Wenn Verantwortung auf Innovation trifft: Hamilton Medicals Weg zur skalierbaren KI

Hohe regulatorische Anforderungen und wachsende Komplexität

Hamilton Medical befand sich in einer Situation, in der steigende Prozessvolumina, strenge regulatorische Vorgaben und manuelle Bearbeitungsschritte zu einer begrenzten Skalierbarkeit führten.

Als Hersteller von Medizinprodukten musste jeder Schritt, insbesondere bei KI-gestützten Verfahren, ISO-, FDA- und EMA-konform, nachvollziehbar und auditierbar sein. Gleichzeitig wuchs der manuelle Aufwand spürbar: Bestellungen wurden manuell ins ERP übertragen, Übersetzungen lagen über Wochen in der Pipeline und Compliance-Teams bewerteten Gerätefallmeldungen einzeln. SoftwareOne sollte hier Abhilfe schaffen.

Schon früh in den Gesprächen zeigte sich, dass es nicht bei einem Projekt bleiben würde. Verschiedene Abteilungen brachten neue Ideen ein – von Dokumentenklassifizierung bis zur Automatisierung regulatorischer Aufgaben. Damit entstand eine Vielzahl paralleler Initiativen, die technische, organisatorische und regulatorische Anforderungen miteinander verbanden.

Das Medtech Unternehmen entschied sich daher, den Umgang mit KI und Automatisierung strukturell neu zu ordnen und gemeinsam mit SoftwareOne sowohl technische als auch organisatorische Grundlagen zu schaffen.

Aufbau eines KI-Ökosystems statt isolierter Einzelprojekte

Aus den ersten Einzelprojekten entstand schrittweise ein ganzheitliches KI-Ökosystem. Ziel war es, nicht nur einzelne Prozesse zu automatisieren, sondern eine skalierbare und transparente Struktur für den nachhaltigen Einsatz von KI zu etablieren. Die Projekte wurden so gestaltet, dass sie sich gegenseitig ergänzen und gemeinsam eine solide Basis für zukünftige Innovationen bilden.

1. Automatisierte Bestellverarbeitung – ein globaler Kernprozess wird skalierbar

   Den Auftakt bildete die Automatisierung der Bestellverarbeitung, einem weltweit kritischen Kernprozess. Eingehende Dokumente in unterschiedlichsten Formaten werden heute von einem Large-Language-Modell (LLM)-basierten KI-Service ausgelesen, die relevanten Daten extrahiert und automatisiert mit bestehenden Stammdaten abgeglichen. Anschließend werden die Informationen in ein strukturiertes Format überführt, potenzielle Fehlerfälle erkannt und das Ergebnis direkt in das ERP-System übertragen. Auf diese Weise entstand ein reproduzierbarer, hochskalierbarer Prozess, der große Mengen internationaler Bestellungen zuverlässig bewältigt. Eine wichtige Voraussetzung für das weltweite Wachstum des Unternehmens.

   Dabei entstand innerhalb von nur sechs Wochen eine erste produktive Lösung, die eine initiale Effizienzsteigerung von etwa 50 Prozent erzielte. Durch weitere Optimierungen, unter anderem beim Prompt-Design, der Modellkonfiguration und der End-to-End-Prozessintegration, konnte die Effizienz auf rund 70 Prozent erhöht werden.

   „Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war unser strukturierter Ansatz bei technischen Entscheidungen. Der Wechsel von Azure Intelligence Documentation zu flexiblen LLM-basierten Pipelines brachte eine wichtige Lernkurve mit sich. Wir haben Entscheidungen konsequent gemeinsam getroffen und bei neuen Anforderungen methodisch überprüft und angepasst.“

   Daniel Ramseier, Head of AI and Business Automation bei Hamilton Medical AG

   Parallel dazu wurde eine Multi-Vendor-Strategie etabliert. Neben Microsoft wurden auch die Optionen von Google und AWS geprüft, um technologische Abhängigkeiten zu reduzieren und eine skalierbare, resiliente Architektur sicherzustellen. Die offene Plattformarchitektur erleichtert diese Erweiterbarkeit.

   Ein weiterer Baustein für den Projekterfolg war die Einbindung des Partners Concentrate. Die Lösung ermöglicht eine stabile Verbindung zwischen ERP-System und AI-Layer und beschleunigte die Umsetzung des Projekts. Zudem reduzierten die standardisierten Integrationsmechanismen den Anpassungsaufwand, verkürzten die Testzyklen und erhöhten die Gesamtstabilität des Systems.

