نحن نأخذ خصوصيتك على محمل الجد

إنشاء حسابات المستخدمين وإدارتها

للوصول إلى مواقعنا الإلكترونية أو منصاتنا أو تطبيقاتنا أو غيرها من منتجاتنا وخدماتنا واستخدامها بشكل آمن، قد يُطلب منك التسجيل للحصول على حساب مستخدم لدينا والاحتفاظ به. تتم معالجة بياناتك الشخصية من جانبنا عند تسجيلك لهذه الحسابات، وكذلك أثناء عمليات المصادقة وإدارة هذه الحسابات وصيانتها.

إذا اخترت إنشاء حساب تجريبي أو حساب لفترة تجريبية لاستكشاف مواقعنا الإلكترونية أو منصاتنا أو تطبيقاتنا أو غيرها من منتجاتنا وخدماتنا، فيجوز لنا جمع بياناتك الشخصية واستخدامها للتحقق من صلاحية وصولك، وتوفير وظائف الخدمة المؤقتة، ومراقبة استخدامك، بالإضافة إلى التواصل معك بشأن الحساب التجريبي أو حساب الفترة التجريبية.

في الحالات التي تتضمن فيها مواقعنا الإلكترونية أو منصاتنا أو تطبيقاتنا أو غيرها من منتجاتنا وخدماتنا إشارة إلى إشعار خصوصية آخر يوضح أسباب جمع البيانات الشخصية وكيفية معالجتها، فإننا نوصيك بالاطلاع على إشعار الخصوصية هذا.

البيانات الشخصية ذات الصلة: بيانات الاتصال (مثل الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، والمسمى الوظيفي، واسم الشركة)، وتاريخ ووقت التسجيل، ومعلومات تسجيل الدخول، وبيانات الاستخدام، وبيانات النشاط.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية في العقد الذي أبرمناه معك، بما يتيح لنا إنشاء حسابك وإدارته والاحتفاظ به.

الرد على الطلبات

يجوز لنا جمع بياناتك الشخصية للتواصل معك ومعالجة الطلب المقدم إلينا عبر وظائف الدردشة أو نماذج الاتصال أو أي وسائل أخرى.

البيانات الشخصية ذات الصلة: معلومات الاتصال (مثل الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، والمسمى الوظيفي، واسم الشركة)، والعنوان البريدي، والبلد، ومحتوى الطلب، وتاريخ تقديم الطلب، وأي بيانات أخرى قد تفصح عنها لنا طواعية.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية، حيثما ينطبق ذلك، في الوفاء بالتزاماتنا القانونية أو التعاقدية تجاهك، وفي الحالات الأخرى، في مصالحنا المشروعة المتعلقة بإدارة تواصلنا معك وتقديم مستوى مُرضٍ من الخدمة وتجربة مناسبة لك.

المنشورات والتعليقات

يجوز لك نشر منشورات وإضافة تعليقات على مواقعنا الإلكترونية ومنصاتنا وتطبيقاتنا، وكذلك على غيرها من منتجاتنا وخدماتنا. وقد يكون المحتوى الذي تنشره متاحًا للعامة في هذه الحالة. يرجى ملاحظة أنه يجوز لنا مراجعة منشورك أو تعليقك يدويًا قبل نشره، ما قد يؤدي إلى تأخير ظهوره. إذا قمت بتقديم اسم أو اسم مستعار، فسيتم نشر هذا الاسم بجوار منشورك أو تعليقك.

البيانات الشخصية ذات الصلة: الاسم أو الاسم المستعار، ومحتوى المنشور أو التعليق، والوقت والتاريخ، وأي بيانات أخرى قد تفصح عنها لنا طواعية.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية في مصلحتنا المشروعة المتمثلة في إدارة تفاعلاتنا معك، فضلاً عن تحسين منتجاتنا وخدماتنا.

النشرات الإخبارية

يمكنك الاشتراك في نشراتنا الإخبارية، التي تزودك بمعلومات حول الاتجاهات الحالية وأبرز الأحداث في مجال تكنولوجيا المعلومات، والمنتجات أو الخدمات الجديدة، والفعاليات القادمة، والعروض الخاصة، والمواعيد المهمة لصنّاع القرار في مجال تكنولوجيا المعلومات.

عند الاشتراك، نطلب منك تزويدنا بعنوان بريدك الإلكتروني. وفي بعض المناطق، قد نرسل إليك رسالة تأكيد عبر البريد الإلكتروني بعد إكمال نموذج الاشتراك. في هذه الحالة، لا يتم تفعيل الاشتراك إلا بعد النقر على الرابط الموجود في رسالة التأكيد الإلكترونية.

إذا اشتركت في نشرتنا الإخبارية، فيجوز لنا تضمين تقنيات تتبع فردية في رسائلنا الإخبارية، والتي تُمكننا من معرفة ما إذا كانت الرسالة الإخبارية المرسلة إليك قد تم الوصول إليها أو فتحها، بالإضافة إلى إمكانية تخصيص الروابط في الرسالة الإخبارية لتحديد الرابط الذي نقرت عليه ووقت النقر عليه.

يمكنك إلغاء الاشتراك في نشرتنا الإخبارية في أي وقت. ما عليك سوى استخدام رابط إلغاء الاشتراك الموجود في نهاية رسائلنا، أو إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى info.global@softwareone.com.

البيانات الشخصية ذات الصلة: بيانات الاتصال (مثل الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، والمسمى الوظيفي، واسم الشركة)، والبلد، ومقاييس التفاعل (مثل ما إذا كان قد تم فتح النشرة الإخبارية أم لا، وتاريخ ووقت فتحها، وعدد مرات الوصول إليها، والروابط التي تم النقر عليها).

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية في موافقتك على تلقي النشرات الإخبارية.

التسويق

لأغراض التسويق، نقوم بجمع بياناتك الشخصية عندما تتفاعل معنا نيابةً عن عملائنا أو شركائنا، بما في ذلك العملاء المحتملين. يجوز لنا أيضًا الحصول على البيانات الشخصية من مزودي خدمات تابعين لجهات خارجية موثوق بهم ومخولين قانونًا بمشاركة هذه المعلومات لاستخدامها في اتصالاتنا التسويقية. سنعالج هذه البيانات الشخصية لأغراض التسويق، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، إبلاغك بالفعاليات القادمة والمنتجات والخدمات والعروض التي قد تهمك.

بالإضافة إلى ذلك، يجوز لنا استخدام تقنيات تتبع فردية لجمع بيانات عناوين IP ومقاييس التفاعل تلقائيًا، مثل فتح رسائل البريد الإلكتروني والنقر على الروابط، وذلك لمساعدتنا على مراقبة الأداء وتعزيز مدى ملاءمة جهودنا التسويقية وتأثيرها.

البيانات الشخصية ذات الصلة: بيانات الاتصال (مثل الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، والمسمى الوظيفي، واسم الشركة)، بالإضافة إلى أي بيانات أخرى تقدمها لنا.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية في موافقتك أو في مصلحتنا المشروعة المتمثلة في إرسال الرسائل التسويقية إليك.

تحليل استخدام التراخيص والتقنيات

في إطار علاقتنا التجارية مع العملاء، يجوز لنا معالجة المعلومات المتعلقة بتراخيص البرمجيات وبيئات استخدام التقنيات بهدف فهم احتياجات العملاء وإدارتها ودعمها بشكل أفضل على امتداد دورة العلاقة التعاقدية.

في الحالات التي يمنحنا فيها العملاء إمكانية الوصول إلى بيئاتهم التقنية أو عند التسجيل لاستخدام أدواتنا أو الأدوات التابعة لجهات خارجية معتمدة، يجوز لنا الاطلاع على أنواع التراخيص والتخصيصات وما إذا كان يتم استخدامها ضمن نطاق المنصة أو التقنية ذات الصلة. وقد يشمل ذلك التراخيص التي تم الحصول عليها من خلالنا، بالإضافة إلى التراخيص التي تم الحصول عليها من مزوّدين آخرين، وذلك في الحالات التي يكون فيها الوصول إلى هذه المعلومات مصرحًا به.

نستخدم هذه المعلومات لدعم تحسين الترخيص والاستخدام، والتحقق من أهلية الحصول على الخدمات، وإدارة الخدمات التي يتم تسعيرها أو تقديمها على أساس كل مستخدم أو كل ترخيص، وكذلك لتحليل الاتجاهات المجمعة على مستوى قاعدة عملائنا. قد تُسهم هذه التحليلات أيضًا في تطوير منتجات وخدمات جديدة، وتحسين العروض الحالية، وتحديد الفرص التجارية الملائمة.

لا نقوم بالوصول إلى بيانات التراخيص أو بيانات الاستخدام أو معالجتها بما يتجاوز نطاق الوصول الممنوح من قبل العميل أو الترتيبات التعاقدية المعمول بها.

البيانات الشخصية ذات الصلة: معرفات المستخدم أو الجهاز، وبيانات تخصيص الترخيص وبيانات الاستخدام، ومقاييس استخدام الخدمة، والبيانات الوصفية التقنية ذات الصلة.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة البيانات الشخصية في مصلحتنا المشروعة في إدارة منتجاتنا وخدماتنا وتطويرها، ودعم عملائنا طوال دورة العلاقة القائمة بيننا، وممارسة أنشطتنا التجارية، بالإضافة إلى الوفاء بالتزاماتنا التعاقدية حيثما ينطبق ذلك.

