Welchen Mehrwert bietet SoftwareONE in einem SAM Managed Service?

Viele Führungskräfte, die sich heute mit Software Asset Management (SAM) beschäftigen, wissen, dass SAM ein komplexes Thema ist. Dennoch vertritt manch einer von ihnen die Meinung, dass Automatisierung die Lösung wäre. Viele fragen sich, welchen Wert SoftwareONE überhaupt bieten kann, wenn doch ihr Tool vermeintlich alles selbständig erledigt. Wie lautet unsere Antwort darauf?

„Neulich fragte mich ein leitender Angestellter einer großen Bank in New York, welchen Mehrwert SoftwareONE über das SAM-Tool hinaus bieten würde. Seine Frage implizierte die Vermutung, dass das Tool verspricht, alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen, die ein SAM-Team benötigt, um Compliance und Optimierung voranzutreiben, also warum sollte er jemand anderen oder etwas anderes brauchen?“

Es ist nicht immer einfach, die inneren Abläufe eines SAM-Programms richtig zu würdigen, insbesondere dann, wenn man kurz davor steht, eine Million Dollar oder mehr auszugeben, um ein Weltklasse-SAM-Tool zu kaufen, von dem einige Unternehmen meinen, dass es „nur die Arbeit erledigen“ soll. Als ich den Wert von Managed Services darstellte, wurde mir schnell klar, dass ich mein Publikum verlor. Ich hielt kurz inne und fragte: „Sie haben sich gerade einen Rasenmäher gekauft, aber wer wird diesen bedienen, Ihren Rasen bewässern, Unkraut jäten oder die Hecke stutzen?“ Eine einfache Art, sich den Wert vor Augen zu führen, den SoftwareONE im Rahmen eines SAM Managed Service bietet, ist einen Vergleich mit einem „Rasenservice“ zu ziehen. Das SAM-Tool ist wie der Rasenmäher, und SoftwareONE ist der Gärtner.

Der erste Bereich, in dem SoftwareONE einen Mehrwert bietet, ist die Unterstützung von Tools. In mittelgroßen bis komplexen Umgebungen beläuft sich das auf 20-40 Stunden oder mehr pro Woche, was in manchen SAM-Programmen oft unterschätzt wird. Dabei ist es wichtig, dass Folgendes proaktiv geleistet wird:

1. Sicherstellung und Verbesserung der Funktionionalität des SAM-Tools
2. Erhöhung der Discovery-Quote auf bis zu 100%
3. Überwachung von Schnittstellen wie SCCM, ADDM, UD etc. (wöchentliche/monatliche Überprüfung der Qualität von Datenimporten und was sich geändert hat)
4. Umsetzung und Pflege von komplexen Integrationen mit anderen Systemen wie ServiceNow, Ariba und viele andere
5. Aktualisierung von Software-Signaturen in der Erkennungsbibliothek des Tools, sofern notwendig
6. Durchführung von regelmäßigen, planmäßigen Upgrades
7. Fehlerbehebung

Aufgrund unserer fundierten technischen Erfahrungen sind wir von SoftwareONE oft die erste Verteidigungslinie zur Unterstützung von SAM-Tools, da wir seit mehr als zehn Jahren mit den meisten SAM-Tools arbeiten. Für fast alle Tools genießen wir die höchsten Support-Privilegien, im Gegensatz zu den meisten anderen Anbietern – was bedeutet, dass wir bei Bedarf durch entsprechende Eskalationen schnellstmöglich eine Lösung finden können. Gleichermaßen erwarten die Kunden von einem Full-Service-Unternehmen, dass es die Integrität vom Entwurf bis zum Betrieb aufrechterhält, um Verzögerungen und Schuldzuweisungen zu vermeiden. SoftwareONE hat bereits tausende SAM-Tool-Implementierungen durchgeführt und betreut derzeit über 500 Kunden im Rahmen von Managed Services.

Genauso wie fehlendes Wasser für Ihren Rasen tödlich ist, ist ein SAM-Programm ohne zuverlässige Daten nutzlos.
Die bittere Wahrheit ist, dass es sechs bis zwölf Monate dauert, bis man ein SAM-Tool im Einsatz hat, das 50.000 Assets in vier Bereichen mit 30.000 Mitarbeitern, 400 Kostenstellen, 16 Regionen und drei verschiedenen Discovery-Tools korrekt erfasst, und alle Anpassungen an die unzähligen Nuancen der Lizenzierungsregeln vorgenommen hat, die das SAM-Tool nicht automatisch korrekt berücksichtigt.
Vertrauenswürdige Daten sind die Basis, wobei ein Schlüssel zum Erfolg ist, zu verstehen, woran Organisationen scheitern. Die meisten Kunden glauben, dass Asset-Discovery die größte Herausforderung darstellt, aber weitaus mehr SAM-Projekte scheitern an einem mangelnden Verständnis der Lizenzberechtigungen. Warum?

