SoftwareOne logo

Komolyan vesszük az Ön adatainak védelmét

Komolyan vesszük az Ön adatainak védelmét

Adatvédelmi nyilatkozat

Hatálybalépés napja: 2026. augusztus

Az Ön adatainak védelme fontos a SoftwareOne és leányvállalatai számára (a továbbiakban együttesen: „SoftwareOne”, „mi”, „minket”, „a miénk”). Ez az Adatvédelmi nyilatkozat ismerteti, hogy milyen személyes adatait kezelhetjük, hogyan kezelhetjük azokat, valamint hogy milyen adatvédelmi jogokkal rendelkezik.

Az általunk felhasznált személyes adatok típusa és azok felhasználási célja attól függ, hogy milyen kapcsolatban állunk Önnel. Ezért előfordulhat, hogy a jelen Adatvédelmi nyilatkozat egyes részei nem vonatkoznak Önre, vagy hogy a jelen Adatvédelmi nyilatkozat több része is érvényes Önre.

Felhívjuk figyelmét, hogy ez az Adatvédelmi nyilatkozat nem vonatkozik azokra az esetekre, amikor ügyfeleink nevében adatfeldolgozóként kezelünk személyes adatokat. Ilyen esetekben a személyes adatok feldolgozására a velünk és az ügyféllel (aki az adatkezelő) között létrejött külön megállapodás vonatkozik.

Amennyiben ez az Adatvédelmi nyilatkozat olyan hivatkozásokat tartalmaz, amelyek egy olyan webhelyre irányítják Önt, amelyet nem mi üzemeltetünk vagy ellenőrizünk, kérjük, vegye figyelembe, hogy az Ön által az adott webhelyen megadott személyes adatok feldolgozásáért az adott webhely üzemeltetője felel, ezért javasoljuk, hogy olvassa el az ő adatvédelmi nyilatkozatukat is. Ilyen esetben nincs befolyásunk arra, hogy személyes adatait hogyan használják fel és dolgozzák fel, és nem vállalunk felelősséget azért, ahogyan az adott szolgáltató az Ön személyes adatait kezeli.

Kik vagyunk

Az Ön személyes adatainak feldolgozásáért az a SoftwareOne-szervezet (az „Adatkezelő”) felel, amellyel kapcsolatba lépett, például a weboldalának felkeresésével, szolgáltatásainak igénybevételével, rendezvényekre vagy állásajánlatokra való jelentkezéssel. A SoftwareOne különböző szervezeteiről itt talál további információkat.

Amikor megkapjuk személyes adatait (akár közvetlenül Öntől, akár az Ön által képviselt vállalattól, vagy egyéb esetekben harmadik felektől), azokat a következő célokból és jogalapok alapján kezelhetjük.

Felhasználói fiókok létrehozása és kezelése

Weboldalaink, platformjaink, alkalmazásaink vagy egyéb termékeink és szolgáltatásaink biztonságos eléréséhez és használatához előfordulhat, hogy felhasználói fiókot kell regisztrálnia és fenntartania nálunk. Személyes adatait feldolgozzuk, amikor regisztrál ezekre a fiókokra, valamint a fiókok hitelesítése, kezelése és karbantartása során.

Amennyiben demó- vagy próbafiókot hoz létre webhelyeink, platformjaink, alkalmazásaink vagy egyéb termékeink és szolgáltatásaink megismerése céljából, előfordulhat, hogy személyes adatait rögzítjük, és azokat felhasználjuk a hozzáférésének hitelesítésére, ideiglenes szolgáltatások biztosítására, a használat nyomon követésére, valamint a demó- vagy próbafiókkal kapcsolatos kommunikációra.

Amennyiben weboldalaink, platformjaink, alkalmazásaink vagy egyéb termékeink és szolgáltatásaink egy másik adatvédelmi nyilatkozatra hivatkoznak, amelyben elmagyarázzák, miért és hogyan gyűjtik és kezelik a személyes adatokat, kérjük, olvassa el azt az adatvédelmi nyilatkozatot.

Vonatkozó személyes adatok: elérhetőségi adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), a regisztráció időpontja és dátuma, bejelentkezések, használati adatok, tevékenységi adatok.

Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja az Önnel kötött szerződés, amelynek célja fiókjának létrehozása, kezelése és fenntartása.

Kérelmekre adott válasz

Személyes adatait abból a célból gyűjthetjük, hogy kapcsolatba lépjünk Önnel, és feldolgozzuk az Ön által csevegőfunkciók, kapcsolatfelvételi űrlapok vagy egyéb eszközök útján hozzánk intézett kérését.

Vonatkozó személyes adatok: elérhetőségi adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), postai cím, ország, a kérelem tárgya, a kérelem kelte, valamint egyéb adatok, amelyeket önként megad nekünk.

Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja adott esetben az Önnel szemben fennálló jogi kötelezettségeink vagy szerződéses kötelezettségvállalásaink teljesítése, egyéb esetekben pedig az Önnel való kapcsolattartásunk kezeléséhez, valamint az Ön számára kielégítő szolgáltatás és élmény biztosításához fűződő jogos érdekünk.

Bejegyzések és megjegyzések

Bejegyzéseket és megjegyzéseket tehet közzé weboldalainkon, platformjainkon, illetve alkalmazásaink, más termékeink és szolgáltatásaink használata során. Előfordulhat, hogy az Ön által megadott tartalom ilyenkor nyilvánosan elérhető lesz. Felhívjuk figyelmét, hogy a közzétételük előtt bejegyzését vagy megjegyzését manuálisan is felülvizsgálhatjuk, és emiatt késhet a megjelenítésük. Ha megad egy nevet vagy álnevet, ez a név lesz feltüntetve a bejegyzés vagy hozzászólás mellett.

Vonatkozó személyes adatok: név vagy felhasználónév, a bejegyzés vagy hozzászólás tartalma, időpont és dátum, valamint az Ön által önként megadott egyéb adatok.

Az Ön személyes adatai feldolgozásának jogalapja az Önnel való kapcsolattartásunk kezeléséhez, valamint termékeink és szolgáltatásaink fejlesztéséhez fűződő jogos érdekünk.

Hírlevelek

Feliratkozhat hírleveleinkre, amelyek az informatikai ágazat aktuális trendjeiről és legfontosabb eseményeiről, új termékekről és szolgáltatásokról, közelgő rendezvényekről, különleges ajánlatokról, valamint az informatikai döntéshozók számára fontos időpontokról tájékoztatják Önt.

A regisztráció során meg kell adnia az e-mail-címét. Bizonyos régiókban a regisztrációs űrlap kitöltése után megerősítő e-mailt küldhetünk Önnek. Ebben az esetben a regisztráció csak azután aktiválódik, ha rákattint a megerősítő e-mailben található hivatkozásra.

Ha feliratkozik hírlevelünkre, előfordulhat, hogy egyedi nyomkövető technológiákat építünk be hírleveleinkbe, amelyek segítségével nyomon követhetjük, hogy mikor nyitották meg az Önnek elküldött hírlevelet, valamint személyre szabhatjuk a hírlevélben szereplő linkeket, hogy megállapíthassuk, mikor melyik linkre kattintott.

Hírleveleinkről bármikor leiratkozhat. A leiratkozáshoz használja az üzeneteink végén megtalálható, leiratkozásra szolgáló hivatkozást, vagy küldjön egy e-mailt az info.global@softwareone.com címre.

Vonatkozó személyes adatok: elérhetőségi adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), ország, interakciós mutatók (pl. megnyitották-e a hírlevelet, a megnyitás dátuma és időpontja, hányszor nyitották meg a hírlevelet, mely linkekre kattintottak).

Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja a hírlevelek fogadásához adott hozzájárulása.

Marketing

Marketing célokra gyűjtjük az Ön személyes adatait, amikor ügyfeleink vagy partnereink – beleértve a potenciális ügyfeleket is – nevében kapcsolatba lép velünk. Személyes adatokat kaphatunk olyan hitelesített külső szolgáltatóktól is, akik jogi felhatalmazással rendelkeznek arra, hogy ezeket az információkat marketingkommunikációnk céljára megosszák velünk. Ezeket a személyes adatokat marketingcélokra dolgozzuk fel, ideértve többek között az Ön számára érdekes jövőbeli eseményekről, termékekről, szolgáltatásokról és ajánlatokról való tájékoztatást.

Ezen felül egyedi nyomkövető technológiákat is alkalmazhatunk az IP-címek és az interakciós mutatók – például az e-mailek megnyitásainak és a linkekre történő kattintásoknak – az automatikus rögzítésére, hogy ezzel is nyomon követhessük a teljesítményt, és javíthassuk marketingtevékenységeink relevanciáját és hatékonyságát.

Vonatkozó személyes adatok: elérhetőségi adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), valamint az Ön által számunkra megadott egyéb adatok.

Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja az Ön hozzájárulása, illetve az a jogos érdekünk, hogy marketingcélú üzeneteket küldjünk Önnek.

Engedélyek és a technológia használatának elemzése

Ügyfeleinkkel fennálló üzleti kapcsolatunk keretében előfordulhat, hogy szoftverlicencekkel és a technológia használatának környezetével kapcsolatos adatokat kezelünk annak érdekében, hogy az üzleti kapcsolat teljes időtartama alatt jobban megértsük, kezeljük és támogassuk ügyfeleink igényeit.

Amennyiben az ügyfelek hozzáférést biztosítottak számunkra technológiai környezetükhöz, vagy csatlakoztak a mi, illetve általunk jóváhagyott harmadik fél eszközeihez, a vonatkozó platform vagy technológia keretein belül betekintést nyerhetünk a licenctípusokba, a licenc-hozzárendelésekbe és azok felhasználásába. Ez magában foglalhatja a rajtunk keresztül megszerzett licenceket, valamint más szolgáltatóktól származó licenceket is, amennyiben az ilyen hozzáférés engedélyezett.

Ezeket az adatokat a licenc- és használati folyamatok optimalizálására, a szolgáltatások igénybevételi jogosultságának ellenőrzésére, a felhasználónkénti vagy licencenkénti díjazású szolgáltatások kezelésére, valamint az ügyfélkörünkben megfigyelhető általános tendenciák elemzésére használjuk fel. Ezek az elemzések hozzájárulhatnak új termékek és szolgáltatások fejlesztéséhez, a meglévő kínálat tökéletesítéséhez, valamint a releváns üzleti lehetőségek felismeréséhez.

Az ügyfél által megadott hozzáférési jogosultság vagy az alkalmazandó szerződéses rendelkezések keretein túl nem férünk hozzá licenc- vagy használati adatokhoz, és nem dolgozzuk fel azokat.

Vonatkozó személyes adatok: felhasználói vagy eszközazonosítók, licenckiosztási és használati adatok, szolgáltatáshasználati mutatók, valamint a kapcsolódó technikai metaadatok.

Az ilyen személyes adatok feldolgozásának jogalapja az a jogos érdekünk, hogy termékeinket és szolgáltatásainkat kezeljük és fejlesszük, ügyfeleinket az ügyfélkapcsolat teljes időtartama alatt támogassuk, valamint kereskedelmi tevékenységünket folytassuk, továbbá adott esetben a szerződéses kötelezettségeinket teljesítsük.

