Microsoft Advisory Services

Unternehmens-Roadmap versus Microsoft-Roadmap

  • 07 Oktober 2020
  • 4 Minuten

Stellen Sie sich rein hypothetisch vor, Wohnungen wären immer und unabänderlich an eine Mietdauer von zehn Jahre gebunden. Wenn Ort und Kapazität gerade zum Verlauf des eigenen Lebens passen – wunderbar! Wenn aber nicht? Wenn Lebenspartner und Kinder dazukommen? Oder ein Ortswechsel erforderlich ist? „Völlig abstrus!“ werden Sie sagen, „So etwas gibt es zum Glück nicht.“ Stimmt.
Aber fast alle Unternehmen müssen eine ähnliche Herausforderung meistern: Die eigene Weiterentwicklung, die eigene Roadmap mit der Roadmap eines Software-Herstellers in Einklang zu bringen. Heißt, die Preisvorteile langfristiger Lieferverträge zu nutzen, ohne an Technologien gebunden zu sein, die diese Weiterentwicklung irgendwann vielleicht eher bremsen. Dieser Blog erläutert, WAS sich Microsoft-Kunden in dieser sehr häufig anzutreffenden Situation fragen sollten und WANN.

Microsoft steht nicht umsonst an der Weltspitze: Technologien aus Redmond gestalten unsere Welt seit Jahrzehnten innovativ mit. Allerdings zuletzt nicht nur in immer schnelleren Zyklen, die Produkte und Lösungen werden dabei zudem auch immer komplexer – ganz zu schweigen von den dazugehörigen Lizenzpaketen, denn die schnellen Release-Zyklen sind meist zugleich mit signifikanten Lizenzänderungen verbunden. Das könnten die Kunden vielleicht noch bewerkstelligen – allerdings korreliert die Einführung von neuen Technologien nur selten mit dem - durch die Dauer etwa eine EAs definierten - Kaufzyklus von drei Jahren.

Was ist die Folge dieser Überschneidungen?

Für viele Unternehmenskunden stellt sich die Situation als so verworren dar, dass sie lediglich im Rahmen dessen reagieren, was sie mit vertretbarem Aufwand gerade noch aufarbeiten und damit übersehen können: Sie rollen in der Folge gar nicht das komplette Portfolio aus und übertragen vor allem technische Abhängigkeiten nicht auf die Lizenzpakete. Das ist natürlich unwirtschaftlich und unter Compliance-Gesichtspunkten höchst risikoreich. Die eingeräumten Volumen-Rabatte verpuffen dabei. Die Zahlungsbedingungen und Verlängerungen sind zudem je nach Programm unterschiedlich.

Fazit: Der Vertrag mit der mehrjährigen Bindung entspricht oftmals bereits nach der Hälfte der Laufzeit nicht mehr den in der Vergangenheit, vor der Unterzeichnung, definierten Anforderungen – ganz davon abgesehen, dass solche ein Vertrag kaum dazu geeignet ist, als Basis für eine zukunftssichere Weiterentwicklung zu dienen.

Was ist zu tun? Ganz klar: Die eigene Roadmap muss mit der von Microsoft synchronisiert werden. Und zwar nach einem genauen Plan. Den Weg weisen dabei die Antworten auf die folgenden Fragen.

Gretchenfrage der IT: „Schöne Firma, darf ich wagen, Cloud und Azure anzutragen?“

In Goethes Faust gibt es die berühmte Gretchenfrage; also die Frage, die versucht, den Kern der Sache zu ergründen. Das war noch einfach! In der aktuellen, von der digitalen Transformation geprägten und vorangetriebenen Informationstechnologie gibt es nämlich gleich drei Fragen:

Der Kern ist hier die Tatsache, dass die Antwort wesentlich für die Entscheidung darüber ist, WIE und unter welchen Fragestellungen in der laufenden Folge von Vertragszyklen diese Synchronisierung der eigenen Roadmap und des Deployment-Plans mit der von Microsoft von statten gehen kann. Einige der Fragen, die sich wieder daraus ergeben, sind hier aufgelistet. Ganz entscheidend ist aber vor allem auch, WANN der Einstieg in die Synchronisation erfolgen muss.