ملفات تعريف الارتباط والتقنيات الأخرى المماثلة

يجوز لنا استخدام ملفات تعريف الارتباط والتقنيات المشابهة عند استخدامك لمواقعنا الإلكترونية ومنصاتنا وتطبيقاتنا، وكذلك على غيرها من منتجاتنا وخدماتنا. ملفات تعريف الارتباط هي ملفات نصية صغيرة يتم تخزينها على جهازك بواسطة مواقع الويب التي تزورها. تساعد ملفات تعريف الارتباط مواقع الويب على تذكر تفضيلاتك ومعلومات تسجيل الدخول وأنشطة التصفح الخاصة بك، بما يتيح توفير تجربة إلكترونية أكثر تخصيصًا وكفاءة وسلاسة، كما تُستخدم على نطاق واسع لتحليل الزيارات على مواقع الويب، وإدارة جلسات المستخدمين، وتخصيص المحتوى بما يتوافق مع اهتماماتك.

ملفات تعريف الارتباط الأساسية

تُعد ملفات تعريف الارتباط هذه ضرورية لعمل موقع الويب، ولا يمكن تعطيلها.

ملفات تعريف الارتباط التشغيلية

تتيح ملفات تعريف الارتباط هذه توفير ميزات إضافية ومحتوى تابع لجهات خارجية، مثل الخطوط ومقاطع الفيديو والخرائط والمكونات الإضافية لمنصات التواصل الاجتماعي والخدمات المضمنة.

ملفات تعريف الارتباط الخاصة بالتحليلات والتسويق

تساعدنا ملفات تعريف الارتباط هذه على فهم كيفية تفاعل المستخدمين مع موقع الويب، بالإضافة إلى دعم الأنشطة الإعلانية والتسويقية.

يتمثل أحد الأغراض التي قد نعالج من أجلها بيانات الاستخدام الخاصة بك في تحليل كيفية استخدامك لمواقعنا الإلكترونية أو منصاتنا أو تطبيقاتنا أو منتجاتنا وخدماتنا الأخرى وتفاعلك معها، وذلك بهدف تحسين تجربتك عبر الإنترنت. كما يجوز لنا استخدام أدوات خارجية لإنشاء تسجيلات جلسات بهوية سرية، وذلك لمساعدتنا على تحليل استخدام الموقع الإلكتروني وتحسين وظائفه. لا تتضمن هذه التسجيلات أي بيانات شخصية، كما يتم إخفاء الحقول الحساسة لضمان حماية خصوصيتك.

يجوز لنا أيضًا استخدام تقنيات تتبع عبر الأجهزة المتعددة لعرض إعلانات موجهة خارج موقعنا الإلكتروني وقياس فعالية هذه الإعلانات. يجوز لمزوّدي الخدمات الخارجيين والمدرجين في إشعار ملفات تعريف الارتباط الخاص بنا (في حال تم تمكين ملفات تعريف الارتباط غير الأساسية) الوصول إلى متصفحك أو جهازك، أو تحليل عنوان IP الخاص بك، أو قراءة خصائص التعرف أو تخزينها، أو الوصول إلى أحداث البكسل الخاصة بالتتبع. ويجوز استخدام هذه الخصائص للتعرف على جهازك عبر مواقع الويب الأخرى. إذا قمت بالتسجيل لدى مزوّد خدمة تابع لجهة خارجية باستخدام بيانات المستخدم الخاصة بك، فيجوز حينها ربط خصائص التعرف عبر الأجهزة المختلفة (مثل الكمبيوتر المحمول والهاتف الذكي والجهاز اللوحي). وهذا يُمكّن مزوّد الخدمة من إدارة الحملات الإعلانية عبر الأجهزة المختلفة.

يجوز لنا أيضًا استخدام أدوات تحليل الويب لتصميم مواقعنا الإلكترونية بشكل مناسب وتحديد الزوار العائدين. تُنشئ هذه الأدوات ملفات استخدام تستند إلى أسماء مستعارة، وتعتمد على ملفات تعريف الارتباط على النحو الموضح في إشعار ملفات تعريف الارتباط الخاص بنا.

نقوم أيضًا بتضمين بعض الخدمات في مواقعنا الإلكترونية، والتي لا تتم استضافتها على خوادمنا. فعلى سبيل المثال، يمكنك التعرف على الموقع الدقيق لأحد كيانات SoftwareOne باستخدام الخرائط، أو مشاهدة مقاطع الفيديو. في بعض المناطق، يجوز لنا أن نضمن أن الوصول إلى مواقعنا الإلكترونية أو منصاتنا أو تطبيقاتنا أو غيرها من منتجاتنا وخدماتنا التي تحتوي على محتوى مضمن لا يوفر تلقائيًا أي معلومات لمزوّد الخدمة الخارجي، وفي هذه الحالة، لا نعرض سوى صور مصغرة مخزنة محليًا. في هذه الحالة، لا يتم تحميل المحتوى من جانب مزوّدي الخدمات الخارجيين إلا بعد تقديم موافقتك من خلال إشعار ملفات تعريف الارتباط. عند عرض هذا المحتوى، يتلقى مزوّد الخدمة الخارجي معلومات تفيد بأنك قمت بالوصول إلى موقعنا الإلكتروني، بالإضافة إلى بيانات الاستخدام المطلوبة لتقديم خدمته في هذا السياق. ليس لدينا أي سيطرة على عمليات معالجة البيانات اللاحقة التي يجريها مزوّد الخدمة الخارجي.

يتم توفير إشعار ملفات تعريف الارتباط الخاص بنا من قبل جهة خارجية، ويعرض لك قائمة بملفات تعريف الارتباط التي نستخدمها، بما في ذلك مزوّد الخدمة الذي يقدمها. في الإعدادات الافتراضية، لا يتم تمكين سوى ملفات تعريف الارتباط الأساسية فقط. يمكنك تحديد ما إذا كنت تسمح بتعيين ملفات تعريف ارتباط إضافية أم لا من خلال إشعار ملفات تعريف الارتباط. ويمكنك تعديل تفضيلاتك في أي وقت عبر إشعار ملفات تعريف الارتباط.

البيانات الشخصية ذات الصلة: عنوان IP، ومعلومات الجهاز والمتصفح، وإشارات الأمان واكتشاف الروبوتات، وتفضيلات الموافقة المتعلقة بملفات تعريف الارتباط، وبيانات التفاعل مع الموقع الإلكتروني (مثل مشاهدة مقاطع الفيديو، واستخدام الخرائط، والتفاعل مع المحتوى المضمّن)، والموقع التقريبي المستمد من عنوان IP، وبيانات الطلبات التقنية وبيانات الأداء، والصفحات التي تمت زيارتها وسلوك التصفح (مثل النقرات والتمرير ومسارات التنقل)، والوقت المستغرق على الصفحات ومدة الجلسة، ومعرفات ملفات تعريف الارتباط والمعرفات الإعلانية، وأحداث التحويل والتفاعل (مثل إرسال النماذج والتفاعلات)، وبيانات أداء الحملات والأنشطة التسويقية.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية فيما يتعلق بملفات تعريف الارتباط الأساسية في مصلحتنا المشروعة المتمثلة في عرض الموقع الإلكتروني والمنصات والتطبيقات لك. أما فيما يتعلق بملفات تعريف الارتباط غير الأساسية والتقنيات المماثلة، فإن الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية هو موافقتك.

استخدام الذكاء الاصطناعي في منتجاتنا وخدماتنا الرقمية

يجوز لنا أيضًا استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي ("AI")، بما في ذلك الذكاء الاصطناعي التوليدي، لدعم كيفية تفاعلك مع مواقعنا الإلكترونية ومنصاتنا وتطبيقاتنا وغيرها من المنتجات أو الخدمات (على سبيل المثال، لتشغيل مساعدي الدردشة، أو ترجمة المحتوى أو تلخيصه، أو تخصيص المحتوى المعروض لك، أو الإشراف على المنشورات والتعليقات، أو تقديم ميزات المنتجات أو تحسينها)، مع إجراء مراجعة بشرية في الحالات التي قد تكون لنتائج هذه الأدوات تأثير ملموس عليك.

يجوز لنا معالجة بياناتك الشخصية عند زيارة صفحاتنا الرئيسية على وسائل التواصل الاجتماعي (الحسابات الرئيسية مدرجة أدناه):

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/SoftwareOne
• X: https://x.com/SoftwareOne, https://x.com/SWO_Careers
• Facebook: https://www.facebook.com/Softwareone/, https://www.facebook.com/softwareonecareers
• Instagram: https://www.instagram.com/softwareone/, https://www.instagram.com/swocareers/
• YouTube: https://www.youtube.com/SoftwareOne-global
• Tik Tok: https://www.tiktok.com/@swocareers?_r=1&_t=ZN-94SU63n1PIl

نتحمل، بالاشتراك مع مزوّد صفحة وسائل التواصل الاجتماعي المعنية، مسؤولية معالجة بياناتك الشخصية. ويحدد مزوّد صفحة وسائل التواصل الاجتماعي المعنية، في هذا السياق، أيضًا أغراض أنشطة معالجة بياناتك الشخصية ووسائلها، وهي عمليات لا يمكننا التأثير فيها إلا بدرجة محدودة.