Cookie-k és egyéb hasonló technológiák

Weboldalaink, platformjaink, alkalmazásaink, valamint egyéb termékeink és szolgáltatásaink használata során cookie-kat és hasonló technológiákat alkalmazhatunk. A cookie-k olyan kis szöveges fájlok, amelyeket az Ön által felkeresett webhelyek tárolnak az Ön eszközén. Ezek segítenek a weboldalaknak megjegyezni az Ön beállításait, bejelentkezési adatait és böngészési tevékenységét, hogy személyre szabottabb, hatékonyabb és zökkenőmentesebb online élményt nyújthassunk; emellett általában a weboldal forgalmának elemzésére, a felhasználói munkamenetek kezelésére, valamint a tartalomnak az Ön érdeklődési köréhez való igazítására használjuk őket.

Alapvető cookie-k

Ezek a cookie-k a weboldal működéséhez szükségesek, ezért nem lehet őket letiltani.

Funkcionális cookie-k

Ezek a cookie-k további funkciókat és harmadik felek által biztosított tartalmakat tesznek lehetővé, például betűtípusokat, videókat, térképeket, közösségimédia-bővítményeket és beágyazott szolgáltatásokat.

Elemzési és marketing célú cookie-k

Ezek a cookie-k segítenek megérteni, hogy a felhasználók hogyan használják a weboldalt, és támogatják a hirdetési és marketingtevékenységeket.

Ezeket többek között arra is felhasználhatjuk, hogy feldolgozzuk az Ön használati adatait annak érdekében, hogy elemezzük, hogyan használja és hogyan lép kapcsolatba weboldalainkkal, platformjainkkal, alkalmazásainkkal vagy egyéb termékeinkkel és szolgáltatásainkkal, így javítva az Ön online élményét. Emellett harmadik féltől származó eszközöket is felhasználhatunk névtelen munkamenet-felvételek készítésére, amelyek segítenek a weboldal használatának elemzésében és a funkcionalitás fejlesztésében. Ezek a felvételek nem tartalmaznak személyes adatokat, és az érzékeny mezőket elrejtjük az Ön adatainak védelme érdekében.

Esetenként eszközök közötti nyomkövető technológiákat is alkalmazhatunk célzott hirdetések megjelenítésére weboldalunkon kívül, valamint a hirdetések hatékonyságának értékelésére. A cookie-tájékoztatónkban felsorolt harmadik fél szolgáltatók (amennyiben a nem alapvetően szükséges cookie-k engedélyezve vannak) hozzáférhetnek az Ön böngészőjéhez vagy eszközéhez, elemezhetik az Ön IP-címét, tárolhatnak vagy olvashatnak felismerési jellemzőket, illetve hozzáférhetnek nyomkövető pixelekhez. Ezeket a jellemzőket felhasználhatják az Ön eszközének felismerésére más webhelyeken is. Ha Ön a felhasználói adataival regisztrál egy harmadik fél szolgáltatónál, előfordulhat, hogy a különböző eszközökön (pl. laptop, okostelefon, táblagép) használt azonosító jellemzők összekapcsolódnak. Ez lehetővé teszi a szolgáltató számára, hogy az eszközökön átívelő hirdetési kampányokat kezeljen.

Webelemző eszközöket is használhatunk weboldalaink megfelelő kialakításához, valamint a visszatérő látogatók azonosításához. Ezek az eszközök álnevek alapján használati adatfájlokat generálnak, és a cookie-kra támaszkodnak, amint azt a Cookie-tájékoztatónkban leírtuk.

Olyan szolgáltatásokat is beágyazhatunk weboldalainkra, amelyeket nem a kiszolgálóinkon tárolunk. Például megtudhatja a SoftwareOne-szervezet pontos helyét térképek segítségével, vagy videókat nézhet. Bizonyos régiókban biztosíthatjuk, hogy a weboldalainkhoz, platformjainkhoz, alkalmazásainkhoz vagy egyéb termékeinkhez és szolgáltatásainkhoz beágyazott tartalommal való hozzáférés ne biztosítson automatikusan adatokat a harmadik fél szolgáltatónak, így csak helyileg tárolt miniatűröket jelenítünk meg. Ilyen esetben a harmadik felek által szolgáltatott tartalom csak akkor töltődik be, ha Ön a Cookie-tájékoztatón. keresztül megadja hozzájárulását. A tartalom megtekintésekor a harmadik fél szolgáltató megkapja azon adatokat, amelyekkel weboldalunkat elérte, valamint azokat a használati adatokat, amelyek e tekintetben a szolgáltatásuk biztosításához szükségesek. Nem tudjuk befolyásolni a harmadik fél szolgáltató által végzett további adatfeldolgozást.

A Cookie-tájékoztató szolgáltatást egy harmadik fél biztosítja, és az általunk használt cookie-k listáját jeleníti meg, beleértve azok szolgáltatóját is. Az alapértelmezett beállítás szerint csak az alapvető cookie-k engedélyezettek. A Cookie-tájékoztató segítségével beállíthatja, hogy engedélyezi-e a további cookie-k elhelyezését vagy sem. Beállításait bármikor módosíthatja a Cookie-tájékoztató segítségével.

Vonatkozó személyes adatok: IP-cím, eszköz- és böngészőadatok, biztonsági és bot-felismerési jelek, a cookie-kra vonatkozó hozzájárulási beállítások, a weboldallal való interakciós adatok (pl. videómegtekintések, térképek használata, beágyazott tartalmakkal való interakciók), az IP-címből származtatott hozzávetőleges hely, technikai lekérdezési és teljesítményadatok, a megtekintett oldalak és a böngészési viselkedés (pl. kattintások, görgetés, navigációs útvonalak), az oldalakon töltött idő és a munkamenet időtartama, cookie-azonosítók és hirdetési azonosítók, konverziós és interakciós események (pl. űrlapküldések, interakciók), valamint marketing- és kampányteljesítmény-adatok.

Az alapvető cookie-khoz kapcsolódó személyes adatainak feldolgozásának jogalapja az a jogos érdekünk, hogy Ön számára megjelenítsük a weboldalt, a platformokat és az alkalmazásokat. A nem alapvetően szükséges cookie-k és hasonló technológiák esetében a jogalap az Ön hozzájárulása.

A mesterséges intelligencia alkalmazása digitális termékeinkben és szolgáltatásainkban

Emellett mesterséges intelligencia („AI”) eszközöket is alkalmazhatunk – ideértve a generatív AI-t is –, hogy támogassuk az Ön weboldalainkkal, platformjainkkal, alkalmazásainkkal és egyéb termékeinkkel vagy szolgáltatásainkkal való interakcióját (például csevegőasszisztensek működtetéséhez, tartalom fordításához vagy összefoglalásához, a megjelenített tartalom személyre szabásához, bejegyzések és hozzászólások moderálásához, valamint termékfunkciók biztosításához vagy fejlesztéséhez), amennyiben az eredmények jelentős hatással lehetnek Önre, azokat emberi ellenőrzésnek vetjük alá.

Személyes adatait feldolgozhatjuk, amikor felkeresi főbb közösségimédia-oldalainkat (a főbb profilok listája alább található):

Az Ön személyes adatainak feldolgozásáért az adott közösségi oldal üzemeltetőjével közösen felelünk. Ebben a tekintetben a közösségi média oldal üzemeltetője határozza meg a személyes adatok feldolgozásának céljait és módjait is, amelyekre mi csak korlátozott mértékben tudunk hatást gyakorolni.

A közösségi oldalainkon az Ön által megadott adatokat, például megjegyzéseket, videókat, képeket, kedveléseket, nyilvános üzeneteket stb. a közösségimédia-oldal szolgáltatója teszi közzé, és mi soha nem használjuk fel vagy dolgozzuk fel más célokra. Mindazonáltal fenntartjuk a jogot, hogy szükség esetén tartalmakat töröljünk. Megoszthatjuk weboldalunkon az Ön tartalmát, ha az a közösségimédia-oldal funkciója, és a közösségimédia-oldalakon keresztül kommunikálhatunk is Önnel.

Ha kérelmet nyújt be nekünk a közösségimédia-oldalon, akkor kérelme jellegétől függően használhatunk egy másik, biztonságos kommunikációt lehetővé tevő csatornát, amely garantálni tudja a titoktartást. Bizalmas kérelmeivel mindig fordulhat hozzánk a megadott egyéb csatornákon keresztül. Ha személyes adatainak egy adott feldolgozási művelete ellen tiltakozni kíván, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot az „Elérhetőségek”. szakaszban leírtak szerint. Megvizsgáljuk az Ön kérését, és eldöntjük, hogy tudunk-e válaszolni Önnek, valamint hogy van-e bármilyen befolyásunk az ilyen adatkezelési tevékenységre. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy közvetlenül a közösségi oldal üzemeltetőjéhez kell fordulnia.

Közösségimédia-oldalainkat reklámozási célokra is használhatjuk. Ennek során felhasználhatjuk a vonatkozó közösségimédia-oldal szolgáltatója által biztosított demográfiai, érdeklődésen alapuló, viselkedésen vagy elhelyezkedésen alapú célcsoportjellemzőket. Az adatfeldolgozást csak korlátozott mértékben tudjuk befolyásolni, és nem tudjuk letiltani azokat a statisztikákat, amelyeket a vonatkozó közösségimédia-oldal szolgáltatója elérhetővé tesz számunkra.

Konverziókövetési lehetőségeket is használunk az egyes közösségimédia-csatornákhoz. Ezen célból megfelelő képpontokat vagy címkéket helyeztünk el weboldalunkon a konverziós adatok gyűjtése érdekében. A Cookie-tájékoztató segítségével beállíthatja, hogy engedélyezi-e az ilyen nem alapvetően szükséges cookie-kat, valamint módosíthatja a beállításait.

Közösségi média tevékenységünk támogatására mesterséges intelligencia (AI) eszközöket, többek között generatív AI-t is felhasználhatunk (például feliratok megírásához vagy fordításához, vizuális tartalmak létrehozásához vagy átalakításához, saját oldalainkon megjelenő hozzászólások moderálásához, valamint az interakciók összesített formában történő elemzéséhez), amely tartalmakat csapatunk a közzététel előtt áttekinti. A közösségimédia-szolgáltatók által üzemeltetett AI-funkciókra továbbra is az adott szolgáltatók Adatvédelmi nyilatkozata vonatkozik.

A közösségimédia-oldal szolgáltatója által feldolgozott adatok

A közösségimédia-oldal szolgáltatója „web-tracking” (webes követési) módszereket is használhat. A „Web-tracking” (webes követés) attól függetlenül is végezhető, hogy Ön be van-e jelentkezve fiókjába a közösségimédia-platformon vagy sem. Mint már említettük, a közösségi oldalak webes nyomkövetési módszereit nem tudjuk ellenőrizni, és ezeket a funkciókat nem tudjuk kikapcsolni. Felhívjuk figyelmét, hogy az adott közösségi oldal üzemeltetője felhasználhatja profil- és viselkedési adatait az Ön szokásainak, személyes kapcsolataiknak és preferenciáinak elemzésére. Nincs befolyásunk arra, hogy az adott közösségi oldal üzemeltetője hogyan kezeli az Ön adatait.

A közösségi oldalakon történő személyes adatkezeléssel kapcsolatos további információkért kérjük, olvassa el az alábbiakban felsorolt szolgáltatók adatvédelmi nyilatkozatait:

Vonatkozó személyes adatok: név, cégnév, e-mail-cím, ország, valamint minden egyéb információ, amelyet önként megad nekünk.

Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja az a jogos érdekünk, hogy a közösségi média platformokon hirdessük és népszerűsítsük márkánkat, szolgáltatásainkat és termékeinket, valamint hogy marketingtevékenységeink hatékonyságát és relevanciáját növeljük az általános marketingteljesítmény javítása érdekében; hasonlóképpen, személyes adatait PR- és kommunikációs célokból is feldolgozzuk. Emellett a nem alapvetően szükséges cookie-k használatához is az Ön hozzájárulására támaszkodunk, amelyet bármikor módosíthat a Cookie-tájékoztatón keresztül.

Termékeink vagy szolgáltatásaink megvásárlása és használata

Termékeink vagy szolgáltatásaink megvásárlásának és igénybevételének megkönnyítése érdekében előfordulhat, hogy feldolgozzuk az Ön személyes adatait. Ezeket a személyes adatokat közvetlenül Ön, illetve az érintett ügyfél, beszállító vagy üzleti partner adhatja meg nekünk

A személyes adatokat a nyújtott termék vagy szolgáltatás függvényében két különböző minőségben kezeljük:

  • Bizonyos termékek vagy szolgáltatások esetében a személyes adatok feldolgozásának céljait és módjait önállóan határozzuk meg;
  • Egyéb termékek vagy szolgáltatások esetében ügyfeleink nevében adatfeldolgozóként járunk el. Ilyen esetekben a konkrét adatkezelési tevékenységeket a velünk és az ügyféllel kötött, vonatkozó adatfeldolgozási megállapodás tartalmazza.

Ez az adatkezelés lehetővé teszi számunkra, hogy ápoljuk és kezeljük az Önnel, valamint az Ön által képviselt céggel fennálló kapcsolatunkat, ideértve a megállapodások megtárgyalását és véglegesítését, valamint az árakra vonatkozó információk megadását.

Hasonlóképpen, egyes termékeink vagy szolgáltatásaink nyújtása során előfordulhat, hogy bizonyos adatokat feldolgozunk a kiberbiztonsági fenyegetések felismerése, kivizsgálása és az azokra való reagálás céljából. Ez magában foglalja a rendszerek felügyeletét, a biztonsági események elemzését, valamint az ügyfeleink környezetét érintő potenciális incidensekre való reagálást.

Amennyiben vásárlás előtt úgy dönt, hogy demó- vagy próbafiókot hoz létre termékeink vagy szolgáltatásaink megismerése céljából, előfordulhat, hogy személyes adatait rögzítjük, és azokat felhasználjuk a hozzáférésének hitelesítésére, ideiglenes szolgáltatások biztosítására, termékeink vagy szolgáltatásaink használatának nyomon követésére, valamint a demó- vagy próbafiókkal kapcsolatos kommunikációra.

Esetenként piackutatásokat és elégedettségi felméréseket is végzünk, mivel folyamatosan arra törekszünk, hogy jobban megértsük az Önök tapasztalatait, érdeklődési körét és visszajelzéseit termékeinkkel vagy szolgáltatásainkkal kapcsolatban, ugyanakkor arra is törekszünk, hogy ezeket, valamint az ügyfeleinkkel, üzleti partnereinkkel és minden más érdekelt féllel ápolt kapcsolatainkat is javítsuk. Ilyen esetben joga van kifogással élni a feldolgozás ellen. További információkat jogai gyakorlásáról az „Elérhetőségek” című szakaszban talál.

Vonatkozó személyes adatok: elérhetőségi adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), bejelentkezési adatok, a regisztráció időpontja és dátuma, használati adatok, rendszer- és biztonsági naplófájlok (pl. hitelesítési naplók, hálózati forgalomra vonatkozó metaadatok, végpontok telemetriai adatai), IP-cím, eszközazonosítók, eszköz- és alkalmazásadatok (pl. gazdagépnevek, operációs rendszer adatai, alkalmazáshasználati metaadatok), incidensekkel kapcsolatos adatok (pl. fájlok, memóriadatok vagy a feltételezett rosszindulatú tevékenységekkel kapcsolatos naplófájlok), valamint egyéb adatok, amelyeket Ön önként megad nekünk termékeink vagy szolgáltatásaink vásárlása és használata során.

Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja az a jogos érdekünk, hogy termékeinket vagy szolgáltatásainkat értékesítsük az Ön által jogilag képviselt szervezettel kötött szerződés kezelése, megkötése és teljesítése révén. Piackutatás vagy felmérések végzése, valamint demófiók létrehozása során ugyanazon jogalapra támaszkodunk, hogy Önnek (mint egy potenciális ügyfél jogi képviselőjének) bemutathassuk termékeinket vagy szolgáltatásainkat.

Termékek és szolgáltatások fejlesztése

Termékeink vagy szolgáltatásaink igénybevétele során előfordulhat, hogy személyes adatait statisztikai célokból és a szolgáltatások fejlesztése érdekében feldolgozzuk.

Feldolgozott személyes adatok: név, e-mail-cím, IP-cím, megtekintett tartalom, a látogatás dátuma és időpontja, az átvitt adatmennyiség, a hozzáférés státusza, a böngésző és az operációs rendszer, valamint az a hivatkozási link, amely jelzi, hogy melyik weboldalról érkezett.

Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja az a jogos érdekünk, hogy áttekintést nyerjünk általános teljesítményünkről, és javítsuk termékeinket vagy szolgáltatásainkat, valamint végső soron az Ön nálunk szerzett tapasztalatait.

Ügyfelek hitelképességének ellenőrzése

Szerződés megkötése előtt feldolgozhatunk személyes adatokat az ügyfelek hitelképességének ellenőrzése céljából, hogy a folyamatos üzleti kapcsolatunk során kezelni tudjuk a pénzügyi kockázatot. Ez magában foglalhatja az ügyféladatok és a hitelkeretek belső ellenőrzését is a vállalati erőforrás-tervező (ERP) rendszereinkben, még a tranzakciók engedélyezése előtt.

Vonatkozó személyes adatok: elérhetőségi adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), pénzügyi előzmények, hitelképességi pontszám, fizetési szokások, fennálló tartozások, azonosító számok (pl. áfa-szám vagy cégjegyzékszám), hitelinformációs ügynökségektől kapott adatok (amennyiben azok Önre, mint magánszemélyre vonatkoznak).

Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja a hitelképesség felmérése és a pénzügyi kockázatunk minimalizálása iránti jogos érdekünk.

Átvilágítás és előzetes ellenőrzés

Az üzleti tevékenység megkezdése előtt előfordulhat, hogy feldolgozzuk az Ön személyes adatait, amennyiben ügyfeleink, üzleti partnereink vagy bármely érdekelt fél nevében kapcsolatba lép velünk, hogy elvégezhessük a kellő átvilágítást és szűréseket. A kellő gondossággal végzett szűréseink vagy átvilágítási tevékenységeink – az alkalmazandó jogszabályok által megengedett mértékben – kiterjedhetnek a biztonsági, adatvédelmi és integritási ellenőrzésekre is.

Vonatkozó személyes adatok: elérhetőségi adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), valamint az Ön által önként megadott egyéb adatok.

Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja az a jogos érdekünk, hogy megbizonyosodjunk vállalatának alkalmasságáról, valamint a kapcsolódó kockázatok hatékony kezeléséről.

A mesterséges intelligencia alkalmazása az ügyfelekkel és partnerekkel való kapcsolattartásban

Kereskedelmi és operatív tevékenységeink támogatására mesterséges intelligencia (AI) eszközöket, többek között generatív AI-t is alkalmazhatunk (például levelek megfogalmazásához és személyre szabásához, értekezletek és e-mailes levelezések összefoglalásához, tartalmak fordításához, fiókadatok elemzéséhez, ügyfélszolgálati megkeresések előszűréséhez és megválaszolásához, valamint ajánlatok vagy szerződések elkészítéséhez), az Önre jelentős hatással bíró eredmények esetében emberi ellenőrzés mellett. Jogi vagy hasonlóan jelentős hatással járó döntéseket nem hozunk kizárólag automatizált eszközökkel, kivéve, ha azt az alkalmazandó jogszabályok megengedik.

Rendezvények regisztrációja és szervezése

Személyes adatait feldolgozhatjuk abból a célból, hogy kapcsolatba lépjünk Önnel, valamint hogy megszervezzük és lebonyolítsuk azokat a szemináriumokat, webináriumokat, képzéseket, virtuális találkozókat és egyéb rendezvényeket (a továbbiakban: „rendezvények”), amelyeket mi vagy bármely partnerünk szervez, és amelyeken Ön részt kíván venni.

A folyamat során előfordulhat, hogy külső harmadik félként eljáró szolgáltatók (videókonferencia, kommunikációs szolgáltatók) támogatnak minket, akikkel megosztjuk az Ön személyes adatait.

Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy rendezvényeinket rögzítjük. További információkért kérjük, olvassa el az audiovizuális tartalmakról szóló következő részt.

Előfordulhat, hogy időnként kérdőíveket is küldünk Önnek, amelyekre tetszőlegesen válaszolhat, hogy segítsen nekünk felmérni, hogyan tudjuk hatékonyan fejleszteni vagy bővíteni rendezvényeinket.

Amennyiben az események nem virtuálisak, hanem személyes részvételt igényelnek, kérjük, olvassa el az eseményre vonatkozó adatvédelmi nyilatkozatot, amelyet külön teszünk közzé, és amely tartalmazza a vonatkozó részleteket arról, hogy az adott esemény kapcsán hogyan kezeljük az Ön személyes adatait.

Vonatkozó személyes adatok: kapcsolattartási adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), találkozóhoz használt név vagy álnév, IP-cím, eszköz-/hardveradatok (pl. MAC-címek, verzió), szöveges, hang- és videóadatok, kapcsolati adatok (pl. telefonszámok, országnevek, kezdési és befejezési időpontok), valamint egyéb adatok, amelyeket önként megad nekünk a regisztráció során vagy az esemény ideje alatt.

Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja az a jogos érdekünk, hogy rendezvényeinket megszervezzük és tevékenységeinket népszerűsítsük, valamint hogy kérdőíveket küldjünk Önnek annak érdekében, hogy megértsük, értékeljük és javítsuk rendezvényeink általános teljesítményét.

Audiovizuális tartalom

Az általunk vagy bármely partnerünk által szervezett rendezvények során előfordulhat, hogy fényképeket készítünk vagy videófelvételeket rögzítünk („audiovizuális tartalom”) a résztvevőkről. Az ilyen audiovizuális tartalom rögzítheti Önt, egy csoportot, vagy bárki mást, aki például előadóként vagy résztvevőként a színpadon tartózkodik. Ezeket az anyagokat közzétehetjük weboldalainkon, közösségi média felületeinken vagy bármely más digitális vagy nyomtatott médiumban. Ha nem szeretne ilyen audiovizuális felvételen szerepelni, kérjük, jelezze ezt a felvételt készítő vagy fényképező személynek, illetve az esemény szervezőjének. Emellett azt javasoljuk, hogy a személyes rendezvényeken ügyeljen arra, hogy ne kerüljön a képekbe vagy videókba, amikor azokat készítik vagy rögzítik.

A résztvevők egyéni audiovizuális tartalmai esetében külön tájékoztatjuk Önt a személyes adatok feldolgozásáról, és az intézkedés meghozatala előtt megkérjük az Ön hozzájárulását.

