EULA Check Services

Wie Unternehmen beim Software-Kauf Risiken reduzieren können

Wer liest bei privaten Käufen schon Nutzungsrechte, allgemeine Geschäftsbedingungen oder Widerrufsbelehrungen durch, bevor das Kästchen „Akzeptiert“ angeklickt wird, vor allem bei geringwertigen Gegenständen? Wohl kaum jemand.
Für Unternehmen ist „Augen zu und durch“ keine Alternative. Bei der Software-Anschaffung muss jedes End User License Agreement, kurz, die EULA, im Detail geprüft werden, weil auch kleine Verstöße kostspielige Konsequenzen haben können – gleich, ob die Software 10.000fach oder nur einmal angeschafft wird. Ein Dilemma für die Rechtsabteilungen, den Einkauf und/oder das Lizenzmanagement, bei denen die damit verbundene Arbeitslast kostbare Ressourcen bindet. Dazu, und wie man das Problem lösen kann, äußert sich hier Jenny Brunner, Expertin für EULA Services bei SoftwareONE im Interview.  


Ist jede Prüfung und der damit verbundene Aufwand wirklich notwendig? 
Das kann man wohl sagen. SoftwareONE hat im Auftrag von Kunden bislang mehr als 5.000 EULAs geprüft. Das Ergebnis zeigt eine Sache ganz deutlich: Vorher lesen! 
Vier Beispiele: 54 Prozent der von SoftwareONE geprüften EULAs enthalten geographische oder anderweitige Restriktionen. Wenn ich eine Software in Deutschland kaufe, darf der Kollege in New York sie vielleicht gar nicht nutzen. Zumal – auch eine eher überraschende Zahl aus unseren Untersuchungen - nur 29 Prozent der EULAs ein Nutzungsrecht durch Dritte beinhalten und auch eine Nutzung durch Tochtergesellschaften häufig ausgeschlossen wird. Dafür beinhaltet fast jede dritte EULA eine Marketing Klausel, die es dem Softwarehersteller erlaubt, den Kunden als Referenz für Marketingzwecke zu nennen, was für viele unserer Kunden ein No-Go ist. Auch eine Audit-Klausel ist in über 35 Prozent aller EULAs enthalten.


Was bedeutet Audit-Klausel? 
Die Audit-Klausel berechtigt den Hersteller per se, beim Kunden vor Ort zu überprüfen, ob die Nutzungsrechte eingehalten werden oder Lizenzen in ausreichender Anzahl vorhanden sind. Um es plastischer zu formulieren: Der Kunde bestätigt dem Hersteller das Recht, zu ihm in die Firma zu kommen und dort alles auf den Kopf zu stellen. Eigentlich sollte ein Audit ohne große Belastung für den Kunden stattfinden, was leider in der Realität anders aussieht und bei den Kunden viel Zeit und Ressourcen bindet. Das Audit kann durch einen Wirtschaftsprüfer erfolgen, den einer der global agierenden Hersteller beauftragt. Es kann sich aber auch – überspitzt formuliert - um den Gründer, Inhaber und einzigen Mitarbeiter irgendeiner Garagen-Firma handeln, der beim Kunden zu Besuch kommt. Gerade die Audit-Klausel kann somit zu großen Überraschungen führen.  


Wie reagieren Unternehmen?
Wir stellen immer wieder fest, dass Unternehmen ihre großen Lieferanten für Standard-Software hinsichtlich der Nutzungsrechte einigermaßen gut „im Griff haben“, also recht genau wissen, was sie dürfen und was nicht. 
Nicht sehr weit darunter aber beginnt recht schnell eine Grauzone. Viele Unternehmen lassen den so genannten Tail-end Spend außer Acht – eben wegen des Aufwandes der Prüfung, der den Anschaffungswert bei nur einer einzigen oder einer kleinen Anzahl von Software-Lizenzen oftmals um ein Vielfaches übersteigt. Dabei bleibt Nutzungsverstoß dennoch immer Nutzungsverstoß – unabhängig vom Ausmaß. 
Wie aber können sich Unternehmen - in effizienter Weise – gegen diese Risiken absichern?  
Hier bietet es sich an, von den Erfahrungen zu profitieren, die andere bereits gemacht haben. 
SoftwareONE ist seit über 30 Jahren im Software-Lizenz-Geschäft. Ich erwähnte eingangs die rund 5.000 von uns geprüften EULAs. Daraus haben wir zwei Services entwickelt, die Unternehmen helfen, jede EULA ausnahmslos auf vertragliche Risiken und Verpflichtungen zu überprüfen. 


Wie sieht dieser Service in der Praxis aus? 
Wir analysieren Lizenzverträge und führen eine Status-Quo Analyse durch, bei der Fallstricke identifiziert werden: Was genau steht in den EULAs und welche Risiken werden mit dem Kauf der Software eingegangen?
Anhand eines individuell erstellten Fragenkataloges, der die für das jeweilige Unternehmen relevanten Themengebiete abdeckt, sowie gemeinsam definierten Ratings – Stichwort: Ampelsystem - bewerten wir die Klauseln nach Kundenvorgaben. 
Dies dient in erster Linie dem Schutz vor der unbewussten Zustimmung zu nachteiligen Bedingungen bei der Verwendung. Basierend auf diesem Check können Maßnahmen ergriffen werden, um die ideale Software für die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens zu ermitteln.

Das heißt, vor dem Kauf, beziehungsweise schon dann, wenn im Unternehmen eine Anforderung vorliegt? 
Richtig. Wir arbeiten proaktiv, nicht reaktiv. Proaktives Risikomanagement setzt vor dem Kauf ein; wenn Software bereits im Unternehmen ist, ist es nämlich meist schon zu spät. Wir bieten zwei unterschiedliche Services an:

  • Der EULA-Check Service ist unser standardisierter Service mit einem vordefinierten EULA-Check-Fragebogen. Dieser deckt die wichtigsten Themengebiete ab und stellt eine gute Basis dar.
  • Der EULA Managed Service geht ein Stück weiter: Es handelt sich um ein maßgeschneidertes Angebot, das genau auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten und auf eine langfristige Unterstützung ausgelegt ist.


Jenny, vielen Dank!

Sie wünschen sich weitere Informationen?

Wir helfen Ihnen gerne, komplexe Lizenzvereinbarungen zu verstehen und Ihre Organisation vor möglichen Gefahren durch die Zustimmung zu den Bedingungen von EULAs zu schützen. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Fragen haben oder wenn Sie den Ansatz Ihres Unternehmens zur Verwaltung von Lizenzvereinbarungen verfeinern möchten.

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Autor

Jenny Brunner

Team Lead - Compliance and Procurement

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