يتم نشر البيانات التي تُدخلها على صفحاتنا على وسائل التواصل الاجتماعي، مثل التعليقات ومقاطع الفيديو والصور وتسجيلات الإعجاب والرسائل العامة وغيرها، من قبل مزوّد صفحة وسائل التواصل الاجتماعي، ولا نستخدمها لأي غرض آخر. ومع ذلك، نحتفظ بالحق في حذف المحتوى عند الضرورة. يجوز لنا مشاركة المحتوى الخاص بك على موقعنا الإلكتروني إذا كان ذلك جزءًا من وظيفة موجز وسائل التواصل الاجتماعي، كما يجوز أن نتواصل معك عبر صفحة التواصل الاجتماعي.

إذا قدمت إلينا طلبًا عبر إحدى صفحات وسائل التواصل الاجتماعي، فقد نقوم أيضًا، بحسب طبيعة طلبك، بإحالتك إلى قنوات تواصل أخرى آمنة تضمن سرية المعلومات. يمكنك دائمًا إرسال الطلبات السرية إلينا عبر قنوات التواصل الأخرى المتاحة. إذا كنت ترغب في الاعتراض على نشاط معين من أنشطة معالجة بياناتك الشخصية، فيرجى التواصل معنا وفقًا لما هو موضح في قسم "معلومات الاتصال". سنقوم بدراسة طلبك وتحديد ما إذا كان بإمكاننا الرد عليه، وما إذا كان لدينا أي تأثير في نشاط المعالجة المعني. وفي حال تعذر ذلك، فقد يلزمك التواصل مباشرةً مع مزوّد صفحة وسائل التواصل الاجتماعي المعنية.

يجوز لنا استخدام صفحاتنا على وسائل التواصل الاجتماعي لأغراض إعلانية. وفي هذا السياق، قد نستخدم خصائص الفئات المستهدفة القائمة على البيانات الديموغرافية أو الاهتمامات أو السلوك أو الموقع الجغرافي، والتي يوفرها مزوّد صفحة وسائل التواصل الاجتماعي المعنية. يقتصر تأثيرنا في عمليات معالجة البيانات على نطاق محدود، ولا نملك إمكانية تعطيل الإحصاءات التي يوفرها لنا مزوّد صفحة وسائل التواصل الاجتماعي المعنية.

نستخدم خيارات تتبّع التحويلات الخاصة بكل قناة من قنوات وسائل التواصل الاجتماعي. ولهذا الغرض، قمنا بتضمين أحداث بكسل أو علامات تتبع مناسبة على موقعنا الإلكتروني من أجل جمع بيانات التحويلات. من خلال إشعار ملفات تعريف الارتباط، يمكنك تحديد ما إذا كنت توافق على استخدام ملفات تعريف الارتباط غير الأساسية هذه أم لا، كما يمكنك تعديل تفضيلاتك.

يجوز لنا استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي، بما في ذلك الذكاء الاصطناعي التوليدي، لدعم أنشطتنا على وسائل التواصل الاجتماعي (مثل صياغة التعليقات التوضيحية على المنشورات أو ترجمتها، وإنشاء المحتوى المرئي أو مواءمته، والإشراف على التعليقات على صفحاتنا، وتحليل التفاعل بصورة مجمعة)، على أن تتم مراجعة المحتوى من قبل فريقنا قبل نشره. وتظل ميزات الذكاء الاصطناعي التي يشغلها مزوّدو منصات التواصل الاجتماعي أنفسهم خاضعة لإشعارات الخصوصية المعمول بها لدى كل مزوّد منهم.

معالجة البيانات من قبل مزوّد صفحة التواصل الاجتماعي

يجوز لمزوّد صفحة التواصل الاجتماعي استخدام تقنيات تتبّع الويب. يمكن إجراء تتبع الويب بغض النظر عما إذا كنت مسجل الدخول إلى حسابك على منصة التواصل الاجتماعي أم لا. كما أوضحنا سابقًا، فإن أساليب تتبع الويب الخاصة بصفحة التواصل الاجتماعي لا تخضع لسيطرتنا، ولا يمكننا تعطيل هذه الميزات. يرجى ملاحظة أنه يجوز لمزوّد صفحة التواصل الاجتماعي المعنية استخدام بيانات ملفك الشخصي وبياناتك السلوكية لتقييم عاداتك وعلاقاتك الشخصية وتفضيلاتك. ليس لدينا أي تأثير في عملية معالجة بياناتك من قبل مزوّد صفحة التواصل الاجتماعي المعنية.

لمزيد من المعلومات حول كيفية معالجة بياناتك الشخصية على صفحات التواصل الاجتماعي، يُرجى الرجوع إلى إشعارات الخصوصية الخاصة بمزوّدي هذه الصفحات، كما هو موضح أدناه:

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
• X: https://x.com/en/privacy
• Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation
• Instagram: https://help.instagram.com/155833707900388
• YouTube: https://policies.google.com/privacy?hl=en
• TikTok: https://www.tiktok.com/legal/page/us/privacy-policy/en

البيانات الشخصية ذات الصلة: الاسم، واسم الشركة، وعنوان البريد الإلكتروني، والبلد، بالإضافة إلى أي معلومات أخرى تقدمها لنا طواعية.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية في مصلحتنا المشروعة المتمثلة في الإعلان عن علامتنا التجارية وخدماتنا ومنتجاتنا والترويج لها عبر منصات التواصل الاجتماعي، وتعزيز فعالية أنشطتنا التسويقية ومدى ملاءمتها بهدف تحسين الأداء التسويقي العام؛ وبالمثل، فإننا نعالج بياناتك الشخصية في إطار مصالحنا المتعلقة بالعلاقات العامة والاتصالات. كما نستند إلى موافقتك فيما يتعلق باستخدام ملفات تعريف الارتباط غير الأساسية، والتي يمكنك تعديل تفضيلاتك بشأنها في أي وقت من خلال إشعار ملفات تعريف الارتباط.

شراء منتجاتنا أو خدماتنا واستخدامها

يجوز لنا معالجة بياناتك الشخصية بغرض تسهيل شراء منتجاتنا أو خدماتنا واستخدامها. كما يجوز أن نتلقى هذه البيانات الشخصية منك مباشرةً أو من جانب العميل أو الموّرد أو الشريك التجاري المعني.

نعمل على معالجة البيانات الشخصية في إطار دورين متميزين، وذلك بحسب المنتج أو الخدمة المقدمة:

• فيما يتعلق ببعض المنتجات أو الخدمات، نحدد بصورة مستقلة أغراض ووسائل معالجة البيانات الشخصية؛
• أما بالنسبة لبعض المنتجات أو الخدمات الأخرى، فإننا نعالج البيانات نيابةً عن عميلنا بصفتنا جهة معالجة البيانات. في هذه الحالات، يتم تفصيل أنشطة المعالجة المحددة في اتفاقية معالجة البيانات المعمول بها والمبرمة بيننا وبين العميل.

وتمكننا هذه المعالجة من إدارة علاقتنا معك ومع الشركة التي تمثلها وتنظيمها، بما في ذلك التفاوض على الاتفاقيات وإبرامها، فضلاً عن تزويدك بمعلومات التسعير.

وبالمثل، يجوز لنا، أثناء تقديم بعض منتجاتنا أو خدماتنا، معالجة بيانات معينة للكشف عن تهديدات الأمن السيبراني والتحقيق فيها والاستجابة لها. ويشمل ذلك مراقبة الأنظمة، وتحليل الأحداث الأمنية، والاستجابة للحوادث المحتملة التي قد تؤثر في بيئة العميل.

إذا اخترت إنشاء حساب تجريبي أو حساب لفترة تجريبية لاستكشاف منتجاتنا أو خدماتنا قبل إجراء عملية شراء، فيجوز لنا جمع بياناتك الشخصية واستخدامها للتحقق من هويتك عند الوصول إلى هذه المنتجات أو الخدمات، وتوفير الوظائف المؤقتة للخدمة، ومراقبة استخدامك لمنتجاتنا أو خدماتنا، وكذلك التواصل معك بشأن الحساب التجريبي أو حساب الفترة التجريبية.

في بعض الأحيان، يجوز لنا إجراء أبحاث مرتبطة بالسوق واستطلاعات رضا العملاء، إذ نسعى باستمرار إلى فهم تجربتك واهتماماتك وآرائك بشأن منتجاتنا أو خدماتنا على نحو أفضل، كما نحرص على تحسينها وتحسين العلاقة التي نديرها مع عملائنا وشركائنا التجاريين وأي أطراف معنية أخرى. وفي هذه الحالة، يكون لك الحق في الاعتراض على معالجة بياناتك الشخصية لهذا الغرض. يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول كيفية ممارسة هذا الحق في قسم "معلومات الاتصال".

