Ми серйозно ставимося до вашої конфіденційності

Створення та адміністрування облікових записів користувачів

Для безпечного доступу до наших вебсайтів, платформ, додатків або інших продуктів і послуг та їх використання вам може знадобитися зареєструвати та підтримувати у нас обліковий запис користувача. Ми обробляємо ваші персональні дані під час реєстрації цих облікових записів, а також під час аутентифікації, адміністрування та обслуговування таких облікових записів.

Якщо ви вирішите створити демо- або пробний обліковий запис для ознайомлення з нашими вебсайтами, платформами, додатками чи іншими продуктами та послугами, ми можемо збирати ваші персональні дані та використовувати їх для аутентифікації вашого доступу, надання тимчасових функціональних можливостей, відстеження вашого користування, а також для зв’язку з вами щодо демо- або пробного облікового запису.

У випадках, коли на наших вебсайтах, платформах, у додатках або інших продуктах та послугах міститься посилання на іншу політику конфіденційності, в якій пояснюється, з якою метою та яким чином збираються й обробляються персональні дані, радимо вам ознайомитися з цією політикою конфіденційності.

Відповідні персональні дані: контактні дані (наприклад, ім’я, електронна адреса, номер телефону, посада, назва компанії), час і дата реєстрації, логіни, дані про використання, дані про активність.

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є укладений з вами договір, що дозволяє нам відкрити, адмініструвати та обслуговувати ваш обліковий запис.

Відповідь на запити

Ми можемо збирати ваші персональні дані з метою зв’язку з вами та обробки ваших запитів, надісланих нам через чат, контактні форми або іншими способами.

Відповідні персональні дані: контактні дані (наприклад, ім’я, електронна адреса, номер телефону, посада, назва компанії), поштова адреса, країна, зміст запиту, дата запиту, інші дані, які ви можете добровільно надати нам.

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є, у відповідних випадках, виконання наших юридичних зобов’язань або договірних зобов’язань перед вами, а в інших випадках — наш законний інтерес у налагодженні взаємодії з вами, а також у наданні вам якісних послуг та забезпечення задоволення від взаємодії з нами.

Публікації (пости) та коментарі

Ви можете розміщувати публікації (пости) та коментарі на наших веб-сайтах, платформах, програмах, а також використовуючи інші продукти та послуги. У такому разі ваш контент може бути загальнодоступним. Зверніть увагу, що ми можемо вручну перевірити ваш допис або коментар перед публікацією, що може призвести до затримки з його відображенням. Якщо ви надасте своє ім’я або псевдонім, воно буде відображатися поруч із вашим дописом або коментарем під час їх публікації.

Відповідні персональні дані: ім'я або псевдонім, зміст допису чи коментаря, час і дата, а також інші дані, які ви можете добровільно надати нам.

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є наш законний інтерес у налагодженні взаємодії з вами, а також у вдосконаленні наших продуктів та послуг.

Інформаційні бюлетені

Ви можете підписатися на наші інформаційні бюлетені, в яких ви знайдете інформацію про актуальні тенденції та найважливіші події в ІТ-галузі, нові продукти та послуги, майбутні заходи, спеціальні пропозиції та важливі дати для керівників, що приймають рішення в сфері ІТ.

Під час реєстрації нам потрібна ваша електронна адреса. У деяких регіонах ми можемо надіслати вам електронного листа з підтвердженням після того, як ви заповните форму реєстрації. У такому випадку реєстрація не буде активована, доки ви не перейдете за посиланням у листі з підтвердженням.

Якщо ви підпишетеся на нашу розсилку, ми можемо використовувати в наших листах технології індивідуального відстеження, за допомогою яких ми можемо визначити, коли ви переглянули або відкрили надісланий вам інформаційний бюлетень, а також персоналізувати посилання в ньому, щоб з’ясувати, коли ви натискали на те чи інше посилання.

Ви можете будь-коли відмовитися від підписки на наші інформаційні листи. Просто скористайтеся посиланням для скасування підписки, яке знаходиться в кінці наших повідомлень, або надішліть електронного листа на адресу info.global@softwareone.com.

Відповідні персональні дані: контактні дані (наприклад, ім’я, електронна адреса, номер телефону, посада, назва компанії), країна, показники взаємодії (наприклад, чи відкривали інформаційний бюлетень, дата та час відкриття, скільки разів переглядали повідомлення, на які посилання натискали).

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є ваша згода на отримання інформаційних розсилок.

Маркетинг

З маркетинговою метою ми збираємо ваші персональні дані, коли ви взаємодієте з нами від імені наших клієнтів або партнерів, у тому числі потенційних клієнтів. Ми також можемо отримувати персональні дані від перевірених сторонніх постачальників, які мають законні повноваження на передачу такої інформації для використання в наших маркетингових повідомленнях. Ми будемо обробляти такі персональні дані в маркетингових цілях, зокрема для інформування вас про майбутні події, товари, послуги та пропозиції, які можуть вас зацікавити.

Крім того, ми можемо використовувати окремі технології відстеження для автоматичного збору даних про IP-адреси та показників взаємодії, таких як відкриття електронних повідомлень та переходи за посиланнями, щоб контролювати ефективність наших маркетингових заходів та підвищувати їхню релевантність і результативність.

Відповідні персональні дані: контактні дані (наприклад, ім’я, електронна адреса, номер телефону, посада, назва компанії), а також будь-які інші дані, які ви нам надаєте.

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є ваша згода або наш законний інтерес щодо надсилання вам маркетингових повідомлень.

Аналіз ліцензій та використання технологій

У рамках наших ділових відносин із клієнтами ми можемо обробляти інформацію, що стосується ліцензій на програмне забезпечення та умов використання технологій, щоб краще розуміти потреби клієнтів, керувати ними та забезпечувати їх підтримку протягом усього терміну наших відносин.

У випадках, коли клієнти надали нам доступ до своїх технологічних середовищ або підключили свої системи до наших інструментів чи інструментів затверджених сторонніх постачальників, ми можемо отримувати інформацію про типи ліцензій, їх розподіл та використання в межах відповідної платформи чи технології. Це може стосуватися як ліцензій, отриманих через нас, так і ліцензій, отриманих від інших постачальників, якщо такий доступ було дозволено.

Ми використовуємо цю інформацію для оптимізації ліцензування та використання, перевірки права на користування послугами, управління послугами, вартість яких розраховується або які надаються на основі кількості користувачів чи ліцензій, а також для аналізу загальних тенденцій серед нашої клієнтської бази. Ці аналізи також можуть стати основою для розробки нових продуктів і послуг, вдосконалення існуючих пропозицій та виявлення відповідних комерційних можливостей.

Ми не отримуємо доступ до даних про ліцензії чи використання та не обробляємо їх у межах, що виходять за межі доступу, наданого клієнтом, або відповідних договірних домовленостей.

Відповідні персональні дані: ідентифікатори користувача або пристрою, дані про надання ліцензії та її використання, показники використання сервісу, а також пов’язані технічні метадані.

Правовою підставою для такої обробки персональних даних є наш законний інтерес у управлінні та розвитку наших продуктів і послуг, супроводі клієнтів протягом усього терміну співпраці, а також у здійсненні нашої господарської діяльності, а також виконання договірних зобов’язань у відповідних випадках.

Файли кукі (cookie) та інші подібні технології

Ми можемо використовувати файли cookie та подібні технології, коли ви користуєтеся нашими вебсайтами, платформами, додатками, а також іншими продуктами та послугами. Файли cookie — це невеликі текстові файли, які вебсайти, які ви відвідуєте, зберігають на вашому пристрої. Вони допомагають вебсайтам запам'ятовувати ваші налаштування, дані для входу та інформацію про перегляди, щоб забезпечити більш персоналізований, ефективний та зручний досвід користування інтернетом; крім того, їх зазвичай використовують для аналізу відвідуваності вебсайтів, управління сеансами користувачів та адаптації контенту до ваших інтересів.

Необхідні файли cookie

Ці файли cookie необхідні для роботи вебсайту, і їх неможливо вимкнути.

Функціональні файли cookie

Ці файли cookie забезпечують роботу додаткових функцій та контенту сторонніх ресурсів, таких як шрифти, відео, карти, плагіни соціальних мереж та вбудовані сервіси.