• Softwarerechte können nicht automatisiert werden – nur wenige Kunden können Software-Artikelnummern, genaue Produktbeschreibungen usw. nennen.
• Für bestehende Softwarerechte ist jeder Hersteller und jeder Kauf zu überprüfen, was bedeutet, dass man viele Stunden aufwenden muss, um alle Softwareverträge, Vereinbarungen, Verlängerungen, True-Ups usw. zu sichten und zu verstehen.
• Man kann keinen ständigen License-Desk festlegen und unterstützen, um neue Berechtigungen aus Bestellungen oder Rechnungen bzw. von Wiederverkäufern zu importieren.

SoftwareONE nutzt fünf verschiedene Methoden, um nutzbare Berechtigungen zu erfassen:

1. Auszüge aus PDF-Dateien aus einer Dokumentenbibliothek wie Ariba, Documentum etc.
2. Direkter Zugriff auf Verträge mit großen Herstellern wie Microsoft, Adobe, IBM, Oracle, SAP, VMware, usw.
3. Zusammenarbeit mit Beschaffungsteams, um Bestellungen, Angebote und Rechnungen zu erhalten
4. Schaffung eines VAR-Feed(s)-Prozesses, bei dem Wiederverkäufer wie SoftwareONE, monatlich Auszüge aus ihren Einkaufssystemen liefern
5. Direkter Kontakt zu Herstellern mit einem „speziellen Skript“, um geschickt an Informationen zu gelangen, ohne ein Audit auszulösen

Beim Verknüpfen von Berechtigungs- und Discovery-Daten in einem SAM-Tool werden die meisten zweifellos die gleiche Antwort parat haben wie ein Fortune 100 SAM-Programm-Manager im Jahr 2017. Diese Führungskraft schrieb:

„Die [vom Tool erstellten] anfänglichen Compliance-Reports sind alarmierend falsch.“

Allzu oft erkennen die Kunden nicht, dass eine Verknüpfung von Datenquellen und Berechtigungen im Lizenzierungstool nicht „wie von Zauberhand“ zur Compliance führt. Der wahre Schlüssel zum Erfolg besteht darin, Experten im Lizenzmanagement zur Verfügung zu haben, die Erfahrung mit den Top 20+ Herstellern haben, bei denen Kunden 80% ihres Geldes ausgeben. SoftwareONe liefert den Großteil des Wertes durch Etablierung von laufenden Einsparungsprogrammen, die sich auf Folgendes konzentrieren:

1. Vermeidung von Überlizenzierung (schon vor dem Kauf)

2. Überwachung der Nutzung und Empfehlungen bei Abkündigungen

3. Neuzuweisung von Lizenzen (Neunutzung)

4. Optimierung des Einsatzes von Lizenzen

5. Rationalisierung von Tools

Risiken kann man durch das Tool und Effective License Positions (ELP) identifizieren. Das Risiko liegt oft größtenteils in den Details auf Positionsebene verborgen, bis es zum Vorschein kommt und seine Auswirkungen sichtbar werden. In den meisten Fällen lauert das Risiko in schwachen Prozessbereichen wie der Abgang von Assets oder in einem mangelnden Verständnis der Lizenzierungsrichtlinien des Herstellers. Die Berater von SoftwareONE überprüfen jeden Asset-Lifecycle-Prozess, empfehlen Verbesserungen und erstellen zusammenfassende Berichte, die Handlungsempfehlungen enthalten, notwendige Entscheidungen aufzeigen und Kosteneinsparungen vorantreiben.

Heutzutage sind fast 9 von 10 Unternehmen im Bereich SAM-Expertise und Personal eher schlecht aufgestellt und auf Hilfe angewiesen. SoftwareONE verfügt über Experten und Lösungen zur Absicherung in Audit-Situationen. Einem neuen Kunden halfen wir beispielsweise, ein Microfocus-Audit vollständig zu verhindern, und danach identifizierten wir ein Risiko von über 10 Millionen US-Dollar.

SoftwareONE ist der Gärtner. Wir glauben, dass die SAM-Tools unabdingbar sind, um unsere Arbeit effizient zu erledigen, aber für sich genommen sind die Werkzeuge wertlos. SAM-Tools funktionieren nur mit Hilfe der Menschen, Prozesse und Informationen, mit denen sie gefüttert werden, und auch dann ist noch eine ständige Pflege notwendig, damit sie richtig funktionieren.

In einer Gartner-Umfrage aus dem Jahr 2016 wurden Experten gefragt: „Was ist die wichtigste SAM-Tool-Funktionalität?“ Die mit überwältigender Mehrheit am häufigsten genannte Antwort (48%) war, ein „SAM-Analyst, der das alles versteht“ – all dies verstehen, das ist unser Leistungsversprechen.