Microsoft Teams, SharePoint und die Spracheinstellungen | SoftwareONE Blog

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Microsoft Teams und seine Sprachen

Microsoft Teams und seine Sprachen

Microsoft Teams, SharePoint und die Spracheinstellungen

Seit 2018 ist Microsoft Teams innerhalb der Microsoft 365 Software-as-a-Service Welt verankert und etabliert, so dass es bei sehr vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken ist. Denkt man an die Anfangszeit zurück und vergleicht das Produkt mit dem hier und jetzt, wird man schnell feststellen, dass MS Teams von der Grundidee nach wie vor dasselbe ist, jedoch viele neue und vor allem nützliche Funktionen das Produkt zunehmend bereichern und verbessern. Die Anwender erhalten eine vielseitige Applikation zum Chatten, Telefonieren und vor allem zum Zusammenarbeiten.

Auf den ersten Blick scheint es keine Rolle zu spielen, von welchem Standort in der Welt die Anwender MS Teams nutzen. In Abhängigkeit des Standorts werden Funktionen automatisch in der bevorzugten Sprache sowohl in der Teams Anwendung wie auch in der zugrundeliegenden SharePoint Seite angezeigt.

MS TEAMS UND COLLABORATION

Teams vereint viele Produkte unter einer Haube. So reden wir beispielsweise von Planner, Forms, Stream und andere Tools. Für die Verwaltung von Dateien setzt Microsoft auf SharePoint Online. Dies bedeutet, dass für jedes Teams eine SharePoint Team Site Collection im Hintergrund erzeugt wird. Benutzer können somit Dateien direkt innerhalb von Teams erstellen und bearbeiten. Mit Hilfe SharePoint-spezifischer Funktionen können die Dateien auch direkt innerhalb der SharePoint Teamseite vollumfänglich bearbeitet werden.

1. Anzeigesprache in SharePoint

Die Mehrsprachigkeit innerhalb der SharePoint Site scheint auch hier problemlos zu funktionieren. Der Anwender bekommt in Abhängigkeit seiner hinterlegten Sprache die SharePoint Seite richtig angezeigt.

2. Was fällt auf?

Bei genaueren Hinsehen fällt jedoch auf, dass nicht alles in der bevorzugten Sprache angezeigt wird.

Abb.1: OneNote. Anzeigename des OneNotes (Bei der Standardsprache Französisch)
Abb.1: OneNote. Anzeigename des OneNotes (Bei der Standardsprache Französisch)

Der Name des Notizbuchs erscheint in Französisch. Der Rest der Webseite wird allerdings in Englisch abgebildet.

Abb.2: SharePoint. Standard-Bibliothek „Freigegebene Dokumente“
Abb.2: SharePoint. Standard-Bibliothek „Freigegebene Dokumente“

In der URL erscheint der Name der Bibliothek in Französisch. Auch die Namen der Standard SharePoint Gruppen werden in Französisch angezeigt, wie auf dem folgenden Screenshot ersichtlich wird.

Abb.3: SharePoint: Gruppennamen bei der Vergabe von spezifischen Berechtigungen für SharePoint-Seiten
Abb.3: SharePoint: Gruppennamen bei der Vergabe von spezifischen Berechtigungen für SharePoint-Seiten

3. Die Ursache

Auf dem ersten Blick erscheint die SharePoint Seite in der bevorzugten Sprache des Anwenders. Bei genauen Hinsehen findet das geschulte Auge jedoch SharePoint Bereiche die auf die primäre Sprache der SharePoint Seite zurückzuführen sind.

Abb.4: SharePoint: Primärspracheneinstellungen in SharePoint
Abb.4: SharePoint: Primärspracheneinstellungen in SharePoint

Somit wissen wir nun, dass manche Bereiche einer SharePoint Seite nicht übersetzt werden und die hinterlegte Standardsprache der Website verwenden.

Grundsätzlich lässt sich bei der Erstellung neuer SharePoint Webseiten (mit oder ohne einer Microsoft 365 Gruppe) die Standardsprache der Webseite auswählen. Bei der Erstellung eines Microsoft Teams hat dies jedoch Microsoft nicht vorgesehen.

Abb.5: SharePoint: Spracheinstellungen bei der Erstellung einer SharePoint Website
Abb.5: SharePoint: Spracheinstellungen bei der Erstellung einer SharePoint Website
Abb.6: Teams: Fehlende Spracheinstellungen bei der Erstellung eines Teams respektive SharePoint Website
Abb.6: Teams: Fehlende Spracheinstellungen bei der Erstellung eines Teams respektive SharePoint Website

Die Standardsprache der SharePoint Webseite wird bei einer Erstellung aus Teams heraus auf Basis des Datenspeicherstandorts des Tenants definiert. Diese Einstellung wird bei der Einrichtung des Tenants automatisch gesetzt und lässt sich im Nachhinein nicht mehr ändern. 