Önnek joga van tiltakozni az ilyen adatkezelés ellen, illetve visszavonni a hozzájárulását, amennyiben azt korábban már megadta. Bár minden tőlünk telhetőt megteszünk kérésének teljesítése érdekében, köztudott, hogy az interneten – beleértve a közösségimédia-platformokat is – közzétett bármely információ világszerte hozzáférhetővé válik, és könnyen lemásolható és terjeszthető olyan harmadik felek által, akikkel nincs kapcsolatunk, és akik nem állnak a mi ellenőrzésünk alatt. Így előfordulhat, hogy ezek az adatok az interneten továbbra is elérhetők maradnak, még akkor is, ha mi már töröltük őket. Ilyen esetben az érintett internetes keresőmotor vagy közösségi média szolgáltatójához kell fordulnia további törlési kérelmeivel.

Amennyiben fényképét nyomtatott kiadványban (pl. szórólap, magazin, hírlevél) használják fel, és a kép eltávolítása az ilyen kiadványokból aránytalanul nagy erőfeszítést igényel, előfordulhat, hogy a nyomtatott kiadványt addig továbbra is használják, amíg a már kinyomtatott példányok el nem fogynak. Fényképét azonban nem használják fel újonnan nyomtatott anyagokban.

Vonatkozó személyes adatok: fényképek, videófelvételek, hangfelvételek, valamint egyéb biometrikus adatok, amelyeket gyűjtenek vagy megosztanak velünk.

Az Ön személyes adatai feldolgozásának jogalapja az eseményeink szervezéséhez és tevékenységeink népszerűsítéséhez fűződő jogos érdekünk, kivéve az egyedi audiovizuális tartalmak előállítását, amely esetben az Ön hozzájárulására támaszkodunk.

Mesterséges intelligencia használata rendezvényeink során

Rendezvényeink lebonyolítása, dokumentálása és fejlesztése érdekében előfordulhat, hogy mesterséges intelligencián alapuló funkciókat (amelyeket mi vagy rendezvény- és videókonferencia-szolgáltatóink biztosítanak) használunk élő vagy utólagos átiratok, írásbeli összefoglalók, jegyzetek és kiemelt részek készítéséhez, élő feliratozás vagy valós idejű fordítás biztosításához, a kérdések és válaszok, valamint a csevegés támogatásához, továbbá az interakció összesített formában történő elemzéséhez. Amennyiben a rendezvényen hangfelvétel, összefoglalás vagy felvétel készül, erről az esemény kezdetén tájékoztatjuk Önt, és szükség esetén megkérjük az Ön hozzájárulását.

Az állásajánlatokhoz kapcsolódóan feldolgozhatjuk az Ön személyes adatait, amelyeket közvetlenül Öntől, nyilvánosan hozzáférhető forrásokból (pl. online szakmai hálózatok, közösségi oldalak vagy állásportálok) vagy harmadik felektől (pl. munkaerő-közvetítőktől, egyetemektől, munkaügyi/toborzó ügynökségektől, ajánlóktól, adó- és társadalombiztosítási hatóságoktól vagy egyéb illetékes hatóságoktól) kapunk.

Személyes adatait a következő célokból kezelhetjük:

  • fiók létrehozása az Ön számára jelentkezési rendszerünkben;
  • az Ön által nekünk megküldött önéletrajzának, pályázati anyagának vagy egyéb dokumentumainak értékelése, valamint az Ön készségeinek, tapasztalatának és képesítéseinek felmérésére, adott esetben AI-rendszerek segítségével;
  • interjúk szervezése és értékelések végzése;
  • amennyiben azt a törvény megengedi vagy előírja, a munkaszerződés megkötésének előfeltételeként háttérellenőrzéseket vagy nyilvános közösségimédia-ellenőrzéseket végzünk;
  • kapcsolatfelvétel Önnel jelentkezése előrehaladásával kapcsolatban;
  • esetlegesen a toborzás során felmerült utazási költségek megtérítése;
  • jelentkezésének megőrzése a személyi aktákban, és amennyiben jelentkezése sikeres lesz, munkaviszony létrehozása Önnel;
  • munkalehetőségek biztosítása érdeklődési köre és készségei alapján, valamint tájékoztatás a toborzási tevékenységekre vonatkozó legfrissebb hírekről;
  • felmérések elvégzése toborzási folyamataink fejlesztése érdekében stb.

Ha valamelyik állásajánlatunkra jelentkezik, kérjük, hogy a jelentkezésében kizárólag az adott álláslehetőség szempontjából releváns adatokat adja meg. Bizonyos pályázati eljárások során előfordulhat, hogy önkéntes alapon kérünk bizonyos demográfiai adatokat (például nem, faj/etnikai hovatartozás és állampolgárság), a foglalkoztatási esélyegyenlőségi előírásoknak és a jogszabályi jelentéstételi követelményeknek való megfelelés érdekében. Ezek az adatok nem képezik részét a kiválasztási eljárásnak, és nincsenek hatással a felvételi döntésekre.

Bizonyos pozíciók esetében a toborzási folyamat egyes szakaszainak támogatására harmadik felek által biztosított, technológiai értékelési és toborzási eszközöket (pl. videóinterjú-platformok, strukturált értékelések, munkaszimulációk, AI-támogatású szűrési folyamatok) vehetünk igénybe. Ezek az eszközök segíthetnek abban, hogy strukturált módon gyűjtsük össze a jelentkezők adatait, megszervezzük és lebonyolítsuk az interjúkat vagy az értékeléseket, ellenőrizzük a munkakörhöz kapcsolódó készségeket, valamint strukturált összefoglalókat vagy elemzéseket készítsünk, amelyek támogatják a toborzók munkáját. A pozíciótól és a használt eszköztől függően ez magában foglalhatja az önéletrajz és a jelentkezési anyagok áttekintését, felkérést strukturált kérdések megválaszolására (szöveges, hang- és/vagy videó formában), valamint a toborzónak szánt összefoglaló, pontszám vagy megbízhatósági mutató elkészítését. Ezeket az eredményeket döntéshozatali segédeszközként használjuk, és továbbra is a toborzóink felelnek a releváns információk áttekintéséért és a felvételi döntések meghozataláért. Amennyiben egy adott értékelési lépés önkéntes alapon vehető igénybe, ezt egyértelműen megjelöljük, és amennyiben lehetséges, alternatív megoldást is kínálunk.

Emellett AI-t is alkalmazhatunk a nyilvános szakmai hálózatokról és állásportálokról történő jelöltkereséshez, az interjúk ütemezéséhez, az interjúk leírásához és összefoglalásához, a pályázati anyagok fordításához, valamint a toborzói levelek megfogalmazásához. A rendszer kimeneti adatai a toborzók munkáját hivatottak támogatni, nem pedig helyettesíteni, és egyetlen felvételi döntés sem születik kizárólag automatizált eljárás keretében. Bármely AI által generált eredmény emberi felülvizsgálatát közvetlenül a toborzótól vagy a „Mesterséges intelligencia" szakaszban található elérhetőségeken keresztül kérheti.

Miután létrehozta fiókját nálunk, lehetősége van személyes adatainak beállításait, valamint e-mailes hírleveleinek előfizetéseit is módosítani; ezek a funkciók a portálon található fiókja irányítópultján érhetők el. Bármikor felveheti velünk a kapcsolatot az iCIMS.help@softwareone.com címen, és mi örömmel segítünk Önnek.

Amennyiben álláspályázata nem járt sikerrel, és Ön beleegyezett abba, hogy személyes adatait továbbra is megőrizzük (mivel ez a jövőbeli álláslehetőségek szempontjából az Ön érdekében állhat), azokat további két évig megőrizzük, majd ezt követően töröljük. Amennyiben nem járult hozzá a meghosszabbított adatmegőrzési időszakhoz, az érvényes jogszabályok előírásainak megfelelően az adatokat a jelentkezési folyamat lezárását követő hat hónapon belül töröljük. Természetesen bármikor benyújthat hozzánk adattörlési kérelmet az „Az Ön jogai” című szakaszban leírtak szerint.

Vonatkozó személyes adatok: elérhetőségi adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), önéletrajz (beleértve az Ön által megadott fényképeket vagy képeket), motivációs levél, ajánlólevelek, lakcím, személyazonosító adatok (pl. születési dátum, állampolgárság, személyi igazolvány vagy útlevél stb.), foglalkoztatási adatok (pl. munkatörténet, munkaszerződés, korábbi munkaviszonyok, jelenlegi foglalkoztatási státusz, foglalkoztatási típus, beosztás, munkavállalási vagy tartózkodási engedély, ha szükséges, stb.), oktatási és képesítési adatok (pl. diplomák, bizonyítványok, korábbi szakmai tapasztalat, mellékállás, referenciák, egyéb kapcsolódó dokumentumok, amelyek alátámasztják szakmai szakértelmét és tapasztalatát), kérdőívek és értékelési eredmények, egészségügyi adatok, amennyiben az alkalmazandó jogszabályok megengedik és/vagy előírják, bankszámlaadatok (pl. utazási költségek megtérítéséhez, ha erről megállapodás született); egyéb adatok, amelyeket önkéntesen bocsát rendelkezésünkre.

Az Ön személyes adatai feldolgozásának jogalapja a következő:

  • az a jogos érdekünk, hogy fiókot hozzunk létre Önnek, elbíráljuk jelentkezését, interjúkat vagy értékeléseket folytassunk, háttérellenőrzéseket végezzünk, valamint általánosságban irányítsuk a toborzási folyamatot a megüresedett álláshelyeink betöltése érdekében;
  • az a jogos érdekünk, hogy kérdőíveket küldjünk Önnek, hogy megértsük és értékeljük, hogyan tudjuk legjobban fejleszteni toborzási folyamatunkat, valamint általános teljesítményünket és hatékonyságunkat;
  • az a jogos érdekünk, hogy jogi igények esetén megvédjük magunkat, és gyakoroljuk az önmagunk és márkánk védelmét szolgáló jogainkat;
  • az Ön hozzájárulása ahhoz, hogy személyes adatait biztonságosan megőrizzük egy hosszabb ideig arra az esetre, ha nem nyerte el a megpályázott álláshelyet;
  • szükség esetén az Ön hozzájárulása az AI-eszközök alkalmazásához az Ön jelentkezési folyamatában (pl. AI-támogatott értékelés vagy videóinterjúk);
  • szerződéses alapon, az Önnel fennálló munkaviszony létrehozása esetén;
  • jogi kötelezettségünk a szabályozási előírások betartása, a panaszok és észrevételek kezelése, valamint szükség esetén a védekezés érdekében.

Vállalati tranzakciók

Vállalkozásunk folyamatos fejlesztése során előfordulhat, hogy különböző vállalati tranzakciókat végzünk; ezért személyes adatait közzétehetjük vagy átadhatjuk az érintett harmadik feleknek, amennyiben vállalkozásunk, eszközeink vagy részvényeink egészét vagy egy részét érintő tervezett vagy tényleges átszervezés, eladás, egyesülés, konszolidáció, közös vállalkozás, átruházás, átadás vagy egyéb rendelkezés történik (ideértve a csőd vagy hasonló eljárásokkal kapcsolatos eseteket is).

Vonatkozó személyes adatok: elérhetőségi adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), fiókbejelentkezési adatok, vásárlási és tranzakciós adatok, valamint az üzleti tranzakció lebonyolításához szükséges egyéb adatok.

Az Ön személyes adatai feldolgozásának jogalapja az a jogos érdekünk, hogy az üzleti tranzakciót lebonyolítsuk és biztosítsuk az üzletmenet folytonosságát.

