Nutzen Sie Ihre Digital Supply Chain zur Unterstützung für strategische Entscheidungen

Es steht außer Frage: Für eine effektive digitale Transformation brauchen End User schnellen und sicheren Zugriff auf innovative Softwareprodukte und Cloud-Dienste. Für Unternehmen ist es in diesem Zusammenhang von entscheidender Bedeutung, den maximalen Nutzen aus den entsprechenden Investitionen zu ziehen und zugleich alle Kosten und Risiken, die mit diesen Prozessen verbunden sind, so weit wie möglich zu reduzieren. Eine Möglichkeit, beiden Anforderungen zu genügen, ist der Aufbau einer effektiven und effizienten Digital Supply Chain (DSC). Dieser Blog erklärt die Grundlagen von DSC.

Das A und O: Automatisierung

Bei einer Digital Supply Chain wird jede Phase der Software- und Cloud-Service-Beschaffung automatisiert und zudem nahtlos in andere Management-Systeme integriert. Durch diese Automatisierung des End-to-End-Prozesses, einschließlich aller Softwareanfragen, der Neu-Beschaffung oder des Renewals sowie auch von Lizenzprüfungen, kann DSC Ihre Kosten erheblich reduzieren und zugleich die End User Experience signifikant verbessern.  
Wo genau aber liegen bei der Beschaffung von Software die Herausforderungen?

80 zu 20 – die kleineren Anbieter sind die Zeitfresser

In der Regel landet der Großteil der Software- und Cloud-Ausgaben bei einer relativ kleinen Anzahl von Lieferanten: Viele Unternehmen geben 80 % ihres Budgets bei nur 20 % aller auf dem Markt befindlichen Anbieter aus. Die entsprechenden Vorgänge sind in der Regel auch relativ effizient zu verwalten, da sowohl die großen Anbieter, wie auch ihre Kunden über die dazu notwendigen, effektiven Systeme verfügen. Hier liegt nicht das Problem.

Es sind vielmehr die kleineren Software-Lösungen, die so genannten Exoten, die in den Unternehmen den Löwenanteil der Zeit für Abwicklung und Verwaltung in Anspruch nehmen. So zeichnen nicht selten 10 % des Softwarebudgets für über 90 % aller IT-Transaktionen verantwortlich – eine große Belastung für Ressourcen sowohl in IT, wie auch Beschaffung.

Dieser so genannte „Long Tail“ von Hunderten oder eher Tausenden kleinerer Softwarehersteller wird oft auf lokaler Ebene abgewickelt. Daraus erwächst bereits das nächste Problem: Die Transparenz sinkt, da diese Transaktionen nicht an einer zentralen Stelle verfolgt und aufgezeichnet werden. Für eine lokale Form der Beschaffung können natürlich viele, sehr gute Gründe sprechen. Aber sie macht es schwieriger, einen Gesamtüberblick über das Business zu bekommen, der aber für anstehende Entscheidungen, etwa über die zukünftige strategische Ausrichtung, unerläßlich ist.

Organisationen schaffen damit in der Regel zudem die Situation, dass sich unterschiedliche Produkte, die aber im Wesentlichen die gleiche Funktion in verschiedenen Geschäftsbereichen erfüllen, im Portfolio befinden. Dieses Problem wird gerne übersehen, da es nur einen verschwindend geringen Teil der gesamten Softwareausgaben betrifft – oder besser gesagt, betraf: Denn mit der zunehmenden Nutzung von Software as a Service (SaaS) und anderen Cloud-Diensten nimmt der Anteil an den Ausgaben aktuell rapide zu. Im Ergebnis entsteht so eine Schatten-IT, die die Verwaltung enorm erschwert.

Die Herausforderungen der rapide voranschreitenden Transformation

Wenn einzelne Mitarbeiter oder lokale Business Units Kaufentscheidungen selbst treffen, steigt das Risiko, dass das Unternehmen zu viel bezahlt – entweder, indem Mengenrabatte nicht zum Tragen kommen oder dadurch, dass viel zu viele Services bereitgestellt werden. Ein normer Kostenfaktor: Laut dem Hersteller Flexera bleiben 35% aller Anschaffungen ungenutzt.  

