Adobe Acrobat Pro:

Fünf nützliche Funktionen die es in der Standard-Version nicht gibt

Fünf nützliche Funktionen in Adobe Acrobat Pro, die es in der Standard-Version nicht gibt

Die neue Normalität der Arbeitswelt findet Remote im Homeoffice statt. Dadurch wird der digitale Austausch von Dokumenten mehr denn je genutzt. Ein wichtiger Bestandteil im digitalen Dokumentenprozess ist das PDF. Die Adobe Document Cloud ermöglicht die komplette Digitalisierung papiergebundener Prozesse – und ist ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen (Heim-)Büro.

Dazu bietet Adobe zwei Versionen von Adobe Acrobat in der Document Cloud an: Adobe Acrobat Standard und Adobe Acrobat Professional. Denn man kann mit einem PDF so viel mehr machen, als es nur zu lesen.

PDF-Dokumente erstellen, bearbeiten, kommentieren und konvertieren – all dies sind Funktionen von Adobe Acrobat, die die meisten Anwender kennen und viele sicher auch regelmäßig nutzen. Um es deutlich zu sagen: Ich meine damit nicht den kostenfreien Adobe Reader/Acrobat Reader zum Betrachten von PDF-Dokumenten. Ich spreche hier vom kostenpflichtigen Produkt Adobe Acrobat, dass in diversen Lizenzprogrammen erworben werden kann.

Zugriff auf diese Basis-Funktionen erhalten Sie bereits mit der Standard-Version von Adobe Acrobat. Doch die Software kann mehr – in der Pro-Version.

Fünf dieser aus meiner Sicht sehr nützlichen Funktionen möchte ich Ihnen heute vorstellen.

Die fünf Top-Funktionen Adobe Acrobat Pro

Wenn Sie Adobe Acrobat Pro öffnen, sehen Sie im oberen Bereich bereits die Icons der am häufigsten genutzten Funktionen.

Oberfläche Startseite Adobe Acrobat Pro DC, wenn kein Dokument geöffnet ist

Mit Klick auf „Werkzeuge“ können Sie die Icons für alle Funktionen einblenden. Diese werden dann nach Kategorien gruppiert aufgelistet. Die Suchfunktion erleichtert Ihnen das Auffinden bestimmter Funktionen. Klicken Sie im jeweiligen Drop-Down-Menü unterhalb der gewünschten Funktion auf „Öffnen“, um sie zu aktivieren.

Übersicht Funktionen in Adobe Acrobat Pro

Im Folgenden stelle ich nun fünf besondere Funktionen der Pro-Version heraus, die den Büroalltag so viel einfacher machen.

Mit Adobe Acrobat Pro können Sie Informationen in Ihren Dokumenten schwärzen

Sie möchten Informationen dauerhaft aus einem PDF-Dokument entfernen? Dafür stehen Ihnen die „Schwärzen-Werkzeuge“ zur Verfügung, wobei sie die Funktion sowohl auf Texte als auch auf Bilder anwenden können.

Dokumentenansicht mit aktivierter „Schwärzen" Werkzeugleiste
Dokument mit geschwärztem Text

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben „Texte & Bilder schwärzen“, finden Sie 2 Optionen. Zum einen können Sie mit „Seiten schwärzen“ ganze Seiten eines Dokumentes schwärzen. Mit „Text suchen und schwärzen“ haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen oder mehreren Wörtern oder nach Phrasen zu suchen und diese dann zu schwärzen. Der schwarze Balken, der entsprechend Ihrer Einstellungen über den zu entfernenden Inhalt gelegt wird, löscht diesen tatsächlich unwiederbringlich aus dem Dokument, sodass er auch beim Rückkonvertieren in z.B. Word nicht wieder sichtbar wird. Ergänzend entfernen Sie mit Klick auf „Dokument bereinigen“ nicht sichtbare Inhalte wie Metadaten, versteckte Kommentare usw. aus dem Dokument, die ebenfalls Rückschlüsse auf den Originalinhalt zulassen würden.

Machen Sie Ihre Dokumente barrierefrei mit Adobe Acrobat Pro

Um Menschen mit körperlichen Einschränkungen wie z.B. motorischen Einschränkungen oder Sehbehinderungen den Zugang zu PDF-Dokumenten zu ermöglichen oder zu erleichtern, setzt ein digitales Dokument Barrierefreiheit voraus. Die gesetzlichen Grundlagen dazu stehen u.a. im deutschen Behindertengleichstellungsgesetz (BGG), detailliertere Regelungen in der Barrierefreien Informationstechnik-Verordnung (BITV).

Das Icon „Barrierefreiheit“ finden Sie in der Kategorie „Schützen & Standardisieren“.

Ansicht Werzeuge in Adobe Acrobat Pro

Mit Adobe Acrobat können Sie barrierefreie PDFs erstellen, Dokumente hinsichtlich der Einhaltung von Standards in Bezug auf Barrierefreiheit überprüfen sowie automatisiert Berichte mit den Ergebnissen der Überprüfung erzeugen. Für die Erstellung von barrierefreien PDFs bietet Ihnen auch Adobe Acrobat in der Standard-Version unterschiedlichste Funktionen. In der Pro-Version werden Sie jedoch von einem Setup-Assistenten unterstützt, was Ihnen viel Zeit und Arbeit spart. Außerdem stellen Sie mit der Nutzung des Assistenten sicher, dass Sie alle wichtigen Aspekte für ein barrierefreies Dokument berücksichtigt haben.

