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How to Establish a FinOps Culture of Accountability with Showback and Chargeback

FinOps mit Showback oder Chargeback? 

Was fördert das Verantwortungs-bewusstsein für  Cloud-Kosten eher? 

FinOps mit Showback oder Chargeback? Was fördert das Verantwortungsbewusstsein für Cloud-Kosten eher?

Eine der Säulen der FinOps-Methodik für ein effizientes Cloud Financial Management ist es, im jeweiligen Unternehmen ein Verantwortungsbewusstsein für Cloud-Kosten zu etablieren. Wege dazu können neben anderen Möglichkeiten auch der Einsatz von Showback- oder Chargeback-Modellen sein. Dieser Blogbeitrag erläutert die Vor-und Nachteile beider Modelle und stellt darüber hinaus diverse sonstige Überlegungen vor, die in eine Entscheidung einfließen müssen, damit die FinOps-Methodik voll zum Tragen kommen und als Framework im Endeffekt tatsächlich jeden Euro, der in die Cloud investiert wurde, maximieren kann.

Die Herausforderung: Unerwartet hohe Kosten

Für Unternehmen, die die Cloud bereits über einen längeren Zeitraum nutzen, ist diese Feststellung keine Überraschung: Die Ausgaben für die Cloud können schnell außer Kontrolle geraten. Mit dieser Beobachtung einher ging schon bald auch die Erkenntnis, dass es zur Steuerung der Ausgaben wenig zielführend ist, einfach die entsprechenden Budgets zu kürzen. 
Genau hier setzt die FinOps-Methodik an. FinOps ist alles andere als ein Tool, um Budgets zu kürzen. FinOps ist vielmehr ein unternehmensweiter Ansatz zur Kollaboration, der Organisationen hilft, die Kontrolle über die Cloud-Ausgaben zu erlangen. Dazu gehört, auch den Budgetbedarf genau zu prognostizieren. Wie genau wird dieses Ziel erreicht?
Viele Straßen führen nach Rom. Und genauso kennt auch die FinOps-Methodik zur Errichtung eines unternehmensweiten Frameworks, das Kostentransparenz herstellt und eine exakte Rechenschaftspflicht regelt, verschiedene effiziente Wege. Dazu gehören Showback und Chargeback.

Was ist der Unterschied zwischen Showback und Chargeback?

Showback

Showback schafft eine Struktur, mit der ein Unternehmen seinen einzelnen Business Units aufzeigen kann, wie viel sie, sei es für Anwendungen, Workloads, etc., in der Cloud ausgeben. Die ausgewiesenen Ausgaben beschränken sich bei diesem Modell jedoch nicht auf die spezifischen Cloud-Ressourcen jeder BU, sondern umfassen auch Kosten, die auf die gesamte Organisation verteilt sind.

Was heißt das? 

Ein Beispiel dazu. In einem Unternehmen mit 10 verschiedenen BUs gibt es Ressourcen, die alle gemeinsam nutzen, wie zum Beispiel das Netzwerk oder Speicher. Würde man einigen BUs einen bestimmten Prozentsatz dieser Kosten zuweisen, würde das deren spezifisches Budget aber bereits sprengen oder die für Ausgaben gesetzte Limits überschreiten. Wenn das Unternehmen diese Kosten jedoch nicht jeder einzelnen BU anteilig zuweist, erhält es leider auch kein vollständiges Bild der Cloud-Ausgaben seiner einzelnen Bereiche.

Eine „charmante“ Eigenschaft von Showback ist dabei, dass es allen im Unternehmen zeigt, was jede einzelne BU ausgibt. Wenn eine BU zum Beispiel 50 % mehr ausgibt als jedes andere Team, wird dies im Showback für alle deutlich sichtbar. Da sich niemand langfristig die Blöße geben will, als Kostenschleuder zu gelten, kann Showback natürlich dazu motivieren, sich über die eigenen Cloud-Ausgaben einmal ernsthaft Gedanken zu machen. 

Showback stellt in gewisser Weise öffentlich an den Pranger und wird von vielen deshalb auch gerne als „Shameback“ bezeichnet; to shame = sich schämen; auch shame = Schande.

Chargeback

Beim Chargeback-Modell hingegen ziehen Unternehmen all ihre BUs für deren sämtliche Cloud-Ausgaben zur Rechenschaft, indem sie die Kosten jeder BU einzeln in Rechnung stellen. Da die entsprechende Belastung das Geschäftsergebnis der BU direkt schmälert, wird auch hier in der Regel die Motivation erzeugt, sich um ein ernsthaftes Ausgabenmanagement zu bemühen. 
Die Gründe für die Anwendung verschiedener Modelle liegen meist in der Unternehmenskultur. 