البيانات الشخصية ذات الصلة: بيانات الاتصال (مثل الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، والمسمى الوظيفي، واسم الشركة)، وبيانات اعتماد تسجيل الدخول، ووقت وتاريخ التسجيل، وبيانات الاستخدام، وسجلات النظام والأمان (مثل سجلات المصادقة، والبيانات الوصفية لحركة بيانات الشبكة، وبيانات القياس عن بُعد الخاصة بالأجهزة الطرفية)، وعنوان IP، ومعرفات الأجهزة، وبيانات الأجهزة والتطبيقات (مثل أسماء المضيفين، وتفاصيل نظام التشغيل، والبيانات الوصفية الخاصة باستخدام التطبيقات)، والبيانات المتعلقة بالحوادث (مثل الملفات أو بيانات الذاكرة أو السجلات المرتبطة بأنشطة يُشتبه في كونها ضارة)، بالإضافة إلى أي بيانات أخرى تقدمها لنا طواعيةً أثناء شراء منتجاتنا أو خدماتنا واستخدامها.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية في مصلحتنا المشروعة المتمثلة في بيع منتجاتنا أو خدماتنا من خلال إدارة الاتفاقية المبرمة مع الجهة التي تمثلها قانونًا والالتزام بها وتنفيذها. نعتمد على الأساس القانوني نفسه عند إجراء الأبحاث المرتبطة بالسوق أو الاستبيانات، وكذلك عند إنشاء حسابك التجريبي، حتى نتمكن من أن نقدم لك (كممثل قانوني لعميل محتمل) معاينة لمنتجاتنا أو خدماتنا.

تحسين المنتجات والخدمات

أثناء استخدامك لمنتجاتنا أو خدماتنا، يجوز لنا معالجة بياناتك الشخصية بغرض تحليلها لأغراض إحصائية ولتحسين منتجاتنا أو خدماتنا.

البيانات الشخصية ذات الصلة: الاسم، والبريد الإلكتروني، وعنوان IP، والمحتوى الذي تمت زيارته، وتاريخ ووقت الزيارة، وحجم البيانات المنقولة، وحالة الوصول، ومتصفح الويب ونظام التشغيل، ورابط الإحالة الذي يوضح الموقع الإلكتروني الذي وصلت منه إلى موقعنا.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية في مصلحتنا المشروعة المتمثلة في فهم أدائنا العام وتحسين منتجاتنا أو خدماتنا، وكذلك تحسين تجربتك معنا في النهاية.

التحقق من الجدارة الائتمانية للعملاء

يجوز لنا معالجة البيانات الشخصية لإجراء فحوص الجدارة الائتمانية للعملاء قبل إبرام أي اتفاقية، وذلك حتى نتمكن من إدارة المخاطر المالية المرتبطة بعلاقتنا التجارية القائمة. وقد يشمل ذلك أيضًا التحقق الداخلي من معلومات العملاء والحدود الائتمانية الخاصة بهم ضمن أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) لدينا، وذلك قبل السماح بإجراء المعاملات.

البيانات الشخصية ذات الصلة: بيانات الاتصال (مثل الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، والمسمى الوظيفي، واسم الشركة)، والسجل المالي، والتصنيف الائتماني، وسلوك السداد، والديون المستحقة، وأرقام التعريف (مثل رقم ضريبة القيمة المضافة أو رقم تسجيل الشركة)، والبيانات الواردة من وكالات أو جهات الاستعلام الائتماني (إذا كانت هذه البيانات تتعلق بك بصفتك فردًا).

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية في مصلحتنا المشروعة المتمثلة في تقييم الجدارة الائتمانية وتقليل المخاطر المالية التي قد نتعرض لها.

العناية الواجبة وإجراءات التدقيق

قبل الشروع في ممارسة الأعمال أو إبرام علاقات تجارية، يجوز لنا معالجة بياناتك الشخصية عندما تتواصل معنا نيابةً عن عملائنا أو شركائنا التجاريين أو أي طرف مهتم، وذلك لتمكيننا من تنفيذ إجراءات العناية الواجبة والتدقيق اللازمة. قد تتضمن إجراءات العناية الواجبة أو التدقيق التي ننفذها عمليات تحقق تتعلق بالأمن والخصوصية والنزاهة، وذلك في الحدود التي تجيزها القوانين واللوائح السارية.

البيانات الشخصية ذات الصلة: بيانات الاتصال (مثل الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، والمسمى الوظيفي، واسم الشركة)، وأي بيانات أخرى تقدمها لنا طواعية.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية في مصالحنا المشروعة المتعلقة بالتحقق من ملاءمة الشركة التي تمثلها، وكذلك الإدارة الفعالة لأي مخاطر مرتبطة بها.

استخدام الذكاء الاصطناعي في التفاعل مع العملاء والشركاء

يجوز لنا استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي، بما في ذلك الذكاء الاصطناعي التوليدي، لدعم أنشطتنا التجارية والتشغيلية (مثل صياغة المراسلات وتخصيصها، وتلخيص الاجتماعات والمراسلات عبر البريد الإلكتروني، وترجمة المحتوى، وتحليل معلومات الحسابات، وفرز طلبات الدعم والرد عليها، والمساعدة في إعداد العروض أو العقود)، مع إجراء مراجعة بشرية لأي مخرجات يُحتمل أن يترتب عليها أثر جوهري بالنسبة لك. لا يتم اتخاذ أي قرارات يترتب عليها آثار قانونية أو آثار مماثلة ذات أهمية كبيرة بالنسبة لك بالاعتماد حصريًا على وسائل آلية، إلا في الحالات التي يجيزها القانون المعمول به.

التسجيل في الفعاليات وإدارتها

يجوز لنا معالجة بياناتك الشخصية بغرض التواصل معك وتنظيم وإقامة الندوات الفعلية والندوات عبر الإنترنت والجلسات التدريبية والاجتماعات الافتراضية وغيرها من الفعاليات ("الفعاليات") التي ننظمها نحن أو أي من شركائنا والتي تقرر حضورها.

وفي إطار هذه العملية، قد نتلقى دعمًا من مزوّدي خدمات خارجيين تابعين لجهات أخرى (مثل مزوّدي خدمات مؤتمرات الفيديو أو خدمات الاتصال)، والذين نشارك معهم بياناتك الشخصية.

يجوز لنا أيضًا تسجيل الفعاليات الخاصة بنا في بعض الحالات. يرجى الرجوع إلى القسم التالي المتعلق بالمحتوى السمعي والمرئي للحصول على مزيد من المعلومات.

يجوز لنا أحيانًا إرسال الاستبيانات، ويكون لك كامل الحرية في الإجابة عنها، وذلك لتمكيننا من تقييم كيفية تحسين فعالياتنا أو توسيع نطاقها بشكل أكبر.

وفي حال كانت الفعاليات غير افتراضية وتتطلب حضورك الشخصي، فإننا نحيلك إلى إشعار الخصوصية الخاص بالفعالية، والذي سيتم توفيره بشكل منفصل ويتضمن التفاصيل ذات الصلة بكيفية معالجتنا لبياناتك الشخصية فيما يتعلق بتلك الفعالية المحددة.

البيانات الشخصية ذات الصلة: معلومات التواصل (مثل الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، والمسمى الوظيفي، واسم الشركة)، واسم الاجتماع أو الاسم المستعار المستخدم فيه، وعنوان IP، وبيانات الجهاز/الأجهزة (مثل عناوين MAC وإصدار البرنامج أو التطبيق)، والبيانات النصية والصوتية والمرئية، وبيانات الاتصال (مثل أرقام الهواتف، وأسماء البلدان، وأوقات بدء الاتصال وانتهائه)، بالإضافة إلى أي بيانات أخرى تقدمها لنا طواعيةً أثناء عملية التسجيل أو خلال الفعالية.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية في مصلحتنا المشروعة المتمثلة في إدارة فعالياتنا والترويج لأنشطتنا، وكذلك في إرسال الاستبيانات إليك حتى نتمكن من فهم الأداء العام لفعالياتنا وتقييمه وتحسينه.

المحتوى السمعي والمرئي

أثناء الفعاليات التي ننظمها نحن أو أي من شركائنا، يجوز لنا التقاط صور أو تسجيل مقاطع فيديو للمشاركين ("المحتوى السمعي والمرئي"). وقد يتضمن هذا المحتوى السمعي والمرئي ظهورك، سواء بصورة فردية أو ضمن مجموعة من الأشخاص، كما قد يشمل أي شخص يظهر بصفته متحدثًا أو مشاركًا على المنصة، على سبيل المثال. يجوز لنا نشر هذه المواد على مواقعنا الإلكترونية أو منصات التواصل الاجتماعي الخاصة بنا أو في أي وسائط رقمية أو مطبوعة أخرى. إذا كنت لا ترغب في الظهور في هذا المحتوى السمعي والمرئي، يُرجى إخطار الشخص المسؤول عن التصوير أو التقاط الصور، أو الجهة المنظمة للفعالية. كما نوصي بأن تكون على دراية بذلك أثناء الفعاليات الحضورية، وأن تتجنب الدخول ضمن نطاق التصوير عند التقاط الصور أو تسجيل مقاطع الفيديو إذا كنت لا ترغب في الظهور فيها.

في حال كان المحتوى السمعي والمرئي يتعلق بأحد المشاركين على نحو فردي، فسنقوم بإبلاغك بشكل منفصل بكيفية معالجة بياناتك الشخصية، وسنطلب موافقتك قبل اتخاذ مثل هذا الإجراء.