Viták rendezése

Személyes adatait feldolgozhatjuk jogi érdekeink védelme, követelések érvényesítése és az azok elleni védekezés, illetve jogi eljárásokban való részvétel céljából (beleértve a harmadik feleket érintő eljárásokat is).

Vonatkozó személyes adatok: elérhetőségi adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), szerződéses dokumentumok, levelezés, használati naplófájlok, tranzakciós előzmények, valamint a vitás ügyhöz kapcsolódó egyéb adatok.

Vonatkozó személyes adatok: elérhetőségi adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), szerződéses dokumentumok, levelezés, használati naplófájlok, tranzakciós előzmények, valamint a vitás ügyhöz kapcsolódó egyéb adatok.

A jogszabályok betartása

Annak érdekében, hogy az alkalmazandó törvények és rendeletek szerinti kötelezettségeinket teljesíthessük, előfordulhat, hogy személyes adatait fel kell dolgoznunk és továbbítanunk kell a hatóságoknak, szabályozó szerveknek vagy bűnüldöző szerveknek (pl. rendőrség, bíróságok). Szükség esetén külső könyvvizsgálókat vagy tanácsadókat is bevonhatunk a jogszabályi előírások betartásának biztosításához, és a személyes adatokat a szükséges mértékben megosztjuk velük. Ez magában foglalhatja a nyilvántartások vezetését, jelentések benyújtását vagy a törvényi előírásoknak megfelelően történő adatközlést. Bizonyos esetekben a személyes adatok megadása az alkalmazandó jogszabályok értelmében kötelező lehet, vagy egyéb esetben hatósági kérelemre történhet. Egyéb esetekben előfordulhat, hogy a jogszabályi előírásoknak való megfelelés érdekében saját kezdeményezésünkre benyújtjuk a szükséges jelentéseket.

Vonatkozó személyes adatok: elérhetőségi adatok (pl. név, e-mail-cím, telefonszám, beosztás, cégnév), tranzakciós adatok, kommunikációs előzmények, fiókaktivitás, valamint a jogszabályi előírások betartásának igazolásához szükséges egyéb adatok.

Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja jogi kötelezettségeink teljesítése.

Problémák bejelentése

A SoftwareOne-nál elkötelezettek vagyunk a legmagasabb szintű integritás és a szabályok betartása iránt. Ezen elkötelezettségünk alátámasztásaként működtetjük a SoftwareOne Integrity Line szolgáltatást, amely egy biztonságos és bizalmas bejelentési csatorna a szabályok betartásával, az etikus magatartással vagy egyéb lehetséges szabályszegésekkel kapcsolatos aggályok jelzésére. A SoftwareOne Integrity Line szolgáltatás mind a vállalaton belül, mind pedig külső személyek számára elérhető, akik aggályaikat vagy feltételezett szabályszegéseket szeretnének bejelenteni (igény szerint névtelenül is). Minden bejelentést szigorú titoktartás mellett kezelünk, és a bejelentés benyújtásakor megadott személyes adatokat kizárólag a probléma kivizsgálása és megoldása céljából dolgozzuk fel, összhangban a jelen Adatvédelmi nyilatkozattal, az Integrity Line-on közzétett adatvédelmi irányelvekkel, valamint az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályokkal.

Vonatkozó személyes adatok: a bejelentő személyes adatai (amennyiben megadta a személyazonosságát), ideértve az elérhetőségi adatokat és a bejelentés keretében megadott egyéb személyes adatokat. A jelentésben szereplő, a felhozott állítás(ok) által érintett személyekre vonatkozó adatok (pl. nevek, e-mail-címek, telefonszámok, címek, valamint az esetleges igazoló dokumentumok). Különleges személyes adatok is gyűjthetők, amennyiben azok szerepelnek a jelentésben, vagy a vizsgálat során kerülnek nyilvánosságra.

A személyes adatok feldolgozásának jogalapja a következő:

  • a jogi kötelezettségek betartása, ideértve a biztonságos belső bejelentési csatorna biztosítására vonatkozó kötelezettséget is;
  • jogos érdekünk a bűncselekmények, a kötelességszegések és egyéb szabálysértések megelőzése és felderítése, valamint ezzel összefüggésben a belső folyamatok jogszerűségének ellenőrzése, integritásunk védelme, valamint a károk és a felelősségvállalási kockázatok megelőzése;
  • Amennyiben különleges kategóriájú személyes adatokat kezelünk, ezeket az adatokat kizárólag akkor dolgozzuk fel, ha az a bejelentés feldolgozásához és a vizsgálat lefolytatásához szükséges, és csak akkor, ha az az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályok alapján megengedett.

Biztonsági elemzés

Weboldalunk, platformjaink, alkalmazásaink vagy egyéb termékeink és szolgáltatásaink biztonságának fenntartása, valamint az ezekkel kapcsolatos csalások vagy visszaélések felderítése érdekében előfordulhat, hogy feldolgozzuk az Ön személyes adatait. Ezt annak érdekében tesszük, hogy megvédjük digitális infrastruktúránkat az illetéktelen hozzáférések felderítésével és megakadályozásával, a rendszer integritásának biztosításával, valamint a kiberfenyegetések elleni védekezéssel. Ez magában foglalja a hozzáférési naplófájlok, a használati szokások és egyéb technikai elemek figyelemmel kísérését, hogy biztosítsuk weboldalunk, platformjaink, alkalmazásaink, illetve egyéb termékeink és szolgáltatásaink titkosságát, integritását és rendelkezésre állását.

Vonatkozó személyes adatok: IP-cím, bejelentkezési adatok, eszközazonosítók, böngésző típusa, operációs rendszer, hozzáférési időbélyegek, tevékenységi naplófájlok.

Az Ön személyes adatainak feldolgozásának jogalapja az a jogos érdekünk, hogy felderítsük a csalásokat és a visszaéléseket, valamint biztosítsuk, hogy weboldalunkat, platformjainkat, alkalmazásainkat vagy egyéb termékeinket és szolgáltatásainkat rendeltetésszerűen használják, és azok védelmet élvezzenek a behatolásokkal és a biztonsági incidensekkel szemben.

Mesterséges intelligencia

Üzleti tevékenységünk bizonyos területein AI-t – többek között gépi tanulást és generatív AI-t – alkalmazunk, például a belső folyamatok egyszerűsítése, a szolgáltatások fejlesztése, valamint az általunk kínált digitális termékek és szolgáltatások terén történő innováció elősegítése érdekében. Az, hogy hogyan használjuk az AI-t, a kontextustól függ. Egyes esetekben az AI-t kizárólag olyan ajánlások vagy segítségnyújtás céljára használjuk, amelyeket emberek ellenőriznek; más esetekben az AI segíthet bizonyos alacsony kockázatú operatív feladatok automatizálásában. Amennyiben az AI alkalmazása egyénekre vonatkozik, elkötelezettek vagyunk az átláthatóság mellett, és minden egyes esetben egyértelmű tájékoztatást nyújtunk.

Ha további információkat szeretne kapni az AI általunk történő használatáról, vagy ha bármilyen aggálya merül fel, illetve nem biztonságos eredményekkel vagy váratlan viselkedéssel találkozik, kérjük, lépjen kapcsolatba velünk a responsible-ai.global@softwareone.com címen.

Adatmegőrzés

Az Ön adatait mindaddig tároljuk, amíg ez az adatgyűjtés céljainak megvalósításához vagy a jogi kötelezettségek teljesítéséhez szükséges. Ide tartoznak többek között a szerződéses időtartam, a jogszabályokban előírt adatszolgáltatási kötelezettségek, a jogviták rendezéséhez és a csalások megelőzéséhez szükséges adatmegőrzés, valamint bármely egyéb jogszabályi előírás. Amint már nincs jogos üzleti indokunk az Ön személyes adatainak megőrzésére, azokat vagy anonimizáljuk, hogy azok többé ne legyenek Önhöz köthetők, vagy a hatályos jogszabályoknak megfelelően biztonságosan töröljük.

Az adatok címzettjei

A jelen Adatvédelmi nyilatkozatban leírt célok megvalósítása érdekében személyes adatait az alábbiak szerint továbbíthatjuk más címzetteknek:

A SoftwareOne leányvállalatai: Nemzetközi vállalatcsoportunk felépítéséből adódóan egyes osztályok és személyek az Ön személyes adatainak feldolgozásához a „szükséges tudás” elve alapján jogosultak. A csoporton belüli valamennyi személyes adathoz való hozzáférés és adattovábbítás során betartjuk az érvényes adatvédelmi előírásokat. A SoftwareOne csoport vállalataival kapcsolatos további információk itt találhatók.

Szolgáltatók, beleértve az informatikai beszállítókat: Személyes adatait továbbítjuk azoknak a szolgáltatóknak, akikkel weboldalaink, platformjaink, alkalmazásaink vagy egyéb termékeink és szolgáltatásaink üzemeltetéséhez együttműködünk, beleértve az informatikai beszállítókat is. Ezek a vállalatok olyan szolgáltatásokat nyújtanak, mint marketing, postai vagy e-mailes levelezés, adó- és könyvelési szolgáltatások, fizetési és számlázási feldolgozás, könyvvizsgálat, felmérések lebonyolítása, rendezvények szervezése, toborzási folyamatok, ügyfélszolgálat, adatjavítási szolgáltatások, csalásmegelőzés, értékesítés, webtárhely-szolgáltatások vagy elemzési szolgáltatások. Hasonlóképpen, rendszereink támogatására, valamint szoftveres és adattárolási célokra személyes adatait megoszthatjuk informatikai szolgáltatókkal. Szolgáltatóinkkal kifejezetten erre a célra szóló szerződéseket kötöttünk, amelyek tartalmazzák az Ön személyes adatainak védelméhez szükséges biztosítékokat.

Állami vagy kormányzati hatóságok: Adatait közintézményeknek és állami szerveknek továbbíthatjuk, ideértve a bűnüldöző szerveket, adatvédelmi hatóságokat, adóhatóságokat, hitelinformációs ügynökségeket, behajtó cégeket, bankokat, bíróságokat vagy más vállalatokat, amennyiben az ilyen adattovábbításnak jogalapja van, és jogi kötelezettségeinknek, szabályozásoknak vagy szerződéseinknek eleget kell tennünk, illetve bírósági végzésre, közigazgatási vagy bírósági eljárásra kell reagálnunk, amennyiben erre jogilag kötelesek vagyunk.

Jogi tanácsadók vagy hasonló szakemberek: Amennyiben vitás ügyek, igényérvényesítések vagy bírósági eljárások kapcsán támogatásra, tanácsadásra vagy képviseletre van szükségünk, illetve a jogszabályi előírások betartásában segítségre van szükségünk, személyes adatait megoszthatjuk az érintett jogi szakemberekkel is.

Közös marketingpartnerek: Személyes adatait átadhatjuk azoknak az eseményeknek, webináriumoknak vagy nyereményjátékoknak a szponzorainak, amelyekre regisztrál, illetve más feleknek, akikkel közös marketingtevékenységeket folytatunk.

Adatátvitel

Személyes adatait csak abban az esetben továbbíthatjuk harmadik országoknak (például olyan országok, amelyek vonatkozó adatvédelmi törvényei további biztosítékokat írnak elő), amennyiben ez szükséges vagy a jelen Adatvédelmi nyilatkozatban leírt célok teljesítéséhez nélkülözhetetlenek, az adatátvitelnek megvan a jogalapja és megfelelő átviteli mechanizmusok megvalósíthatók.