Аналітичні та маркетингові файли cookie

Ці файли cookie допомагають нам зрозуміти, як користувачі взаємодіють із вебсайтом, а також сприяють проведенню рекламних та маркетингових заходів.

Однією з цілей, з якою ми можемо використовувати ці дані, є обробка інформації про ваше користування, щоб проаналізувати, як ви користуєтеся нашими вебсайтами, платформами, додатками та іншими продуктами й послугами та взаємодієте з ними, що дозволить нам покращити ваш досвід користування нашими онлайн-ресурсами. Крім того, ми можемо використовувати сторонні інструменти для створення анонімних записів сеансів, які допомагають нам аналізувати використання вебсайту та покращувати його функціональність. Ці записи не містять жодних персональних даних, а поля, що містять конфіденційну інформацію, замасковані з метою забезпечення вашої конфіденційності.

Ми також можемо застосовувати технології міжпристроєвого відстеження для демонстрації персоналізованої реклами поза межами нашого вебсайту та для оцінювання ефективності рекламної діяльності. Сторонні постачальники, перелічені в нашому банері про файли cookie (якщо ввімкнено необов’язкові файли cookie), можуть отримувати доступ до вашого браузера або пристрою, аналізувати вашу IP-адресу, зберігати або зчитувати ідентифікаційні дані, а також отримувати доступ до пікселів відстеження. Ці характеристики можуть використовуватися для розпізнавання вашого пристрою на інших вебсайтах. Якщо ви зареєструєтеся у стороннього постачальника послуг, використовуючи свої дані користувача, ідентифікаційні ознаки на різних пристроях (наприклад, ноутбук, смартфон, планшет) можуть бути пов’язані між собою. Це дозволяє провайдеру керувати рекламними кампаніями на різних пристроях.

Ми також можемо використовувати інструменти веб-аналітики для оптимізації дизайну наших вебсайтів та ідентифікації постійних відвідувачів. Ці інструменти створюють файли використання на основі псевдонімів і використовують файли Cookie, як описано в нашому банері про файли cookie.

Ми також вбудовуємо на наші вебсайти певні послуги, які не зберігаються на наших серверах. Наприклад, ви можете дізнатися точне місцезнаходження компанії SoftwareOne за допомогою карт або переглянути відео. У деяких регіонах ми можемо гарантувати, що доступ до наших вебсайтів, платформ, застосунків чи інших продуктів та послуг із вбудованим вмістом автоматично не надає сторонньому провайдеру будь-яку інформацію; ми відображаємо лише ескізи, що зберігаються локально. У такому випадку вміст від сторонніх постачальників завантажується лише після того, як ви надасте свою згоду через банер Cookie. Коли ви переглядаєте контент, сторонній провайдер отримує інформацію про ваше відвідування нашого вебсайту, а також дані про досвід використання, які необхідні йому для цілей обслуговування з цього приводу. Ми не впливаємо на подальшу обробку даних стороннім провайдером.

Наш банер Cookie надається сторонньою організацією та містить перелік файлів cookie, які ми використовуємо, із зазначенням їхніх постачальників. У налаштуваннях за замовчуванням увімкнено лише основні файли cookie. За допомогою банера Cookie ви можете вирішити, чи дозволити встановлення додаткових файлів cookie. Ви можете змінити налаштування в будь-який час за допомогою банера з повідомленням про файли Cookie.

Відповідні персональні дані: IP-адреса, інформація про пристрій та браузер, сигнали безпеки та виявлення ботів, налаштування щодо згоди на використання файлів cookie, дані про взаємодію з вебсайтом (наприклад, перегляди відео, використання карт, взаємодія з вбудованим контентом), приблизне місцезнаходження, визначене на основі IP-адреси, технічні дані про запити та продуктивність, відвідані сторінки та поведінка під час перегляду (наприклад, кліки, прокрутка, шляхи навігації), час, проведений на сторінках, та тривалість сеансу, ідентифікатори файлів cookie та рекламні ідентифікатори, події конверсії та взаємодії (наприклад, відправлення форм, взаємодії) та дані про ефективність маркетингу та кампаній.

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних у зв’язку з використанням необхідних файлів cookie є наш законний інтерес у наданні вам доступу до вебсайту, платформ та додатків. Що стосується необов’язкових файлів cookie та подібних технологій, то правовою підставою є ваша згода.

Використання штучного інтелекту в наших цифрових продуктах та послугах

Ми також можемо використовувати інструменти штучного інтелекту (ШІ), зокрема генеративний ШІ, для оптимізації вашої взаємодії з нашими вебсайтами, платформами, додатками та іншими продуктами чи послугами (наприклад, для забезпечення роботи чат-ботів, перекладу чи узагальнення контенту, персоналізації відображуваного вам контенту, модерації публікацій та коментарів, а також надання чи вдосконалення функцій продуктів), при цьому результати, що можуть мати істотний вплив на вас, підлягатимуть перевірці людиною.

Ми можемо обробляти ваші персональні дані, коли ви відвідуєте наші основні сторінки в соціальних мережах (основні профілі наведено нижче):

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/SoftwareOne
• X: https://x.com/SoftwareOne, https://x.com/SWO_Careers
• Facebook: https://www.facebook.com/Softwareone/, https://www.facebook.com/softwareonecareers
• Instagram: https://www.instagram.com/softwareone/, https://www.instagram.com/swocareers/
• YouTube: https://www.youtube.com/SoftwareOne-global
• Tik Tok: https://www.tiktok.com/@swocareers?_r=1&_t=ZN-94SU63n1PIl

Ми разом із постачальником (оператором) відповідної сторінки в соціальній мережі є спільними контролерами персональних даних щодо обробки ваших персональних даних. У цьому контексті саме оператор сторінки в соціальній мережі визначає цілі та засоби обробки ваших персональних даних, на що ми можемо впливати лише в обмеженій мірі.

Дані, які ви вводите на наших сторінках у соціальних мережах, такі як коментарі, відео, фотографії, вподобання (лайки), публічні повідомлення тощо, публікуються провайдером сторінок у соціальних мережах і не використовуються нами для будь-яких інших цілей. Проте ми залишаємо за собою право видаляти контент у разі необхідності. Ми можемо відображати ваш контент на нашому вебсайті, якщо це є функцією стрічки відповідної соціальної мережі, а також здійснювати комунікацію з вами через сторінку в такій соціальній мережі.

Якщо ви надішлете нам запит на одній зі сторінок у соціальній мережі, ми також можемо, залежно від вашого запиту, звернутися до інших безпечних каналів зв’язку, які гарантують конфіденційність. Ви завжди можете надсилати нам конфіденційні запити через інші зазначені канали. Якщо ви бажаєте висловити заперечення проти певної операції з обробки ваших персональних даних, будь ласка, зв’яжіться з нами, як зазначено в розділі «Контактна інформація». Ми розглянемо ваш запит і визначимо, чи можемо ми надати вам відповідь та чи маємо ми будь-який вплив на таку обробку даних. В іншому випадку, можливо, вам доведеться звернутися безпосередньо до провайдера сторінки в соціальній мережі.

Ми можемо використовувати наші сторінки в соціальних мережах для рекламних цілей. При цьому ми можемо використовувати характеристики цільової групи за демографічною ознакою, інтересами, поведінкою чи місцеположенням, що визначаються провайдером відповідної сторінки в соціальних мережах. Ми можемо впливати на обробку даних лише обмеженою мірою, і ми не можемо відключити статистику, яку надає нам провайдер відповідної сторінки у соціальних мережах.

Ми використовуємо параметри відстеження конверсій для окремих каналів соціальних мереж. Для цього ми вписали відповідні пікселі або теги на наш веб-сайт для збору даних про конверсії. За допомогою панелі налаштувань файлів Cookie ви можете вирішити, чи дозволяти використання таких необов’язкових файлів cookie, а також налаштувати свої параметри.

Ми можемо використовувати інструменти штучного інтелекту, зокрема генеративний ШІ, для підтримки нашої діяльності в соціальних мережах (наприклад, для створення або перекладу підписів, створення або адаптації візуального контенту, модерації коментарів на наших сторінках та аналізу взаємодії в узагальненому вигляді), при цьому контент перевіряється нашою командою перед публікацією. Функції штучного інтелекту, що надаються самими провайдерами соціальних мереж, як і раніше, регулюються відповідними політиками конфіденційності.