يحق لك الاعتراض على عملية المعالجة هذه، كما يحق لك سحب موافقتك في الحالات التي سبق أن مُنحت فيها هذه الموافقة من قبلك. وعلى الرغم من أننا سنبذل جهودًا معقولة للامتثال لطلبك، فمن المعروف أن أي معلومات تُنشر على الإنترنت، بما في ذلك على منصات التواصل الاجتماعي، تصبح متاحة عالميًا، وقد يسهل نسخها وتوزيعها من قبل جهات خارجية أخرى لا تربطها بنا أي علاقة ولا تخضع لسيطرتنا. وبالتالي، قد تظل هذه المعلومات متاحة على الإنترنت حتى بعد حذفها من جانبنا. وفي هذه الحالة، يجب توجيه أي طلبات حذف لاحقة إلى محرك البحث أو مزوّد منصة التواصل الاجتماعي المعني.

في حال استخدام صورتك ضمن مادة مطبوعة (مثل المنشورات أو المجلات أو الرسائل الإخبارية)، وإذا كانت إزالة الصورة من تلك المواد يترتب عليها جهد غير متناسب، فقد يستمر استخدام تلك المواد المطبوعة إلى أن يتم استنفاد الكمية المطبوعة مسبقًا. ومع ذلك، لن يتم استخدام صورتك في أي مواد مطبوعة جديدة.

البيانات الشخصية ذات الصلة: الصور، ومقاطع الفيديو، والتسجيلات الصوتية، وأي بيانات بيومترية أخرى يتم جمعها أو مشاركتها معنا.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية في مصالحنا المشروعة المتعلقة بإدارة فعالياتنا والترويج لأنشطتنا، باستثناء الحالات التي نقوم فيها بإعداد محتوى سمعي ومرئي فردي، حيث نعتمد في تلك الحالات على موافقتك.

استخدام الذكاء الاصطناعي خلال فعالياتنا

لتقديم فعالياتنا وتوثيقها وتحسينها، يجوز لنا استخدام ميزات مدعومة بالذكاء الاصطناعي (سواء كانت مقدمة من جانبنا أو من قبل مزوّدي خدمات الفعاليات والاجتماعات عبر الفيديو)، وذلك لإنشاء نصوص فورية أو لاحقة للفعالية، وإعداد ملخصات وملاحظات وأبرز النقاط كتابيًا، وتوفير الترجمة النصية المباشرة أو الترجمة الفورية، ودعم جلسات الأسئلة والأجوبة والمحادثات، وتحليل مستوى التفاعل بشكل مجمع. في حال تم تمكين خدمات التفريغ النصي أو التلخيص أو التسجيل، فسنقوم بإبلاغك بذلك عند بداية الفعالية، وسنطلب موافقتك إذا كان ذلك مطلوبًا.

يجوز لنا معالجة بياناتك الشخصية التي نتلقاها مباشرةً منك، أو من مصادر متاحة للعامة (مثل الشبكات المهنية عبر الإنترنت، أو مواقع التواصل الاجتماعي، أو منصات التوظيف)، أو من جهات خارجية (مثل مزوّدي خدمات التوظيف، أو الجامعات، أو وكالات التوظيف والاستقطاب، أو الإحالات، أو الهيئات الضريبية وهيئات التأمينات الاجتماعية، أو غيرها من الجهات المختصة ذات الصلة)، وذلك في سياق الفرص الوظيفية.

يجوز لنا معالجة بياناتك الشخصية للأغراض التالية:

• إنشاء حساب لك في نظام التقديم الخاص بنا؛
• تقييم سيرتك الذاتية أو غيرها من المستندات التي تقدمها لنا، بالإضافة إلى تقييم مهاراتك وخبراتك ومؤهلاتك، عند الاقتضاء، من خلال استخدام أنظمة الذكاء الاصطناعي؛
• تحديد مواعيد المقابلات وإجراء التقييمات؛
• في الحالات التي يجيزها القانون أو يقتضيها، قد نقوم بإجراء فحوص للخلفية أو مراجعة المعلومات المتاحة للعامة على حساباتك في وسائل التواصل الاجتماعي، وذلك كشرط مسبق لتقديم عرض العمل؛
• التواصل معك بشأن حالة طلب التوظيف الخاص بك ومراحل التقدم في إجراءات التوظيف؛
• حيثما ينطبق ذلك، تعويضك عن مصروفات السفر التي تكبدتها في إطار إجراءات التوظيف؛
• الاحتفاظ بطلب التوظيف الخاص بك ضمن ملفات شؤون الموظفين، وإنشاء علاقة عمل معك في حال قبول طلبك؛
• توفير فرص وظيفية تتناسب مع اهتماماتك ومهاراتك، وإبلاغك بآخر المستجدات المتعلقة بأنشطة التوظيف؛
• إجراء استبيانات بهدف تحسين عمليات التوظيف لدينا، وغير ذلك من الأغراض ذات الصلة.

عند التقدم لإحدى وظائفنا الشاغرة، نوصيك بتضمين البيانات ذات الصلة بالفرصة الوظيفية المعنية فقط في طلب التوظيف الخاص بك. بالنسبة لبعض طلبات التوظيف، يجوز لنا مطالبتك، على أساس طوعي، بتقديم بعض المعلومات الديموغرافية (مثل الجنس أو العرق/الأصل الإثني أو الجنسية)، وذلك للوفاء بمتطلبات تكافؤ فرص العمل ومتطلبات الإبلاغ القانونية. ولا تُعد هذه المعلومات جزءًا من عملية التقييم أو الاختيار، كما لا تؤثر بأي شكل من الأشكال في قرارات التوظيف.

بالنسبة لبعض الوظائف، يجوز لنا استخدام أدوات التقييم والتوظيف المدعومة بالتكنولوجيا والتي يقدمها مزوّدو خدمات خارجيون (مثل منصات المقابلات عبر الفيديو، والتقييمات المنظمة، ومحاكاة الوظائف، وسير عمل الفرز المدعوم بالذكاء الاصطناعي) لدعم بعض مراحل عملية التوظيف لدينا. قد تساعدنا هذه الأدوات على جمع معلومات طلبات التوظيف بطريقة منظمة، وجدولة وإجراء المقابلات أو التقييمات، والتحقق من المهارات المرتبطة بالوظيفة، وإعداد ملخصات أو مؤشرات تحليلية منظمة لدعم عملية المراجعة التي يجريها مسؤولو التوظيف لدينا. وبحسب طبيعة الوظيفة والأداة المستخدمة، قد تتضمن هذه العملية مراجعة سيرتك الذاتية والمستندات المقدمة ضمن طلب التوظيف، ودعوتك للإجابة عن أسئلة منظمة (نصية و/أو صوتية و/أو مرئية)، وإنشاء ملخص أو درجة تقييم أو مؤشر ثقة مخصص لدعم المراجعة من جانب مسؤولي التوظيف. نستخدم هذه النتائج كوسيلة لدعم اتخاذ القرار، ويظل مسؤولو التوظيف لدينا مسؤولين عن مراجعة المعلومات ذات الصلة واتخاذ قرارات التوظيف. إذا كانت إحدى مراحل التقييم متاحة على أساس طوعي، فسنُبين ذلك بوضوح، وسنعمل، متى كان ذلك ممكنًا ومعقولاً من الناحية العملية، على توفير بديل مناسب.

يجوز لنا أيضًا استخدام الذكاء الاصطناعي للمساعدة في البحث عن المرشحين واستقطابهم من خلال الشبكات المهنية العامة ومنصات التوظيف، وجدولة المقابلات، وتفريغ المقابلات نصيًا وتلخيصها، وترجمة مستندات التقديم، وصياغة المراسلات الخاصة بمسؤولي التوظيف. تُستخدم هذه النتائج كأداة داعمة لمسؤولي التوظيف لدينا، ولا تهدف إلى حل محل التقييم البشري، ولا تُتخذ أي قرارات توظيف بالاعتماد حصريًا على الوسائل الآلية. يجوز لك طلب إجراء مراجعة بشرية لأي نتائج مدعومة بالذكاء الاصطناعي، سواء من خلال التواصل مباشرةً مع مسؤول التوظيف أو عبر وسائل الاتصال المبينة في قسم "الذكاء الاصطناعي".

بعد إنشاء حساب لدينا، يمكنك أيضًا تعديل تفضيلات بياناتك الشخصية وإعدادات اشتراكات البريد الإلكتروني الخاصة بك، حيث تتوفر هذه الوظائف في لوحة التحكم الخاصة بحسابك على البوابة. ومع ذلك، يمكنك في أي وقت التواصل معنا على iCIMS.help@softwareone.com وسنقدم لك الدعم اللازم.

في حال عدم قبول طلب التوظيف الخاص بك، وكنت قد منحتنا موافقتك على الاحتفاظ ببياناتك الشخصية لفترة أطول (لأنها قد تكون ذات أهمية بالنسبة لك في الفرص المستقبلية المحتملة)، فسنحتفظ بهذه البيانات لمدة عامين آخرين، وبعد ذلك سنقوم بحذفها وفقًا لذلك. إذا لم توافق على فترة الاحتفاظ الممتدة، فسنقوم بحذف بياناتك خلال ستة أشهر من انتهاء عملية التوظيف، وفقًا لما تقتضيه القوانين المعمول بها. وبالطبع، يمكنك في أي وقت تقديم طلب لحذف بياناتك لدينا، وفقًا لما هو موضح في قسم "حقوقك".