Ezen nemzetközi adattovábbítások során gondoskodunk arról, hogy a személyes adatok továbbítása előtt a vonatkozó jogszabályok által előírt megfelelő biztosítékok legyenek érvényben (például a személyes adatokat továbbító felek között létrejött általános szerződési feltételek vagy adatátviteli megállapodások beépítésével).

Adatbiztonság

Személyes adatainak védelme érdekében megfelelő technikai és szervezeti intézkedéseket fogunk hozni. Gondoskodunk arról, hogy beszállítóink, partnereink és az egyéb címzettek, akik a nevünkben hozzáférnek az Ön személyes adataihoz, szintén így járjanak el, és hasonló biztonsági intézkedéseket vezessenek be. Ugyanakkor tisztában kell lennie azzal, hogy egyetlen elektronikus adatátviteli és tárolási módszer sem nyújt 100%-os biztonságot, és nincs olyan szabvány, amely abszolút biztonságot garantálna. Amennyiben webhelyeink, platformjaink, alkalmazásaink vagy egyéb termékeink és szolgáltatásaink eléréséhez bizonyos bejelentkezési adatok megadására van szükség, gondoskodnia kell arról, hogy ezeket az adatokat bizalmasan kezelje, és azokat senkinek ne adja tovább.

Amennyiben úgy véli, hogy a velünk folytatott kommunikációja már nem biztonságos, vagy hogy személyes adatai veszélybe kerültek, kérjük, haladéktalanul lépjen kapcsolatba velünk az it.security@softwareone.com címen.  

YAz Ön jogai

Személyes adatainak feldolgozását követően Önt bizonyos törvényes jogok illetik meg, amelyeket gyakorolhat, nevezetesen:

  • hozzáférhet személyes adataihoz, valamint kérhet azokról másolatot;
  • kérheti személyes adatainak helyesbítését vagy törlését;
  • bizonyos feltételek mellett kérheti személyes adatai feldolgozásának korlátozását;
  • kérheti személyes adatai hordozhatóságát;
  • tiltakozhat személyes adatainak kezelése ellen, különösen akkor, ha az adatkezelés a jogos érdekeink alapján történik;
  • panaszt benyújtani egy felügyeleti hatósághoz, ha úgy gondolja, hogy személyes adatainak feldolgozása sérti a vonatkozó adatvédelmi törvényeket. Mielőtt azonban a felügyeleti hatósághoz fordulna, szeretnénk megoldani az Ön aggályait, ezért kérjük, először vegye fel velünk a kapcsolatot.

Tájékoztatjuk, hogy ezek a jogok nem korlátlanok, és előfordulhatnak olyan esetek, amikor gyakorlásuk korlátozott. Amennyiben ez lenne a helyzet, minden esetben értesítjük Önt, és elmagyarázzuk, miért nem tudjuk teljes mértékben teljesíteni kérését.

Elérhetőségek

Amennyiben bármilyen kérdése van a jelen Adatvédelmi nyilatkozattal vagy adatvédelmi gyakorlatunkkal kapcsolatban, illetve további információt szeretne kérni tőlünk, vagy panaszt szeretne benyújtani, kérjük, lépjen velünk kapcsolatba az alábbi elérhetőségeken:

SoftwareOne | Jogi osztály – Adatvédelmi részleg
E-Mail: data-protection.eu@softwareone.com

Adatvédelmi tisztviselőnk az EU-ban/EGT-ben, Svájcban és az Egyesült Királyságban:

FIRST PRIVACY GmbH
Konsul-Smidt-Straße 88
28217 Bremen, Németország

A fent említett országokon és régiókon kívüli adatvédelmi tisztviselőink elérhetőségeit itt találja.

Supplements

This Supplement applies to individuals located in Latin America and the Caribbean (“LATAM”), in addition to the above Privacy Notice, and provides additional clarifications to certain region specific processing activities and legal requirements.

Applicability of Local Data Protection Laws

In Brazil, when personal data is processed or relates to individuals located in Brazil, such processing is carried out in accordance with the Brazilian General Data Protection Law (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – “LGPD”, Law No. 13.709/2018).

In Mexico, the Federal Law on Protection of Personal Data Held by Private Parties (LFPDPPP) is the key regulation governing data processing by companies and individuals in Mexico. Under the new law of 2025, the Anti-Corruption and Good Governance Secretariat is the entity responsible for supervising and enforcing the law.

In Ecuador we will process and treat your Personal Data in accordance with the provisions of the Organic Law of Personal Data Protection (LOPDP) and other relevant regulations issued by the Superintendence of Personal Data Protection. The consent required by the (LOPDP) will be provided by you in the manner established in the Privacy Notice for each type of relationship.

In Chile, we will process your data in accordance with Law Nº 19.628: Sobre Protección de la Vida Privada.

In Puerto Rico, we process your personal data in accordance with applicable laws of the Commonwealth of Puerto Rico and relevant United States federal privacy and data security laws, including, where applicable, data breach notification and consumer protection regulations. SoftwareOne implements appropriate technical and organizational measures to ensure the security and confidentiality of personal data in line with generally accepted privacy standards.

In the Dominican Republic, we will process and handle your personal data in accordance with the provisions of Law No. 172-13 on the Protection of Personal Data, as well as other applicable regulations. The required consent under Law No. 172-13 will be obtained in the manner described in this Privacy Notice, depending on the nature of the relationship and the processing activities involved.

In Jamaica, when your personal data is processed or if you are located in Jamaica, we will process such data in accordance with the Data Protection Act, 2020, and any applicable regulations issued by the competent authority. SoftwareOne ensures that personal data is processed lawfully, fairly and transparently, and that appropriate safeguards are in place, including for international data transfers.

In Trinidad and Tobago, we will process your personal data in accordance with the Data Protection Act, 2011, and applicable regulations issued by the Office of the Information Commissioner. Personal data will be processed in a manner that ensures its confidentiality, integrity and security, and in line with the purposes described in this Privacy Notice.

Legal Basis – Regular Exercise of Rights (Brazil)

Where applicable, personal data may be processed for the regular exercise of rights in judicial, administrative or arbitration proceedings, in accordance with Article 7, item VI of the LGPD, including proceedings governed by the Brazilian Arbitration Law (Law No. 9,307 / 1996).

Communications (Brazil)

Individuals located in Brazil may submit privacy‑related requests and receive responses in Portuguese.

In accordance with ANPD Resolution No. 18 / 2024, SoftwareOne ensures that communications with data subjects and the Brazilian Data Protection Authority (ANPD) are carried out clearly and precisely in Portuguese.

Local Social Media Presence (Brazil)

In addition to global social media channels, SoftwareOne maintains local social media presences, as follows:

Processing of personal data in this context is subject to the respective platforms’ local privacy policies: 

International Data Transfers (Brazil and Ecuador)

Personal data may be transferred to third countries, provided that international treaties have been signed with those countries that allow the transfer of data and do not contravene local legislation.

International transfers of personal data originating from Brazil are conducted in accordance with the LGPD and ANPD Resolution CD/ANPD No. 19 of December 18, 2024 (Regulation of the International Transfer of Personal Data) and SoftwareOne relies on legal mechanisms that ensure an adequate level of protection for your personal data.

International Transfers of personal data originating from Ecuador will comply with the provisions of the LOPDP and SoftwareOne will only transfer personal data to countries and territories that comply with the standards of protection required by Ecuadorian laws and regulations.

Data Protection Rights (Brazil)

Individuals subject to the LGPD have the following rights:

  • confirmation of the existence of processing; 
  • access to their data;
  • rectification of incomplete, inaccurate or outdated data;
  • anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive data or data processed in noncompliance with the LGPD;
  • data portability upon express request;
  • deletion of personal data processed with consent, to the extent permitted by law;
  • information about public and private entities with which their personal data has been shared;
  • information about the possibility of denying consent and its consequences;
  • revocation of consent; 
  • upon request, obtain the full text of the clauses used to carry out an international data transfer, subject to trade and industrial secrets;
  • lodge a complaint with a supervisory agency if they believe that the processing of their personal data infringes applicable data protection regulations.

In Brazil, the supervisory agency is the National Data Protection Agency (Agência Nacional de Proteção de Dados - ANPD).

Contact for data protection requests (Brazil and Ecuador)

In accordance with the LGPD and ANPD Resolution No. 18/2024, SoftwareOne has appointed a Data Protection Officer for Brazil. You may contact our DPO for any inquiries related to the processing of your personal data or to exercise your rights under the LGPD:

Vanessa Siqueira
data-protection.br@softwareone.com

The Data Protection Officer appointed for Ecuador (Encargado):

Nombre: Paul S Harris 
Dirección: Ave. Naciones Unidas E699, Oficina 501. – Quito Ecuador
Teléfono: +593998325618

This Supplement applies to the handling of personal information of individuals located in Japan which is collected in Japan by SoftwareOne Japan K.K. or any other SoftwareOne entity with which you have established a relationship, as the case may be (individually or collectively, “SoftwareOne” or “we”) or a third party acting as a data processor on behalf of SoftwareOne, and supplements the above Privacy Notice. We comply with the Act on the Protection of Personal Information of Japan (Act No. 57 of 2003; the “APPI”).

Corporate Information

Under this Supplement, the entity responsible for handling your personal information is as follows:

Name: SoftwareOne Japan K.K.
Address: Hulic JP Akasaka Building 8F, 2-5-8 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052
Representative: Kenji Hasegawa, CEO

Personal Information

“Personal information”, “personal data” and other related terms in this Supplement are to be interpreted as used in the APPI, unless otherwise defined herein; accordingly:

  • “personal information” means information relating to a living individual which falls under any of the following items: 
    • information containing a name, date of birth, or other identifier or the equivalent (meaning all items (excluding individual identification codes) made by writing, recording, sound or motion, or other means, in a document, drawing, or electronic or magnetic record (this includes a record created in electronic or magnetic form (meaning electronic form, magnetic form, or any other form that cannot be perceived with the human senses; the same applies in the following item (ii)) which can be used to identify a specific individual (this includes any information that can be easily collated with other information and thereby used to identify that specific individual); and 
    • those containing an individual identification code; and
  • “personal data” means personal information compiled in a personal information database or the equivalent.

Purposes of Use

We handle personal information solely within the scope necessary to achieve the purposes of use specified in the above Privacy Notice, except where otherwise permitted by the APPI or with your prior consent.

Proper Acquisition

We collect personal information in an appropriate manner and will not acquire any personal information through deception or other improper means.

Security Control Measures

We implement necessary and appropriate security control measures, including organizational, personnel, physical and technical safeguards, in order to prevent the leakage, loss or damage of any personal data we handle.

Joint Use

We may share and jointly use your personal data among our group companies.

  • Items of Personal Data: As described in the “Relevant personal data” paragraph in each situation set forth in the above Privacy Notice. 
  • Scope of Joint Users: SoftwareOne AG and its consolidated subsidiaries. 
  • Purposes of Use: As described in Section 3 “Purposes of Use” above. 
  • Responsible Party for managing the personal data: SoftwareOne Japan K.K. (as identified in Section 1 above).

Cross Border Transfers

If we transfer your personal data to a third party outside Japan (excluding the EU and the UK), we will obtain your prior consent unless the recipient ensures an APPI-adequate level of protection or another legal exception under the APPI applies. Before seeking to obtain your prior consent, we will provide you with information on the name of the relevant foreign country, the personal information protection system of the foreign country, and the measures taken by the relevant third party to protect personal information.