Обробка даних провайдером сторінки в соціальних мережах

Провайдер сторінки в соціальних мережах може використовувати методи веб-відстеження. Відстеження в інтернеті може здійснюватися незалежно від того, чи увійшли ви в обліковий запис на платформі соціальної мережі. Як уже зазначалося, ми не маємо впливу на методи відстеження, що застосовуються на сторінці в соціальній мережі, і не можемо вимкнути ці функції. Зверніть увагу, що адміністратор відповідної сторінки в соціальній мережі може використовувати дані вашого профілю та дані про вашу поведінку для аналізу ваших звичок, особистих стосунків та уподобань. Ми не маємо жодного впливу на обробку ваших даних провайдером відповідної сторінки в соціальній мережі.

Щоб дізнатися більше про обробку ваших персональних даних на сторінках у соціальних мережах, ознайомтеся з політиками конфіденційності відповідних провайдерів, перелічених нижче:

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
• X: https://x.com/en/privacy
• Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation
• Instagram: https://help.instagram.com/155833707900388
• YouTube: https://policies.google.com/privacy?hl=en
• TikTok: https://www.tiktok.com/legal/page/us/privacy-policy/en

Відповідні персональні дані: ім'я, назва компанії, адреса електронної пошти, країна, а також будь-яка інша інформація, яку ви добровільно надаєте нам.

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є наш законний інтерес у рекламуванні та просуванні нашого бренду, послуг та продуктів у соціальних мережах, а також у підвищенні ефективності та актуальності наших маркетингових заходів з метою покращення загальних маркетингових показників; аналогічно, ми обробляємо ваші персональні дані в інтересах наших зв’язків з громадськістю та комунікаційної діяльності. Крім того, для використання необов’язкових файлів файлів Cookie ми покладаємося на вашу згоду, яку ви можете змінити в будь-який час за допомогою банера файлів cookie.

Придбання та використання наших товарів або послуг

З метою спрощення процесу придбання та використання наших товарів або послуг ми можемо обробляти ваші персональні дані. Такі персональні дані можуть бути надані нам безпосередньо вами або відповідним клієнтом, постачальником чи діловим партнером.

Ми обробляємо персональні дані у двох різних ролях, залежно від продукту чи послуги, що надаються:

• Щодо певних товарів або послуг ми самостійно визначаємо цілі та способи обробки персональних даних;
• Щодо інших товарів або послуг ми діємо від імені нашого клієнта як обробник даних. У таких випадках конкретні операції з обробки даних детально викладені у відповідній угоді про обробку даних, укладеній між нами та замовником.

Така обробка даних дозволяє нам підтримувати та керувати нашими відносинами з вами та компанією, яку ви представляєте, зокрема вести переговори та укладати угоди, а також надавати інформацію про ціни.

Крім того, під час надання деяких наших продуктів або послуг ми можемо обробляти певні дані з метою виявлення, розслідування та реагування на загрози кібербезпеці. Це включає моніторинг систем, аналіз подій безпеки та реагування на потенційні інциденти, що можуть вплинути на середовище наших клієнтів.

Якщо ви вирішите створити демо- або пробний обліковий запис, щоб ознайомитися з нашими продуктами чи послугами перед здійсненням покупки, ми можемо збирати ваші персональні дані та використовувати їх для аутентифікації вашого доступу, надання тимчасового доступу до функціональних можливостей, відстеження вашого користування нашими продуктами чи послугами, а також для зв’язку з вами щодо демо- або пробного облікового запису.

Іноді ми можемо проводити маркетингові дослідження та опитування щодо рівня задоволеності, оскільки постійно прагнемо краще зрозуміти ваші враження, інтереси та відгуки про наші продукти чи послуги, а також прагнемо вдосконалювати їх, як і відносини, які ми підтримуємо з нашими клієнтами, діловими партнерами та будь-якими іншими зацікавленими сторонами. У такому разі ви маєте право заперечити проти такої обробки. Більш детальну інформацію про те, як реалізувати своє право, можна знайти в розділі «Контактна інформація».

Відповідні персональні дані: контактні дані (наприклад, ім’я, електронна адреса, номер телефону, посада, назва компанії), облікові дані, дата та час реєстрації, дані про використання, системні та безпекові журнали (наприклад, журнали автентифікації, метадані мережевого трафіку, телеметрія кінцевих точок), IP-адреса, ідентифікатори пристроїв, дані про пристрої та додатки (наприклад, імена хостів, відомості про операційну систему, метадані використання додатків), дані, пов’язані з інцидентами (наприклад, файли, дані пам’яті або журнали, пов’язані з підозрою на зловмисну діяльність), а також інші дані, які ви добровільно надаєте нам під час придбання та використання наших продуктів або послуг.

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є наш законний інтерес у продажу наших товарів або послуг шляхом управління, укладення та виконання договору, який ми укладаємо з юридичною особою, яку ви законно представляєте. Ми також покладаємося на цю саму правову підставу під час проведення маркетингових досліджень або опитувань, а також під час створення для вас демооблікового запису, щоб надати вам (як законному представнику потенційного клієнта) можливість ознайомитися з нашими продуктами або послугами.

Вдосконалення товарів та послуг

Під час користування нашими продуктами чи послугами ми можемо обробляти ваші персональні дані з метою їх аналізу для статистичних цілей та вдосконалення.

Відповідні персональні дані: ім'я, електронна адреса, IP-адреса, переглянутий контент, дата та час відвідування, обсяг переданих даних, статус доступу, веб-браузер та операційна система, посилання, що вказує, з якого вебсайту ви перейшли.

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є наш законний інтерес у вивченні загальних показників нашої діяльності та вдосконаленні наших продуктів або послуг, а також, зрештою, у покращенні вашого досвіду взаємодії з нами.

Перевірка кредитоспроможності клієнта

Ми можемо обробляти персональні дані з метою проведення перевірки кредитоспроможності клієнтів перед укладенням договору, щоб мати змогу контролювати фінансові ризики протягом усього терміну наших ділових відносин. Це також може включати внутрішню перевірку даних про клієнтів та кредитних лімітів у наших системах управління підприємством (ERP) перед здійсненням транзакцій.

Відповідні персональні дані: контактні дані (наприклад, ім’я, електронна адреса, номер телефону, посада, назва компанії), фінансова історія, кредитний рейтинг, платіжна дисципліна, непогашені борги, ідентифікаційні номери (наприклад, номер платника ПДВ або реєстраційний номер компанії), дані, отримані від бюро кредитних історій (якщо вони стосуються вас як фізичної особи).

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є наш законний інтерес у оцінці кредитоспроможності та мінімізації наших фінансових ризиків.

Комплексна перевірка та відбір

Перед початком співпраці ми можемо обробляти ваші персональні дані, якщо ви звертаєтеся до нас від імені наших клієнтів, ділових партнерів або будь-яких зацікавлених осіб, щоб ми могли провести комплексну перевірку або скринінг. Наші заходи з проведення комплексної перевірки або скринінгу можуть включати перевірки безпеки, конфіденційності та цілісності даних у межах, дозволених чинним законодавством.

Відповідні персональні дані: контактні дані (наприклад, ім’я, електронна адреса, номер телефону, посада, назва компанії), інші дані, які ви добровільно надаєте нам.

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є наш законний інтерес у перевірці відповідності вашої компанії вимогам, а також у ефективному управлінні будь-якими пов’язаними з цим ризиками.

Використання штучного інтелекту для взаємодії з клієнтами та партнерами

Ми можемо використовувати інструменти штучного інтелекту, зокрема генеративний штучний інтелект, для забезпечення нашої комерційної та операційної діяльності (наприклад, для складання та персоналізації повідомлень, узагальнення матеріалів засідань та листування, перекладу контенту, аналізу інформації про облікові записи, сортування та опрацювання запитів до служби підтримки, а також для допомоги у підготовці пропозицій чи договорів), при цьому будь-які результати, що можуть мати істотний вплив на вас, підлягають перевірці людиною. Жодних рішень, що мають правові або аналогічні значущі наслідки, не приймається виключно за допомогою автоматизованих засобів, за винятком випадків, коли це дозволено чинним законодавством.