البيانات الشخصية ذات الصلة: معلومات الاتصال (مثل الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، والمسمى الوظيفي، واسم الشركة)، والسيرة الذاتية (بما في ذلك الصور التي تقدمها)، وخطاب التحفيز، وخطابات التوصية، وعنوان السكن، وبيانات الهوية (مثل تاريخ الميلاد، والجنسية، وبطاقة الهوية، أو جواز السفر، وما إلى ذلك)، وبيانات التوظيف (مثل السجل الوظيفي، وعقد العمل، والوظائف السابقة، وحالة التوظيف الحالية، ونوع التوظيف، والمسمى أو الوظيفة، وتصريح العمل أو الإقامة عند الاقتضاء، وما إلى ذلك)، وبيانات التعليم والمؤهلات (مثل الدرجات العلمية، والشهادات، والخبرات المهنية السابقة، والعمل الإضافي، والمراجع، وغيرها من المستندات ذات الصلة التي تثبت خبراتك ومؤهلاتك المهنية)، والاستبيانات ونتائج التقييمات، والبيانات الصحية عندما يكون جمعها أو معالجتها مسموحًا به و/أو مطلوبًا بموجب القوانين المعمول بها، وتفاصيل الحساب المصرفي (مثل سداد نفقات السفر، إذا تم الاتفاق على ذلك)، بالإضافة إلى أي بيانات أخرى تقدمها لنا طواعية.

يتمثل الأساس القانوني لمعالجة بياناتك الشخصية فيما يلي:

• مصلحتنا المشروعة في إنشاء حسابك، وتقييم طلب التوظيف الخاص بك، وإجراء المقابلات أو التقييمات، وإجراء فحوص الخلفية، وإدارة عملية التوظيف بشكل عام لشغل الوظائف الشاغرة لدينا؛
• مصلحتنا المشروعة في إرسال الاستبيانات إليك، بما يتيح لنا فهم أفضل السبل لتحسين عملية التوظيف لدينا وتقييمها، فضلاً عن تعزيز مستوى أدائنا العام ورفع كفاءتنا؛
• مصلحتنا المشروعة في الدفاع عن أنفسنا وممارسة أي حقوق متاحة لنا لحماية مصالحنا وعلامتنا التجارية في حالة الدعاوى القانونية؛
• موافقتك على الاحتفاظ ببياناتك الشخصية بصورة آمنة لفترة زمنية إضافية في حال لم ينجح طلبك لفرصة التوظيف التي تقدمت إليها؛
• موافقتك، حيثما كانت مطلوبة، على استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي ضمن رحلة التقديم الخاصة بك (مثل التقييم المدعوم بالذكاء الاصطناعي أو المقابلات عبر الفيديو)؛
• الأساس التعاقدي لإنشاء علاقة عمل معك؛
• الالتزام القانوني والامتثال للمتطلبات التنظيمية، ومعالجة الشكاوى أو الملاحظات، وكذلك الدفاع عن حقوقنا ومصالحنا عند الاقتضاء.

This Supplement applies to individuals located in Latin America and the Caribbean (“LATAM”), in addition to the above Privacy Notice, and provides additional clarifications to certain region specific processing activities and legal requirements.

Applicability of Local Data Protection Laws

In Brazil, when personal data is processed or relates to individuals located in Brazil, such processing is carried out in accordance with the Brazilian General Data Protection Law (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – “LGPD”, Law No. 13.709/2018).

In Mexico, the Federal Law on Protection of Personal Data Held by Private Parties (LFPDPPP) is the key regulation governing data processing by companies and individuals in Mexico. Under the new law of 2025, the Anti-Corruption and Good Governance Secretariat is the entity responsible for supervising and enforcing the law.

In Ecuador we will process and treat your Personal Data in accordance with the provisions of the Organic Law of Personal Data Protection (LOPDP) and other relevant regulations issued by the Superintendence of Personal Data Protection. The consent required by the (LOPDP) will be provided by you in the manner established in the Privacy Notice for each type of relationship.

In Chile, we will process your data in accordance with Law Nº 19.628: Sobre Protección de la Vida Privada.

In Puerto Rico, we process your personal data in accordance with applicable laws of the Commonwealth of Puerto Rico and relevant United States federal privacy and data security laws, including, where applicable, data breach notification and consumer protection regulations. SoftwareOne implements appropriate technical and organizational measures to ensure the security and confidentiality of personal data in line with generally accepted privacy standards.

In the Dominican Republic, we will process and handle your personal data in accordance with the provisions of Law No. 172-13 on the Protection of Personal Data, as well as other applicable regulations. The required consent under Law No. 172-13 will be obtained in the manner described in this Privacy Notice, depending on the nature of the relationship and the processing activities involved.

In Jamaica, when your personal data is processed or if you are located in Jamaica, we will process such data in accordance with the Data Protection Act, 2020, and any applicable regulations issued by the competent authority. SoftwareOne ensures that personal data is processed lawfully, fairly and transparently, and that appropriate safeguards are in place, including for international data transfers.

In Trinidad and Tobago, we will process your personal data in accordance with the Data Protection Act, 2011, and applicable regulations issued by the Office of the Information Commissioner. Personal data will be processed in a manner that ensures its confidentiality, integrity and security, and in line with the purposes described in this Privacy Notice.

Legal Basis – Regular Exercise of Rights (Brazil)

Where applicable, personal data may be processed for the regular exercise of rights in judicial, administrative or arbitration proceedings, in accordance with Article 7, item VI of the LGPD, including proceedings governed by the Brazilian Arbitration Law (Law No. 9,307 / 1996).

Communications (Brazil)

Individuals located in Brazil may submit privacy‑related requests and receive responses in Portuguese.

In accordance with ANPD Resolution No. 18 / 2024, SoftwareOne ensures that communications with data subjects and the Brazilian Data Protection Authority (ANPD) are carried out clearly and precisely in Portuguese.

Local Social Media Presence (Brazil)

In addition to global social media channels, SoftwareOne maintains local social media presences, as follows:

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/softwareone-latam/
• X: https://x.com/softwareone_br
• Facebook: https://www.facebook.com/SoftwareOneBrasil/
• Instagram: https://www.instagram.com/softwareone_br/
• YouTube: https://www.youtube.com/@softwareonebrasil

Processing of personal data in this context is subject to the respective platforms’ local privacy policies: 

• LinkedIn: https://br.linkedin.com/legal/privacy-policy
• X: https://x.com/pt/privacy
• Instagram: https://help.instagram.com/155833707900388
• YouTube: https://policies.google.com/privacy

International Data Transfers (Brazil and Ecuador)

Personal data may be transferred to third countries, provided that international treaties have been signed with those countries that allow the transfer of data and do not contravene local legislation.

International transfers of personal data originating from Brazil are conducted in accordance with the LGPD and ANPD Resolution CD/ANPD No. 19 of December 18, 2024 (Regulation of the International Transfer of Personal Data) and SoftwareOne relies on legal mechanisms that ensure an adequate level of protection for your personal data.

International Transfers of personal data originating from Ecuador will comply with the provisions of the LOPDP and SoftwareOne will only transfer personal data to countries and territories that comply with the standards of protection required by Ecuadorian laws and regulations.

Data Protection Rights (Brazil)

Individuals subject to the LGPD have the following rights:

• confirmation of the existence of processing; 
• access to their data;
• rectification of incomplete, inaccurate or outdated data;
• anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive data or data processed in noncompliance with the LGPD;
• data portability upon express request;
• deletion of personal data processed with consent, to the extent permitted by law;
• information about public and private entities with which their personal data has been shared;
• information about the possibility of denying consent and its consequences;
• revocation of consent; 
• upon request, obtain the full text of the clauses used to carry out an international data transfer, subject to trade and industrial secrets;
• lodge a complaint with a supervisory agency if they believe that the processing of their personal data infringes applicable data protection regulations.

In Brazil, the supervisory agency is the National Data Protection Agency (Agência Nacional de Proteção de Dados - ANPD).

Contact for data protection requests (Brazil and Ecuador)

In accordance with the LGPD and ANPD Resolution No. 18/2024, SoftwareOne has appointed a Data Protection Officer for Brazil. You may contact our DPO for any inquiries related to the processing of your personal data or to exercise your rights under the LGPD:

Vanessa Siqueira
data-protection.br@softwareone.com

The Data Protection Officer appointed for Ecuador (Encargado):

Nombre: Paul S Harris 
Dirección: Ave. Naciones Unidas E699, Oficina 501. – Quito Ecuador
Teléfono: +593998325618

This Supplement applies to the handling of personal information of individuals located in Japan which is collected in Japan by SoftwareOne Japan K.K. or any other SoftwareOne entity with which you have established a relationship, as the case may be (individually or collectively, “SoftwareOne” or “we”) or a third party acting as a data processor on behalf of SoftwareOne, and supplements the above Privacy Notice. We comply with the Act on the Protection of Personal Information of Japan (Act No. 57 of 2003; the “APPI”).

