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Software Lifecycle Management: Wie viele Ressourcen muss ein Unternehmen dafür einplanen?

A man in glasses is posing for a photo.
Bernhard SchweitzerTeam Lead - SLM - Managed Services
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Was allgemeinhin mit dem Thema Software Lifecycle Management, kurz SLM, in Zusammenhang gebracht wird, hat sich in den letzten Jahren fundamental verändert. Früher wurde Software Lifecycle Management meist unter dem Begriff Software Asset Management, kurz SAM, subsumiert. In der Regel war es eine einzige Methodik, die damit verbunden wurde: „Messen – Zählen – Wiegen“. Software Compliance und die damit verbundenen Risiken standen im Mittelpunkt. 

Heute hat sich der Scope des Themas, vor allem auch hinsichtlich der damit betrauten Mitarbeiter, deutlich vergrößert. Dieser Blog schildert die Entwicklung, welche Schlüsse Unternehmen daraus ziehen sollten und – welche Ressourcen erforderlich sind.

SLM und SAM: Ein Thema mit zwei Dimensionen 

In der ersten Dimension müssen sich Unternehmen nicht nur mit „traditionellen“ Lizenzen, die man messen, zählen, wiegen kann beschäftigen. Zusätzlich kommt in den Unternehmen eine wachsende Anzahl von Softwareprodukten zum Einsatz, die in den verschiedensten Cloud-basierten Formen lizenziert werden. Diese Lizenzformen stellen die Unternehmen vor ganz neue, zusätzliche Herausforderungen. 

In der zweiten Dimension, die in enger Wechselwirkung mit der ersten Dimension steht, wird in modernen Unternehmen mittlerweile der gesamte Lifecycle einer Software als integrierte Einheit betrachtet. Das bedeutet, dass alle „Bausteine“, von der Anforderung einer Software, über deren Auswahl, Vertragsverhandlungen, Beschaffung, Management (früher SAM), bis hin zum Management des Vertrags-Renewals, ganzheitlich und als eng verzahnt betrachtet werden.

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Die vor einigen Jahren kursierende Annahme, dass sich das Lizenzmanagement in Zukunft vereinfachen würde, hat sich leider nicht bewahrheitet. Ganz im Gegenteil: Das heutige Software Lifecycle Management ist deutlich themenreicher und somit wesentlich komplexer, als dies vor Jahren wahrscheinlich noch erwartet wurde.

Mehr Themen – mehr personeller Aufwand

In der Konsequenz hat sich mit dieser Entwicklung auch der rein personelle Aufwand, den Unternehmen betreiben müssen, signifikant erhöht. 
Die Frage jedoch, wie viele Ressourcen tatsächlich zur Abwicklung des gesamten Software Lifecycle Managements notwendig sind, lässt sich ganz pauschal allerdings nur sehr schwer beantworten. Der Grund dafür ist, dass in der Regel in diesem Bereich sehr viele verschiedene Abteilungen eines Unternehmens zusammenarbeiten, die typischerweise jedoch in jedem Unternehmen anders strukturiert sind. 

Die für den Kern des Software Lifecycle Managements notwendigen Ressourcen verteilen sich im Prinzip auf folgende Funktionalitäten:

  • Lizenzmanagement: Verwaltung der Software Assets und Unterstützung in nahezu allen anderen Bereichen des Software Lifecycle Managements.
  • Cloud Financial Management – FinOps: Management und Optimierung der Kosten bei  Cloud basierten Lösungen, wie z. B. Microsoft Azure.
  • Operative Ressourcen in der Abwicklung des Approval Prozesses sowie Unterstützung der Softwarebeschaffung.

Naturgemäß variiert die Anzahl der Ressourcen für die oben genannten Tätigkeiten sehr stark. Sie ist von der Größe, vor allem aber auch von der Komplexität eines Unternehmens abhängig. In kleineren Betrieben kann es durchaus möglich sein, dass alle drei Bereiche von einer einzigen Ressource bewältigt werden. Erfahrungsgemäß ist hier die Obergrenze aber bereits bei wenigen hundert Mitarbeitern erreicht.

