Upphandlingsprocessen inom offentlig verksamhet

Offentlig sektor

Så går upphandlingsprocessen inom offentliga verksamheter till

Kontakta oss

Upphandlingsprocessen inom offentlig verksamhet

Inköpsprocessen för offentliga verksamheter sker genom upphandlingar som är noggrant reglerade i lag. Mindre inköp kan ske genom direktupphandling och inköp som överstiger direktupphandlingsgränsen måste följa Lagen om offentlig upphandling (LOU), Lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) eller annan lag som reglerar upphandlingar. Myndigheter, kommuner och landsting upphandlar ofta via centrala ramavtal.

Inköp inom offentlig sektor består av mycket mer än bara själva upphandlingen. En effektiv inköpsprocess är en viktig grund för att skapa bra offentliga affärer. Det handlar om förberedelse, genomförande och att jobba med avtalet på bästa sätt för att nå de mål som satts upp.

Beslut om upphandling

När en upphandlande organisation har tagit beslut om upphandling, och gjort det viktiga förarbetet, ska organisationen välja ett upphandlingsförfarande. För att kunna fastställa vilka regler som gäller vid upphandlingen behöver en uppskattning av upphandlingens ekonomiska värde göras. Utefter det ser sedan processen och förfarandet olika ut.

Tröskelvärdet är den beloppsgräns som avgör vilka regler en upphandling ska följa. Vid en upphandling över tröskelvärdena styrs valet av förfarande bland annat i vilka steg som upphandlingen ska genomföras, vilka tidsfrister som gäller och om organisationen får förhandla med anbudsgivarna eller inte. Vid en upphandling under tröskelvärdena finns inga bestämda förfaranden utan den upphandlande organisationen utformar själv förfarandet. Här kan du läsa mer om gällande tröskelvärden.

Nya regler från 1 februari 2022

Den 1 februari 2022 började nya och förenklade regler för offentliga upphandlingar att gälla. Reglerna gäller för upphandlingar under EU:s tröskelvärden, av sociala- och andra särskilda tjänster. För redan påbörjade upphandlingar gäller de äldre reglerna.

Läs mer

Förberedelse

Genom att lägga tid på förberedelserna inför en upphandling skapas bästa möjliga förutsättningar för att upphandla programvara och/eller tillhörande tjänster som möter era behov och mål. Det handlar till stor del om att planera arbetet, kartlägga och analysera behoven och se vilka alternativ som finns tillgängliga på marknaden. På så sätt kan onödiga kostnader undvikas, något som ofta uppstår vid otydlig kravställning.

ikon plannering

1. Planering och grundarbete

Planering och grundarbete underlättar arbetet dig genom hela upphandlingsprocessen. Därför är det viktigt att avsätta tid för att identifiera och planera vilka interna och externa kompetenser som behöver vara delaktiga i upphandlingen, så att dessa kan involveras redan från början.

ikon analys

2. Kartläggning och analys

När den första delen av planeringen är klar är det dags att kartlägga och analysera behov. Detta för att skapa en förståelse för vilka krav, villkor och kriterier som senare ska formuleras i dina upphandlingsdokument och vilket upphandlingsförfarande som är lämpligt att använda.

Upphandlingsmetod behöver också bestämmas. Avrop via ett ramavtal förenklar processen, men organisationen behöver då vara avropsberättigad. Ramavtalsägaren tar ofta ut en extra avgift för att täcka sina kostnader.

Genomförande

I det här steget av upphandlingen handlar det bland annat om att ta fram upphandlingsdokument samt annonsera och utvärdera inkomna anbud. Beslut om vilken leverantör som har vunnit fattas och meddelas de leverantörer som deltagit i upphandlingen och efter detta kan avtal tecknas.

Genomförandet ser lite olika ut beroende på vilken typ av upphandlingsförfarande som har valts.

1. Utforma upphandlingsdokument

Upphandlingsdokument används för att beskriva och fastställa innehållet i en upphandling. Dokumenten ska innehålla all relevant information för att leverantörerna ska kunna lämna anbud som matchar det som den upphandlande organisationen efterfrågar. Genom att dela upp upphandlingsdokumenten i olika avsnitt blir enkelt att få en överblick på vad som ska och vad som kan ingå. De olika avsnitten ska spegla hur informationen är upplagd i ett upphandlingsverktyg, men vad de olika avsnitten kallas kan variera.

Upphandla licenspartner eller enskilda licenser?

Det finns för- och nackdelar med de olika sätten att köpa in programvarulicenser. I tabellen nedan har vi illustrerat några av dem.

Metod
Fördelar
Nackdelar
Avropa licenspartner
Merparten av licenserna köps från en partner och oftast utelämnas t ex större affärssystem.
En kontaktyta.
Alla licenser utvärderas på totalvolym vilket ger ett lägre pris.
Viktigt att utvärdering görs korrekt.
Sker oftast baserat på pris istället för kvalitet.
Avropa licenser
Varje licens upphandlas separat eller i mindre kvantiteter.
Varje licens (även mindre antal) konkurrensutsätts
Enklare att hitta utvärderingsmodeller.
Skapar merarbete.
Blir totalt sett dyrare eftersom mängdrabatt inte kan erhållas.

