Firstline Worker:
Die F1-Pläne von Microsoft aus Lizenzsicht betrachtet

Bedarfsgerechte Lizenzierung an „vorderster Front“: Microsoft F1-Pläne aus Lizenzsicht betrachtet

  • Sabrina Rohenroth
  • Publisher Advisory, Software Asset Management
  • Microsoft F1, Cloud, Office 365, Microsoft 365

Als Microsoft im Sommer 2017 Office 365 F1 auf den Markt brachte und damit den Begriff „Firstline Worker“ etablierte, war vielen die Bedeutung noch unklar. Mit den F1-Plänen verknüpfte Microsoft neue Möglichkeiten der Lizenzierung von Cloud-Diensten. Um dieses Lizenzierungsangebot zu verstehen, ist es hilfreich zu erkennen, welche Zielgruppe Microsoft im Kopf hatte, als das Bundle geschnürt wurde. Dieser Beitrag schafft Klarheit und betrachtet die F1-Pläne aus Lizenzsicht. 

Wieso gibt es die F1-Pläne?

Was sind "Firstline Worker"? Im Grunde sind damit alle Mitarbeiter gemeint, die keinen stationären PC-Arbeitsplatz besitzen – sondern „an vorderster Front“ arbeiten, sei es in der Produktion, im Verkauf oder auch im Gesundheitswesen. Typische Beispiele sind dabei Verkäufer, medizinisches Personal oder auch Servicekräfte. Insgesamt fallen laut Microsoft fast 80% aller Mitarbeiter unter diese Definition.

Für Unternehmen stellt sich damit die Herausforderung, einen großen Teil ihrer Belegschaft einerseits an die digitale Infrastruktur des Unternehmens anzubinden, andererseits aber auch die Kosten überschaubar und in einem angemessenen Verhältnis zu den tatsächlich genutzten Features zu halten.

Hier kommt das Stichwort „bedarfsgerechte Lizenzierung“ zum Tragen. Ziel ist es, die Lizenzierung am tatsächlichen technischen Bedarf eines Mitarbeiters auszurichten.

Dies hat auch Microsoft erkannt und im Sommer 2017 die F1-Pläne auf die Bühne gerufen, die im Office 365 Umfeld vielen vielleicht noch als so genannter „Kiosk-Plan“ ein Begriff sind. Wieso dabei eine Ziffer im Namen steht, weiß wohl nur Microsoft selbst. Stand heute gibt es nämlich keinen F2-Plan.

Was zeichnet den F1-Plan aus?

Die F1-Pläne gibt es dabei in zwei Ausprägungen: Office 365 F1 und Microsoft 365 F1. Diese beiden Pläne stellen dabei im Grunde die „kleinen Brüder“ der bekannteren Enterprise-Pläne dieser Produkte dar, beispielsweise Office 365 E3 und Microsoft 365 E3. Ziel von Microsoft ist es, eine kostengünstige und flexible Möglichkeit zu bieten, Mitarbeiter mit einem geringeren technischen Bedarf mit Cloud-Diensten auszustatten. Im Vergleich zu ihren großen Brüdern beinhalten sie daher weniger technische Funktionen, sind also eine abgespeckte Version der E-Pläne, wobei die enthaltenen Features durchaus auf den Bedarf der „Firstline Worker“ ausgelegt sind. 

Übersicht von Office 365 F1 und Microsoft 365 F1
Feature-Übersicht von Office 365 F1 und Microsoft 365 F1, Quelle: Microsoft 

Dafür bieten die F1-Pläne einen sehr attraktiven Preispunkt, denn sie sind im Vergleich zu den E-Plänen deutlich günstiger.

Der F1-Plan in der Lizenzierung

Dieser Vorteil ist besonders deshalb reizvoll, weil sich die F1-Pläne lizenzrechtlich problemlos mit den kostenintensiveren E-Plänen kombinieren lassen. Dabei sind sie in allen großen Volumenlizenzverträgen (EA, EAS, MPSA, CSP) erwerbbar und unterliegen als Zusatzprodukt und Cloud-Dienst auch im Enterprise Agreement keinerlei Anforderungen an Standardisierung oder Mindestmengen. Statt also im Gießkannen-Prinzip alle Mitarbeiter mit dem gleichen, großen und kostenintensiveren E-Plan auszustatten, ist es nun möglich, Mitarbeiter-Gruppen zu bilden und jeder Gruppe den Plan zuzuweisen, der ihren tatsächlichen technischen Anforderungen entspricht. 