Реєстрація та організація заходів

Ми можемо обробляти ваші персональні дані з метою спілкування з вами, а також для організації та проведення семінарів, вебінарів, навчальних заходів, віртуальних зустрічей та інших заходів («Заходи»), які організовуємо ми або будь-який із наших партнерів і в яких ви вирішили взяти участь.

У цьому процесі нас можуть підтримувати зовнішні сторонні постачальники (наприклад, відеоконференції, провайдери зв'язку), з якими ми ділимось вашими особистими даними.

У деяких випадках ми також можемо проводити запис наших заходів. Докладнішу інформацію дивіться у наступному розділі, присвяченому аудіовізуальному контенту.

Іноді ми також можемо надсилати вам опитування, на які ви можете відповісти за бажанням, щоб допомогти нам оцінити, як ефективно вдосконалити або розширити наші заходи.

Якщо заходи не проводяться у віртуальному форматі, а вимагають вашої особистої присутності, просимо ознайомитися з повідомленням про конфіденційність щодо заходу, яке буде опубліковано окремо та містить відповідну інформацію про те, як ми обробляємо ваші персональні дані у зв’язку з цим конкретним заходом.

Відповідні персональні дані: контактні дані (наприклад, ім'я, електронна адреса, номер телефону, посада, назва компанії), ім'я або псевдонім учасника зустрічі, IP-адреса, дані про пристрій/апаратне забезпечення (наприклад, MAC-адреси, версія), текстові, аудіо- та відеодані, дані про з'єднання (наприклад, номери телефонів, назви країн, час початку та закінчення), інші дані, які ви добровільно надаєте нам під час реєстрації або під час заходу.

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є наш законний інтерес у проведенні наших заходів та рекламуванні нашої діяльності, а також у надсиланні вам анкет, щоб ми могли зрозуміти, оцінити та покращити загальну ефективність наших заходів.

Аудіовізуальний вміст

Під час заходів, організованих нами або будь-яким із наших партнерів, ми можемо робити фотографії або знімати відео («аудіовізуальний контент») учасників. Такий аудіовізуальний контент може містити зображення вас, групи людей або будь-кого, хто, наприклад, виступає або перебуває на сцені. Ми можемо опублікувати ці матеріали на наших вебсайтах, у соціальних мережах або в будь-яких інших цифрових чи друкованих ЗМІ. Якщо ви не бажаєте з’являтися в такому аудіовізуальному матеріалі, будь ласка, повідомте про це особу, яка здійснює зйомку або фотографує, або організатора заходу. Також просимо вас під час очних заходів стежити за тим, щоб не потрапляти в кадр під час фото- та відеозйомки.

Що стосується окремих аудіовізуальних матеріалів учасників, ми окремо повідомимо вас про обробку персональних даних та запитаємо вашої згоди, перш ніж розпочати такі дії.

Ви маєте право висловити заперечення проти такої обробки даних або відкликати свою згоду, якщо вона була раніше отримана від вас. Хоча ми докладемо всіх розумних зусиль, щоб задовольнити ваш запит, загальновідомо, що будь-яка інформація, опублікована в інтернеті, зокрема на платформах соціальних мереж, стає доступною в усьому світі та може бути легко скопійована й поширена іншими третіми сторонами, які не пов’язані з нами та не перебувають під нашим контролем. Отже, ця інформація може залишатися доступною в інтернеті навіть після того, як ми її видалимо. Подальші запити на видалення слід надсилати до відповідної пошукової системи або оператора соціальної мережі.

Якщо ваше зображення використовується в друкованих матеріалах (наприклад, у листівках, журналах, інформаційних бюлетенях) і його видалення з таких матеріалів вимагає надмірних зусиль, друковані матеріали можуть продовжувати використовуватися доти, доки не буде вичерпано вже надрукований тираж. Проте ваше фото не буде використано в жодних нових друкованих матеріалах.

Відповідні персональні дані: фотографії, відео, аудіозаписи та інші біометричні дані, які збираються або передаються нам.

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є наш законний інтерес у проведенні наших заходів та рекламуванні нашої діяльності, за винятком випадків, коли ми створюємо індивідуальний аудіовізуальний контент — у таких випадках ми покладаємося на вашу згоду.

Використання штучного інтелекту під час наших заходів

З метою проведення, документування та вдосконалення наших заходів ми можемо використовувати функції на основі штучного інтелекту (що надаються нами або нашими постачальниками послуг з організації заходів та відеоконференцій) для створення стенограм у прямому ефірі або після заходу, письмових резюме, нотаток та основних моментів, забезпечення субтитрів у прямому ефірі або перекладу в режимі реального часу, підтримки сесій запитань і відповідей та чату, а також для аналізу залученості в узагальненому вигляді. Якщо під час заходу буде здійснюватися транскрипція, узагальнення або запис, ми повідомимо вас про це на початку заходу та, за необхідності, попросимо вашої згоди.

Ми можемо обробляти ваші персональні дані, які ми отримуємо безпосередньо від вас або з загальнодоступних джерел (наприклад, професійних онлайн-мереж, соціальних мереж чи сайтів з вакансіями), або від третіх осіб (наприклад, постачальників кадрових послуг, університетів, агентств з працевлаштування/підбору персоналу, осіб, які надають рекомендації, податкових органів та органів соціального страхування або інших відповідних органів) у зв’язку з вакансіями.

Ми можемо обробляти ваші персональні дані з наступною метою:

• створити для вас обліковий запис у нашій системі;
• оцінити ваші автобіографії, резюме та інші документи, які ви нам надаєте, а також аналізувати ваші навички, досвід та кваліфікацію (за необхідності) за допомогою систем штучного інтелекту;
• організовувати співбесіди та проводити оцінювання;
• у випадках, коли це дозволено або передбачено законом, проводити перевірку анкетних даних або публічних профілів у соціальних мережах як обов’язкову умову для отримання пропозиції про працевлаштування;
• зв’язатися з вами щодо ходу розгляду вашої заявки;
• залежно від обставин, відшкодовувати витрати на проїзд, понесені під час набору персоналу;
• зберегти вашу заявку в особовій справі та укласти з вами трудовий договір у разі схвалення вашої кандидатури;
• надавати вам можливості працевлаштування з урахуванням ваших інтересів та навичок та інформувати вас про останні новини щодо підбору персоналу;
• проводити опитування з метою вдосконалення наших процесів підбору персоналу тощо.

Подаючи заявку на одну з наших вакансій, просимо вас вказувати у своїй заявці лише ті дані, які мають безпосереднє відношення до даної вакансії. У деяких випадках ми можемо попросити вас надати певну демографічну інформацію (таку як стать, расова чи етнічна приналежність та громадянство) на добровільній основі з метою дотримання принципів рівних можливостей при працевлаштуванні та виконання вимог законодавства щодо звітності. Ця інформація не є частиною процесу відбору та не впливає на рішення щодо прийняття на роботу.

Для деяких вакансій ми можемо використовувати технологічні засоби оцінки та інструменти підбору персоналу, що надаються сторонніми постачальниками (наприклад, платформи для проведення відеоспівбесід, структуровані тести, імітаційні завдання; процеси відбору з використанням штучного інтелекту), щоб оптимізувати окремі етапи нашого процесу підбору персоналу. Ці інструменти можуть допомогти нам систематизовано збирати інформацію про кандидатів, планувати та проводити співбесіди чи оцінювання, перевіряти професійні навички та створювати структуровані звіти чи аналітичні висновки, які стануть у нагоді нашим рекрутерам під час розгляду кандидатур. Залежно від посади та використовуваного інструменту, це може включати перегляд вашого резюме та супровідних документів, запрошення відповісти на структуровані запитання (у текстовому, аудіо- та/або відеоформаті), а також формування резюме, оцінки або показника ймовірності прийняття на роботу для рекрутера. Ми використовуємо ці результати як допоміжний матеріал для прийняття рішень, а наші рекрутери як і раніше несуть відповідальність за аналіз відповідної інформації та прийняття рішень щодо найму. Якщо певний етап оцінювання пропонується на добровільній основі, ми чітко про це зазначимо та, за можливості, запропонуємо альтернативний варіант.

