-Bereitstellung einzuführen.

Wenn Sie Office 365-Anwendungen regelmäßig nutzen, haben Sie vielleicht schon bemerkt, dass das alte Office 365-Logo beim Start auf das Logo von Microsoft 365 umgestellt wurde. Möglicherweise verstehen Sie jedoch nicht genau, wie diese neuen Angebote Ihre Arbeitsweise verändern. Sehen wir uns genauer an, was diese Änderungen für Sie bedeuten.

Für Microsoft Kunden bietet dieser Übergang mehrere Vorteile. Erstens helfen die Add-ons und Programme in einer Microsoft 365-Bereitstellung privaten und geschäftlichen Benutzern dabei, effektiver in einer einzigen Produktsuite zu arbeiten. Auf diese Weise müssen sie sich nicht auf ein Ensemble fragmentierter Anwendungen verschiedener Anbieter verlassen.

Außerdem verwendete das bisherige SKU-System ein unklares Tier-System für Microsoft Produkte. Beispielsweise wurde das Preissegment für kleine und mittelständische Unternehmen als „Office 365 Business Premium” bezeichnet, die Premiumklasse für kleine und mittelständische Unternehmen jedoch als „Microsoft 365 Business”. Dies führte nicht nur zu einem verwirrenden Verkaufsgespräch, sondern trübte auch das Verständnis der Kunden für die Angebote von Microsoft.

Um diese Ausrichtung im SKU-System von Microsoft zu unterstützen, unterliegt die Lizenzierung für KMU-Kunden (also Unternehmen mit bis zu 300 Benutzern) neuen Namenskonventionen, während Lizenzierungspläne für Small Medium Corporate- oder Enterprise-Kunden davon unberührt bleiben. Es geht also um folgende Namensänderungen:

• Office 365 Business Essentials → Microsoft 365 Business Basic
  
• Office 365 Business Premium → Microsoft 365 Business Standard
• Microsoft 365 Business → Microsoft 365 Business Premium
• Office 365 Business and Office 365 ProPlus → Microsoft 365 Apps.

Keine Sorge – mit Ihrem Upgrade auf Microsoft 365 (engl. Blogbeitrag) verlieren Sie weder liebgewonnene Office-Funktionen oder -Anwendungen noch sind Sie gezwungen, mehr für einen aktualisierten Service zu bezahlen. Stattdessen genießen Sie einfach eine Reihe neuer Apps und Features. Im Folgenden nenne ich einige neue Add-Ons und Funktionen, die Microsoft 365-Benutzer nutzen können:

• Microsoft Editor – Dieses KI-gestützte Tool bietet grundlegende Schreibtipps mit denen Benutzer leicht lesbare Texte verfassen können, einschließlich der Anwendung von Grammatikregeln, einer präzisen Sprache und integrativer Formulierungen. Dieses Add-on ist mit Word, Outlook und Webbrowsern kompatibel.
• Presenter Coach – Wenn Ihre Präsentationsfähigkeiten etwas eingerostet sind, kann dieses Tool  (engl. Blogbeitrag) Ihnen helfen. Das Add-on weist den Sprecher auf einige häufig auftretende Präsentationsfehler hin – z. B. das Publikum nicht anschauen, in einer monotonen Stimmlage sprechen oder einfach zu oft „ähm” sagen. 
• Money in Excel – Mit diesem Add-on können Benutzer grundlegende Finanzen in Excel verfolgen. Es kann eine Verknüpfung zu genehmigten Bankkonten herstellen und eine Aufschlüsselung der Ausgaben bereitstellen, während sie über ungewöhnliche Zahlungen informiert werden. 

Darüber hinaus kommen Benutzer, die ein Upgrade von Office 365 durchgeführt haben, jetzt in den Genuss einiger Programme und Anwendungen, auf die sie in ihren ursprünglichen Plänen möglicherweise keinen Zugriff hatten.

Tools für produktiveres Arbeiten

• Microsoft Teams – Microsoft Teams ist eines der beliebtesten Kollaborations-Tools auf dem Markt. Durch Ihr Upgrade auf Microsoft 365 können Sie ergiebige Besprechungen und Veranstaltungen online abhalten und auch dann in der Nähe Ihrer Kollegen bleiben, wenn sie physisch weit entfernt sind.
• Microsoft Stream – Stream bietet Unternehmen eine Plattform für die gemeinsame Nutzung und das Streaming von Videos. Mit der Anwendung können Benutzer auch Technologien wie Videotranskription oder Gesichtserkennung nutzen. 
• Microsoft Forms – Mit Forms können Benutzer Umfragen und Quiz erstellen und in vorhandene Anwendungen wie Microsoft Excel integrieren. 
• Microsoft Planner – Planner (engl. Blogbeitrag) ist eine Projektmanagement-Anwendung, mit der Teams Arbeit visuell erstellen, zuweisen und organisieren können. Es kann allein verwendet oder in Microsoft Teams integriert werden. 
• Microsoft Enterprise Mobility + Security – Diese intelligente Sicherheitslösung  security solution (engl. Blogbeitrag) hilft Ihnen, Daten im gesamten Unternehmen zu schützen, unabhängig davon, ob sie sich auf Ihrem PC, Telefon oder Tablet befinden. 

Mit einem Upgrade auf Microsoft 365 verfügt Ihr Unternehmen über ein Paket an neuen Diensten und Funktionen, die die Benutzerproduktivität verbessern und gleichzeitig ein höheres Maß an Zusammenarbeit ermöglichen. Diese Änderung unterstützt Nutzer der Office-Programme in einer Zeit, die den geschäftlichen Wert der räumlich entfernten Zusammenarbeit verdeutlicht hat.

Beachten Sie jedoch, dass diese neuen Anwendungen zwar eine Reihe von Vorteilen bieten, aber auch einige Herausforderungen mit sich bringen können. Beispielsweise können Unternehmen feststellen, dass diese neuen Dienste zu unbeabsichtigten Redundanzen führen und daher ein Software-Audit vorteilhaft machen. Andererseits kann es zu fehlender Akzeptanz (engl. Blogbeitrag) der Mitarbeiter für diese neuen Lösungen in Unternehmen kommen. Sie sollten darüber nachdenken, wie sich das Upgrade auf Microsoft 365 langfristig auf Ihre Mitarbeiter und Ihre Software-Umgebung auswirkt. Diese Voraussicht wird Ihnen helfen, über Jahre hinweg von den neuen aufregenden Funktionen zu profitieren.