Unternehmen mit einer Showback-Kultur sehen die IT in der Regel als Service, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen und gleichzeitig den BU-Verbrauch zu identifizieren. 

Unternehmen mit einer Chargeback-Kultur richten den IT-Wert an den Kosten aus, sodass BUs als Verbraucher wahrgenommen werden, die stets die Kontrolle über ihre Ausgaben haben.

Was sind die Folgen, wenn Showback oder Chargeback nicht implementiert werden?

Bevor diese Frage beantwortet werden kann, ist der Blick zunächst auf das Eiserne Dreieck zu richten, das mit Showback und Chargeback in engem Zusammenhang steht.

Viele Unternehmen verwenden das, im wirtschaftlichen Zusammenhang unter anderem aus dem Projektmanagement bekannte, so genannte Eiserne Dreieck. Dieses Denkmodell zeigt, welche Auswirkungen es hat, wenn man einer von drei wichtigen Größen vor den beiden anderen Priorität einräumt. 

Ein Beispiel. Die Größen sind Geschwindigkeit, Kosten und Qualität. Wird die Geschwindigkeit erhöht, steigen die Kosten, in der Regel aber sinkt die Qualität. Konzentriert man sich auf Qualität, opfert man demzufolge oftmals Kosten und Geschwindigkeit. 
Die Verwendung des Eisernen Dreiecks ermöglicht es Unternehmen, die Auswirkungen einer Entscheidung zu analysieren. Gerade hinsichtlich des Gleichgewichts zwischen Qualität, Geschwindigkeit und Kosten ist dies natürlich essentiell wichtig, wenn es um Entscheidungen im Bereich der Cloud-Migration geht.

Establish a FinOps Culture of Accountability with Showback and Chargeback
ill: Cloud Spend & Competing KPIS, source: SoftwareONE

Nun ist es oft zu beobachten, dass sich Unternehmen während der Migration, also noch ganz am Anfang ihrer Cloud-Reise, gegen die Verwendung von Chargeback- oder Showback-Modellen entscheiden.

Das ist in einer Phase verständlich, in der etwa Geschwindigkeit als wichtigster Faktor gilt und höchste Priorität hat. Die Gründe können vielfältig sein – vielleicht läuft ein Rechenzentrumsvertrag aus oder die Hardware ab. Wenn aber Geschwindigkeit Priorität hat und die Kosten erstmal keine Rolle spielen, liegt die Überlegung nahe, dass es in diesem Moment wenig Vorteil bringt, die Kosten der einzelnen Workloads anzuzeigen.

Verliert Geschwindigkeit in der Folge stetig an Priorität, erfolgt parallel dazu jedoch leider oft die Erkenntnis, dass die Kosten steigen, die Cloud-Ausgaben außer Kontrolle geraten, keine verlässlichen Prognosen erstellt und damit und auch keine realistischen Budgets festgelegt werden können.

An diesem Punkt der Cloud-Reise erhebt sich in der Regel die Forderung nach einem Cloud Financial Management, das in der Lage ist, diese Herausforderungen zu meistern. So wie etwa FinOps: Denn hier sind Methoden eingebaut, die Entscheidungen hinsichtlich des Dreiecks steuern, bevor sich ein Missverhältnis mit unerwartet hohen Kosten auftut. So wie etwa Showback oder Chargeback.

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Was sind Vor- und Nachteile von Showback und Chargeback im FinOps-Zusammenhang?

Einer der wichtigsten Vorteile sowohl von Showback wie auch Chargeback im FinOps-Zusammenhang ist, dass beide Modelle zur Etablierung einer Kultur der Rechenschaftspflicht im Unternehmen beitragen. Die Feststellung ist keineswegs banal. Das zeigt der Blick zurück: Vor dem Aufkommen der Cloud-Technologie betrachteten Unternehmen ihre traditionellen IT-Rechenzentren als kapitalintensiven Kostenfaktor.

Mit der Entwicklung der Cloud betrachten viele Unternehmen ihre Cloud-Infrastruktur nun jedoch als Betriebsausgabe. Mit anderen Worten, die Ausgaben sind als Betriebsausgaben variabel und können angepasst werden. Gelingt es, unnötig hohe Cloud-Kosten zu mindern oder idealerweise ganz zu verhindern, besteht darüber hinaus die Chance, Mehrwert aus der Cloud zu schöpfen. 

