Adopt 365: Wie Sie Ihre M365-Einführung richtig planen

Unabhängig davon, ob Sie Microsoft 365 (M365) noch nicht kennen oder neue Funktionen bereitstellen wollen, die Einführung neuer Technologien erfordert Veränderung. Die Nutzung der zahlreichen integrierten Technologien im Programmpaket von Microsoft 365 geht weit über das bloße Erlernen einer neuen App hinaus. Worum es geht, ist, dass Sie von Ihren Mitarbeitern verlangen, eine neue Arbeitsweise einzuführen. Aber sind Sie wirklich bereit, richtig durchzustarten? Mit unserer dreiteiligen Reihe „Adopt 365" erhalten Sie eine Vorstellung davon, wie Sie Ihre Mitarbeiter in die Welt von Microsoft 365 mitnehmen.

Um den Weg für Ihre Mitarbeiter vorzubereiten, ist es empfehlenswert eine maßgeschneiderte Einführungsstrategie zu planen, die auf den Geschäftserfordernissen beruht. Die Umsetzung einer Einführung dieses Kalibers ist keine leichte Aufgabe, besonders, da viele Mitarbeiter weltweit an entfernten Standorten Rremote arbeiten. Zum Glück bietet Microsoft ein leicht verständliches Einführungs-Framework, das Sie durch den Prozess führt. Und SoftwareONE ist immer bereit, Ihre Strategie zu unterstützen. Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie Unternehmen planen können, ihre M365-Einführung voranzutreiben.

Ihr Ansatz für die Einführung kann die Ergebnisse beschleunigen oder behindern. Um die Akzeptanz von Microsoft 365 wirklich voranzutreiben, muss die Änderungsbotschaft seitens der Führungs- und Leitungsebene kommen und nicht nur von der IT. Und sie muss im gesamten Unternehmen verbreitet werden.

Es ist kein leichtes Unterfangen, möglichst alle Mitarbeiter zu informieren und mit an Bord zu nehmen. Die Einführung einer neuen Technologie wie Microsoft 365 ist schließlich mehr als eine technische Umstellung. Tatsächlich ist der wichtigste Faktor für ein erfolgreiches Change Management die Unterstützung durch Führungskräfte. Wir haben sogar festgestellt, dass 71 Prozent der Unternehmen, bei denen der CEO während des gesamten Änderungsprozesses aktiv aufgetreten ist, im Rückblick angaben, dass die Umstellung äußerst erfolgreich war.

Zweitens müssen sowohl die technische Bereitschaft als auch die Nutzerbereitschaft Hand in Hand gehen. Die Change Manager müssen beide Aktivitäten gemeinsam planen, steuern und umsetzen. Bei der Förderung der Nutzerbereitschaft geht es im Wesentlichen darum, Ihren Benutzern zuzuhören und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich an der Veränderung zu beteiligen. Stellen Sie also sicher, dass diese Kommunikationskanäle für Ihre Mitarbeiter an entfernten Standorten verfügbar sind.

Um die M365-Einführung voranzutreiben, sollte Ihr Unternehmen vier Schritte umsetzen. Lassen Sie uns aufschlüsseln, worin diese bestehen, damit Sie die größte Wirkung in Ihrem Änderungsprojekt erzielen können:

Definieren Sie eine Vision. Wenn Sie diesen Prozess beginnen, versuchen Sie, sich vorzustellen, wie er von Anfang bis Ende aussehen wird. Machen Sie sich ein Bild davon, was und wen Sie benötigen, damit Sie das richtige Team zusammenzustellen können.

1. Holen Sie sich Unterstützung durch Führungskräfte. Haben Sie eine Führungsperson mit an Bord, wird jeder im Unternehmen sehen, dass dies mehr als nur ein weiteres IT-Upgrade ist. Wenn Ihre Manager die Einführung unterstützen, werden Ihre Mitarbeiter dies zur Kenntnis nehmen.
2. Bilden Sie eine Veränderungskoalition. Eine Veränderungskoalition ist eine Gruppe von Führungskräften, die dem Unternehmen durch die Bereitstellung von Mitteilungen und Aktivitäten hilft, sicherzustellen, dass die neue Arbeitsweise in ihren jeweiligen Abteilungen Gestalt annimmt. Ihre Veränderungskoalition kann von einem zertifizierten Änderungsmanager oder einem Leiter gecoacht werden, der den Ton für bereitgestellte Aktivitäten und Mitteilungen angibt.
3. Schulen Sie die Nutzer. Menschen sind wie Wasser: Sie finden immer den Weg des geringsten Widerstands, was oft bedeutet, dass auf bekannte Kommunikationsmittel wie E-Mails zurückgegriffen wird, weil es so einfacher ist. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, produktiver zu werden, indem Sie ihnen zeigen, welche Möglichkeiten (selbstinduziert oder auch in Trainings) es gibt, den Umgang mit neuen Applikationen und Tools zu erlernen. Dies ist möglich, indem Sie einige der Audio- und Videodienste implementieren, die in Anwendungen wie Microsoft Teams angeboten werden. 
4. Sorgen Sie für Bekanntheit. Wenn Ihre Mitarbeiter sehen können, wie Microsoft 365 zu Ihrer Arbeitserleichterung und möglichen Erfolgen bei der Arbeit beiträgt, ist die Initiative erfolgreicher. Verteilen Sie kostenlose Informationen, Flyer und Vorlagen, um zu kommunizieren, wie Microsoft 365 zur Erreichung Ihrer Ziele beigetragen hat.