2. KI-gestützte Übersetzungen – ein kritischer regulatorischer Schritt wird beschleunigt

   Die Übersetzung medizinischer Dokumente war für Hamilton Medical bislang ein zeitintensiver und kostenreicher Vorgang. Derzeit wird ein KI-basierter Workflow implementiert, der auf Azure-Technologien aufbaut und künftig XML-basierte Inhalte verarbeiten kann, Formatierungen weitgehend erhält und bereits übersetzte Inhalte berücksichtigt. Die Qualität der Übersetzung wird ebenfalls bewertet. Die Anwendung kann auf für Marketing und eLearning Inhalte verwendet werden. Wesentlich ist, dass der Prozess weiterhin die Anforderungen der ISO 17100 erfüllt. Die KI ersetzt nicht die regulatorische Prüfung, soll aber die Durchlaufzeiten deutlich verkürzen und die Fachabteilungen spürbar entlasten, sobald sie vollständig einsatzbereit ist.

3. Sanity Check: Automatisierte Compliance-Prüfung

   Hamilton Medical arbeitet gemeinsam mit SoftwareOne an einer KI-gestützten Lösung zur Verarbeitung von Gerätefallmeldungen. Dabei soll die Lösung zukünftig eingehende Meldungen vorsortieren, wesentliche Inhalte extrahieren, potenzielle Risiken markieren und bei der Vorbereitung regulatorischer Unterlagen unterstützen.

   Die finalen Entscheidungen verbleiben weiterhin beim Compliance-Team, das durch die automatisierte Vorarbeit jedoch deutlich entlastet wird. Das Teilprojekt befindet sich derzeit in der Implementierungsphase. Der Fokus liegt aktuell auf der Verfeinerung der Klassifizierung und der Integration zusätzlicher regulatorischer Anforderungen.

4. Gemeinsame Infrastruktur

   Parallel zu den fachlichen Projekten wird derzeit die technische und organisatorische Basis für eine nachhaltige KI-Nutzung aufgebaut. Dazu gehören eine skalierbare Cloud-Architektur, DevOps-Pipelines, Sicherheits- und Berechtigungskonzepte sowie Logging- und Monitoring-Strukturen.

   So entsteht Schritt für Schritt ein integriertes System aus Prozessen, Infrastruktur und Steuerung. Die Projekte werden zwar einzeln realisiert, greifen jedoch ineinander und sollen künftig ein Fundament bilden, auf dem die Hamilton Medical KI verantwortungsvoll, skalierbar und langfristig einsetzen kann.

Was sich durch den Einsatz von KI verändert hat

Mit dem Aufbau des KI-Ökosystems veränderte sich für Hamilton Medical nicht nur die Art, wie einzelne Prozesse ablaufen, sondern auch die Struktur, mit der das Unternehmen Innovationen künftig umsetzt. Die Wirkung zeigt sich dabei auf mehreren Ebenen.

1. Deutliche Entlastung im operativen Tagesgeschäft

   Die Einführung der KI-gestützten Auftragserfassung führte zu einer Reduktion der manuellen Bearbeitungszeit pro Bestellung um etwa 80 %. Routineaufgaben, die zuvor mehrere Mitarbeitende gebunden haben, werden nun automatisiert und zuverlässig im Hintergrund ausgeführt. Dadurch konnten Ressourcen gezielt für komplexere Tätigkeiten eingesetzt werden.

2. Höhere Prozessqualität und mehr Konsistenz

   Die KI-basierten Abläufe liefern strukturiertere Daten, einheitlichere Dokumente und verbessern die Nachvollziehbarkeit regulatorischer Schritte. Fehleranfällige Tätigkeiten werden reduziert, wodurch die Gesamtqualität der Prozesse gestiegen ist.

3. Kürzere Durchlaufzeiten in zentralen Geschäftsbereichen

   Bestellungen werden schneller erfasst und verarbeitet, Übersetzungsprozesse sind planbarer geworden, und Compliance-Mitarbeitende können sich auf komplexe Fälle konzentrieren statt auf Sortierungs- oder Vorbereitungsaufgaben. Dadurch hat sich die Reaktionsgeschwindigkeit in mehreren kritischen Bereichen deutlich erhöht.

4. Eine skalierbare Basis für zukünftige KI-ProjekteHamilton Medical verfügt heute über eine moderne Cloud-Infrastruktur, klare Governance-Mechanismen und ein internes Team, das KI-Anwendungen versteht und weiterentwickeln kann. Neue Projekte lassen sich dadurch schneller anstoßen und technisch sauber integrieren.

5. Ein Portfolio, das stetig wächst

   Mittlerweile laufen über 25 KI-Initiativen parallel oder befinden sich in Vorbereitung. Die Innovationsrate ist hoch, aber durch die neu etablierten Strukturen gut steuerbar. Das Unternehmen hat damit einen Rahmen geschaffen, in dem Weiterentwicklung nicht mehr als Ausnahme, sondern als kontinuierlicher Prozess stattfindet.