SharePoint Update: Das kann der neue SharePoint Server 2019

SharePoint 2019 ist direkt in der Cloud geboren. Die Basis für die neue On-Premises-Version war ein Abzug von SharePoint Online, der bereits im vergangenen Jahr erfolgt ist. Dieser wurde natürlich auf die Gegebenheiten der On-Premises-Welt angepasst, umfasst aber viele Funktionen, die bereits in SharePoint Online enthalten sind. Weiterhin wurde das System seit dem Abzug auf Herz und Nieren getestet, da jede Kundenumgebung andere Herausforderungen birgt. Das Release bringt somit auch die Kunden mit SharePoint in eigenen Rechenzentren wieder näher an die Cloud-Welt. Einige der Highlights dieses Releases stellen wir Ihnen in diesem Beitrag vor. Sollten Sie bereits SharePoint Online einsetzen, wird Ihnen vieles bekannt vorkommen.

Moderne Team- und Kommunikationsseiten

Die wohl wichtigste Neuerung ist die Einführung von modernen Team- und Kommunikationsseiten im SharePoint Server. Diese Seiten bringen ein frisches Aussehen und eine wesentlich abgespecktere Oberfläche mit. Sie ist vollständig responsiv gestaltet und lässt sich direkt auf mobilen Endgeräten nutzen. Weiterhin ist das Ribbon aus der Oberfläche verschwunden. Viele Nutzer von SharePoint werden das begrüßen, da diese Technik für die Endnutzer nie wirklich übersichtlich war und es an entsprechender Akzeptanz mangelte. Es bedeutet aber auch, dass viele Funktionalitäten auf modernen Seiten nicht zur Verfügung stehen.

Mein Tipp: Setzen Sie die modernen Seiten nicht ohne vorherige Prüfung Ihrer Anforderungen ein. Einiges fehlt, einiges ist hinzugekommen, vieles lässt sich anders lösen. Es verlangt gute Planung – wie so oft.

Ebenfalls aus SharePoint Online stammt die neue Einstiegsseite in SharePoint. Hierbei wird für jeden Benutzer individuell ein Start-Center zusammengestellt. Weiterhin finden sich hier auch die News aus modernen Teamseiten, in denen der Nutzer Mitglied ist oder denen er folgt.

SharePoint Home bringt außerdem ohne weitere Konfiguration ein neues Suchcenter mit. Unter anderem werden jetzt bereits Suchbegriffe vorgeschlagen, bevor der Nutzer anfängt zu schreiben.

Interessant für die SharePoint Server Nutzer ist, dass von hier aus auch neue Websitesammlungen – auch in verschiedenen Webanwendungen – erstellt werden können.

Bis zur Version 2016 war der alte OneDrive Client (Insidern bekannt als „groove.exe“) das Mittel der Wahl bei der Synchronisierung von Bibliotheken und dem persönlichen OneDrive, wenn die Inhalte auf einem lokalen Server lagen. In Office 365 wurde dieser bereits lange durch den „Next Generation Sync Client“ abgelöst. Dieser ist auch in Windows 10 integriert. Dieser Client bietet eine wesentlich schnellere und stabilere Synchronisierung sowie Files-on-Demand.

SharePoint 2019 unterstützt jetzt die Synchronisierung mit diesem neuen Client. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen also neben den Server-Versionen auch Office 365 Dienste nutzen, darf die IT nach der Migration auf 2019 den alten Client entfernen. Ein großes Plus für die IT und vor allem für die Endnutzer.

Auch dies ist selbstverständlich ein Ergebnis durch den Cloud-Abzug. SharePoint Server 2019 unterstützt jetzt die Anbindung an Microsoft PowerApps sowie Microsoft Flow. Dabei werden PowerApps als die Nachfolger für SharePoint Formular-Anpassungen mit InfoPath gesehen (die im Übrigen weiterhin enthalten sind). Microsoft Flow hingegen steht als mächtige Workflow- und Automatisierungsplattform zur Verfügung.

Eines möchte ich Ihnen aber nicht verschweigen: Sowohl PowerApps als auch Flow laufen nicht innerhalb Ihrer Rechenzentrumsgrenzen. Beide werden in Microsoft Rechenzentren bereitgestellt. Damit sind sie nicht für Einsatzszenarien geeignet, bei denen keinesfalls Daten die lokalen Grenzen des Unternehmens verlassen dürfen.

Die Daten werden für PowerApps und Flow über ein lokal zu installierendes „On-Premises Data Gateway“ verschlüsselt an die jeweiligen Azure-Dienste weitergereicht.

Bei Software, die in der Cloud läuft, will keiner warten. Und für Software im Unternehmen gilt letztlich das gleiche. In SharePoint Online war aber die Website-Erstellung bis jetzt um ein Vielfaches schneller als in On-Premises-Umgebungen. Doch diese ziehen jetzt nach.