Provision to Third Parties & Record-Keeping

We will not provide your personal data to any third party without your prior consent, except where permitted by the APPI or otherwise provided in this Supplement. When providing or receiving personal data from a third party, we will create and retain records in accordance with the APPI.

Your Rights under the APPI

In accordance with the APPI, you may request us for: 

  • notification of the purposes of use of the personal data we hold; 
  • disclosure of the content of your personal data we hold and the records we retain, or correction, addition or deletion of the content of your personal data we hold, if the content of such personal data is factual; 
  • suspension of use or erasure of your personal data we hold if the personal data has been obtained or is being handled in violation of the APPI; or 
  • cessation of third-party provision of your personal data we hold if the personal data is being provided to a third party in violation of the APPI. 

You may also make a complaint about our handling of your personal data we hold, in accordance with the APPI. Such request or complaint must be made by submitting an inquiry to our contact point which can be found in Section 11. We will respond to such request or complaint in accordance with the APPI. Please note that we may collect the actual costs from you for taking the relevant measures in responding to your request for notification of the purposes of use of the personal data we hold or your request for disclosure of the content of the personal data we hold.

Sensitive Personal Information

We will not acquire any “sensitive personal information” as specified in the APPI (e.g., race, creed, social status, medical history, criminal record, the fact of having suffered damage by a crime) unless permitted under the APPI or with your prior consent.

Contact Point

To exercise your rights or for inquiries regarding our handling of personal data in Japan, please contact: 

SoftwareONE Japan K.K.
Hulic JP Akasaka Building 8F, 2-5-8 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052
+81 3 5005 2801
info.jp@softwareone.com

This Supplement applies where personal data is processed in the United Arab Emirates (“UAE”) or where the UAE Federal Decree Law No. 45 of 2021 on the Protection of Personal Data (“UAE PDPL”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the UAE PDPL.

Overseas Transfers (Articles 22–24 UAE PDPL)

SoftwareOne may transfer personal data outside the UAE only in accordance with the requirements of the UAE PDPL. Such transfers may take place where:

  • The destination country appears on the UAE Data Office’s approved adequacy list; 
  • Appropriate contractual safeguards or legally recognized transfer mechanisms are implemented; or
  • An exception under the UAE PDPL applies.

SoftwareOne ensures that all cross border transfers are supported by appropriate protection measures consistent with the UAE PDPL and the internal data protection standards.

Personal Data Breach Notification (Article 9 UAE PDPL)

In the event of a personal data breach that may pose a risk to the confidentiality, privacy, security or rights of individuals, SoftwareOne will:

  • Notify the UAE Data Office without undue delay, and
  • Notify affected individuals where the breach is likely to cause significant harm or impact.

SoftwareOne may maintains internal incident response processes to ensure timely detection, assessment, reporting, and mitigation of personal data breaches.

Data Protection Officer Requirement (Articles 10–11 UAE PDPL)

SoftwareOne appoints a Data Protection Officer (“DPO”) where required under the UAE PDPL, including scenarios involving:

  • High risk processing operations, or
  • Large scale processing of sensitive personal data.

The DPO supports ongoing compliance with the UAE PDPL, monitors internal controls, advises on data protection obligations and acts as a liaison with the UAE Data Office. 

Rights of Individuals (Articles 13–20 UAE PDPL)

In addition to the rights outlined in the above Privacy Notice, individuals subject to the UAE PDPL may exercise the following rights:

  • Right of access to personal data;
  • Right to request correction or erasure;
  • Right to restrict or stop processing;
  • Right to data portability;
  • Right to object to automated processing or automated decision making.

Requests may be submitted through the contact channels specified in the above Privacy Notice, and SoftwareOne will respond within the timelines mandated by the UAE PDPL.

Legal Basis for Processing (Article 4 UAE PDPL)

SoftwareOne processes personal data based on one or more legal bases recognized under the law, including:

  • Consent;
  • Necessity for performance of a contract;
  • Compliance with legal obligations;
  • Protection of public interest;
  • Legitimate interests, to the extent permitted under the UAE PDPL.

Retention (Article 21 UAE PDPL)

Personal data subject to the UAE PDPL is retained only for the duration necessary to fulfil the purposes for which it was collected or as required by applicable legislation. SoftwareOne applies internal retention schedules aligned with the UAE PDPL’s data minimization and storage limitation principles. 

Contact for UAE PDPL Requests

Individuals seeking to exercise their rights or raise concerns under the UAE PDPL may contact SoftwareOne at data-protection.me@softwareone.com.

This Supplement applies where personal data is processed within the State of Qatar or where the Qatar Personal Data Privacy Protection Law – Law No. 13 of 2016 (“Qatar PDPL”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the Qatar PDPL.

Overseas Data Transfers (Articles 15 & 16 Qatar PDPL)

SoftwareOne may transfer personal data outside the State of Qatar only in accordance with the requirements of the Qatar PDPL. Transfers may take place where:

  • The receiving country provides an adequate level of protection;
  • Explicit consent of the individual is obtained; or
  • Appropriate safeguards or legally recognized transfer mechanisms are implemented.

SoftwareOne ensures that all cross border transfers follow the protection standards mandated under the Qatar PDPL.

Personal Data Breach Notification (Article 14 Qatar PDPL)

In the event of a personal data breach, SoftwareOne will:

  • Notify the Ministry of Communications and Information Technology (MCIT) immediately, as required under the Qatar PDPL; and
  • Notify affected individuals where the breach is likely to result in harm or adverse impact.

SoftwareOne maintains internal procedures to detect, assess and report breaches in accordance with statutory obligations.

Consent Requirements (Article 4 Qatar PDPL)

SoftwareOne obtains consent in accordance with the Qatar PDPL, ensuring that:

  • Consent is explicit and informed;
  • Consent is obtained prior to the processing of personal data;
  • Additional safeguards are applied when processing sensitive personal data.

Where consent is withdrawn, SoftwareOne will cease processing activities unless another lawful basis under the Qatar PDPL applies.

Rights of Individuals (Articles 7–10 Qatar PDPL)

Individuals whose personal data is processed under the Qatar PDPL may exercise the following rights:

  • Right of access to personal data;
  • Right to request correction or erasure;
  • Right to object to processing;
  • Right to withdraw consent at any time.

Such rights can be exercised by reaching SoftwareOne at data-protection.me@softwareone.com. Replies will be received within the timelines specified under the Qatar PDPL.

This Supplement applies where personal data is processed within Australia or where the Privacy Act 1988 (Cth) (“Privacy Act”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the Privacy Act.

The type of personal data we use and what we do with that depends on the relationship we have with you. Therefore, some parts of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may not be relevant for you or more than one part of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may apply to you.

The meaning of the term “personal data” in this Supplement, as well as in the above Privacy Notice, has the same meaning as set out in the Privacy Act.

This Supplement, as well as the above Privacy Notice may be replaced or supplemented in order to fulfil legal requirements, as well as to provide you with all necessary information on how we process your personal data.

Why we collect personal data

We collect personal data so that we can provide our services to you and your service provider, as well as reasonable associated purposes. These purposes include but are not limited to the purposes already reflected in the above Privacy Notice.

We may also collect your personal information for a purpose which is additional to the original purpose pursuant to which we originally received or collected the personal data.

Personal data we collect

The types of personal data we may receive or collect include the following:

  • Name or alias;
  • Contact details (such as address, postal address, email, phone number);
  • Date of birth;
  • Sex, gender, or gender identity;
  • Nationality or proof of residence (such as residence permits, work right permits or visa);
  • Employment data (such as current employment, past employment or other work history);
  • Educational qualifications (such as degrees, accreditations, occupational permits or occupational licences);
  • Identification documents (such as passport, driver’s licence, identity card or other similar documentation);
  • Pictures (such as head shots);
  • Transaction and bank account details;
  • Any personal information that is inherently disclosed when you or your service provider communicate with us (such as metadata); and
  • Criminal history.

In limited circumstances we may need to obtain health information from you.  In such circumstances we will make an express request and will treat any information as strictly confidential.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

How we collect personal data

We receive or collect personal data directly from your or your service provider’s in interactions with us, such as when you create a user account, sign up for our services, submit queries or engage with the services we provide. In addition to this, any personal data that you provide to us will constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Personal data may also be collected via our website, forms, phone calls, emails or through third-party providers with your consent or to the extent necessary to provide the services to you.

How we hold and protect personal data

We will only retain your personal data only so long as is necessary to provide our services, after which time we will destroy it, unless we:

  • are required by law to retain it; or 
  • are required to preserve it for the purposes of providing services to another customer; or 
  • have agreed to a request by you or your service provider to preserve that personal information; or 
  • have a legitimate purpose for retaining it.

We take all reasonable steps to protect all information we hold, including personal data.

Cookies and other similar technologies

We may use cookies and similar technologies (for simplicity reasons, hereinafter referred to as “Cookies”), when you use our websites, platforms, applications as well as other products and services.

Our Cookie Banner and consent management system show you a list of the Cookies we use, including their provider, purpose, description and other relevant information. In the default setting, only the essential Cookies are enabled. Via the consent management system, you can determine whether you allow the setting of additional Cookies or not. You can adjust your preferences at any time via the consent management system.

Further information about the ways that we may track your personal information including on social media (e.g., Facebook) can be found in the above Privacy Notice.

Disclosure to third parties

We may disclose your personal data to parties to fulfil the purposes described above, including to provide services to you or your service provider. Due to SoftwareOne’s international group structure, personal data will be disclosed to certain departments and persons on a need-to-know basis to process personal data so that we can provide our services. For all intragroup personal data access and transfers, we comply with the provisions of the Privacy Act.

Third party service providers contracted by SoftwareOne may also receive personal data to provide or facilitate the provision of our services. These include, service providers who support us with order fulfilment, payment / billing, customer service, finance, auditing, fraud detection, IT services, communication, hosting, logistics, email delivery, marketing, sales, data analysis, event management, training, surveys, printing, archive, advisory and consulting services.

We may disclose your personal data to further recipients, such as private as well as public entities and institutions, including law enforcement, data protection authorities, tax authorities, credit  agencies, debt collectors, banks, courts, hotels or other companies insofar as there is a legal basis for such disclosure.

Disclosure overseas

As we operate in a number of countries it is possible that your personal data may need to be transferred outside of Australia to countries in which we operate including the European Union, the United Kingdom and Switzerland, in order to provide our services. We will take reasonable steps to ensure that such recipients comply with the Privacy Act and maintain the confidentiality and security of your personal information.

Accessing or correcting personal data

You may contact us to access your personal data we hold about you and to request corrections if any details are inaccurate or incomplete. We may refuse to provide access you with to your personal data if:

  • we are legally permitted to do so and consider it appropriate; or
  • are required by law to deny the request.

Questions and complaints

If you have any requests, comments, queries or complaints in relation to your personal data, our handling of your personal data or how we handle personal data generally, please contact our information officer at data-protection.apac@softwareone.com.

We will respond to any requests or complaints within a reasonable period (usually 30 days).

If you disagree with our response or any decision that we make in respect of your personal data, including in respect of any complaint that you have made, you may refer your complaint to the Office of the Australian Information Commissioner by visiting www.oaic.gov.au, calling 1300 363 992 or by emailing enquiries@oaic.gov.au.

This Supplement applies where personal data is processed within New Zealand or where the Privacy Act 2020 (“Privacy Act”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice.