In größeren Betrieben und Unternehmen diversifizieren sich die Anforderungen hinsichtlich der notwendigen Skills aller Erfahrung nach sehr schnell. Tatsächlich sind die Skills, die für die drei genannten Bereiche erforderlich sind, per se schon sehr unterschiedlich:

  • Kern-Lizenzmanagement: Hier werden starke Anforderungen an das Lizenz Know-how gestellt.
  • Cloud Financial Management: Dieser Bereich erfordert zusätzlich auch fundierte technische Kenntnisse zum Einsatz der Software.
    Operative Ressourcen: Besonders wichtig ist hier die Einbindung in übergeordnete Prozesse, wie zum Beispiel Approval oder Beschaffung. Für diese Prozesse ist Verständnis unbedingt erforderlich.

Ist eine Berechnung der personellen Ressourcen möglich?

In einem Bereich von ca. 1.000 – 10.000 Mitarbeitern wächst erfahrungsgemäß die Anzahl der Ressourcen für die genannten Bereiche linear mit der Größe und der Komplexität des Unternehmens:

  • Kern-Lizenzmanagement 1 – 4 FTE
  • Cloud Financial Management: 0,5 – 2 FTE
  • Operative Tätigkeiten: 0,5 – 2 FTE

Für größere Unternehmen und Konzerne können einheitliche Zahlen nur sehr schwer genannt werden. Basierend auf der jahrelangen Erfahrung von SoftwareOne lässt sich jedoch klar sagen: Die Anzahl der notwenigen Ressourcen wächst hier nicht mehr linear mit der Größe und Komplexität der Unternehmen, vielmehr flacht die Kurve ab - Synergieeffekte werden spürbar.

Dennoch ist es hier wichtig anzumerken, dass sämtliche Zahlen Schätzungen sind und nicht direkt auf ein Unternehmen übertragen werden können – dazu ist die Bandbreite an vollkommen unterschiedlich aufgestellten und strukturierten Unternehmen viel zu groß.

Ressourcen reichen nicht – Fachwissen ist erforderlich

Ein wichtiger Aspekt bei dieser Betrachtung ist auch, dass die erforderlichen Ressourcen, vor allem im Kern-Lizenzmanagement und im Cloud Financial Management, wie etwa beim Cost Optimizing nach der FinOps-Methodik, unbedingt über fundiertes Fachwissen verfügen müssen. Der stete Wandel am Markt und in den Produkten erfordert zudem eine ständige Auffrischung des Know-hows. Wenn man die erforderlichen Mitarbeiter überhaupt bekommt: Der Arbeitsmarkt ist in dieser Hinsicht leergefegt. Geeignete Kandidaten können sich die Unternehmen aussuchen und sind hinsichtlich der Personalkosten gegebenenfalls auch sehr teuer.

Unterstützung durch Experten? 

Was vor einigen Jahren noch eher unüblich war, ist mittlerweile gängige Praxis: Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, bestimmte, genau definierte Tätigkeitsbereiche an spezialisierte Partner abzugeben, die die Erledigung der gestellten Anforderungen als Service anbieten. 
Neben dem finanziellen Aspekt liegt in dieser Lösung zudem der große Vorteil, dass der Service-Partner Fachwissen stets auf dem allerneusten Stand vorhält und somit die Qualität der Dienstleistung auf einem sehr hohen Niveau sichergestellt werden kann. 
Für Unternehmen ist auf diese Weise garantiert, dass die Erwartungen und Ziele, die an ein Software Lifecycle Management gestellt werden, also Transparenz, Kostenreduktion und Compliance, auch erreicht werden.
A black background with blue lines on it.

Sie wünschen sich weiterführende Informationen?

Informieren Sie sich doch einmal über die Managed Services, die SoftwareOne hinsichtlich SLM und SAM anbietet! Damit sind Sie übrigens in besten Händen. Gartner hat SoftwareOne nun bereits mehrfach in Folge in seinem Magic Quadranten als „Leader“ in genau diesem Business-Bereich ausgezeichnet.

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Bernhard Schweitzer
Team Lead - SLM - Managed Services