Corporate Information

Under this Supplement, the entity responsible for handling your personal information is as follows:

Name: SoftwareOne Japan K.K.
Address: Hulic JP Akasaka Building 8F, 2-5-8 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052
Representative: Kenji Hasegawa, CEO

Personal Information

“Personal information”, “personal data” and other related terms in this Supplement are to be interpreted as used in the APPI, unless otherwise defined herein; accordingly:

• “personal information” means information relating to a living individual which falls under any of the following items: 
• information containing a name, date of birth, or other identifier or the equivalent (meaning all items (excluding individual identification codes) made by writing, recording, sound or motion, or other means, in a document, drawing, or electronic or magnetic record (this includes a record created in electronic or magnetic form (meaning electronic form, magnetic form, or any other form that cannot be perceived with the human senses; the same applies in the following item (ii)) which can be used to identify a specific individual (this includes any information that can be easily collated with other information and thereby used to identify that specific individual); and 
• those containing an individual identification code; and
• “personal data” means personal information compiled in a personal information database or the equivalent.

Purposes of Use

We handle personal information solely within the scope necessary to achieve the purposes of use specified in the above Privacy Notice, except where otherwise permitted by the APPI or with your prior consent.

Proper Acquisition

We collect personal information in an appropriate manner and will not acquire any personal information through deception or other improper means.

Security Control Measures

We implement necessary and appropriate security control measures, including organizational, personnel, physical and technical safeguards, in order to prevent the leakage, loss or damage of any personal data we handle.

Joint Use

We may share and jointly use your personal data among our group companies.

• Items of Personal Data: As described in the “Relevant personal data” paragraph in each situation set forth in the above Privacy Notice. 
• Scope of Joint Users: SoftwareOne AG and its consolidated subsidiaries. 
• Purposes of Use: As described in Section 3 “Purposes of Use” above. 
• Responsible Party for managing the personal data: SoftwareOne Japan K.K. (as identified in Section 1 above).

Cross Border Transfers

If we transfer your personal data to a third party outside Japan (excluding the EU and the UK), we will obtain your prior consent unless the recipient ensures an APPI-adequate level of protection or another legal exception under the APPI applies. Before seeking to obtain your prior consent, we will provide you with information on the name of the relevant foreign country, the personal information protection system of the foreign country, and the measures taken by the relevant third party to protect personal information.

Provision to Third Parties & Record-Keeping

We will not provide your personal data to any third party without your prior consent, except where permitted by the APPI or otherwise provided in this Supplement. When providing or receiving personal data from a third party, we will create and retain records in accordance with the APPI.

Your Rights under the APPI

In accordance with the APPI, you may request us for: 

• notification of the purposes of use of the personal data we hold; 
• disclosure of the content of your personal data we hold and the records we retain, or correction, addition or deletion of the content of your personal data we hold, if the content of such personal data is factual; 
• suspension of use or erasure of your personal data we hold if the personal data has been obtained or is being handled in violation of the APPI; or 
• cessation of third-party provision of your personal data we hold if the personal data is being provided to a third party in violation of the APPI. 

You may also make a complaint about our handling of your personal data we hold, in accordance with the APPI. Such request or complaint must be made by submitting an inquiry to our contact point which can be found in Section 11. We will respond to such request or complaint in accordance with the APPI. Please note that we may collect the actual costs from you for taking the relevant measures in responding to your request for notification of the purposes of use of the personal data we hold or your request for disclosure of the content of the personal data we hold.

Sensitive Personal Information

We will not acquire any “sensitive personal information” as specified in the APPI (e.g., race, creed, social status, medical history, criminal record, the fact of having suffered damage by a crime) unless permitted under the APPI or with your prior consent.

Contact Point

To exercise your rights or for inquiries regarding our handling of personal data in Japan, please contact: 

SoftwareONE Japan K.K.
Hulic JP Akasaka Building 8F, 2-5-8 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052
+81 3 5005 2801
info.jp@softwareone.com

This Supplement applies where personal data is processed in the United Arab Emirates (“UAE”) or where the UAE Federal Decree Law No. 45 of 2021 on the Protection of Personal Data (“UAE PDPL”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the UAE PDPL.

Overseas Transfers (Articles 22–24 UAE PDPL)

SoftwareOne may transfer personal data outside the UAE only in accordance with the requirements of the UAE PDPL. Such transfers may take place where:

• The destination country appears on the UAE Data Office’s approved adequacy list; 
• Appropriate contractual safeguards or legally recognized transfer mechanisms are implemented; or
• An exception under the UAE PDPL applies.

SoftwareOne ensures that all cross border transfers are supported by appropriate protection measures consistent with the UAE PDPL and the internal data protection standards.

Personal Data Breach Notification (Article 9 UAE PDPL)

In the event of a personal data breach that may pose a risk to the confidentiality, privacy, security or rights of individuals, SoftwareOne will:

• Notify the UAE Data Office without undue delay, and
• Notify affected individuals where the breach is likely to cause significant harm or impact.

SoftwareOne may maintains internal incident response processes to ensure timely detection, assessment, reporting, and mitigation of personal data breaches.

Data Protection Officer Requirement (Articles 10–11 UAE PDPL)

SoftwareOne appoints a Data Protection Officer (“DPO”) where required under the UAE PDPL, including scenarios involving:

• High risk processing operations, or
• Large scale processing of sensitive personal data.

The DPO supports ongoing compliance with the UAE PDPL, monitors internal controls, advises on data protection obligations and acts as a liaison with the UAE Data Office. 

Rights of Individuals (Articles 13–20 UAE PDPL)

In addition to the rights outlined in the above Privacy Notice, individuals subject to the UAE PDPL may exercise the following rights:

• Right of access to personal data;
• Right to request correction or erasure;
• Right to restrict or stop processing;
• Right to data portability;
• Right to object to automated processing or automated decision making.

Requests may be submitted through the contact channels specified in the above Privacy Notice, and SoftwareOne will respond within the timelines mandated by the UAE PDPL.

Legal Basis for Processing (Article 4 UAE PDPL)

SoftwareOne processes personal data based on one or more legal bases recognized under the law, including:

• Consent;
• Necessity for performance of a contract;
• Compliance with legal obligations;
• Protection of public interest;
• Legitimate interests, to the extent permitted under the UAE PDPL.

Retention (Article 21 UAE PDPL)

Personal data subject to the UAE PDPL is retained only for the duration necessary to fulfil the purposes for which it was collected or as required by applicable legislation. SoftwareOne applies internal retention schedules aligned with the UAE PDPL’s data minimization and storage limitation principles. 

Contact for UAE PDPL Requests

Individuals seeking to exercise their rights or raise concerns under the UAE PDPL may contact SoftwareOne at data-protection.me@softwareone.com.

This Supplement applies where personal data is processed within the State of Qatar or where the Qatar Personal Data Privacy Protection Law – Law No. 13 of 2016 (“Qatar PDPL”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the Qatar PDPL.

Overseas Data Transfers (Articles 15 & 16 Qatar PDPL)

SoftwareOne may transfer personal data outside the State of Qatar only in accordance with the requirements of the Qatar PDPL. Transfers may take place where:

• The receiving country provides an adequate level of protection;
• Explicit consent of the individual is obtained; or
• Appropriate safeguards or legally recognized transfer mechanisms are implemented.

SoftwareOne ensures that all cross border transfers follow the protection standards mandated under the Qatar PDPL.

Personal Data Breach Notification (Article 14 Qatar PDPL)

In the event of a personal data breach, SoftwareOne will:

• Notify the Ministry of Communications and Information Technology (MCIT) immediately, as required under the Qatar PDPL; and
• Notify affected individuals where the breach is likely to result in harm or adverse impact.

SoftwareOne maintains internal procedures to detect, assess and report breaches in accordance with statutory obligations.

Consent Requirements (Article 4 Qatar PDPL)

SoftwareOne obtains consent in accordance with the Qatar PDPL, ensuring that:

• Consent is explicit and informed;
• Consent is obtained prior to the processing of personal data;
• Additional safeguards are applied when processing sensitive personal data.

Where consent is withdrawn, SoftwareOne will cease processing activities unless another lawful basis under the Qatar PDPL applies.

Rights of Individuals (Articles 7–10 Qatar PDPL)

Individuals whose personal data is processed under the Qatar PDPL may exercise the following rights:

• Right of access to personal data;
• Right to request correction or erasure;
• Right to object to processing;
• Right to withdraw consent at any time.

Such rights can be exercised by reaching SoftwareOne at data-protection.me@softwareone.com. Replies will be received within the timelines specified under the Qatar PDPL.

This Supplement applies where personal data is processed within Australia or where the Privacy Act 1988 (Cth) (“Privacy Act”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the Privacy Act.

The type of personal data we use and what we do with that depends on the relationship we have with you. Therefore, some parts of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may not be relevant for you or more than one part of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may apply to you.

The meaning of the term “personal data” in this Supplement, as well as in the above Privacy Notice, has the same meaning as set out in the Privacy Act.

This Supplement, as well as the above Privacy Notice may be replaced or supplemented in order to fulfil legal requirements, as well as to provide you with all necessary information on how we process your personal data.

Why we collect personal data

We collect personal data so that we can provide our services to you and your service provider, as well as reasonable associated purposes. These purposes include but are not limited to the purposes already reflected in the above Privacy Notice.

