Office 365 Planner: Aufgabenbearbeitung leicht gemacht

Der Office 365 Planner (derzeit noch in der Preview) ermöglicht es kleinen Organisationen, eine einfache Aufgabenbearbeitung zu realisieren. In meinem letzten Artikel habe ich bereits Bezug auf die Unterschiede zwischen Wunderlist, Planner und Microsoft Project Online genommen. Recherchiert man im Internet zum Thema Planner, stellt man schnell fest, dass es eine breite Diskussion über den Sinn & Zweck von diesem Tool gibt. Das Problem was einige Anwender haben: Sie nehmen an, mit dem Office 365 Planner ein Projektmanagement-Tool zu erhalten. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen einen Überblick geben, wie Sie den Office 365 Planner bestmöglich nutzen. 

Der Office 365 Planner ist zurzeit ein reines Aufgabenmanagement-Tool, das die Durchführung von kleinen Projekten ohne komplexen Planungsaufwand ermöglichen soll. Grundsätzlich kann jede Ressource in einer Organisation den Office 365 Planner nutzen, soweit sie für das First-Release-Programm aktiviert ist, eine entsprechende Lizenz zugeteilt und der Tenant von Microsoft aktualisiert wurde. Office 365 Planner Preview steht Kunden mit einem Office 365 Enterprise bzw. Education (E1, E3, E4 und E5), sowie Office 365 Business Essential und Premium zur Verfügung. Nachdem der User die beschriebenen Anforderungen erfüllt, erhält er in seinem Menü die Kachel „Planner“, mit der er auf den Office 365 Planner-Bereich zugreifen kann.

Innerhalb des Office 365 Planner-Hub findet ein Nutzer alle Projekte, die er selbst angelegt hat, oder denen er mit einer Aufgabe zugewiesen wurde. Beim Anlegen eines Projektes kann der User entscheiden, ob er es veröffentlichen möchte, oder ob es für seine eigene Planung angedacht ist. Jeder kann sich den Office 365 Planner-Hub auch als Projekt-Dashboard einrichten. Hierzu muss das entsprechende Projekt als „Favorit“ der Ansicht hinzugefügt werden. Danach wird es nicht in der einfachen Kachel-Ansicht angezeigt, sondern als Tacho-Ansicht. In dieser Darstellungsweise kann man den Status der Aufgaben sehr leicht erkennen: abgeschlossen, in Bearbeitung, verspätet oder erledigt. Sollte sich die persönliche Priorisierung ändern, so kann der User seine Dashboard-Ansicht natürlich auch wieder ändern. Kunden, die gleichzeitig Exchange Online nutzen, haben den Vorteil, dass sie die volle Integration in den Office 365 Planner erhalten. Projekte, die im Office 365 Planner angelegt werden, erhalten automatisch in Exchange Online eine Gruppe zum jeweiligen Projekt. Dasselbe gilt natürlich auch für den umgekehrten Weg. Dadurch kann die Kommunikation der Projektteilnehmer nicht nur über Office 365 Planner erfolgen, sondern auch über Exchange Online.

Innerhalb von Office 365 Planner kann man ein Projekt relativ einfach strukturieren. Es ist möglich, bekannte Projektphasen hinzuzufügen. Allerdings werden hier Phasen als Buckets bezeichnet. Jedes Projekt erhält beim Erstellen einen Standard-Bucket mit dem Namen „Aufgaben“. Hier können die verschiedenen Maßnahmen angelegt werden. Natürlich kann man bei größeren Projekten weitere Buckets anlegen und benennen. Dadurch ist eine einfache Strukturierung von Aufgaben möglich. Jede Aufgabe kann einen grafischen Indikator erhalten, um sie leichter zu identifizieren oder die Prioritäten zu unterscheiden. Sollte man eine Aufgabe in einem anderen Bucket verschieben wollen, kann dies auf einfache Weise per Drag & Drop durchgeführt werden.

In der Gesamtübersicht von einem Projekt haben Sie die Möglichkeit, Projektnotizen zu hinterlegen. Zu jedem Projekt wird innerhalb von OneNote ein eigenes Notizbuch angelegt, das Sie natürlich auch auf Ihren OneNote Client einbinden können, um die Projektinformationen auch Offline zu nutzen.

Eine weitere Ansicht ist die Diagramm-Ansicht. Hier wird Ihnen nicht nur der aktuelle Status der Aufgaben angezeigt, sondern auch die Auswertung der einzelnen Aufgaben

Zusätzlich zu dem bereits angelegten Namen, kann der Ersteller einer Aufgabe eine ausführliche Beschreibung hinzufügen. Das ist ein echter Mehrwert. Der User kann außerdem entscheiden, ob er die zusätzlichen Informationen als Miniaturansicht der jeweiligen Aufgabe hinzufügen möchte. Dadurch ist ein leichteres Verständnis der Aufgabenstellung für die zugteilten Ressourcen möglich. Zusätzlich können den Aufgaben auch verschiedene Dateien hinzugefügt werden. Sollte ein User Dokumente hinzufügen wollen, kann er dies direkt über seinen OneDrive for Business Speicher, oder über die bekannte Upload-Funktion von seinem Rechner durchführen. Natürlich können auch entsprechende Links, wie zum Beispiel von einer externen Website, hinzugefügt werden.

Ebenfalls ein sehr nützliches Feature ist das Hinzufügen von Prüflisten. Dabei können auch eventuelle Qualitätsanforderungen übernommen und so dem entsprechenden Team mitgeteilt werden. Genau wie bei den Zusatzinformationen, kann der Ersteller festlegen, ob die Prüfliste als Miniaturansicht einer Aufgabe übernommen werden soll.

Der letzte Punkt in diesem Abschnitt ist die Diskussion. Wie oben schon beschrieben, kann die Diskussion einmal über die entsprechende Outlook Gruppe geführt werden, oder direkt über den Office 365 Planner. Egal auf welcher Seite man sich für den Beitritt zu einer Diskussion entscheidet, alle Unterhaltungen werden im Office 365 Planner mit der entsprechenden Aufgabe synchronisiert. Dadurch ist eine geschlossene Kommunikation innerhalb der Aufgabe möglich.