Beschaffung und Verwaltung von Software: Wie man den „Long Tail“ an Software-Vendoren in den Griff bekommt

Die große Wiese mähen

Die digitale Transformation schafft eine Reihe neuer Herausforderungen, wie etwa die Verwaltung des so genannten „Long Tails“ an Software-Anbietern. Für fast alle Unternehmen trifft die Regel 80/20 zu: 80% der Ausgaben werden bei 20% der Anbieter getätigt. Allerdings verursacht der „Long Tail“ der 80% „kleiner“ Anbieter, meist Transaktions- und Verwaltungskosten, die im Verhältnis wesentlich höher liegen, als die Abwicklung einer Bestellung bei den „großen“ Herstellern bzw. Providern. 

Es ist hier eigentlich genauso so, wie man es im eigenen Garten hinter dem Haus beobachten kann: Mit der Mähmaschine sind die großen Flächen der Wiese immer recht schnell gemäht. Was in der Regel jedoch die größte Arbeit macht, ist das Trimmen der Ränder und die Pflege der vielen kleinen, unzugänglichen Stellen, an denen die große Maschine aus Platzmangel nicht zum Einsatz kommen kann. Leider wird sich hier – weil in der Regel zwei oder mehrere Mitglieder der Familie hinsichtlich der Optik Mitspracherecht haben -  keine ideale, glatte Lösung ohne Ecken, Winkel und Kanten finden lassen. Eher ein Kompromiss – halt mit viel Arbeit verbunden, aber Hauptsache, allen gefällt der Garten. 

Die gute Nachricht für die überarbeiteten IT-Teams: Im Unternehmen braucht man solche Rücksichten glücklicherweise nicht zu nehmen. Es zählt nicht der Kompromiss, sondern die Zahlen, mit denen am Schluss die Effizienz gemessen werden kann.

Wie kann man Aufgaben der Beschaffung „verschlanken“?

Automatisierung ist hier ein großes Stichwort. Die effektive Verwaltung der beschriebenen Ausgaben – wie etwa der Abarbeitung des „Long Tails“ – erfordert zu 100% effiziente Prozesse sowie die Implementierung automatisierter Abläufe und Prozesse. 

Eine konkrete Maßnahme wäre zum Beispiel ein maßgeschneiderter Katalog mit vordefinierten Produkten, aus denen vorab als berechtigt hinterlegte Mitarbeiter bestellen können. Sowohl der Genehmigungsprozess, wie auch die Überprüfung der Berechtigung zum Bestellen wären hiermit automatisiert und damit als zeitintensive Arbeit vom Tisch. 

Natürlich wird es weiter Sonderfälle geben – sowohl bei der Bestellung von Software der großen Hersteller, wie auch bei den so genannten „Exoten“. Diese Sonderfälle spiegeln Anforderungen, die sich am schnell wechselnden Markt jederzeit aus einer zeitkritischen Notwendigkeit ergeben können. Ideal wäre hier ein ausgebildetes Team von Experten, das alle Arten von Software-Anbietern thematisch abdecken kann.

Nahtlose Übergänge und Governance

Entscheidend für den Erfolg ist ein erprobtes Governance-Modell, auf dessen Grundlage Beschaffungs-Prozesse erst optimiert und Software- sowie Cloud-Transaktionen transparent gemacht werden können. Und zwar während aller Phasen des Software Lifecycles – also von Anforderung, Kauf, Verwaltung bis zum Renewal: Nahtlos, über eine integrierte Reihe von Systemen und Prozessen. 

In der Regel spart man so auch Geld durch ein nun erst mögliches, proaktives Management der Vertragsverlängerungen mit den entsprechenden Verhandlungen. Die beschrieben Maßnahmen werden sich jedoch nicht nur in einer messbaren Senkung der Software- und Cloud-Ausgaben niederschlagen, sondern – und das ist aus monetärer Sicht sicherlich als „unbezahlbar“ zu bewerten – in einer signifikant verbesserten Zufriedenheit der Enduser. Anforderungen können in der Regel wesentlich schneller erledigt werden – dringend benötigtes Material wird zur Verfügung gestellt, bevor der Wettbewerb davonzieht. Wer einmal durch eine beschaffungsbedingte Verzögerung Nachteile am Markt in Kauf nehmen musste, weiß, wie ungeheuer wichtig dieser Punkt ist. Für das Betriebsergebnis, vor allem aber auch für die Moral und das Vertrauen, das internen Abteilungen wie der IT-Beschaffung entgegengebracht wird.