Ansicht Barrierefreiheit Setup Assistent in Adobe Acrobat Pro

Damit können Sie z.B. Änderungen am Kontrast im Dokument vornehmen, die Leserichtung definieren oder festlegen, wie mit besonders großen Dokumenten verfahren werden soll.

Lassen Sie Adobe Acrobat Pro das Vergleichen von zwei Dokumenten übernehmen

Mehrseitige Verträge, Fachtexte, Nutzungsbedingungen – ständig erscheinen neue oder geänderte Versionen und oft ist nicht auf einen Blick ersichtlich, was sich geändert hat. Das Vergleichen von zwei Dokumenten kann Adobe Acrobat Pro für Sie übernehmen.

Die Funktion „Dateien vergleichen“ finden Sie in der Kategorie „Freigeben & Überprüfen“.

Ansicht Werkzeuge in Adobe Acrobat Pro

Wählen Sie im nächsten Schritt die zwei Dateien aus, die sie vergleichen möchten. Sollen alle Bestandteile des Dokumentes in den Vergleich einbezogen werden, lassen Sie den Haken im Kästchen „Nur Text vergleichen“ weg. Setzen Sie den Haken, wenn Sie tatsächlich nur den Text vergleichen möchten. Klicken Sie dann auf „Vergleichen“ Im Ergebnis erhalten Sie einen detaillierten Report über alle Änderungen zwischen Dokument 1 und Dokument 2 inklusive der Information, ob etwas ergänzt, geändert oder gelöscht wurde. Die Dauer des Vorgangs hängt natürlich vom Umfang des Dokuments ab, liegt bei ca. 10seitigen Dokumenten unter 2 Minuten.

Beispiel Report Übersicht nach Anwendung der Funktion "Dateien vergleichen" in Adobe Acrobat Pro

Erstellen Sie PDF Unterformate für besondere Anforderungen

Die internationale Organisation für Normung (ISO) hat u.a. Standards definiert, die sich auf den Austausch von Informationen unter Nutzung des PDF-Formats beziehen. Mit Adobe Acrobat Pro können Sie PDF-Dateien erstellen, die bestimmten ISO-Normen entsprechen. Dazu zählen z.B. die Formate PDF/A für die Langzeitarchivierung, PDF/X für den Datenaustausch mit Druckereien oder PDF/E für den interaktiven Austausch von technischen Dokumenten. Neben dem Erstellen von Dokumenten in diesen Formaten können Sie auch prüfen, ob ein Dokument einer bestimmten Norm entspricht und formatspezifische Informationen wieder entfernen.

Ansicht in Adobe Acrobat Pro mit aktiviertem Werkzeug „PDF Standards"

Mit den Pro-Funktionen können Sie auch Audio & Video in PDF einbinden

Aufgrund der Unmenge an Informationen, die tagtäglich auf alle von uns einströmt, können wichtige Details schnell übersehen werden. Viele Menschen nehmen sich nicht mehr die Zeit, lange Texte zu lesen. Was im Netz und noch spezieller in den sozialen Netzwerken schon lange an der Tagesordnung ist, gilt immer mehr auch für Dokumente. Mit interaktiven Elementen oder Video können wir eher die Aufmerksamkeit des „Lesers“ gewinnen und ihn auch länger bei uns halten.

Das Icon „Rich Media“ zum Einbetten von Video oder Audio-Dateien in PDF-Dokumente mit Adobe Acrobat Pro finden Sie in der Kategorie „Erstellen & Bearbeiten“.

Ansicht Werkzeuge in Adobe Acrobat Pro

Die damit verknüpften Funktionen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Inhalte durch Ergänzung um interaktive Komponenten für den Leser interessanter zu gestalten. Dabei ist zu beachten, dass nur bestimmte Dateiformate wie MPEG-4 mit den aktuellen Versionen von Adobe Acrobat abgespielt werden können. Alternativ zum Einbetten von Dateien können Sie auch mittels Links auf Videos oder Sound verweisen.

Ansicht Rich Media Funktion in Adobe Acrobat Pro

Über die erweiterten Optionen beim Einfügen einer Multimedia-Datei können Sie im nächsten Schritt z.B. festlegen, wie oder wann bestimmte Inhalte wiedergegeben werden sollen.

Ansicht erweiterte Optionen der Rich Media Funktion

Adobe Acrobat Pro ist unter anderem im Rahmen der Adobe Document Cloud im Value Incentive Plan (kurz VIP) erhältlich. In unserem kostenlosen Whitepaper werden die Mehrwerte der Document Cloud sowie die verschiedenen Formen der Lizenzierung detailliert erklärt. Lesen Sie außerdem, wie Acrobat DC die Administration und Nutzerverwaltung flexibler gestaltet sowie die Produktivität für Ihre Endanwender mit neuen Funktionen verbessert. Weitere Informationen zum Thema Adobe erhalten Sie auch auf unserer Beratungsseite.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Haben Sie die Vorteile der Adobe Acrobat Pro-Funktionen überzeugt? Dann lassen Sie sich doch von unseren Experten zur Document Cloud beraten. 

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Autor

Tobias Hübner

Principal License and Contract Specialist

 

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