Budget IT : les étapes pour définir une stratégie de contrôle des coûts

Cloud, cybersécurité, intelligence artificielle… Près de 8 directions des systèmes d’information sur 10 prévoient d’augmenter leurs investissements dans les années à venir. Pour éviter les dérapages budgétaires, définir une stratégie de contrôle des coûts dès le départ est indispensable. Angélique Hérault et Benoît Lafont, experts chez SoftwareOne, nous expliquent les étapes essentielles pour y parvenir.

« Le Covid a considérablement accéléré l'adoption des technologies IT, notamment avec des outils de collaboration comme Microsoft Teams, dont les ventes ont fortement augmenté, ainsi qu’une demande accrue pour les ordinateurs portables et autres équipements. À cela, s’ajoutent les sujets de cybersécurité dans un contexte géopolitique sensible. Cela a entraîné une explosion des budgets IT ces cinq dernières années », estime Angélique Hérault. Les prévisions sont également à la hausse pour les années à venir. Selon les estimations de Gartner, les dépenses IT devraient culminer à 5 000 milliards de dollars en 2024, au niveau mondial, soit une croissance de 6,8 % par rapport à 2023. Dans ce contexte, établir une stratégie de contrôle des coûts n’est plus une option.

Identifier ses besoins réels pour définir les priorités du budget IT

Pour établir sa stratégie de contrôle des coûts, une analyse préalable rigoureuse des besoins de l’organisation dans son ensemble est primordiale. « Une entreprise doit être en maîtrise de ses besoins logiciels pour l’ensemble de son parc IT, que ce soit du poste de travail au serveur, tout en tenant compte des applications dédiées. Les exigences peuvent varier selon les différents services de l’entreprise (RH, finance, marketing, vente, opérationnel, etc.). Il est donc primordial d’établir une analyse globale des coûts basée sur les différents projets IT internes. L’objectif sera ensuite de mettre en place une gestion précise des processus afin d’éviter toute dépense inutile », explique Benoît Lafont.

Cette étape permet d'établir une base de référence solide, en identifiant précisément les besoins en logiciels, matériel et services, de définir les priorités et de budgétiser de manière réaliste les achats et les déploiements à venir.

Anticiper les coûts cachés

Inclure non seulement les coûts d'achat, mais aussi ceux de maintenance, de support et de formation est essentiel pour éviter les mauvaises surprises. « Les coûts indirects, comme la formation des employés ou le support technique continu, peuvent rapidement s'accumuler et dépasser les prévisions initiales », avertit Angélique Hérault. Même chose, pour les coûts de transition lors de la migration vers de nouvelles solutions : « La phase de transition implique souvent des dépenses pour l'intégration des nouvelles technologies avec les systèmes existants, ainsi que pour la résolution des incompatibilités potentielles », précise Angélique Hérault.

Une évaluation exhaustive de ces coûts permet de mieux planifier les dépenses à long terme et de maintenir une gestion financière rigoureuse. À cela, s’ajoutent les coûts cachés. Angélique Hérault met en garde : « Par définition, un coût caché n'est pas connu en amont du projet. Il faut donc anticiper un maximum et prévoir des marges de manœuvre pour faire face à ces imprévus. »

Préparer sa négociation avec les éditeurs de logiciels

La négociation avec les éditeurs est une étape clé pour maîtriser les coûts. « Préparez-vous en amont, analysez vos besoins exacts et soyez prêts à défendre votre position face aux éditeurs » , conseille Angélique Héraut. Ne vous laissez pas séduire par des remises sur des produits non essentiels, car « vous risquez d'acheter des licences sur-sizées qui gonflent inutilement votre budget. »

Benoît Lafont ajoute qu'un partenaire externe peut s'avérer précieux : « Le cœur de métier de SoftwareOne est d’aider les clients à identifier les besoins réellement nécessaires, au moment présent, mais aussi vis-à-vis des besoins futurs. Les conditions commerciales peuvent être avantageuses si vous utilisez les bons véhicules contractuels. Achetez ce dont vous avez besoin et réévaluez régulièrement vos usages en vous faisant accompagner par un partenaire dont c’est le métier. Notre rôle, en vous accompagnant sur du long terme, permettra une bonne maîtrise de vos budgets ainsi que de la prédictibilité » .

Le Cloud a transformé les coûts CAPEX en OPEX, mais il nécessite un suivi rigoureux des abonnements pour éviter les dérives. Une gestion attentive des abonnements et des modèles de dépenses liés au cloud est cruciale.

Autant de conseils qui devraient vous permettre de naviguer efficacement dans le paysage complexe de la gestion des coûts informatiques et faire gagner en compétitivité votre entreprise soumise à un environnement technologique en constante évolution.