Wie alle anderen Software-Hersteller, so nahm auch IBM immer schon sein vertraglich verankertes Recht wahr, bei Kunden Audits durchzuführen. Mit dem Verlauf der Pandemie hat sich allerdings auch in diesem Bereich einiges verändert. So wurde etwa im Sommer 2020 verständlicherweise so gut wie gar nicht auditiert – vor Ort-Termine waren eben nicht durchführbar. Als die Prüfungen Ende 2020 wieder aufgenommen wurden, ging damit eine technische Änderung einher. IBM führte mit dem neuen RISE-Programm das „Audit aus der Ferne“ ein. Damit, was Kunden über diese Form der Lizenzprüfung wissen müssen, beschäftigt sich dieser Blogbeitrag.
RISE - Remote IBM Software Evaluation
Wie der Begriff Remote schon sagt, kann IBM mit Hilfe von RISE die Überprüfungen vollständig aus der Ferne durchführen: Dies war in der Zeit der Pandemie die wichtigste Anforderung.
Doch wurde aus der Not auch in diesem Falle wieder einmal eine Tugend. IBM führt RISE seither weiter, weil dieses Verfahren aus Sicht des Herstellers einige Vorteile bietet:
- Audits lassen sich schneller durchführen. Für ein einzelnes Audit muss wesentlich weniger Zeit eingeplant werden – also sind mehr Audits bei verschiedenen Kunden im gleichen Zeitraum möglich. Wie geht das? Weil IBM in die Remote-Prüfung gar nicht mehr alle Produkte, die eine Kunde nutzt, einbezieht. Vielmehr beschränkt sich das Fernaudit auf den Teil der zur Verfügung gestellten Leistungen, die – nach den Erfahrungen von IBM - in der Regel eine hohe Wahrscheinlichkeit im Sinne einer möglichen Falschlizenzierung aufweisen.
- RISE wird zudem durch eine neue technologische Lösung unterstützt, die den Auditprozess effizienter macht. Die offiziellen IBM Prüfer Deloitte und KPMG haben ein Portal entwickelt, das während der Datenerfassungsphase des Audits als zentraler Knotenpunkt fungiert.
Das Portal zeigt alle weiteren, erforderlichen Informationen pro Produkt an. Aus der Tatsache, dass die entsprechenden Vorgänge nun teilweise automatisiert ausgeführt werden können, resultiert dabei eine bislang nicht gekannte Prüf-Geschwindigkeit.
Schnelle Audits – schnelle Rechnungen
Für die Kunden ergibt sich daraus die Notwendigkeit, mit dieser neuen Geschwindigkeit Schritt zu halten. Nicht nur die Prüfungen gehen schneller vonstatten – auch die daraus folgenden Fristen nehmen an Fahrt auf: Nicht selten erfolgt die Rechnungsstellung für Nachzahlungen, die sich aus einem Remote-Audit ergeben, schon innerhalb eines Monats nach Ankündigung der Überprüfung.
Aus Sicht des Herstellers werden Audits also nicht nur schneller, sondern damit auch kostengünstiger in der Durchführung. Wie wir beobachten konnten, hat dies zur Folge, dass nun auch „kleinere“ Kunden, die bislang noch nicht geprüft wurden, zu einem wahrscheinlicheren Audit-Ziel werden.
Mehr Audits – in höherer Schlagzahl
Eine weitere Beobachtung ist, dass Kunden häufiger auditiert werden. Früher überprüfte IBM die größeren Kunden in der Regel alle drei Jahre. Seit der Einführung des RISE-Programms haben wir bereits wesentlich kürzere Zeitspannen zwischen den Audits festgestellt. Dies wird auch durch die Tatsache untermauert, dass IBM den Vergleichsschreiben keine dreijährige „No-Audit-Klausel“ mehr hinzufügt.