Utvärderingsmetoder

Precis som när man ska upphandla licenspartner eller enskilda licenser, finns det också för- och nackdelar med vilken metod man väljer att utvärdera anbuden. Här följer en översikt av de vanligaste.

Metod
Fördelar
Nackdelar
Utvärdering genom prispåslag
Den vanligaste metoden, oftast för att det är det enklaste sättet att mäta på.
Enkelt att utvärdera och genomföra.
Leder till få överklaganden.
Leverantören tjänar mer pengar ju mer en kund köper.
Kan man lita på leverantörens råd?
Fast kostnad för tjänsten
Här erhåller leverantören en förutbestämd summa per år.
Ger en förutsägbar kostnad.
Leverantören tjänar inte mer om ni köper mer.
Mer förberedande arbete krävs innan upphandling kan ske, så som antal beställningar per år eller antal leverantörer.
Gain/Share-upplägg
Besparingar som görs delas mellan kund och partner.
Incitament för leverantören att kostnadsoptimera.
Kan finansiera projekt utan att betala extra.
Går inte att säga vad besparingen blir förrän allt är klart.
En grundnivå behöver fastställas.
Kvalitet
Sätt ett förutbestämt påslag och utvärdera ”mjuka” värden så som webbportal, SLA:er eller presentation.
Man utvärderar något som kan skapa ett reellt värde t ex leveranstid, webbportal eller kunskap hos leverantören.
Subjektiv bedömning.
Ökad risk för överklagan.

2. Annonsera upphandlingen

När upphandlingsdokumenten är klara är det dags att annonsera upphandlingen så att potentiella leverantörer får vetskap om upphandlingen och kan lämna anbud. Alla upphandlingar som inte är direktupphandlingar ska annonseras i en registrerad annonsdatabas. Om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet ska den även annonseras i EU:s gemensamma annonsdatabas Tenders Electronic Daily (TED).

Viktigt! Den 1 januari 2021 trädde ett nytt regelverk i kraft som bland annat påverkar innehållet i upphandlingsannonser.

3. Utvärdera anbuden

När anbudstiden gått ut är det dags att utvärdera de anbud som kommit in. Här ska ni som upphandlande organisation pröva leverantören och anbuden mot de krav ni ställt i upphandlingsdokumenten. Därefter utvärderar ni vilket anbud som är mest ekonomiskt mest fördelaktigt. Absolut sekretess gäller tills beslut har fattats gällande tilldelning, att göra om eller att avbryta upphandlingen.

4. Tilldela avtalet

Efter utvärdering av anbuden är det dags att besluta vilken eller vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet. Tilldelningsbeslutet ska meddelas skriftligen till anbudsgivarna så snart som möjligt. Det gäller även vid beslut om att göra om eller att avbryta upphandlingen. När alla anbudsgivare har underrättats om beslut om tilldelning hävs den absoluta sekretessen. Tänk på att även kommunicera med de som inte vunnit upphandlingen. Ge dem gärna så mycket information som möjligt om varför de inte tilldelades avtalet. Det är också bra att vara beredd på att ge och ta emot feedback.

5. Avsluta upphandlingen

Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut gäller en avtalsspärr på minst 10 dagar om tilldelningsbeslutet skickats elektroniskt. Under den tiden får inga avtal ingås. Först när avtalsspärren har gått ut kan ni teckna avtal med leverantören. Avtalsspärren gäller inte vid direktupphandling. Vad gäller avrop från vissa typer av ramavtal kan ni bestämma om ni vill tillämpa en avtalsspärr eller inte.

Sammanfattningsvis

Det är viktigt att tänka efter före en upphandling. Många parametrar styr utfallet – alltifrån praktiska förutsättningar som exempelvis gränsvärden, till vilken utvärderingsmetod som kan vara bäst för just din organisation. Vi hoppas att vår genomgång av upphandlingsprocessen och vilka för- och nackdelar olika metoder och utvärderingskriterier kan ge, har hjälpt dig att få en bättre förståelse för hur du och din organisation kan genomföra en så bra upphandling som möjligt.

Hur kan vi hjälpa dig?

Jonas Brunemalm

Jonas Brunemalm

Säljchef, offentlig sektor

Telefon: +46 (0)73 989 49 39
E-post: jonas.brunemalm@softwareone.com

Connecta med mig på LinkedIn.

Jimmi Wistrand

Jimmi Wistrand

Myndigheter, regioner, kommuner
och kommunala bolag

Telefon: +46 (0)72 853 96 55
E-post: jimmi.wistrand@softwareone.com

Connecta med mig på LinkedIn.

Fredrik Andersson

Fredrik Andersson

Universitet & högskola

Telefon: +46 (0)72 531 10 14
E-post: fredrik.andersson@softwareone.com

Connecta med mig på LinkedIn.

Jag vill veta mer!

Ange din e-postadress så hör vi av oss till dig inom kort.