Ми також можемо використовувати штучний інтелект для пошуку кандидатів у відкритих професійних мережах та на сайтах з вакансіями, планування співбесід, транскрибування та узагальнення їхніх результатів, перекладу документів кандидатів та підготовки листів від рекрутерів. Результати використовуються для підтримки, а не заміни наших рекрутерів, і жодне рішення про прийняття на роботу не приймається виключно за допомогою автоматизованих засобів. Ви можете звернутися з проханням про перевірку результатів, отриманих за допомогою штучного інтелекту, безпосередньо до рекрутера або скористатися контактною інформацією, наведеною в розділі «Штучний інтелект».

Після створення облікового запису у нас ви також зможете змінювати налаштування щодо своїх персональних даних, а також підписки на розсилки електронною поштою; ці функції доступні на панелі управління вашого облікового запису на порталі. Однак у будь-який час ви також можете звернутися до нас за адресою iCIMS.help@softwareone.com і ми надамо вам необхідну допомогу.

Якщо ваша заявка на роботу не була задоволена, але ви дали згоду на те, щоб ми зберігали ваші персональні дані довше (оскільки вони можуть бути вам цікаві з огляду на можливі майбутні вакансії), ми зберігатимемо їх ще протягом двох років, після чого їх буде видалено. Якщо ви не погодилися на продовження терміну зберігання даних, ми видалимо ваші дані протягом шести місяців після завершення процесу розгляду заявки, як того вимагає чинне законодавство. Звісно, ви можете у будь-який момент звернутися до нас із запитом на видалення даних, як зазначено в розділі «Ваші права».

Відповідні персональні дані: контактні дані (наприклад, ім’я, електронна адреса, номер телефону, посада, назва компанії), резюме (включно з наданими вами фотографіями або зображеннями), мотиваційний лист, рекомендаційні листи, домашня адреса, ідентифікаційні дані (наприклад, дата народження, громадянство, посвідчення особи або паспорт тощо), дані про зайнятість (наприклад, трудовий стаж, трудовий договір, попередні місця роботи, поточний статус зайнятості, тип зайнятості, посада, дозвіл на роботу або проживання, якщо це необхідно, тощо), дані про освіту та кваліфікацію (наприклад, ступені, сертифікати, попередній досвід роботи, додаткова зайнятість, рекомендації, інші пов’язані документи, що підтверджують вашу професійну компетенцію та досвід), анкети та результати оцінювання, дані про стан здоров’я, якщо це дозволено та/або вимагається чинним законодавством, реквізити банківського рахунку (наприклад, для відшкодування витрат на проїзд, якщо це погоджено); інші дані, які ви надаєте нам на добровільній основі.

Правовою підставою для обробки ваших персональних даних є:

• наш законний інтерес у створенні вашого облікового запису, розгляді вашої заявки, проведенні співбесід або оцінювання, перевірці анкетних даних та загальному управлінні процесом підбору персоналу для заповнення наших вакансій;
• наш законний інтерес у надсиланні вам опитувань, щоб ми могли зрозуміти та оцінити, як найкраще вдосконалити наш процес підбору персоналу, а також загальну ефективність та результативність нашої діяльності;
• наш законний інтерес у захисті своїх прав та реалізації будь-яких засобів правового захисту себе та нашого бренду у разі подання судових позовів;
• вашу згоду на безпечне зберігання ваших персональних даних протягом тривалого періоду часу у разі, якщо ви не пройшли відбір на вакансію, на яку подавали заявку;
• вашу згоду, у разі необхідності, на використання інструментів штучного інтелекту під час процесу подання заявки (наприклад, оцінювання з використанням штучного інтелекту або відеоспівбесіди);
• на підставі договору, при встановленні трудових відносин з вами;
• юридичне зобов’язання щодо дотримання нормативних вимог, розгляду скарг або звернень, а також захисту своїх інтересів у разі необхідності.

This Supplement applies to individuals located in Latin America and the Caribbean (“LATAM”), in addition to the above Privacy Notice, and provides additional clarifications to certain region specific processing activities and legal requirements.

Applicability of Local Data Protection Laws

In Brazil, when personal data is processed or relates to individuals located in Brazil, such processing is carried out in accordance with the Brazilian General Data Protection Law (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – “LGPD”, Law No. 13.709/2018).

In Mexico, the Federal Law on Protection of Personal Data Held by Private Parties (LFPDPPP) is the key regulation governing data processing by companies and individuals in Mexico. Under the new law of 2025, the Anti-Corruption and Good Governance Secretariat is the entity responsible for supervising and enforcing the law.

In Ecuador we will process and treat your Personal Data in accordance with the provisions of the Organic Law of Personal Data Protection (LOPDP) and other relevant regulations issued by the Superintendence of Personal Data Protection. The consent required by the (LOPDP) will be provided by you in the manner established in the Privacy Notice for each type of relationship.

In Chile, we will process your data in accordance with Law Nº 19.628: Sobre Protección de la Vida Privada.

In Puerto Rico, we process your personal data in accordance with applicable laws of the Commonwealth of Puerto Rico and relevant United States federal privacy and data security laws, including, where applicable, data breach notification and consumer protection regulations. SoftwareOne implements appropriate technical and organizational measures to ensure the security and confidentiality of personal data in line with generally accepted privacy standards.

In the Dominican Republic, we will process and handle your personal data in accordance with the provisions of Law No. 172-13 on the Protection of Personal Data, as well as other applicable regulations. The required consent under Law No. 172-13 will be obtained in the manner described in this Privacy Notice, depending on the nature of the relationship and the processing activities involved.

In Jamaica, when your personal data is processed or if you are located in Jamaica, we will process such data in accordance with the Data Protection Act, 2020, and any applicable regulations issued by the competent authority. SoftwareOne ensures that personal data is processed lawfully, fairly and transparently, and that appropriate safeguards are in place, including for international data transfers.

In Trinidad and Tobago, we will process your personal data in accordance with the Data Protection Act, 2011, and applicable regulations issued by the Office of the Information Commissioner. Personal data will be processed in a manner that ensures its confidentiality, integrity and security, and in line with the purposes described in this Privacy Notice.

Legal Basis – Regular Exercise of Rights (Brazil)

Where applicable, personal data may be processed for the regular exercise of rights in judicial, administrative or arbitration proceedings, in accordance with Article 7, item VI of the LGPD, including proceedings governed by the Brazilian Arbitration Law (Law No. 9,307 / 1996).

Communications (Brazil)

Individuals located in Brazil may submit privacy‑related requests and receive responses in Portuguese.

In accordance with ANPD Resolution No. 18 / 2024, SoftwareOne ensures that communications with data subjects and the Brazilian Data Protection Authority (ANPD) are carried out clearly and precisely in Portuguese.

Local Social Media Presence (Brazil)

In addition to global social media channels, SoftwareOne maintains local social media presences, as follows:

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/softwareone-latam/
• X: https://x.com/softwareone_br
• Facebook: https://www.facebook.com/SoftwareOneBrasil/
• Instagram: https://www.instagram.com/softwareone_br/
• YouTube: https://www.youtube.com/@softwareonebrasil

Processing of personal data in this context is subject to the respective platforms’ local privacy policies: 

• LinkedIn: https://br.linkedin.com/legal/privacy-policy
• X: https://x.com/pt/privacy
• Instagram: https://help.instagram.com/155833707900388
• YouTube: https://policies.google.com/privacy

International Data Transfers (Brazil and Ecuador)

Personal data may be transferred to third countries, provided that international treaties have been signed with those countries that allow the transfer of data and do not contravene local legislation.

International transfers of personal data originating from Brazil are conducted in accordance with the LGPD and ANPD Resolution CD/ANPD No. 19 of December 18, 2024 (Regulation of the International Transfer of Personal Data) and SoftwareOne relies on legal mechanisms that ensure an adequate level of protection for your personal data.

International Transfers of personal data originating from Ecuador will comply with the provisions of the LOPDP and SoftwareOne will only transfer personal data to countries and territories that comply with the standards of protection required by Ecuadorian laws and regulations.

Data Protection Rights (Brazil)

Individuals subject to the LGPD have the following rights:

• confirmation of the existence of processing; 
• access to their data;
• rectification of incomplete, inaccurate or outdated data;
• anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive data or data processed in noncompliance with the LGPD;
• data portability upon express request;
• deletion of personal data processed with consent, to the extent permitted by law;
• information about public and private entities with which their personal data has been shared;
• information about the possibility of denying consent and its consequences;
• revocation of consent; 
• upon request, obtain the full text of the clauses used to carry out an international data transfer, subject to trade and industrial secrets;
• lodge a complaint with a supervisory agency if they believe that the processing of their personal data infringes applicable data protection regulations.