Der reaktive und ad-hoc-Kauf von Software mit wenig oder ganz ohne strategische Kontrolle kann enorme Mehrkosten mit sich bringen. Ein Beispiel dafür ist die so genannte „Zombie-Software“: Angeschafft für ein einzelnes Projekt, dann unbenutzt geblieben, wird sie aber immer noch weiter bezahlt. Ein weiteres schwerwiegendes Problem entsteht natürlich auch durch nicht autorisierte Software, die der IT-Abteilung unbekannt bleibt und damit sowohl unmittelbare Security-Risiken, wie auch auf lange Sicht Audit- und Compliance-Probleme mit sich bringt. Hier den Überblick zu behalten, bereitet den Verantwortlichen in der Regel einiges an Kopfzerbrechen. 

Der Umgang mit den großen, strategischen Softwareherstellern erfordert zwar die Bereitstellung dedizierter Ressourcen – das geringere Transaktionsvolumen erleichtert dabei aber auch die Verwaltung. Der Long-Tail der kleineren Hersteller aber, die für die meisten Softwaretransaktionen verantwortlich sind, schafft die meiste Arbeit. Viele Organisationen, die ihre digitale Transformation gezielt vorantreiben wollen, sehen sich als Folge der schnellen Investitionen in SaaS oft mit einem rapiden Anstieg ihrer Long-Tail-Ausgaben konfrontiert.  

Hier liegt der Kern einer DSC-Lösung: Während DSC natürlich auch zur Abwicklung der strategischen Anbieter eines Unternehmens, wie etwa Microsoft, Oracle, Salesforce, Amazon Web Services oder IBM verwendet werden kann, liegt das wahre Effizienz-Potenzial in der einfachen und zentralen Verwaltung der vielen anderen, kleinen Anbieter, die den Betrieb im Unternehmen blockieren.

Wie genau kann ein Digital Supply Chain Management hier unterstützen?

Gleich ob bei einer Einführung von DSC oder der Modernisierung einer bestehenden Lösung – stets liegt der Fokus auf zwei Themenfeldern: 

• Da wäre zum einen die Schaffung eines zentralen Katalogs. Dieser bietet den Usern so etwas wie einen App-Marktplatz. Damit kann das Unternehmen über einheiltliche Governance-Vorgaben sowohl Security-Anliegen wie auch die Kosten durch die Beschränkung auf einen einzigen „Einstiegspunkt“ zentral kontrollieren - und gleichzeitig den Benutzern das Leben erleichtern: Business Units erhalten die von ihnen benötigte Software sowie ihre Cloud-Services schneller und mit weniger Aufwand für Recherchen. Die IT braucht lediglich noch Risiken und Kosten zu managen.

• An zweiter Stelle steht die Automatisierung der Workflows. Sie stellt sicher, dass User die richtigen Schritte zur Anforderung von Software ausführen, unabhängig davon, ob es sich um Software im zentralen Katalog oder um eine Anforderung für eine neue Lösung handelt. Die Automatisierung kann dem Unternehmen zudem helfen, Kosten einzusparen, indem „überzählige“, also ungenutzte Lizenzen, identifiziert werden. 

Weil Automatisierung und ein zentraler Katalog den Zugriff auf evaluierte und genehmigte Services erleichtern, reduzieren Unternehmen die gefährliche Ausbreitung von „Schatten-IT“ und verbessern so signifikant ihre Security- und Compliance-Position. Dieser Punkt ist keineswegs zu vernachlässigen: Laut Gartner macht Schatten-IT mittlerweile zwischen 36 % der gesamten IT-Ausgaben aus. 
Fehlen die richtigen Tools, erschweren SaaS und andere Cloud-Dienste die Verwaltung von Datenschutz und Lizenz-Compliance, da eine ständig wachsende Anzahl unterschiedlicher Lizenzen und Service Level Agreements mit unterschiedlichen Endpunkten und Verlängerungsanforderungen berücksichtigt werden müssen. DSC ermöglicht jedoch eine Beschleunigung der Innovationsgeschwindigkeit, da Unternehmen  nun auch eine ständig wachsende und sich schneller ändernde Liste von Softwareanbietern verwalten können. Denn – und das ist mittlerweile die allgemeine Ansicht - die Zeiten, in denen ein Unternehmen mit einer Handvoll Softwarelösungen arbeiten konnte, sind lange vorbei. Die Anforderungen an das Business und damit einhergehend die Anforderungen an die Softwarelösungen ändern sich schneller denn je.