The type of personal data we use and what we do with that depends on the relationship we have with you. Therefore, some parts of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may not be relevant for you or more than one part of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may apply to you.

The meaning of the term “personal data” in this Supplement, as well as in the above Privacy Notice has the same meaning as set out in the Privacy Act.

This Supplement, as well as the above Privacy Notice may be replaced or supplemented in order to fulfil legal requirements, as well as to provide you with all necessary information on how we process your personal data.

Why we collect personal information

We collect personal data so that we can provide our services to you and your service provider, as well as reasonable associated purposes. These purposes include but are not limited to the following:

  • communicate with you and your service provider, process requests and respond to requests; 
  • process comments or posts; 
  • register and send newsletters to you which you subscribe to; 
  • marketing purposes;  
  • registration, authentication and administration of user accounts; 
  • license monitoring purposes; 
  • provision of demo products and services as well as trials (also from third parties); 
  • analysis purposes in order to improve our products and services; 
  • tailor our website content and experience to your interests; 
  • maintain the security of our websites, platforms, applications as well other products and services; 
  • comply with legal and regulatory requirements and requests; and 
  • establish, exercise and defend legal claims.

We may also collect your personal data for a purpose which is additional to the original purpose pursuant to which we originally received or collected the personal data.

You are not required to give us your personal data, however, if you choose not to we may be unable to provide, in whole or in part, our services to you and your service provider.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

Personal data we collect

The types of personal data we may receive or collect include the following:

  • Name or alias; 
  • Contact details (such as address, postal address, email and phone number); 
  • Date of birth; 
  • Sex, gender or gender identity; 
  • Nationality or proof of residence (such as residence permits, work right permits or visa);
  • Employment data (such as current employment, past employment or other work history); 
  • Educational qualifications (such as degrees, accreditations, occupational permits or occupational licences); 
  • Identification documents (such as passport, driver’s licence, identity card or other similar documentation); 
  • Pictures (such as head shots); 
  • Transaction and bank account details; 
  • Any personal data that is inherently disclosed when you or your service provider communicate with us (such as metadata); and 
  • Criminal history.

During the course of providing services to you or your service provider we may create information about you which constitutes personal data including things such as emails, letters or other internal records.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

How we collect personal data

We receive or collect personal data directly from your or your service provider’s in interactions with us, such as when you create a user account, sign up for our services, submit queries or engage with the services we provide. In addition to this, any personal data that you provide to us will constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Information which we create as a result of providing services to you or your service provider which constitutes personal data will also constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Personal data may also be collected via our website, forms, phone calls, emails or through third-party providers with your consent or to the extent necessary to provide the services to you.

How we hold and protect personal data

We will only retain your personal data only so long as is necessary to provide our services, after which time we will destroy it unless we:

  • are required by law to retain it; or  
  • are required to preserve it for the purposes of providing services to another customer; or 
  • have agreed to a request by you or your service provider to preserve that personal data; or 
  • have a legitimate purpose for retaining it.

We take all reasonable steps to protect all information we hold, including personal data.

Cookies and other similar technologies

We may use cookies and similar technologies (for simplicity reasons, hereinafter referred to as “Cookies”), when you use our websites, platforms, applications as well as other products and services.

Our Cookie Banner and consent management system show you a list of the Cookies we use, including their provider, purpose, description and other relevant information. In the default setting, only the essential Cookies are enabled. Via the consent management system, you can determine whether you allow the setting of additional Cookies or not. You can adjust your preferences at any time via the consent management system.

Further information about the ways that we may track your personal data including on social media (e.g., Facebook) can be found in the above Privacy Notice.

Disclosure to third parties

We may disclose your personal data to parties to fulfil the purposes described above including to provide services to you or your service provider. Due to SoftwareOne’s international group structure, personal data will be disclosed to certain departments and persons on a need-to-know basis to process personal data so that we can provide our services. For all intragroup data access and transfers, we comply with the provisions of the Privacy Act.

Third party service providers contracted by SoftwareOne may also receive personal data to provide or facilitate the provision of our services. These include, service providers who support us with order fulfilment, payment / billing, customer service, finance, auditing, fraud detection, IT services, communication, hosting, logistics, email delivery, marketing, sales, data analysis, event management, training, surveys, printing, archive, advisory and consulting services.

We may disclose your personal data to further recipients to the extent required to fulfil the purpose, such as private as well as public entities and institutions, including law enforcement, data protection authorities, tax authorities, credit  agencies, debt collectors, banks, courts, hotels or other companies insofar as there is a legal basis for such disclosure.

Disclosure overseas

As we operate in a number of countries it is possible that your personal data may need to be transferred outside of New Zealand to countries in which we operate including the European Union, the United Kingdom and Switzerland, in order to provide our services.  We will take reasonable steps to ensure that such recipients comply with the Privacy Act and maintain the confidentiality and security of your personal data.

Accessing or correcting personal data

You may contact us to access your personal data we hold about you and to request corrections if any details are inaccurate or incomplete. We may refuse to provide access you with to your personal data if:

  • we are legally permitted to do so and consider it appropriate; or 
  • are required by law to deny the request.

Questions and complaints

If you have any requests, comments, queries or complaints in relation to your personal data, our handling of your personal data or how we handle personal data generally, please contact our information officer at data-protection.apac@softwareone.com.

We will respond to any requests or complaints within a reasonable period (usually 30 days).

If you disagree with our response or any decision that we make in respect of your personal data including in respect of any complaint that you have made, you may refer your complaint to the Privacy Commissioner (Te Mana Matapono Matatapu) by visiting www.privacy.org.nz, calling 0800 803 909 or by emailing enquiries@privacy.org.nz.

Applicability

This Supplement forms an integral part of the above Privacy Notice and applies solely to Data Principals located in India.

This Supplement governs the processing of digital personal data by SoftwareOne in accordance with the Digital Personal Data Protection Act, 2023 ("DPDP Act") and the rules made thereunder ("DPDP Rules"), including:

  • personal data collected in digital form within India; 
  • personal data collected in non-digital form and subsequently digitized; and 
  • processing of digital personal data carried out outside India in connection with the offering of goods or services to Data Principals within India, in accordance with Section 3 of the DPDP Act.

In the event of any inconsistency between this Supplement and the above Privacy Notice, the provisions of this Supplement shall prevail to the extent of such inconsistency for processing governed by Indian law.

Definitions

Unless otherwise defined herein, capitalized terms used in this Supplement shall have the meanings ascribed to them under the DPDP Act and the DPDP Rules.

For the purposes of this Supplement:

  • "Board" means the Data Protection Board of India established under the DPDP Act; 
  • "Data Principal" means the individual to whom the personal data relates and where such individual is 
    • a child, includes the parents or lawful guardian of such child; or 
    • a person with disability, includes her lawful guardian acting on her behalf.
  • "SoftwareOne" means the relevant SoftwareOne entity acting as a Data Fiduciary in relation to the processing of personal data under Indian law.

Notice to Data Principals

Consent to the processing of personal data by SoftwareOne shall be obtained only upon the Data Principal’s acceptance of this Supplement and the above Privacy Notice.

Contact for Data Protection Requests

Any request for withdrawal of consent, request for access to information, correction, erasure, grievance or any other communication under the DPDP Act may be addressed to:

Designation / Department: Regional General Counsel
Email ID: data-protection.apac@softwareone.com

Alternately, the Data Principal may communicate his request at: Shweta.Sinha@softwareone.com.

Grievance Redressal Mechanism

SoftwareOne has established an effective grievance redressal mechanism to address grievances raised by Data Principals in relation to the processing of their personal data.

A Data Principal may submit a grievance by contacting the Grievance Officer at:

Name: Regional General Counsel 
Designation: Grievance Officer – India
Email ID: data-protection.apac@softwareone.com
Postal Address: 7th Floor, Tower 1A, International Tech Park, Near Sector 59, Behrampur, Gurugram, Haryana-122101.

SoftwareOne shall acknowledge the grievance and endeavor to resolve it within 30 days from the date of receipt.

A Data Principal shall exhaust the grievance redressal mechanism provided herein before approaching the Board, in accordance with Section 13 of the DPDP Act.

Nomination

A Data Principal may nominate one or more individuals to exercise her rights under the DPDP Act in the event of her death or incapacity.

Such nomination may be made by:

  • submitting a request through the user account or digital interface made available by SoftwareOne; or
  • submitting a written request to SoftwareOne using the contact details provided in this Supplement, along with such information and verification details as may be reasonably required by SoftwareOne.

Processing and Transfer of Personal Data Outside India

SoftwareOne may transfer personal data outside the territory of India only in accordance with:

  • any restrictions notified by the Central Government on the transfer of personal data to specified countries or territories; and
  • the conditions and safeguards specified by the Central Government through general or special orders.

Where such transfers occur, SoftwareOne shall ensure compliance with all applicable requirements under the DPDP Act, the DPDP Rules, and other applicable Indian laws.

Updates to this Supplement

This Supplement may be updated from time to time to reflect changes in applicable law, including amendments to the DPDP Act or the DPDP Rules, or guidance, directions or orders issued by the Government of India or the Data Protection Board of India. Material changes shall be notified to Data Principals through appropriate and reasonable means.

Children’s Personal Data

SoftwareOne does not knowingly process personal data of children, as defined under the DPDP Act.

Where processing of personal data of a child becomes necessary under applicable law, SoftwareOne shall ensure compliance with the requirements relating to verifiable parental consent and other safeguards prescribed under the DPDP Act and the DPDP Rules.

Additional DPDP-Specific Disclosures

Right to Withdraw Consent: Withdrawal of consent shall not affect the legality of processing carried out prior to such withdrawal.

Data Retention: SoftwareOne shall retain personal data only for such period as is necessary to fulfil the specified purpose or to comply with applicable law, after which such data shall be erased in accordance with the DPDP Act and the DPDP Rules.

A jelen Adatvédelmi nyilatkozat módosításai

Jelen Adatvédelmi nyilatkozatot időről időre frissíthetjük az alkalmazandó jogszabályok, gyakorlatunk és szolgáltatásaink, valamint a jogi előírások változásainak tükrözése, illetve az átláthatóság javítása érdekében. Amennyiben jelentős változtatásokat hajtunk végre, erről az Adatvédelmi nyilatkozat tetején található hatálybalépés dátumának frissítésével értesítjük Önt. Ezért javasoljuk, hogy rendszeresen olvassa át ezt az Adatvédelmi nyilatkozatot, hogy tájékozott maradjon arról, hogyan gyűjtjük, használjuk és védjük az Ön személyes adatait.

A SoftwareOne és a Crayon egyesülését követően felhívjuk figyelmét, hogy a jelen Adatvédelmi nyilatkozat hatálybalépésének időpontja előtt gyűjtött személyes adatok tekintetében továbbra is a két vállalat korábbi adatvédelmi nyilatkozatai alkalmazandók.  

  • A SoftwareOne által a hatálybalépés napját megelőzően gyűjtött személyes adatokkal kapcsolatban kérjük, olvassa el a korábbi Adatvédelmi nyilatkozatot, amely itt található.
  • A hatálybalépés napja előtt a Crayon által gyűjtött személyes adatokkal kapcsolatban kérjük, olvassa el a korábbi Adatvédelmi nyilatkozatot, amely itt található.

Változatelőzmények

Változat Dátum
1.0 2020. június
2.0 2021. szeptember
3.0 2026. augusztus