Microsoft Licensing Terms – Die neuen Funktionen von Product Terms und Online Services Terms

Es gibt wohl wenig Microsoft Dokumente, die gleichsam so beliebt und gefürchtet sind wie die Product Terms (PTs) und Online Services Terms (OSTs) – jene Dokumente, die die Grundlagen eines jeden Microsoft Lizenzvertrags darstellen. Während die Product Terms alle Regelungen und Bedingungen zum Kauf und der Nutzung von On-Premises-Software enthalten, liegt bei den Online Services Terms klar der Fokus auf Online Services. Das Dokument enthält zusätzliche Informationen, wie beispielsweise Bestimmungen zum Datenschutz. Beide Dokumente – zusammen auch als Licensing Terms bezeichnet – werden monatlich aktualisiert und sind bisher als gesamtes Dokument zum Download in verschiedenen Sprachen verfügbar . Wir werfen einen genaueren Blick auf die webbasierten Product Terms und Online Services Terms sowie deren neuen Funktionen.

Das ständig wachsende Produktportfolio und die zunehmende Komplexität der damit verknüpften Bestimmungen schlagen sich jedoch auch in der bisherigen Bereitstellung der Product Terms und Online Services Terms nieder. Unabhängig davon, welchen Vertrag ein Unternehmen geschlossen und welche Produkte darin aufgenommen waren, mussten die Licensing Terms stets vollständig heruntergeladen und durchsucht werden – bei insgesamt über 160 Seiten durchaus eine herausfordernde Aufgabe.

Dies hat nun auch Microsoft erkannt und mit Juni 2019 schleichend eine neue, webbasierte Form der Licensing Terms eingeführt, wobei die Bestimmungen der PTs und OSTs ab sofort in kombinierter Form dargestellt werden. Aktuell ist diese Variante nur als Beta vorhanden, bis Oktober 2019 wird diese neue webbasierte Option aber die bisherigen Bereitstellungsformen ablösen. Damit ändert sich auch der Rhythmus für Neuerungen, denn diese werden ab offiziellem Umstellungsdatum nicht mehr zwingend nur im monatlichen Rhythmus, sondern nach Bedarf veröffentlicht.

Doch welche Vorteile bringt eine webbasierte Darstellung? Und welche Funktionen sollte ich dabei unbedingt kennen? Diese Fragen möchte ich im folgendem näher beantworten.

Bevor ich jedoch auf die neuen Funktionen der webbasierten Bereitstellung eingehe, möchte ich zunächst klarstellen, was sich mit der neuen, webbasierten Darstellungsform nicht ändert.

Wichtig ist es dabei, im Hinterkopf zu behalten, dass der Inhalt der Licensing Terms grundsätzlich gleichbleibt, auch wenn beide Dokumente nun zu einer Darstellung verschmolzen wurden. Auch der Bezug und die Regelungen bzgl. PTs und OSTs in den Volumenlizenzverträgen (z.B. welche Version für den Kunden Gültigkeit hat), ändert sich mit der webbasierten Variante nicht. Ebenso bestehen bleibt die Bereitstellung der Licensing Terms in unterschiedlichen Sprachen. Nach aktuellem Stand werden dabei mindestens die gleichen 35 Sprachen bereitgestellt, in denen auch schon die bisherigen Dokumente verfügbar war.

Und sollten Sie einmal wirklich die kompletten, vollständigen PTs und OSTs benötigen – beispielsweise für einen Ausdruck zur Anfügung an die Vertragsunterlagen – ist auch dies weiterhin möglich. Auf das Wie gehe ich unter dem Punkt „Durch die Druckfunktion zum vollständigen Dokument“ näher ein.

Der wohl größte Vorteil der neuen, webbasierten Licensing Terms ist die Möglichkeit, nach Vertragsarten und Produkten zu filtern. Dabei ist vor allem das Drop Down Menü „Show all programs“ relevant. Mit einem Klick kann so das aktuell relevante Lizenzprogramm ausgewählt werden.

Dieser Filter kann dabei sowohl zu Beginn auf der Startseite als auch „nachträglich“, wenn man sich bereits in den Licensing Terms eines spezifischen Produkts befindet, ausgewählt werden. Der Filter beeinflusst dabei zum einen, welche Produkte überhaupt angezeigt werden – besonders schön ist dies erkennbar, wenn man die verfügbaren Produkte mit dem Filter „Enterprise Agreement/Enterprise Agreement Subscription/Server and Cloud Enrollment“ und dem Filter „Microsoft Online Subsription Agreement“ (MOSA) vergleicht (siehe Abb. 3 vs. Abb. 4). Bei der Auswahl „Microsoft Online Subsription Agreement“ wird keine Software, also On-Premises-Lizenzen, angezeigt, da in dieser Vertragsform nur Online Services erworben werden können. Dem entsprechenden Nutzer stehen also nur für ihn relevante Inhalte zur Verfügung.

