Wo geht die Reise hin?

Enterprise Agreement True-Up in Zeiten der Cloud

Enterprise Agreement True-Up in Zeiten der Cloud: Wo geht die Reise hin?

Wie können Unternehmen heute ihren Software-Beschaffungsprozess optimieren, verfolgen und kontrollieren? Wie verwalten sie alle Software-Transaktionen, Bestellungen, Rechnungen und Verträge? Wie überwachen sie die Ausgaben und wie vereinfachen sie ein komplexes Vertragsmanagement, mit immer wieder anstehenden Renewals und globale Enterprise Agreement True-Ups? Dringende aktuelle Fragen, auf die Ralph Kösters, PyraCloud Product Specialist DACH bei SoftwareONE, in diesem Blog eine Antwort gibt.


Blickt man auf die Entwicklung der Software-Lizenzierung zurück, muss man doch manchmal schmunzeln. „Das haben die wirklich so gemacht? Abenteuerlich!“ Stimmt. Um zu verdeutlichen, an welchem Punkt der Software-Lizenzierung wir selbst aber momentan stehen und was aktuell vernünftig und wirtschaftlich ist, gestatte ich mir an dieser Stelle einen kleinen Rückblick in die Vergangenheit, in die 90er.

100 Rechner = 100 Boxen, 100 Diskettensätze, 100 Handbücher und 100 EULAs!

Wie kam es eigentlich zu so genannten Volumen-Lizenzierung? Also: Kleine und mittlere Unternehmen kauften im Laden eine Box, die neben den Datenträgern zur Installation auch ein voluminöses Handbuch und vor allem, als eine Art „Beipackzettel“, die EULA enthielt, das End User License Agreement, also die Lizenz. Randnotiz: Kam dieser Zettel abhanden, war man übrigens nicht mehr lizenziert.
Hatte man 30 Rechner, kaufte man also auch 30 Boxen mit 30 Datenträgern, 30 Handbüchern – ein riesiger Haufen Müll, plus 30 Lizenzen (die zum späteren Leidwesen der Unternehmen oftmals gerne unbeabsichtigt mit in den Müll wanderten). Unwirtschaftlicher geht es nicht. Und denken Sie erst an einen Großkonzern mit 25.000 Rechnern? Da brauchte man gute Verbindungen zu den Raumplanern.

Was war die folgerichtige Entwicklung?

Microsoft, als ein Beispiel, startete in den frühen 90er in Deutschland mit dem Select Programm und der MELP-Option, wenige Jahre später kam das erste Enterprise Agreement. Unternehmen mit über 500 PCs bekamen eine Master-Set an Datenträgern, durften installieren, so viel sie brauchten und konnten, wenn sie benötigt wurden, immer noch Handbücher dazu bestellen. Es gab aber einen zentralen Nachweis der Lizenzierung und beim Enterprise Agreement das erste True Up! Das war eine Meldung von Neuinstallationen, die einmal im Jahr am Jahrestag des Abschlusses erfolgen musste. 
Wenn Sie jetzt sagen: „Das war doch eigentlich vollkommen klar, dass jemand so etwas auf den Markt gebracht hat. Das bot sich doch einfach!“ dann werden Sie auch verstehen, worauf ich weiter hinauswill oder, wie oben formuliert, wohin die Reise geht.


Das Enterprise Agreement True-Up im Zeitalter der Cloud: Eine Plattform

Ideal wäre es, wenn man alle Beschaffungsprozesse, alle Software-Transaktionen, Bestellungen, Rechnungen und Verträge – global, über beliebig viele Ländergesellschaften oder Niederlassungen hinweg – über eine einzige, zentrale Plattform managen würde. Das hätte gewaltige Vorteile:

Betriebssicherheit 
Leider beginnen bzw. enden Verträge nicht immer am ersten Januar. In der Regel stehen im Kalender eines großen Unternehmens eher mehrere Dutzend Renewal- und True-Up Termine! Hier die absolute Übersicht zu bekommen ist notwendig, damit dringend benötigte Leistungen nicht einfach wegbrechen, nur weil eine Verlängerung versäumt wurde.
 
Compliance
Auf der anderen Seite kommt die Gefahr gar nicht erst auf, dass Leistungen unlizenziert genutzt werden, die noch nicht den Weg in den Vertrag gefunden haben oder für die der Vertrag längst abgelaufen ist; Stichwort „Compliance“.

Transparenz
Was wird wirklich gebraucht? Was wird bezahlt, aber womöglich nicht ausreichend genutzt? Wo wird das Budget ständig überschritten, wo niemals ausgenutzt? Ist wirklich ein True-Up erforderlich oder eher eine Art interne Neuzuweisung wirtschaftlich und technisch sinnvoll?
 
Verhandlungsposition
Mit Transparenz in allen oben genannten Punkten sinkt zudem das Risiko, Verträge womöglich zu ungünstigen Konditionen abzuschließen und zudem die entstehenden Kosten exakt dem tatsächlich Bedarf anpassen zu können. Mit den rechtzeitig erledigten „Hausaufgaben“ beim Hersteller zu anstehenden Neuverhandlungen aufzutreten – das stärkt die Verhandlungsposition ganz gewaltig.

Fazit: Nach Boxen und Volumenlizenzen ist solch eine unterstützende Plattform heute State of the Art.

Das PyraCloud EA True-Up Modul

Das EA True-Up-Modul der PyraCloud Plattform von SoftwareONE ist solch ein Tool. Es vereinfacht den True-Up-Prozess durch die Festlegung der Organisations- und Berichtsstruktur, die es einerseits den Geschäftsbereichen ermöglicht, Berichte über die Nutzung zu erstellen und andererseits den globalen Administratoren erlaubt, die Nutzung im gesamten Unternehmen zu optimieren und zu melden. Natürlich gilt dies nicht nur für die On-Premise-Produkte, sondern auch für die Bereitstellung aus der Cloud.

Sie wünschen sich weitere Informationen zur PyraCloud?

Erfahren Sie auf unserer Überblicksseite alles Wissenswerte zur PyraCloud und wie Sie mit dem EA True-Up-Modul der PyraCloud Plattform den True-Up-Prozess vereinfachen können.

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Autor

Ralph Kösters

PyraCloud Product Specialist DACH

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