SoftwareOne導入事例

市議会のワークフローをデジタル化し、市民サービスの向上を実現

A large red brick building.

SoftwareOneはM365でリンカーン市の議会運営のデジタル化と近代化を支援

約10万人の住民にサービスを提供し、住宅から建物管理、福利厚生などを提供しているイギリスのリンカーン市議会は、より効率的かつ効果的に業務を行うために、ワークフローのデジタル化を望んでいました。SoftwareOneの技術的なコンサルティングと調達のためのライセンス アドバイザリにより、市議会はさらに革新的なフューチャーワークプレイスを構築する道を順調に進んでいます。

市民はビデオを使って議会とコミュニケーションをとることができるようになりました。また、従業員は外出先でもデータやリソースにアクセスでき、頻繁に使用されるプロセスをデジタル化することで、市民へのサービスを向上させています。例えば、以前は従業員が14人分の手書き署名をしなければならなかった入居契約書への署名を、モバイル機器を使用して1回で済ませることができるようになりました。

City of Lincoln Council logo
お客様
リンカーン市議会
業界
官公庁
サービス
Microsoft Power Platform for Business Intelligence (Power BI)とワークフローの自動化を含む、650人以上の従業員のM365への移行、SoftwareOne PyraCloudによるライセンス取引とクラウド利用の管理とコスト管理
United Kingdom
SoftwareOneチームの熱意には、最初のミーティングで感銘を受けました。彼らは、当社のデジタル変革プロジェクトに対して、「単にものを売る 」という態度ではなく、当社が達成しようとしていることの限界を押し広げるのを本当に助けたいという気持ちで取り組んでくれました。私たちは変革のために大胆な目標を掲げているので、彼らは理想的なパートナーでした。さらに、Microsoftと365に関する彼らの深い知識は、我々の投資対効果を最大化する方法を熟知していることを意味しています

Fraser Trickett氏
リンカーン市議会 組織変革リーダー

お客様について

リンカーン市議会は、リンカーンに住む97,541人の住民に地方自治体のサービスを提供しています。従業員は650人で、複数の請負業者と契約しています。リンカーン市議会は、ITチームの7名とチェンジマネジメントチームの1名によって支えられています。

2年前、市民のプライバシーとセキュリティを保護しながら、より良いコストパフォーマンスを実現するために、議会の運営方法を近代化するための完全なデジタル トランスフォーメーションとクラウド移行の取り組みを行うことを決定しました。また、住宅、ビジネスサポート、市民からの問い合わせへの対応など、サービス利用者のニーズに効果的に応えたいと考えていました。 .

課題

リンカーン市議会は、ほぼオンプレミスのインフラと、Citrixを使用した老朽化した機器を所有していました。数多くのレガシーシステムと70以上の個別のバックエンドアプリケーションが環境を分断していました。そのため、組織全体でデータを照合することが難しく、スタッフのコラボレーションも困難でした。

リンカーン市議会は、近代化のために、セントラル コミュニケーションとコラボレーションのためのMicrosoft 365への移行を望んでいました。しかし、小規模で多忙な内部ITチームは、日々のインフラ整備に注力しており、Microsoft 365への移行に必要な深い専門知識を持ち合わせていませんでした。SoftwareOneが同様のプロジェクトを実施し、Microsoft 365の導入で大きな利益を得ていた近隣の地方自治体が、SoftwareOneをリンカーン市議会に推薦しました。

また、継続的な計画を強化するために、単独でオンプレミスのインフラからMicrosoft 365への移行を希望していました。これにより、火災、洪水、災害時でも継続性が確保されます。COVID-19 のパンデミックの際には、早期の移行により、45 名の戦略司令部グループを含むすべての従業員が業務を継続することができました

ソリューション

リンカーン市議会のチームは、テクノロジーパートナーとしてSoftwareOneを選びました。Microsoft社のゴールドパートナーとして30年以上の経験を持つSoftwareOneは、コンサルティングや技術指導、ソフトウェアのアドバイスや調達を行うのに適した立場にありました。

デジタル トランスフォーメーションの最初のステップは、650人以上の従業員をExchange Onlineに移行し、新しいデバイスを導入することでした。電子メール、コラボレーション、生産性向上のためのツールに加え、Microsoft 365を使用して社内の管理やビジネスプロセスを自動化し、ビジネスインテリジェンス(Power BI)とワークフローの自動化のためにMicrosoft Power Platformの使用を開始しています。また、パンデミックの際には、Microsoft Bookingsを使用して議会の建物への入場を管理し、人数を制限して訪問者の安全を確保しました。

また、SoftwareOneのPyraCloudという統合プラットフォームを使用して、ソフトウェアライセンスやクラウドの使用状況の情報を得て、ライセンスの状況をリアルタイムで把握し、ソフトウェア資産が継続的にコスト最適化されるようにしています。これは、議会が節約を特定し、コストをよりよく管理するのに役立ちます。

One software logo on a street in a city.

成果

  • セキュリティとガバナンスの向上:SoftwareOneは議会と協力して、移行の一環としてMicrosoft 365 Securityを設定し、ポリシーが公共サービスネットワーク(PSN)のガバナンスに沿っていることを確認し、ID保護、デバイスの構成、データ損失防止を強化しました。
  • Bring Your Own Device(BYOD)を可能にする:Microsoft 365 は、セキュリティとモビリティを向上させ、議会が新しい BYOD ポリシーを推進できるようにしました。従業員は柔軟性を得て、モバイル性とセキュリティが向上しました。
  • デジタル化されたワークフローでリスクを排除:SoftwareOneの支援により、リンカーン市議会は、病気の報告、入退社のワークフロー、苦情、内部インシデント管理などのプロセスをデジタル化しました。また、リスク管理のトラッキングをMicrosoft ExcelからMicrosoft 365に移行したことで、従業員は起こりうる問題について自動的にフラグやリマインダーを受け取ることができ、議会の重要なリスクを解消することができました。
  • より大きな革新を促進:SoftwareOneは、市議会の革新の促進に貢献しています。ローコード プラットフォームとして、従業員はMicrosoft 365を使って簡単に実験を行い、独自のプロセスをデジタル化したり、新しいワークフローを作成したりすることができ、専門家ではない開発者にも革新的な発想を促すことができました。
  • COVID-19中のサポート:変革により、COVID-19パンデミックの間でも議会は柔軟に対応できました。Microsoft 365 で政府補助金制度を管理するチームを迅速に動員しました。共同編集などのシンプルな機能により、請求を迅速に処理し、地元企業に約44億円(2,980万ポンド)の助成金を支払うことができました。
  • データドリブンの実施:Microsoft Power PlatformのForms、Automate、Power BIを使用することで、市議会は意思決定や傾向の把握に必要な実際のデータにアクセスできるようになりました。Power Platformのダッシュボードでは、病気の報告などのデータをより深く掘り下げることができます。例えば従業員の間で腰の問題が多い場合、欠勤を減らすために手動での取り扱いや持ち上げに関するトレーニングが必要であることを示唆しています。
  • アクセシビリティの向上:Microsoft Teamsの翻訳機能などを利用して、議会職員が地域住民と希望する言語でコミュニケーションできるようになりました。
A building is lit up at night.

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