Die Filter beeinflussen aber auch die Inhalte und Bestimmungen, die dann unter den jeweiligen Produkten zu finden sind (ein Produkt ruft man mit einem einfachen Klick auf die Verlinkung auf). Dabei stehen für jedes Produkt, sofern zutreffend, die Kategorien „Product Offering“ (welche Einzeltypen des Produktes kann ich erwerben), „Specific Use Rights“ (Nutzungsrechte), „License Model“ (wie wird das Produkt lizenziert) und „Software Assurance“ (SA Benefits) zur Verfügung. Mit dem Klick auf „See all“, werden dabei die Inhalte aller Kategorien angezeigt, was der bisherigen Darstellungsform in den Product Terms und Online Services Terms am ehesten entspricht.

Mit jeder Auswahl und Filterung ändert sich auch die URL. Möchte man die vorgefilterte Ansicht also mit jemandem teilen, reicht es die entsprechende URL zu versenden – ein ausführliches Erklären der einzelnen Filterschritte entfällt also.

Neben der Filterfunktion bieten die webbasierten Licensing Terms zudem die Möglichkeit, Änderungen aktiv nachzuverfolgen, indem man sich diese quasi „live“ im Text anzeigen lässt. Dabei ist es jedoch nicht möglich, zwei alte Stände der Licensing Terms zu vergleichen. Der Vergleich erfolgt immer jeweils zur aktuellen Version. Ebenso lassen sich nur Daten in der Vergangenheit auswählen, an denen tatsächlich Änderungen erfolgt sind, was eine proaktive Prüfung etwas erleichtert.

Ein Vergleich ist dabei denkbar einfach. Zunächst wählt man den relevanten Teil der Licensing Terms über die Filteroptionen aus und wählt dann in der Datums-Spalte diejenige „Alt-Version“ aus, mit der man vergleichen möchte (dabei sind nur die blau markierten Tage auswählbar, da auch nur an diesen Tagen Änderungen erfolgt sind). Mit Klick auf das entsprechende Datum sieht man nun nicht mehr die aktuell gültigen Licensing Terms, sondern eben diejenigen, die an diesem Tag aktuell waren.

Schaltet man nun den direkt daneben platzierten Schalter auf „on“, werden diese Licensing Terms mit der tagesaktuellen Version verglichen und Änderungen im Text entsprechend markiert (wie im Beispiel der Enterprise CAL Suite – Vergleich 1.5.19 und 18.6.19). Durch diese neue Funktion ist also ein schneller Überblick über die Änderungen möglich.

So hilfreich die neuen Funktionen einer webbasierten Oberfläche auch sind, gibt es doch diverse Gründe, wieso man die Product Terms und Online Services Terms in Papierform oder auch schlicht vollständig benötigt. Häufig ist dies zum Zeitpunkt eines Vertragsabschlusses gewünscht, manchmal handelt es sich aber auch schlicht um persönliche Präferenz.

Die gute Nachricht ist, dass dies auch weiterhin möglich sein wird. Denn durch die entsprechende Druckfunktion in den Licensing Terms können sowohl spezifische Teile der Licensing Terms als auch das vollständige Dokument lokal gespeichert bzw. gedruckt werden.

Dabei öffnet sich mit Klick auf das Druck-Icon ein ausführliches Filtermenü, in dem entweder alles oder eben auch spezifische Sektionen zum Druck ausgewählt werden können. Eine Stolperfalle ist jedoch enthalten, denn der Filter auf dem Vertragsprogramm, der vorher auf der Webseite eingestellt wurde, wird hier automatisch übernommen (siehe Abb. 10) – ein Druck mit der Einstellung „Show all programs“ ist nicht möglich. Will man also wirklich die kompletten Licensing Terms über alle Programme speichern, muss man die Druckfunktion manuell für alle aktuell verfügbaren 10 Lizenzprogramme einzeln durchführen.

Durch die Betätigung des „Apply“-Buttons generiert sich dann ein Word-Dokument, das entsprechend lokal gespeichert und auch gedruckt werden kann – in der aktuellen Beta-Version funktioniert diese Funktion leider nur eingeschränkt.

Auch wenn der Umgang mit den neuen, webbasierten Licensing Terms sicher ein wenig Übung und Umstellung verlangt, sind die Änderungen durchaus positiv zu bewerten. Lediglich der Wegfall eines fixen Release-Datums einer neuen Version macht einen proaktiven Vergleich schwieriger und erschwert damit vor allem Trainern und Lizenzexperten – also all jenen, die sich proaktiv in diese Änderungen einarbeiten müssen – den Alltag. Für Menschen, die die Licensing Terms sehr gezielt und mit einer genauen Fragestellung durchsuchen, stellen die neuen Funktionen dagegen durchaus eine Erleichterung dar.

Man darf also gespannt sein, welche weiteren Funktionen und Inhalte bis zum aktuell geplanten Release im Oktober 2019 noch hinzukommen.