Wie bei den bekannteren E-Plänen handelt es sich bei den F1-Plänen um eine per User-Lizenzierung, das heißt, jedem „Firstline Worker“ muss eine separate Lizenz zugewiesen werden. Da es sich bei den Lizenzen – wie bei allen Office 365 und Microsoft 365 Lizenzen – um monatliche Mietlizenzen handelt, können die Mengen je nach Bedarf erhöht oder reduziert werden, wobei die gewählte Vertragsart das Ausmaß dieser Flexibilität stark bestimmt. So kann die Anzahl an F1-Lizenzen im CSP Vertrag monatlich, im Enterprise Agreement dagegen nur jährlich reduziert werden.

Vorsicht vor lizenzrechtlichen Einschränkungen

Diese hohe Flexibilität und der geringe Preis haben jedoch auch Nachteile. Denn die F1-Pläne sind nicht nur technologisch, sondern auch lizenzrechtlich eine abgespeckte Version der E-Pläne.

So bieten beispielsweise weder Office 365 F1 noch Microsoft 365 F1 ein vollwertiges, lokales Office Pro Plus oder Office 365 Pro Plus – lediglich das Nutzungsrecht an Office Online ist enthalten.

Auch das so genannte „CAL-äquivalente Zugriffsrecht“  –  oftmals auch als Dual Access Right bezeichnet – ist beim Microsoft 365 F1-Plan stark eingeschränkt und lediglich für Infrastrukturserver, wie Windows Server und System Center, vorhanden (Details siehe bitte Product Terms April 2018, Kapitel „Microsoft 365“, Punkt 2.3). Bei Office 365 F1 entfallen diese Zugriffsrechte sogar komplett. Will ein Mitarbeiter also beispielsweise auf einen Windows Server oder Applikations-Server zugreifen, benötigt er dafür eine separate Client Access License (CAL).

Bei Microsoft 365 F1 gehen die lizenzrechtlichen Einschränkungen sogar noch weiter, denn auch das „hybride Server-Nutzungsrecht“ entfällt. Damit fehlt also das Recht, eine beliebige Anzahl von Exchange Servern, SharePoint Servern und Skype for Business Servern zu installieren, ohne die Serverlizenzen separat zu erwerben – ein Recht, das sich bei Microsoft 365 E3 und E5 großer Beliebtheit erfreut.

Auch bei dem in Microsoft 365 enthaltenen Windows müssen F1-Nutzer Abstriche machen. So entfallen Re-Imaging-Rechte, Rechte zur Nutzung früherer Versionen, anderer Sprachversionen oder auch Rechte zum Zugriff oder der Nutzung von virtuellen Windows-Instanzen (die vollständigen Einschränkungen entnehmen Sie bitte den Product Terms April 2018, Kapitel „Microsoft 365“, Punkt 2.3).

Fazit: Bedarfsgerechte Lizenzierung in den Anfängen

Behält man die diversen Einschränkungen im Blick, können die F1-Pläne durchaus eine spannende Möglichkeit der Lizenzierung darstellen. Besonders für einen ersten Anschluss von bisher nicht in die IT-Infrastruktur eingebundenen Mitarbeitern stellen sie eine flexible und kostengünstige Alternative dar. 

Dennoch handelt es sich beim genaueren Hinsehen eher um eine bedarfsgerechte Lizenzierung in den Kinderschuhen. Denn einige Herausforderungen bei den so genannten „Firstline Worker“ wurden nicht bedacht – beispielsweise wäre in vielen Situationen eine gerätebasierte Lizenzierung von Cloud-Diensten praktikabler.

Doch auch hier macht Microsoft bereits erste Schritte, wie das Beispiel „Common Area Phone Licensing“ bei Skype for Business sehr schön zeigt. Es besteht also die Hoffnung, dass sich zukünftig die Möglichkeiten für bedarfsgerechte Lizenzierung weiter erweitern – und vielleicht ist sogar eines Tages ein F2-Plan in der Auswahl zu finden.

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  • Mittwoch 09 Mai 2018

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Autor

Sabrina Rohenroth Microsoft Licensing Expert

SoftwareONE Blog Guest Author
  • 08 Oktober 2019
  • SoftwareONE Redaktionsteam
  • Publisher Advisory
  • SQL Server, Windows Server, Microsoft Azure

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