In Brazil, the supervisory agency is the National Data Protection Agency (Agência Nacional de Proteção de Dados - ANPD).

Contact for data protection requests (Brazil and Ecuador)

In accordance with the LGPD and ANPD Resolution No. 18/2024, SoftwareOne has appointed a Data Protection Officer for Brazil. You may contact our DPO for any inquiries related to the processing of your personal data or to exercise your rights under the LGPD:

Vanessa Siqueira
data-protection.br@softwareone.com

The Data Protection Officer appointed for Ecuador (Encargado):

Nombre: Paul S Harris 
Dirección: Ave. Naciones Unidas E699, Oficina 501. – Quito Ecuador
Teléfono: +593998325618

This Supplement applies to the handling of personal information of individuals located in Japan which is collected in Japan by SoftwareOne Japan K.K. or any other SoftwareOne entity with which you have established a relationship, as the case may be (individually or collectively, “SoftwareOne” or “we”) or a third party acting as a data processor on behalf of SoftwareOne, and supplements the above Privacy Notice. We comply with the Act on the Protection of Personal Information of Japan (Act No. 57 of 2003; the “APPI”).

Corporate Information

Under this Supplement, the entity responsible for handling your personal information is as follows:

Name: SoftwareOne Japan K.K.
Address: Hulic JP Akasaka Building 8F, 2-5-8 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052
Representative: Kenji Hasegawa, CEO

Personal Information

“Personal information”, “personal data” and other related terms in this Supplement are to be interpreted as used in the APPI, unless otherwise defined herein; accordingly:

• “personal information” means information relating to a living individual which falls under any of the following items: 
• information containing a name, date of birth, or other identifier or the equivalent (meaning all items (excluding individual identification codes) made by writing, recording, sound or motion, or other means, in a document, drawing, or electronic or magnetic record (this includes a record created in electronic or magnetic form (meaning electronic form, magnetic form, or any other form that cannot be perceived with the human senses; the same applies in the following item (ii)) which can be used to identify a specific individual (this includes any information that can be easily collated with other information and thereby used to identify that specific individual); and 
• those containing an individual identification code; and
• “personal data” means personal information compiled in a personal information database or the equivalent.

Purposes of Use

We handle personal information solely within the scope necessary to achieve the purposes of use specified in the above Privacy Notice, except where otherwise permitted by the APPI or with your prior consent.

Proper Acquisition

We collect personal information in an appropriate manner and will not acquire any personal information through deception or other improper means.

Security Control Measures

We implement necessary and appropriate security control measures, including organizational, personnel, physical and technical safeguards, in order to prevent the leakage, loss or damage of any personal data we handle.

Joint Use

We may share and jointly use your personal data among our group companies.

• Items of Personal Data: As described in the “Relevant personal data” paragraph in each situation set forth in the above Privacy Notice. 
• Scope of Joint Users: SoftwareOne AG and its consolidated subsidiaries. 
• Purposes of Use: As described in Section 3 “Purposes of Use” above. 
• Responsible Party for managing the personal data: SoftwareOne Japan K.K. (as identified in Section 1 above).

Cross Border Transfers

If we transfer your personal data to a third party outside Japan (excluding the EU and the UK), we will obtain your prior consent unless the recipient ensures an APPI-adequate level of protection or another legal exception under the APPI applies. Before seeking to obtain your prior consent, we will provide you with information on the name of the relevant foreign country, the personal information protection system of the foreign country, and the measures taken by the relevant third party to protect personal information.

Provision to Third Parties & Record-Keeping

We will not provide your personal data to any third party without your prior consent, except where permitted by the APPI or otherwise provided in this Supplement. When providing or receiving personal data from a third party, we will create and retain records in accordance with the APPI.

Your Rights under the APPI

In accordance with the APPI, you may request us for: 

• notification of the purposes of use of the personal data we hold; 
• disclosure of the content of your personal data we hold and the records we retain, or correction, addition or deletion of the content of your personal data we hold, if the content of such personal data is factual; 
• suspension of use or erasure of your personal data we hold if the personal data has been obtained or is being handled in violation of the APPI; or 
• cessation of third-party provision of your personal data we hold if the personal data is being provided to a third party in violation of the APPI. 

You may also make a complaint about our handling of your personal data we hold, in accordance with the APPI. Such request or complaint must be made by submitting an inquiry to our contact point which can be found in Section 11. We will respond to such request or complaint in accordance with the APPI. Please note that we may collect the actual costs from you for taking the relevant measures in responding to your request for notification of the purposes of use of the personal data we hold or your request for disclosure of the content of the personal data we hold.

Sensitive Personal Information

We will not acquire any “sensitive personal information” as specified in the APPI (e.g., race, creed, social status, medical history, criminal record, the fact of having suffered damage by a crime) unless permitted under the APPI or with your prior consent.

Contact Point

To exercise your rights or for inquiries regarding our handling of personal data in Japan, please contact: 

SoftwareONE Japan K.K.
Hulic JP Akasaka Building 8F, 2-5-8 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052
+81 3 5005 2801
info.jp@softwareone.com

This Supplement applies where personal data is processed in the United Arab Emirates (“UAE”) or where the UAE Federal Decree Law No. 45 of 2021 on the Protection of Personal Data (“UAE PDPL”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the UAE PDPL.

Overseas Transfers (Articles 22–24 UAE PDPL)

SoftwareOne may transfer personal data outside the UAE only in accordance with the requirements of the UAE PDPL. Such transfers may take place where:

• The destination country appears on the UAE Data Office’s approved adequacy list; 
• Appropriate contractual safeguards or legally recognized transfer mechanisms are implemented; or
• An exception under the UAE PDPL applies.

SoftwareOne ensures that all cross border transfers are supported by appropriate protection measures consistent with the UAE PDPL and the internal data protection standards.

Personal Data Breach Notification (Article 9 UAE PDPL)

In the event of a personal data breach that may pose a risk to the confidentiality, privacy, security or rights of individuals, SoftwareOne will:

• Notify the UAE Data Office without undue delay, and
• Notify affected individuals where the breach is likely to cause significant harm or impact.

SoftwareOne may maintains internal incident response processes to ensure timely detection, assessment, reporting, and mitigation of personal data breaches.

Data Protection Officer Requirement (Articles 10–11 UAE PDPL)

SoftwareOne appoints a Data Protection Officer (“DPO”) where required under the UAE PDPL, including scenarios involving:

• High risk processing operations, or
• Large scale processing of sensitive personal data.

The DPO supports ongoing compliance with the UAE PDPL, monitors internal controls, advises on data protection obligations and acts as a liaison with the UAE Data Office. 

Rights of Individuals (Articles 13–20 UAE PDPL)

In addition to the rights outlined in the above Privacy Notice, individuals subject to the UAE PDPL may exercise the following rights:

• Right of access to personal data;
• Right to request correction or erasure;
• Right to restrict or stop processing;
• Right to data portability;
• Right to object to automated processing or automated decision making.

Requests may be submitted through the contact channels specified in the above Privacy Notice, and SoftwareOne will respond within the timelines mandated by the UAE PDPL.

Legal Basis for Processing (Article 4 UAE PDPL)

SoftwareOne processes personal data based on one or more legal bases recognized under the law, including:

• Consent;
• Necessity for performance of a contract;
• Compliance with legal obligations;
• Protection of public interest;
• Legitimate interests, to the extent permitted under the UAE PDPL.

Retention (Article 21 UAE PDPL)

Personal data subject to the UAE PDPL is retained only for the duration necessary to fulfil the purposes for which it was collected or as required by applicable legislation. SoftwareOne applies internal retention schedules aligned with the UAE PDPL’s data minimization and storage limitation principles. 

Contact for UAE PDPL Requests

Individuals seeking to exercise their rights or raise concerns under the UAE PDPL may contact SoftwareOne at data-protection.me@softwareone.com.

This Supplement applies where personal data is processed within the State of Qatar or where the Qatar Personal Data Privacy Protection Law – Law No. 13 of 2016 (“Qatar PDPL”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the Qatar PDPL.