In global verteilten Unternehmen kann dies durchaus zu einem großen Problem und Verwunderungen bei den Mitarbeitern führen. Nehmen wir folgendes Beispiel:

  • Das Unternehmen ist weltweit aufgestellt und hat viele Niederlassungen in verschiedenen Ländern
  • Der Speicherort des Tenants befindet sich in Deutschland
  • Deutsche Anwender erhalten Teams und die zugrunde liegende SharePoint Seite komplett in Deutsch
  • Anwender aus dem Ausland: Teams und die zugrundeliegende SharePoint Seite wird in der Sprache des Anwenders angezeigt. Link der Standard Dokumentenbibliothek, der Name des Notizbuchs und die SharePoint-Gruppennamen sind in Deutscher Sprache

Zurecht sind die Anwender aus den anderen Standorten verwirrt und können nicht unbedingt was mit den nicht übersetzten Bereichen anfangen und melden dies ggfs. als Fehler beim Support.

Aus Sicht eines globalen Unternehmens wäre eine SharePoint-Seite mit Englisch als Standardsprache die bessere Lösung. Kommen wir also zu der spannenden Frage: Auf welche Art und Weise lässt sich Microsoft Teams die Verwendung einer anderen Default Sprache ermöglichen?

4. Tenant-Tenant Migration, Multi Geo Tenant – oder eine noch bessere Idee?

  • Tenant-Tenant Migration
    Eine Tenant Migration wäre denkbar, jedoch steht dies in keinem Verhältnis von Nutzen zu Aufwand. 

  • Multi Geo Tenant
    Multi Geo Tenant kommt auch nicht für alle Kunden in Frage, da diese komplex und mit zusätzlichen Lizenzkosten verbunden sind

Der Anlageprozess eines neuen Teams orientiert sich an der Standardsprache der Root-Site Collection. Hierbei handelt es sich um die Website, die sich hinter der tenantname. sharepoint.com versteckt.

Jeder Microsoft 365 Tenant wird automatisch mit einer SharePoint- Stammwebsite bereitgestellt. Diese kann nicht gelöscht werden, jedoch kann diese durch eine neue Root-Site Collection ersetzt werden. Die Hauplandingwebsite eignet sich zumeist für die Bereitstellung eines Intranets in Microsoft 365. 

Bei dieser Webseite handelt es sich um eine sogenannte Communication Site. Die Standardsprache ist hier ebenfalls gleich wie der Datenspeicherort des Tenants.

5. Die Lösung

Microsoft bietet innerhalb des SharePoint Admin Centers die Funktion „Site ersetzen“ an. Diese Funktion ist nur für die Root-Site Collection verfügbar. Damit lässt sich die Root Site mit einer neuen Webseite austauschen.

Abb.7: SharePoint: Nutzen Sie die „Replace site“ Funktion, um eine andere Sprache für die Communication Website einstellen zu können.
Abb.7: SharePoint: Nutzen Sie die „Replace site“ Funktion, um eine andere Sprache für die Communication Website einstellen zu können.
Abb.8: SharePoint: Sie ersetzen die Root-site Collection.
Abb.8: SharePoint: Sie ersetzen die Root-site Collection.

Der Datenspeicherort des Tenants befindet sich in Deutschland. Somit werden auch die Teams Team Webseiten in Deutsch provisioniert. Das Ziel ist nun, dass die Teams Team Webseiten als Standardsprache Englisch verwenden. Der SharePoint Administrator erstellt nun eine neue Communication Website in der Standardsprache Englisch und nutzt anschließend die Funktion „Site ersetzten“. Nach wenigen Minuten ist es soweit, alle neuen Teams können nun in der neuen Standardsprache verwendet werden.

6. Fazit

Dieser hier beschriebene Lösungsweg ist seitens Microsoft nicht dokumentiert und konnte mit Hilfe einer Analyse ermittelt werden. Die „Site ersetzen“ Funktion ist in erster Linie dafür vorgesehen, die Root-Site Collection auszutauschen. SharePoint Administratoren verwenden dies immer dann, wenn zum Beispiel ein neues Intranet publiziert wird.

Für diesen speziellen Fall ist die „Site ersetzen“ Funktion eine sehr elegante und einfache Lösung, um das Sprachproblem in MS Teams / SharePoint lösen zu können.

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Immer wieder finden wir nicht dokumentierte Lösungswege für den bestmöglichen Einsatz von Microsoft Produkten. Lassen Sie sich von unseren Microsoft Experten beraten – wir finden sicher eine Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen!

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Autor

Torsten Gladbach

Senior Consultant M365 Collaboration Services

- Langjährige Berufserfahrung im Microsoft 365 Umfeld
- Spezialgebiete: Governance im Bereich SharePoint Online, Microsoft Teams
- Business Applikationen im Bereich der PowerPlatform (Power Apps und Power Automate)

 

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