Wie Sie mit Workspace ONE Intelligence Ihre Lizenzen verwalten und damit Kosten senken können

Wie Sie mit Workspace ONE Intelligence Ihre Lizenzen verwalten und damit Kosten senken können

Workspace ONE Intelligence und Workspace ONE Intelligent Hub bieten Ihnen jetzt die Möglichkeit, Daten zur App-Nutzung einzusehen, App-Lizenzanfragen über Intelligent Hub einzureichen und App-Lizenzreklamationen über Automatisierungsworkflows zu initiieren. Verantwortliche für Software Asset Management müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter Zugang zu allen Software-Tools und -Anwendungen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen und sollen das Budget für Softwarelizenzen in ihrem Unternehmen einhalten und gleichzeitig für Kosteneinsparungen sorgen. Ihr Aufgabengebiet umfasst den gesamten Lebenszyklus von Softwareressourcen: Ermittlung der Bedürfnisse der Mitarbeiter, Evaluierung einer optimalen Lösung, Onboarding und Verwaltung der Anwendungen sowie die Deaktivierung der Software bei den Beschäftigten. Dabei stehen sie vor der Herausforderung, die Lizenzkosten und -einsparungen zu kalkulieren und gleichzeitig die Benutzerzufriedenheit mit den jeweiligen Softwareprodukten zu gewährleisten.

Reduzieren Sie Ihre IT-Ausgaben durch die Nutzung von App-Nutzungsdaten

Ein einfacher Zugriff auf App-Nutzungsdaten ist für IT-Administratoren von entscheidender Bedeutung, um Lizenzen zu konsolidieren, Audits durchzuführen, quartalsweise Korrekturen vorzunehmen und zusätzliche App-Lizenzen zu erwerben. Heute ist es für Administratoren oft ein manueller Aufwand, die App-Nutzung der Mitarbeiter zu verfolgen. Admins müssen sich unter Umständen direkt an die Anbieter wenden, wenn die Daten zur App-Nutzung nicht auf den Dashboards der Anbieter verfügbar sind und sie müssen jeden Benutzer, dem eine Lizenz zugewiesen wurde, befragen, ob er die App noch benötigt. Dies führt dazu, dass der Zugriff auf die erforderlichen Daten nicht in Echtzeit möglich ist.

Um lange Wartezeiten und den Mangel an Einblick in die App-Nutzungsdaten zu umgehen, können Sie in Workspace ONE Intelligence benutzerdefinierte Dashboards und Berichte über die Datenkategorie "Digital Employee Experience Management (DEEM) App Activity" erstellen, um Daten zur Desktop-App-Nutzung anzuzeigen.

Mithilfe von Reports können Administratoren die App-Nutzung der Anwender identifizieren, indem sie filtern, wann eine bestimmte App zuletzt von einem Anwender aktiviert wurde. So filtert der folgende Bericht beispielsweise nach Geräten oder Benutzern, die Adobe Acrobat DC in den letzten 30 Tagen nicht verwendet haben.

So wird eine Liste von Datensätzen angezeigt, die folgende Informationen enthält: das Datum, an dem die App zuletzt ausgeführt wurde, den gerätespezifischen Namen, die E-Mail-Adresse des Benutzers, die Plattform und vieles mehr. In dieser Liste wird eine mögliche Anzahl von Lizenzen angezeigt, die nicht mehr verwendet werden, sowie die Benutzer, an die sich Administratoren wenden können, um zu bestätigen, ob der Benutzer die App benötigt oder nicht.

Darüber hinaus können Sie auch die Datenkategorie Workspace ONE UEM App verwenden, um die Anzahl der Geräte zu ermitteln, denen die App zugewiesen wurde, sowie die Anzahl der Geräte, auf denen die verwaltete App installiert ist.

Sorgen Sie für ein lückenloses Nutzererlebnis bei App-Anfragen über Intelligent Hub für Windows 10-Apps

Ein zentraler Bestandteil der digitalen Employee Experience (DEX) ist es, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über die Tools und Ressourcen verfügen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Mitarbeiter haben in der Regel bereits Zugriff auf Apps, die sie für ihre Rolle benötigen. Es kann jedoch vorkommen, dass Mitarbeiter ihre Rolle wechseln oder neue Aufgaben übernehmen, die den Zugriff auf neue Apps erfordern. In solchen Situationen kann es schwierig für die Mitarbeiter sein, zu wissen, wo und wie sie den Zugriff auf eine App beantragen können. Um die Erfahrung der Endbenutzer beim Auffinden und Einreichen von App-Anfragen zu verbessern, können Sie App-Anfrage-Flows innerhalb des App-Katalogs von Intelligent Hub konfigurieren, damit die Mitarbeiter problemlos Zugriff auf Apps anfordern können.

Damit Anwender Windows 10-Apps über Intelligent Hub anfordern können, haben Sie die Möglichkeit, lizenzierte Apps über Workspace ONE UEM zum Hub-App-Katalog hinzuzufügen und App-Anforderungen und Genehmigungen an ServiceNow weiterzuleiten, indem Sie die ServiceNow-Integration in Workspace ONE Intelligence konfigurieren. Wenn ein Endbenutzer Zugriff auf eine lizenzierte App benötigt, kann der Benutzer auf die Schaltfläche "Anfordern" einer App im Hub-App-Katalog klicken, wodurch ein Ticket in ServiceNow erstellt wird. Wenn dieses Ticket genehmigt wird, wird die App automatisch auf dem Gerät des Benutzers installiert. Das folgende Video zeigt einen Überblick über die Einrichtung und die Erfahrung von Endbenutzern mit App-Anfragen in Intelligent Hub.

Sparen Sie Lizenzkosten, indem Sie Lizenzen von Benutzern zurückholen, die diese Anwendungen nicht nutzen.

Da es immer wieder Benutzer gibt, die eine Anwendungslizenz erhalten haben, diese aber gar nicht nutzen, ist es durchaus im Interesse der IT-Abteilung, diese Lizenz zurückzuziehen, um Kosten zu sparen und einem anderen Benutzer diese Lizenz zuzuweisen. Bevor eine Lizenz entzogen wird, sollten Administratoren zunächst prüfen, ob der Mitarbeiter die Anwendung noch benötigt, da ein unangekündigter Wegfall von Lizenzen möglicherweise zu Frustration bei den Mitarbeitern führt, die die Anwendung benötigen.

Mit Umfragen in Workspace ONE Intelligence DEEM können Sie gezielt benutzerdefinierte Umfragebenachrichtigungen an Benutzer senden, die eine App in den letzten 90 Tagen nicht verwendet haben, indem Sie die letzten Vordergrunddaten der App in Intelligence App Activity nutzen. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für den Automatisierungsworkflow und den Inhalt der Umfrage, der gesendet werden kann.