Besteht nun eigentlich kein Zweifel mehr am generellen Nutzen des Einsatzes von Showback und Chargeback, sollte im nächsten Schritt näher auf die individuellen Vor- und Nachteile der einzelnen Modelle geschaut werden. Um nochmals ein aus dem Englischen stammendes Wortspiel zu bemühen: „Showback und Chargeback have Drawbacks!“; Drawbacks = Nachteile.  

Nachteile von Showback

Showback ist zwar effektiv. Ist das Modell aber nicht Teil einer weiter angelegten und etablierten Kultur der Rechenschaftspflicht, oder fehlt gar die Unterstützung aus der Führungsetage, verliert Showback an Wirksamkeit. Ist dem so, verkümmert Showback in der Realität infolgedessen oft zu einem unter vielen Reports. Es gibt keine Garantie, dass die entsprechenden Stakeholder gerade diesen Report wirklich lesen und vor allem, dass sie auch mit den notwendigen Maßnahmen darauf reagieren. So jedoch ändert sich an eventuell bestehenden Missständen – nichts!

Nachteile von Chargeback

Da Chargeback ein Einzelposten im Budget jeder BU ist, wird das Unternehmen die BU für ihre Ausgaben in irgendeiner alternativen Form zu Rechenschaft ziehen. Das heißt, wenn die BU ihr Cloud-Budget überschreitet, muss sie entweder Budgetkürzungen an anderer Stelle vornehmen oder Mittel finden, um ihr Budget zu erweitern. Das aber ändert noch nichts an den Ursachen zu hoher Cloud-Kosten.

Wenn die Kosten der wichtigste Faktor für ein Unternehmen sind und in dem Gedankenspiel mit dem eisernen Dreieck entsprechend Priorität besitzen, dann ist Chargeback am Ende das effektivere Modell der beiden. In diesem Fall kann sich Chargeback als der effektivste Weg erweisen, um die schon mehrfach erwähnte Kultur der Verantwortlichkeit voranzutreiben und schließlich fest zu etablieren.

Im Grunde ist eine abschließende Bewertung jedoch schwierig, weil sie von diversen, individuellen Gegebenheiten der jeweiligen Organisation abhängig ist. Kosten müssen nicht in jedem Unternehmen Priorität haben. Für viele liegt der Schwerpunkt auf Innovation, Geschwindigkeit, Leistung und letztendlich der Qualität der Ergebnisse. In solchen Fällen, in denen der Fokus auf der Entwicklung qualitativ hochwertiger Produkte und deren möglichst rascher Markteinführung liegt, hat Chargeback möglicherweise weniger Bedeutung. Doch selbst dann noch kann Chargeback Vorteile entwickeln; etwa, indem es einfach den Appetit auf Verantwortlichkeit anregt.

Wie kann Ihr Unternehmen beginnen, eine Kultur der Verantwortlichkeit zu fördern?

Wir von SoftwareONE sehen FinOps als ideale Methodik des Cloud Financial Managements sowie Showback und Chargeback als mögliche Wege zur Umsetzung dieser Methodik an. Von überragender Wichtigkeit ist es dabei aber, dass Methodik und Wege mit den Gesamtzielen eines Unternehmens übereinstimmen müssen: Niemandem ist damit geholfen, wenn zwar eine bewusst gelebte Kultur der Verantwortlichkeit etabliert wird, die aber in der Umsetzung dazu führt, dass die innovativen Vorteile der Cloud nicht mehr zum Tragen kommen oder gar ganz verloren gehen. 

Fazit

Die individuelle Aufstellung des Unternehmens, seine jeweiligen Ziele und die Phase seiner Entwicklung in Richtung dieser Ziele entscheiden darüber, wie das FinOps-Framework aussehen muss und damit auch darüber, welche Mittel, wie zum Beispiel Showback oder Chargeback, dazu taugen. 
Dass in jedem Falle intensive Beratung erforderlich ist, wird deutlich, wenn man bedenkt, dass dieser Blog lediglich zwei kleine Teilaspekte des Riesen-Themas der Einführung einer „Kultur der Rechenschaftspflicht bei Cloud-Kosten“ diskutiert, bzw. einmal angerissen hat.

Sind Sie bereit, Ihre FinOps-Reise zu starten?

Gerne vertiefen wir diesen, wie auch alle anderen Aspekte rund um FinOps im persönlichen Gespräch mit Ihnen. SoftwareONE ist FinOps-zertifiziert und hilft Ihnen bei der Einführung des Prozesses.

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  • FinOps
  • Cloud Financial Management, Cloud Spend Management

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Autor

Candace Dubois

Candace Dubois

FinOps Senior Consultant

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