Overseas Data Transfers (Articles 15 & 16 Qatar PDPL)

SoftwareOne may transfer personal data outside the State of Qatar only in accordance with the requirements of the Qatar PDPL. Transfers may take place where:

• The receiving country provides an adequate level of protection;
• Explicit consent of the individual is obtained; or
• Appropriate safeguards or legally recognized transfer mechanisms are implemented.

SoftwareOne ensures that all cross border transfers follow the protection standards mandated under the Qatar PDPL.

Personal Data Breach Notification (Article 14 Qatar PDPL)

In the event of a personal data breach, SoftwareOne will:

• Notify the Ministry of Communications and Information Technology (MCIT) immediately, as required under the Qatar PDPL; and
• Notify affected individuals where the breach is likely to result in harm or adverse impact.

SoftwareOne maintains internal procedures to detect, assess and report breaches in accordance with statutory obligations.

Consent Requirements (Article 4 Qatar PDPL)

SoftwareOne obtains consent in accordance with the Qatar PDPL, ensuring that:

• Consent is explicit and informed;
• Consent is obtained prior to the processing of personal data;
• Additional safeguards are applied when processing sensitive personal data.

Where consent is withdrawn, SoftwareOne will cease processing activities unless another lawful basis under the Qatar PDPL applies.

Rights of Individuals (Articles 7–10 Qatar PDPL)

Individuals whose personal data is processed under the Qatar PDPL may exercise the following rights:

• Right of access to personal data;
• Right to request correction or erasure;
• Right to object to processing;
• Right to withdraw consent at any time.

Such rights can be exercised by reaching SoftwareOne at data-protection.me@softwareone.com. Replies will be received within the timelines specified under the Qatar PDPL.

This Supplement applies where personal data is processed within Australia or where the Privacy Act 1988 (Cth) (“Privacy Act”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the Privacy Act.

The type of personal data we use and what we do with that depends on the relationship we have with you. Therefore, some parts of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may not be relevant for you or more than one part of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may apply to you.

The meaning of the term “personal data” in this Supplement, as well as in the above Privacy Notice, has the same meaning as set out in the Privacy Act.

This Supplement, as well as the above Privacy Notice may be replaced or supplemented in order to fulfil legal requirements, as well as to provide you with all necessary information on how we process your personal data.

Why we collect personal data

We collect personal data so that we can provide our services to you and your service provider, as well as reasonable associated purposes. These purposes include but are not limited to the purposes already reflected in the above Privacy Notice.

We may also collect your personal information for a purpose which is additional to the original purpose pursuant to which we originally received or collected the personal data.

Personal data we collect

The types of personal data we may receive or collect include the following:

• Name or alias;
• Contact details (such as address, postal address, email, phone number);
• Date of birth;
• Sex, gender, or gender identity;
• Nationality or proof of residence (such as residence permits, work right permits or visa);
• Employment data (such as current employment, past employment or other work history);
• Educational qualifications (such as degrees, accreditations, occupational permits or occupational licences);
• Identification documents (such as passport, driver’s licence, identity card or other similar documentation);
• Pictures (such as head shots);
• Transaction and bank account details;
• Any personal information that is inherently disclosed when you or your service provider communicate with us (such as metadata); and
• Criminal history.

In limited circumstances we may need to obtain health information from you.  In such circumstances we will make an express request and will treat any information as strictly confidential.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

How we collect personal data

We receive or collect personal data directly from your or your service provider’s in interactions with us, such as when you create a user account, sign up for our services, submit queries or engage with the services we provide. In addition to this, any personal data that you provide to us will constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Personal data may also be collected via our website, forms, phone calls, emails or through third-party providers with your consent or to the extent necessary to provide the services to you.

How we hold and protect personal data

We will only retain your personal data only so long as is necessary to provide our services, after which time we will destroy it, unless we:

• are required by law to retain it; or 
• are required to preserve it for the purposes of providing services to another customer; or 
• have agreed to a request by you or your service provider to preserve that personal information; or 
• have a legitimate purpose for retaining it.

We take all reasonable steps to protect all information we hold, including personal data.

Cookies and other similar technologies

We may use cookies and similar technologies (for simplicity reasons, hereinafter referred to as “Cookies”), when you use our websites, platforms, applications as well as other products and services.

Our Cookie Banner and consent management system show you a list of the Cookies we use, including their provider, purpose, description and other relevant information. In the default setting, only the essential Cookies are enabled. Via the consent management system, you can determine whether you allow the setting of additional Cookies or not. You can adjust your preferences at any time via the consent management system.

Further information about the ways that we may track your personal information including on social media (e.g., Facebook) can be found in the above Privacy Notice.

Disclosure to third parties

We may disclose your personal data to parties to fulfil the purposes described above, including to provide services to you or your service provider. Due to SoftwareOne’s international group structure, personal data will be disclosed to certain departments and persons on a need-to-know basis to process personal data so that we can provide our services. For all intragroup personal data access and transfers, we comply with the provisions of the Privacy Act.

Third party service providers contracted by SoftwareOne may also receive personal data to provide or facilitate the provision of our services. These include, service providers who support us with order fulfilment, payment / billing, customer service, finance, auditing, fraud detection, IT services, communication, hosting, logistics, email delivery, marketing, sales, data analysis, event management, training, surveys, printing, archive, advisory and consulting services.

We may disclose your personal data to further recipients, such as private as well as public entities and institutions, including law enforcement, data protection authorities, tax authorities, credit  agencies, debt collectors, banks, courts, hotels or other companies insofar as there is a legal basis for such disclosure.

Disclosure overseas

As we operate in a number of countries it is possible that your personal data may need to be transferred outside of Australia to countries in which we operate including the European Union, the United Kingdom and Switzerland, in order to provide our services. We will take reasonable steps to ensure that such recipients comply with the Privacy Act and maintain the confidentiality and security of your personal information.

Accessing or correcting personal data

You may contact us to access your personal data we hold about you and to request corrections if any details are inaccurate or incomplete. We may refuse to provide access you with to your personal data if:

• we are legally permitted to do so and consider it appropriate; or
• are required by law to deny the request.

Questions and complaints

If you have any requests, comments, queries or complaints in relation to your personal data, our handling of your personal data or how we handle personal data generally, please contact our information officer at data-protection.apac@softwareone.com.

We will respond to any requests or complaints within a reasonable period (usually 30 days).

If you disagree with our response or any decision that we make in respect of your personal data, including in respect of any complaint that you have made, you may refer your complaint to the Office of the Australian Information Commissioner by visiting www.oaic.gov.au, calling 1300 363 992 or by emailing enquiries@oaic.gov.au.

This Supplement applies where personal data is processed within New Zealand or where the Privacy Act 2020 (“Privacy Act”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice.

The type of personal data we use and what we do with that depends on the relationship we have with you. Therefore, some parts of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may not be relevant for you or more than one part of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may apply to you.

The meaning of the term “personal data” in this Supplement, as well as in the above Privacy Notice has the same meaning as set out in the Privacy Act.

This Supplement, as well as the above Privacy Notice may be replaced or supplemented in order to fulfil legal requirements, as well as to provide you with all necessary information on how we process your personal data.

Why we collect personal information

We collect personal data so that we can provide our services to you and your service provider, as well as reasonable associated purposes. These purposes include but are not limited to the following:

• communicate with you and your service provider, process requests and respond to requests; 
• process comments or posts; 
• register and send newsletters to you which you subscribe to; 
• marketing purposes;  
• registration, authentication and administration of user accounts; 
• license monitoring purposes; 
• provision of demo products and services as well as trials (also from third parties); 
• analysis purposes in order to improve our products and services; 
• tailor our website content and experience to your interests; 
• maintain the security of our websites, platforms, applications as well other products and services; 
• comply with legal and regulatory requirements and requests; and 
• establish, exercise and defend legal claims.

We may also collect your personal data for a purpose which is additional to the original purpose pursuant to which we originally received or collected the personal data.