Die Funktionalität der schnellen Website-Erstellung kann jetzt innerhalb weniger Sekunden sowohl Teamseiten als auch Kommunikationsseiten sowie persönliche OneDrive-Seiten erstellen. Eine willkommene Neuerung für Umgebungen mit vielen Nutzern oder Prozessen, welche die regelmäßige Erstellung von Seiten beinhalten.

Eigentlich eine Kleinigkeit, aber doch etwas, auf das wir schon seit vielen Jahren warten. PDF-Dateien können ab sofort direkt im Browser angezeigt werden. Es ist nicht mehr nötig, einen PDF Viewer auf dem entsprechenden Rechner zu haben.

„Mein Kollege hat ein Dokument gelöscht, was ich noch brauche. Kannst Du das bitte wiederherstellen?“. Bisher bekamen die Website-Administratoren diese und ähnliche Anfragen von Kollegen. Ab sofort können Nutzer, die ebenfalls Schreibrechte auf dem gelöschten Dokument hatten, das Dokument auch in ihrem eigenen Papierkorb finden und von dort aus wiederherstellen.

Die von SharePoint verschickten Standard-E-Mails für die Freigabe von Inhalten waren nie wirklich beliebt und mehr als ein Kunde trat mit der Aufgabe an uns heran, diese zu ändern. Für SharePoint Server 2019 wurden diese E-Mails jetzt angepasst und damit wesentlich nutzerfreundlicher formuliert und gestaltet.

Auch ein Ergebnis, das durch den Cloud-Abzug entstanden ist, sind die aus SharePoint Server 2019 entfernten Features. In Zukunft brauchen Sie im Wesentlichen nur einen Blick in die Cloud werfen, um zu sehen, was in der kommenden On-Premises-Version noch vorhanden sein wird.

Sandkasten-Lösungen waren ein mit SharePoint 2010 eingeführtes Modell für die Entwicklung von Anpassungen auf SharePoint. In SharePoint 2013 wurde dieses Modell bereits als „veraltet“ gekennzeichnet. Microsoft hat jetzt hier reagiert und die Unterstützung für Sandkasten-Lösungen mit eigenem ausführbarem Code aus SharePoint entfernt. In SharePoint Online wurde dieser Schritt bereits 2014 angekündigt und im Juli 2016 durchgesetzt.

Keine Panik. Visio Services sind weiterhin enthalten. Nur gab es bisher zwei Möglichkeiten, Visio Dateien in SharePoint Seiten einzubinden: eine PNG/HTML-basierte und eine Silverlight-basierte. Da Silverlight seinen Support sowieso im Jahr 2021 komplett verliert, wurde diese Möglichkeit zur Darstellung jetzt aus den Visio Services entfernt.

Eine sehr selten genutzte – und damit auch aus unserer Sicht nicht mehr notwendige – Funktion war die mehrmandatenfähige Farm. Microsoft ist auch hier konsequent und empfiehlt Kunden einen Umstieg auf SharePoint Online, falls diese Funktionen gewünscht sind.

Passend zur BI-Strategie von Microsoft wurden die Funktionen für PowerPivot-Kataloge aus SharePoint Server 2019 entfernt. Die Empfehlung hier ist eine Migration zu Power BI – entweder lokal oder aus der Cloud.

Diese Features sollten Sie in Zukunft, wenn Sie können, nicht mehr einsetzen. Sie sind als „veraltet“ markiert und werden nicht mehr weiterentwickelt. Bei dem Tempo, das Microsoft in letzter Zeit vorlegt, ist damit zu rechnen, dass einige dieser Funktionen schon in der kommenden SharePoint Server Version nicht mehr enthalten sein werden. Ganz zu schweigen von der Cloud-Migrationsfähigkeit für Lösungen, die auf diesen Funktionen basieren.

SharePoint Server 2019 wurde im Oktober 2018 veröffentlicht und macht bereits in der Vorschau-Version einen stabilen Eindruck. Wir planen bereits jetzt für verschiedene Kunden die Einführung von SharePoint 2019. Der Mainstream-Support für SharePoint 2016 endet bereits im Juli 2021. Wenn Sie vor der Planung einer komplett neuen Umgebung stehen, dann empfehle ich Ihnen, diese Richtung SharePoint Server 2019 zu lenken.

Sollten Sie eine Migration planen, so ist im Zweifelsfall zu prüfen, ob Funktionalitäten verwendet werden, die von SharePoint Server 2019 nicht mehr unterstützt werden. Der Migrationsweg bleibt der altbekannte: Immer eine SharePoint Version nach der anderen.

Auch die Grundvoraussetzungen innerhalb Ihres Unternehmens sollten Sie prüfen. Bisher bekannt ist, dass SharePoint Server 2019 nur auf Windows Server 2016 und aufwärts installiert werden kann. Weiterhin wird ein SQL Server 2016 vorausgesetzt. Auf der Client-Seite ist die minimal unterstützte Office-Version Office 2010 und als Browser kommt als Minimum nur Internet Explorer 10 in Frage.