Faustregel: Deadline ist die Hälfte der Vertragslaufzeit – T18!

Das mit dieser Faustregel ist nicht von Goethe, sondern ein Erfahrungswert, den die Consultants von SoftwareONE gewonnen haben. Bekanntermaßen haben drei-Jahres-Verträge ja vier Eckdaten:

Den Abschluss; dann, nach einem Jahr, am ersten Jahrestag des Abschlusses,
den True-Up Nummer 1; dann, nach zwei Jahren, am zweiten Jahrestag des Abschlusses,
den True-Up Nummer 2; dann, nach drei Jahren, am dritten Jahrestag des Abschlusses,
das Renewal.

Viele Unternehmen befassen sich mit ihren Verträgen erst im dritten Jahr, wenn der finale True-Up oder das Renewal unmittelbar bevorstehen. Das ist meist mangelhaftem Vertragsmanagement oder fehlenden Ressourcen geschuldet. Welche Gründe auch immer vorliegen: Hier wird oft nicht nur bares Geld verschenkt, sondern – und das ist schließlich das Thema dieses Blogs: Wie kann man Systeme, die nicht korrelieren, einander anzupassen.
Nein: Der richtige Zeitpunkt zum Handeln liegt mitten im zweiten Jahr, nach Ablauf von 18 der 36 Monate Laufzeit; Stichwort: T18! Warum?
Ganz einfach, der zweite True-Up entscheidet darüber, wie der Folgevertrag aussieht! Werden hier, nach 18 Monaten, bereits massive Änderungen in den Anforderungen festgestellt – gleich, in welche Richtung, ist es Zeit zu handeln! Wird hier bereits deutlich, dass der Vertrag, wie oben geschildert oft der Fall, bereits nach der Hälfte seiner Laufzeit eigentlich keinen Sinn mehr macht, kann sofort gehandelt werden. Es bleibt genug Zeit, um die Synchronisation Unternehmen/Microsoft bis zum Renewal selbst zu bewerkstelligen.

Eigene Roadmap versus Microsoft Roadmap: Eine Herkulesaufgabe?

Dem fachkundigen Leser ist sicher aufgefallen, dass man für einen Abgleich der eigenen Anforderungen mit den Angeboten von Microsoft an der einen oder anderen Stelle sicherlich noch tiefer in Details gehen könnte. Das ist richtig. Denn über eins müssen sich Unternehmen stets im Klaren sein: Die angestrebte Synchronisation ist ein umfangreiches Projekt; sowohl die zeitgerechte Beschaffung der notwendigen Informationen, wie auch die Umsetzung der Verhandlungen erfordern einiges an Fachressourcen! Hier sollte vielleicht geprüft werden, ob man sich nicht der Unterstützung externer Experten versichern sollte.

MAS – Microsoft Advisory Services von SoftwareONE

Die Microsoft Advisory Services von SoftwareONE wurden aus 35 Jahren Unternehmenskompetenz als enger Microsoft-Partner speziell mit dem Ziel entwickelt, die derzeitigen Microsoft-Lizenzverträge unserer Kunden zu optimieren und diese sowohl an die Geschäftsanforderungen, als auch an die Technologie-Roadmap des Kunden anzupassen. Es handelt sich bei den MAS um eine Beratungsleistung, deren Schwerpunkt auf einer Optimierung der Microsoft-Lizenzverträge und der Implementierung der Microsoft Technologien des Kunden liegt. MAS folgen dabei unserem umfassenden, anpassbaren und modularen Ansatz. Am Ende sollen Kunden über einen Investitionsplan in der richtigen Größenordnung verfügen, der technologisch und zeitlich angemessen ist und sowohl die kurz- als auch langfristigen Anforderungen der Roadmap erfüllt. 

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