Estudo de caso SoftwareOne
Fluxos de trabalho digitalizados ajudam o conselho a melhorar os serviços aos cidadãos
SoftwareOne ajudou a Cidade de Lincoln a transformar digitalmente e modernizar as operações do conselho com o M365
Como um conselho que atende quase 100.000 residentes e fornece serviços desde habitação até controle de construção e benefícios, o Conselho da Cidade de Lincoln queria digitalizar seus fluxos de trabalho para operar de forma mais eficiente e eficaz. Com a consultoria técnica e o aconselhamento de licenciamento para aquisições da SoftwareOne, o Conselho está agora bem encaminhado para construir um futuro local de trabalho ainda mais inovador.
Os cidadãos agora podem se comunicar via vídeo com o Conselho. Os funcionários podem acessar dados e recursos quando estão na comunidade, e processos frequentemente usados foram digitalizados para melhorar os serviços para os cidadãos. Por exemplo, os residentes agora podem assinar um contrato de locação uma vez em um dispositivo móvel, quando anteriormente os funcionários tinham que capturar até 14 assinaturas manuscritas.
- Cliente
- Conselho da Cidade de Lincoln
- Indústria
- Setor Público
- Serviços
- Migração de mais de 650 funcionários para o M365 incl. implementação do Microsoft Power Platform para Inteligência de Negócios (Power BI) e automação de fluxo de trabalho; SoftwareOne PyraCloud para gerenciar transações de licença e uso da nuvem e controlar custos
- País
- Reino Unido
O entusiasmo da equipe da SoftwareOne nos impressionou desde a primeira reunião. Eles abordaram nosso projeto de transformação digital não com uma atitude de 'simplesmente mais uma venda', mas com o desejo de realmente nos ajudar a ultrapassar os limites do que estávamos tentando alcançar. Como temos metas audaciosas para nossa transformação, isso os tornou o parceiro ideal. Além disso, seu profundo conhecimento da Microsoft e do 365 significa que eles realmente sabem como maximizar o retorno sobre nosso investimento.
Fraser Trickett
Líder de Mudança Organizacional, Conselho da Cidade de Lincoln
Sobre o cliente
O Conselho da Cidade de Lincoln fornece serviços de autoridade local para os 97.541 residentes de Lincoln. Tem 650 funcionários e trabalha com vários contratados. O Conselho é apoiado por sete membros da equipe de TI e um na equipe de gestão de mudanças.
Há dois anos, decidiu empreender uma completa iniciativa de transformação digital e migração para a nuvem para modernizar como o Conselho opera, entregando melhor valor pelo dinheiro enquanto protege a privacidade e segurança dos cidadãos. Também queria atender eficazmente às necessidades dos usuários de serviços em habitação, apoio empresarial e respondendo a consultas dos cidadãos.
O desafio
O Conselho tinha uma infraestrutura quase inteiramente local e um patrimônio envelhecido que funcionava em Citrix. Múltiplos sistemas legados e mais de setenta aplicações de back-end distintas fragmentavam o ambiente. Os dados eram desafiadores de serem compilados em toda a organização, e a colaboração da equipe era difícil.
Para modernizar, o Conselho queria fazer a transição para o Microsoft 365 para comunicações centrais e colaboração. Sua pequena e ocupada equipe de TI interna focava na infraestrutura do dia-a-dia e carecia da profunda expertise requerida para migrar para o Microsoft 365. Uma autoridade local vizinha, onde a SoftwareOne havia entregue um projeto similar e havia realizado benefícios significativos da implementação do Microsoft 365, recomendou a SoftwareOne ao Conselho da Cidade de Lincoln.
Para fortalecer seus planos de continuidade, o Conselho também queria migrar para o Microsoft 365 a partir de uma infraestrutura exclusivamente local. Isso garantiria a continuidade no caso de incêndio, inundação ou desastre. Com a migração precoce durante a pandemia da COVID-19, todos os funcionários, incluindo o grupo Estratégico de Comando de 45 pessoas, poderiam continuar operando.
A solução
A equipe do Conselho da Cidade de Lincoln escolheu a SoftwareOne como sua parceira tecnológica. Como Parceira Ouro da Microsoft com mais de 30 anos de experiência trabalhando com a Microsoft, a SoftwareOne estava bem posicionada para fornecer consultoria e orientação técnica, e consultoria e aquisição de software.
O primeiro passo na transformação digital do Conselho foi migrar sua força de trabalho de mais de 650 para o Exchange Online, junto com a implementação de novos dispositivos. Além de email, ferramentas de colaboração e produtividade, está utilizando o Microsoft 365 para automatizar administração interna e processos empresariais, e começou a usar o Microsoft Power Platform para Business Intelligence (Power BI) e automação de workflow. Também usou o Microsoft Bookings para controlar a entrada nos edifícios do Conselho durante a pandemia para limitar números e garantir a segurança dos visitantes.
O conselho também está usando o PyraCloud da SoftwareOne, uma única plataforma, para transacionar licenças de software e uso da nuvem, entender sua posição de licenciamento em tempo real e garantir que seu patrimônio de software esteja continuamente otimizado em termos de custos. Isso ajuda o conselho a identificar economias e gerenciar melhor os custos.
O resultado
- Melhoria da segurança e governança: A SoftwareOne trabalhou com o Conselho para configurar a Segurança do Microsoft 365 como parte da migração para garantir que as políticas estejam alinhadas com a governança da Rede de Serviços Públicos (PSN) e fortalecer a proteção de identidade, configuração de dispositivos e prevenção de perda de dados.
- Habilitação de Traga Seu Próprio Dispositivo (BYOD): O Microsoft 365 melhorou a segurança e a mobilidade permitindo que o Conselho promovesse uma nova política de BYOD. Os funcionários ganham flexibilidade, com maior mobilidade e segurança.
- Digitalização de fluxos de trabalho para remover riscos: Com a ajuda da SoftwareOne, o conselho agora digitalizou processos como relatórios de doença, fluxos de trabalho de início e término, reclamações e gerenciamento de incidentes internos. Também fez a transição do seu rastreamento de gestão de riscos do Microsoft Excel para o Microsoft 365, então os trabalhadores recebem bandeiras automáticas e lembretes de quaisquer problemas possíveis, o que resolve um ‘risco vermelho’ para o conselho.
- Encorajando maior inovação: A SoftwareOne ajudou o conselho a impulsionar a inovação. Como uma plataforma de ‘baixo código’, os funcionários podem usar e experimentar facilmente com o Microsoft 365 para digitalizar seus próprios processos ou criar novos fluxos de trabalho, encorajando desenvolvedores não especialistas a pensar de forma inovadora.
- Suporte durante a COVID-19: A transformação ajudou o conselho a se adaptar durante a COVID-19. Rapidamente mobilizou uma equipe para administrar o Esquema de Subsídio do Governo no Microsoft 365. Através de recursos simples como coautoria, conseguiu processar reivindicações rapidamente e pagar £29.8 milhões em subsídios para negócios locais.
- Tornando-se orientado por dados: Usando Forms, Automate e Power BI do Microsoft Power Platform, o Conselho agora tem acesso a dados do mundo real para direcionar a tomada de decisões e identificar tendências. Os dashboards do Power Platform permitem um mergulho mais profundo em pontos de dados como relatórios de doença; um alto número de problemas de costas entre os funcionários indicaria que mais treinamento é necessário em manuseio manual e levantamento para reduzir ausências.
- Melhor acessibilidade: Usando ferramentas como a função de tradução no Microsoft Teams, os funcionários do conselho agora podem comunicar-se com os residentes locais no idioma de sua escolha
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