You are not required to give us your personal data, however, if you choose not to we may be unable to provide, in whole or in part, our services to you and your service provider.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

Personal data we collect

The types of personal data we may receive or collect include the following:

• Name or alias; 
• Contact details (such as address, postal address, email and phone number); 
• Date of birth; 
• Sex, gender or gender identity; 
• Nationality or proof of residence (such as residence permits, work right permits or visa);
• Employment data (such as current employment, past employment or other work history); 
• Educational qualifications (such as degrees, accreditations, occupational permits or occupational licences); 
• Identification documents (such as passport, driver’s licence, identity card or other similar documentation); 
• Pictures (such as head shots); 
• Transaction and bank account details; 
• Any personal data that is inherently disclosed when you or your service provider communicate with us (such as metadata); and 
• Criminal history.

During the course of providing services to you or your service provider we may create information about you which constitutes personal data including things such as emails, letters or other internal records.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

How we collect personal data

We receive or collect personal data directly from your or your service provider’s in interactions with us, such as when you create a user account, sign up for our services, submit queries or engage with the services we provide. In addition to this, any personal data that you provide to us will constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Information which we create as a result of providing services to you or your service provider which constitutes personal data will also constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Personal data may also be collected via our website, forms, phone calls, emails or through third-party providers with your consent or to the extent necessary to provide the services to you.

How we hold and protect personal data

We will only retain your personal data only so long as is necessary to provide our services, after which time we will destroy it unless we:

• are required by law to retain it; or  
• are required to preserve it for the purposes of providing services to another customer; or 
• have agreed to a request by you or your service provider to preserve that personal data; or 
• have a legitimate purpose for retaining it.

We take all reasonable steps to protect all information we hold, including personal data.

Cookies and other similar technologies

We may use cookies and similar technologies (for simplicity reasons, hereinafter referred to as “Cookies”), when you use our websites, platforms, applications as well as other products and services.

Our Cookie Banner and consent management system show you a list of the Cookies we use, including their provider, purpose, description and other relevant information. In the default setting, only the essential Cookies are enabled. Via the consent management system, you can determine whether you allow the setting of additional Cookies or not. You can adjust your preferences at any time via the consent management system.

Further information about the ways that we may track your personal data including on social media (e.g., Facebook) can be found in the above Privacy Notice.

Disclosure to third parties

We may disclose your personal data to parties to fulfil the purposes described above including to provide services to you or your service provider. Due to SoftwareOne’s international group structure, personal data will be disclosed to certain departments and persons on a need-to-know basis to process personal data so that we can provide our services. For all intragroup data access and transfers, we comply with the provisions of the Privacy Act.

Third party service providers contracted by SoftwareOne may also receive personal data to provide or facilitate the provision of our services. These include, service providers who support us with order fulfilment, payment / billing, customer service, finance, auditing, fraud detection, IT services, communication, hosting, logistics, email delivery, marketing, sales, data analysis, event management, training, surveys, printing, archive, advisory and consulting services.

We may disclose your personal data to further recipients to the extent required to fulfil the purpose, such as private as well as public entities and institutions, including law enforcement, data protection authorities, tax authorities, credit  agencies, debt collectors, banks, courts, hotels or other companies insofar as there is a legal basis for such disclosure.

Disclosure overseas

As we operate in a number of countries it is possible that your personal data may need to be transferred outside of New Zealand to countries in which we operate including the European Union, the United Kingdom and Switzerland, in order to provide our services.  We will take reasonable steps to ensure that such recipients comply with the Privacy Act and maintain the confidentiality and security of your personal data.

Accessing or correcting personal data

You may contact us to access your personal data we hold about you and to request corrections if any details are inaccurate or incomplete. We may refuse to provide access you with to your personal data if:

• we are legally permitted to do so and consider it appropriate; or 
• are required by law to deny the request.

Questions and complaints

If you have any requests, comments, queries or complaints in relation to your personal data, our handling of your personal data or how we handle personal data generally, please contact our information officer at data-protection.apac@softwareone.com.

We will respond to any requests or complaints within a reasonable period (usually 30 days).

If you disagree with our response or any decision that we make in respect of your personal data including in respect of any complaint that you have made, you may refer your complaint to the Privacy Commissioner (Te Mana Matapono Matatapu) by visiting www.privacy.org.nz, calling 0800 803 909 or by emailing enquiries@privacy.org.nz.

Applicability

This Supplement forms an integral part of the above Privacy Notice and applies solely to Data Principals located in India.

This Supplement governs the processing of digital personal data by SoftwareOne in accordance with the Digital Personal Data Protection Act, 2023 ("DPDP Act") and the rules made thereunder ("DPDP Rules"), including:

• personal data collected in digital form within India; 
• personal data collected in non-digital form and subsequently digitized; and 
• processing of digital personal data carried out outside India in connection with the offering of goods or services to Data Principals within India, in accordance with Section 3 of the DPDP Act.

In the event of any inconsistency between this Supplement and the above Privacy Notice, the provisions of this Supplement shall prevail to the extent of such inconsistency for processing governed by Indian law.

Definitions

Unless otherwise defined herein, capitalized terms used in this Supplement shall have the meanings ascribed to them under the DPDP Act and the DPDP Rules.

For the purposes of this Supplement:

• "Board" means the Data Protection Board of India established under the DPDP Act; 
• "Data Principal" means the individual to whom the personal data relates and where such individual is 
• a child, includes the parents or lawful guardian of such child; or 
• a person with disability, includes her lawful guardian acting on her behalf.
• "SoftwareOne" means the relevant SoftwareOne entity acting as a Data Fiduciary in relation to the processing of personal data under Indian law.

Notice to Data Principals

Consent to the processing of personal data by SoftwareOne shall be obtained only upon the Data Principal’s acceptance of this Supplement and the above Privacy Notice.

Contact for Data Protection Requests

Any request for withdrawal of consent, request for access to information, correction, erasure, grievance or any other communication under the DPDP Act may be addressed to:

Designation / Department: Regional General Counsel
Email ID: data-protection.apac@softwareone.com

Alternately, the Data Principal may communicate his request at: Shweta.Sinha@softwareone.com.

Grievance Redressal Mechanism

SoftwareOne has established an effective grievance redressal mechanism to address grievances raised by Data Principals in relation to the processing of their personal data.

A Data Principal may submit a grievance by contacting the Grievance Officer at:

Name: Regional General Counsel 
Designation: Grievance Officer – India
Email ID: data-protection.apac@softwareone.com
Postal Address: 7th Floor, Tower 1A, International Tech Park, Near Sector 59, Behrampur, Gurugram, Haryana-122101.

SoftwareOne shall acknowledge the grievance and endeavor to resolve it within 30 days from the date of receipt.

A Data Principal shall exhaust the grievance redressal mechanism provided herein before approaching the Board, in accordance with Section 13 of the DPDP Act.

Nomination

A Data Principal may nominate one or more individuals to exercise her rights under the DPDP Act in the event of her death or incapacity.

Such nomination may be made by:

• submitting a request through the user account or digital interface made available by SoftwareOne; or
• submitting a written request to SoftwareOne using the contact details provided in this Supplement, along with such information and verification details as may be reasonably required by SoftwareOne.

Processing and Transfer of Personal Data Outside India

SoftwareOne may transfer personal data outside the territory of India only in accordance with:

• any restrictions notified by the Central Government on the transfer of personal data to specified countries or territories; and
• the conditions and safeguards specified by the Central Government through general or special orders.

Where such transfers occur, SoftwareOne shall ensure compliance with all applicable requirements under the DPDP Act, the DPDP Rules, and other applicable Indian laws.

Updates to this Supplement

This Supplement may be updated from time to time to reflect changes in applicable law, including amendments to the DPDP Act or the DPDP Rules, or guidance, directions or orders issued by the Government of India or the Data Protection Board of India. Material changes shall be notified to Data Principals through appropriate and reasonable means.

Children’s Personal Data

SoftwareOne does not knowingly process personal data of children, as defined under the DPDP Act.

Where processing of personal data of a child becomes necessary under applicable law, SoftwareOne shall ensure compliance with the requirements relating to verifiable parental consent and other safeguards prescribed under the DPDP Act and the DPDP Rules.

Additional DPDP-Specific Disclosures

Right to Withdraw Consent: Withdrawal of consent shall not affect the legality of processing carried out prior to such withdrawal.

Data Retention: SoftwareOne shall retain personal data only for such period as is necessary to fulfil the specified purpose or to comply with applicable law, after which such data shall be erased in accordance with the DPDP Act and the DPDP Rules.