Barton Peveril Sixth Form College setzt mit Google Cloud auf eine Cloud-first-Strategie, um das Lernerlebnis zu verbessern und KI-Innovationen zu unterstützen

Von der Planung bis zur vollständigen Migration in neun Monaten

Als das Barton Peveril College beschloss, seine gesamte lokale IT-Infrastruktur und alle Services in die Google Cloud zu migrieren, stand das Projekt unter erheblichem Zeitdruck. Die neue Umgebung musste innerhalb von nur neun Monaten betriebsbereit sein, da die bestehenden Lizenzen ausliefen und die Migration bis zu diesem Stichtag vollständig abgeschlossen werden musste.

Zu diesem Zweck nutzte das College gemeinsam mit SoftwareOne das Beschaffungsrahmenwerk Open Clouds for Research Environments (OCRE), um das Onboarding mit Google Cloud zu vereinfachen. OCRE ermöglicht akademischen und Forschungseinrichtungen in Europa den Zugang zu vorab geprüften Anbietern mit kosteneffizienten Cloud-Preisen. SoftwareOne ist im OCRE-Rahmenwerk in 16 Ländern ein führender Google Cloud Partner und unterstützt akademische Einrichtungen und Forschungseinrichtungen in mehr als 35 europäischen Ländern.

Für Loveday war die Entscheidung für Google Cloud naheliegend: „Mit dem Namen Google verbindet man ein hohes Maß an Vertrauen“, erklärt er. „Die Plattform steht für Zusammenarbeit, Resilienz, Zuverlässigkeit und Sicherheit. Wir haben zwar auch andere Cloud-Anbieter geprüft, doch ein integriertes Ökosystem aus einer Hand steigert die Effizienz und erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb einer einheitlichen Umgebung.“

Bildungseinrichtungen sind auf eine Vielzahl miteinander vernetzter Anwendungen und Systeme angewiesen, um ihre Services bereitzustellen. Daher mussten sämtliche Verbindungen und Abhängigkeiten sorgfältig identifiziert und analysiert werden. Eine zentrale Aufgabe des Projektteams bestand darin, die Datenflüsse detailliert zu dokumentieren, um sicherzustellen, dass während der Migration keine kritischen Systemabhängigkeiten unterbrochen werden. Auf dieser Grundlage begann die detaillierte Planung des Projekts.

Eine Lösung, die bestehende Google Cloud Services optimal ergänzt

Das College verfügte über ein schlank aufgestelltes IT-Team und suchte daher einen Partner, der die Migration konzipieren und anschließend eigenverantwortlich umsetzen konnte. Nach der Vorstellung der bestehenden Systeme sowie der geschäftlichen Ziele und Prioritäten übertrug das College die Verantwortung für das Projekt an SoftwareOne. Nachdem die Planung abgeschlossen und alle technischen Entscheidungen getroffen waren, blieben dem Team rund vier Monate, um die gesamte digitale Infrastruktur des Colleges in die Google Cloud zu migrieren.

Ziel war der Aufbau einer Infrastruktur und eines Ökosystems, das die bestehenden Google Cloud Services sinnvoll ergänzt und erweitert. Dazu gehörten unter anderem KI-Agenten, die das College auf Basis der einheitlichen Plattform Vertex AI entwickelt hat. Dazu zählen Barton Buddy, ein Assistent für Studierende mit Informationen zu Stundenplänen, Abgabefristen und Angeboten auf dem Campus, sowie Barton AI, das Mitarbeitende in Lehre, Verwaltung und Betreuung bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt.

Diese KI-Agenten bieten Studierenden und Mitarbeitenden einen schnellen und unkomplizierten Zugang zu wichtigen Informationen. Obwohl die Initiative bereits vor Beginn der Migration gestartet wurde, sorgte der native Betrieb auf Google Cloud dafür, dass alle Komponenten in einem gemeinsamen Ökosystem zusammengeführt wurden. Dadurch erhielt das KI-Team des Colleges eine klare Grundlage für die zukünftige Weiterentwicklung der Lösungen sowie verbesserte Sicherheits- und Governance-Richtlinien.

Während weniger geschäftskritische Systeme bereits im laufenden Semester migriert wurden, erfolgte die Verlagerung der zentralen Anwendungen und Dienste in die Google Cloud während der Sommerferien. Trotz des ambitionierten Zeitplans konnte die gesamte Infrastruktur des Colleges einige Tage früher als geplant migriert werden, und das ohne operative Ausfallzeiten oder Beeinträchtigungen des laufenden Betriebs.

Zusätzlich zur Migration schloss das College mit SoftwareOne einen fünfjährigen Managed-Services-Vertrag ab, um den Betrieb seiner neuen Cloud-Infrastruktur langfristig sicherzustellen. Da das IT-Team bewusst schlank aufgestellt ist, wollte Loveday seine Mitarbeitenden von administrativen Infrastrukturaufgaben entlasten. Statt Zeit und Ressourcen in den Aufbau von Cloud-Betriebswissen zu investieren, sollte sich das Team auf die Unterstützung von Studierenden und die Weiterentwicklung digitaler Services konzentrieren können.

Gleichzeitig verfolgte das College das Ziel, seine IT-Kosten flexibler zu gestalten. Anstatt dauerhaft für eine On-Premises-Infrastruktur zu zahlen, sollten nur die Ressourcen und Services genutzt und abgerechnet werden, die tatsächlich benötigt werden. So lassen sich Systeme während der Ferien oder in Semesterpausen gezielt zurückfahren und die Betriebskosten entsprechend optimieren.

Der Managed-Services-Vertrag bietet dem College zudem die nötige Flexibilität, um in arbeitsintensiven Phasen auf zusätzliche Unterstützung zurückzugreifen. Ein Beispiel dafür ist der September, wenn jedes Jahr bis zu 2.700 neue Studierende aufgenommen werden. In dieser Zeit müssen unter anderem Zugänge eingerichtet, Ausweise erstellt und Schulungen organisiert werden. Ein weiterer besonders kritischer Zeitraum ist die Veröffentlichung der Prüfungsergebnisse. Dank der Übernahme des Infrastrukturmanagements und der Sicherstellung der Systemverfügbarkeit durch SoftwareOne kann sich das IT-Team des Colleges voll auf die Bedürfnisse der Studierenden konzentrieren und damit den zentralen Auftrag der Organisation unterstützen.

„SoftwareOne hat von Anfang an großes Vertrauen geschaffen“, sagt Loveday. „Das Team verfügte über die notwendige fachliche Expertise, die technischen Fähigkeiten und die Kapazitäten, um die Migration schnell und erfolgreich umzusetzen. Genau das wurde uns zu Beginn des Projekts zugesagt, und genau das hat SoftwareOne geliefert.“