Glücklicherweise verfügt Microsoft über ein Einführungs-Framework, bei dem es sich um einen leicht verständlichen Prozess für die Einführung handelt, der den vier oben beschriebenen Schritten folgt. Das Framework ist in einfache Schritte gegliedert, die aus drei Phasen bestehen:

1. Eine Vorstellung entwickeln
2. Mitarbeiter einbinden
3. Mehrwert steigern

Die erste Phase der Reise besteht darin, Ihren Einführungsplan zu entwerfen. Hierbei gilt es, über virtuelle Kanäle wie Microsoft Teams ein Team zusammenzustellen, Ihre Strategie zu definieren und dann die Bereitschaft zu bestimmen. Das Einführungs-Framework sieht vor, ein gemischtes Team zusammenzustellen, das sich wie folgt zusammensetzt: 

1. Unterstützer aus der Führungsebene. Dies können einflussreiche Führungskräfte sein, die Begeisterung wecken und als Vorbilder dienen, die den Einführungsprozess aktiv fördern.
2. Erfolgsgaranten. Diese Teammitglieder können beliebige Personen sein, kommen jedoch üblicherweise aus der IT- oder Personalabteilung. Sie spielen eine Rolle bei der Kooperationsstrategie und sind einflussreiche Führungskräfte, die den Wert von Zusammenarbeit wirklich verstehen. Sie sollten Ideen anbieten, wie Mitarbeiter besser kooperieren können. Und sie sollten technisch versiert sein.
3. Frühe Anwender. Diese Teammitglieder werden später Ihre Fürsprecher bei der breiteren Einführung sein. Wählen Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter (Early Adopter) aus, die bereit sind, M365 einzuführen und zu testen.
4. Champions. Hier haben Sie die Säulen des Veränderungsmanagements. Sie schaffen Bewusstsein und geben Feedback. Ihre Champions werden den gesamten Prozess unterstützen und Ihnen und den Nutzern hilfreiche Einblicke geben.
5. Mit Widerstand rechnen. Pläne für den Umgang mit Widerstand bieten Ihrer Veränderungskoalition konkrete Handlungsschritte, um Widerstand zu verstehen und anzugehen. Dabei können sowohl positive als auch negative Schritte unternommen werden, um mit Widerstand umzugehen. Diese Pläne sollten basierend auf seiner Veränderungskultur und -bereitschaft auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein.

Sobald Sie Ihr Team zusammengestellt haben, sollten Sie alle Aspekte Ihres Microsoft 365-Einführungsplans vorbreitet und startklar haben. Nun gehen Sie in die zweite Phase des Prozesses über: die Schulung Ihrer Champions.

Die Erstellung eines Plans für Ihre M365-Einführung mag sich zwar mühsam anfühlen, aber so kann Ihr Unternehmen wirklich eine Veränderung erfahren. Ein solider Prozess wird Sie durch die nächsten beiden Teile der Einführungsstrategie führen und Sie in die Zukunft tragen. Mit einem Team vor Ort und der Unterstützung durch Führungskräfte sollten Sie bereit sein, frühe Anwender einzubeziehen und Ihren Einführungsplan auf den Weg zu bringen.

Hinter der Einführung von neuen Technologien wie Microsoft 365 steht der Wunsch nach Effizienzsteigerungen. Dies kann jedoch nur gelingen, wenn jeder einzelne Mitarbeiter motiviert und im Prozess beteiligt wird. 

Die SoftwareONE Akademie bietet Ihnen zielgruppengerechte Wissensvermittlung und Praxis-Trainings für IT-Manager, Administratoren sowie Anwender.

Teil 2: Steuern und unterstützen Sie die Einführung von M365

Teil 3: Sichern Sie die Nutzung und Zufriedenheit