We may also collect your personal information for a purpose which is additional to the original purpose pursuant to which we originally received or collected the personal data.

Personal data we collect

The types of personal data we may receive or collect include the following:

• Name or alias;
• Contact details (such as address, postal address, email, phone number);
• Date of birth;
• Sex, gender, or gender identity;
• Nationality or proof of residence (such as residence permits, work right permits or visa);
• Employment data (such as current employment, past employment or other work history);
• Educational qualifications (such as degrees, accreditations, occupational permits or occupational licences);
• Identification documents (such as passport, driver’s licence, identity card or other similar documentation);
• Pictures (such as head shots);
• Transaction and bank account details;
• Any personal information that is inherently disclosed when you or your service provider communicate with us (such as metadata); and
• Criminal history.

In limited circumstances we may need to obtain health information from you.  In such circumstances we will make an express request and will treat any information as strictly confidential.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

How we collect personal data

We receive or collect personal data directly from your or your service provider’s in interactions with us, such as when you create a user account, sign up for our services, submit queries or engage with the services we provide. In addition to this, any personal data that you provide to us will constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Personal data may also be collected via our website, forms, phone calls, emails or through third-party providers with your consent or to the extent necessary to provide the services to you.

How we hold and protect personal data

We will only retain your personal data only so long as is necessary to provide our services, after which time we will destroy it, unless we:

• are required by law to retain it; or 
• are required to preserve it for the purposes of providing services to another customer; or 
• have agreed to a request by you or your service provider to preserve that personal information; or 
• have a legitimate purpose for retaining it.

We take all reasonable steps to protect all information we hold, including personal data.

Cookies and other similar technologies

We may use cookies and similar technologies (for simplicity reasons, hereinafter referred to as “Cookies”), when you use our websites, platforms, applications as well as other products and services.

Our Cookie Banner and consent management system show you a list of the Cookies we use, including their provider, purpose, description and other relevant information. In the default setting, only the essential Cookies are enabled. Via the consent management system, you can determine whether you allow the setting of additional Cookies or not. You can adjust your preferences at any time via the consent management system.

Further information about the ways that we may track your personal information including on social media (e.g., Facebook) can be found in the above Privacy Notice.

Disclosure to third parties

We may disclose your personal data to parties to fulfil the purposes described above, including to provide services to you or your service provider. Due to SoftwareOne’s international group structure, personal data will be disclosed to certain departments and persons on a need-to-know basis to process personal data so that we can provide our services. For all intragroup personal data access and transfers, we comply with the provisions of the Privacy Act.

Third party service providers contracted by SoftwareOne may also receive personal data to provide or facilitate the provision of our services. These include, service providers who support us with order fulfilment, payment / billing, customer service, finance, auditing, fraud detection, IT services, communication, hosting, logistics, email delivery, marketing, sales, data analysis, event management, training, surveys, printing, archive, advisory and consulting services.

We may disclose your personal data to further recipients, such as private as well as public entities and institutions, including law enforcement, data protection authorities, tax authorities, credit  agencies, debt collectors, banks, courts, hotels or other companies insofar as there is a legal basis for such disclosure.

Disclosure overseas

As we operate in a number of countries it is possible that your personal data may need to be transferred outside of Australia to countries in which we operate including the European Union, the United Kingdom and Switzerland, in order to provide our services. We will take reasonable steps to ensure that such recipients comply with the Privacy Act and maintain the confidentiality and security of your personal information.

Accessing or correcting personal data

You may contact us to access your personal data we hold about you and to request corrections if any details are inaccurate or incomplete. We may refuse to provide access you with to your personal data if:

• we are legally permitted to do so and consider it appropriate; or
• are required by law to deny the request.

Questions and complaints

If you have any requests, comments, queries or complaints in relation to your personal data, our handling of your personal data or how we handle personal data generally, please contact our information officer at data-protection.apac@softwareone.com.

We will respond to any requests or complaints within a reasonable period (usually 30 days).

If you disagree with our response or any decision that we make in respect of your personal data, including in respect of any complaint that you have made, you may refer your complaint to the Office of the Australian Information Commissioner by visiting www.oaic.gov.au, calling 1300 363 992 or by emailing enquiries@oaic.gov.au.

This Supplement applies where personal data is processed within New Zealand or where the Privacy Act 2020 (“Privacy Act”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice.

The type of personal data we use and what we do with that depends on the relationship we have with you. Therefore, some parts of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may not be relevant for you or more than one part of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may apply to you.

The meaning of the term “personal data” in this Supplement, as well as in the above Privacy Notice has the same meaning as set out in the Privacy Act.

This Supplement, as well as the above Privacy Notice may be replaced or supplemented in order to fulfil legal requirements, as well as to provide you with all necessary information on how we process your personal data.

Why we collect personal information

We collect personal data so that we can provide our services to you and your service provider, as well as reasonable associated purposes. These purposes include but are not limited to the following:

• communicate with you and your service provider, process requests and respond to requests; 
• process comments or posts; 
• register and send newsletters to you which you subscribe to; 
• marketing purposes;  
• registration, authentication and administration of user accounts; 
• license monitoring purposes; 
• provision of demo products and services as well as trials (also from third parties); 
• analysis purposes in order to improve our products and services; 
• tailor our website content and experience to your interests; 
• maintain the security of our websites, platforms, applications as well other products and services; 
• comply with legal and regulatory requirements and requests; and 
• establish, exercise and defend legal claims.

We may also collect your personal data for a purpose which is additional to the original purpose pursuant to which we originally received or collected the personal data.

You are not required to give us your personal data, however, if you choose not to we may be unable to provide, in whole or in part, our services to you and your service provider.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

Personal data we collect

The types of personal data we may receive or collect include the following:

• Name or alias; 
• Contact details (such as address, postal address, email and phone number); 
• Date of birth; 
• Sex, gender or gender identity; 
• Nationality or proof of residence (such as residence permits, work right permits or visa);
• Employment data (such as current employment, past employment or other work history); 
• Educational qualifications (such as degrees, accreditations, occupational permits or occupational licences); 
• Identification documents (such as passport, driver’s licence, identity card or other similar documentation); 
• Pictures (such as head shots); 
• Transaction and bank account details; 
• Any personal data that is inherently disclosed when you or your service provider communicate with us (such as metadata); and 
• Criminal history.

During the course of providing services to you or your service provider we may create information about you which constitutes personal data including things such as emails, letters or other internal records.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

How we collect personal data

We receive or collect personal data directly from your or your service provider’s in interactions with us, such as when you create a user account, sign up for our services, submit queries or engage with the services we provide. In addition to this, any personal data that you provide to us will constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Information which we create as a result of providing services to you or your service provider which constitutes personal data will also constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Personal data may also be collected via our website, forms, phone calls, emails or through third-party providers with your consent or to the extent necessary to provide the services to you.

How we hold and protect personal data

We will only retain your personal data only so long as is necessary to provide our services, after which time we will destroy it unless we:

• are required by law to retain it; or  
• are required to preserve it for the purposes of providing services to another customer; or 
• have agreed to a request by you or your service provider to preserve that personal data; or 
• have a legitimate purpose for retaining it.

We take all reasonable steps to protect all information we hold, including personal data.

Cookies and other similar technologies

We may use cookies and similar technologies (for simplicity reasons, hereinafter referred to as “Cookies”), when you use our websites, platforms, applications as well as other products and services.

Our Cookie Banner and consent management system show you a list of the Cookies we use, including their provider, purpose, description and other relevant information. In the default setting, only the essential Cookies are enabled. Via the consent management system, you can determine whether you allow the setting of additional Cookies or not. You can adjust your preferences at any time via the consent management system.

Further information about the ways that we may track your personal data including on social media (e.g., Facebook) can be found in the above Privacy Notice.

Disclosure to third parties

We may disclose your personal data to parties to fulfil the purposes described above including to provide services to you or your service provider. Due to SoftwareOne’s international group structure, personal data will be disclosed to certain departments and persons on a need-to-know basis to process personal data so that we can provide our services. For all intragroup data access and transfers, we comply with the provisions of the Privacy Act.

Third party service providers contracted by SoftwareOne may also receive personal data to provide or facilitate the provision of our services. These include, service providers who support us with order fulfilment, payment / billing, customer service, finance, auditing, fraud detection, IT services, communication, hosting, logistics, email delivery, marketing, sales, data analysis, event management, training, surveys, printing, archive, advisory and consulting services.

We may disclose your personal data to further recipients to the extent required to fulfil the purpose, such as private as well as public entities and institutions, including law enforcement, data protection authorities, tax authorities, credit  agencies, debt collectors, banks, courts, hotels or other companies insofar as there is a legal basis for such disclosure.

Disclosure overseas

As we operate in a number of countries it is possible that your personal data may need to be transferred outside of New Zealand to countries in which we operate including the European Union, the United Kingdom and Switzerland, in order to provide our services.  We will take reasonable steps to ensure that such recipients comply with the Privacy Act and maintain the confidentiality and security of your personal data.

Accessing or correcting personal data

You may contact us to access your personal data we hold about you and to request corrections if any details are inaccurate or incomplete. We may refuse to provide access you with to your personal data if:

• we are legally permitted to do so and consider it appropriate; or 
• are required by law to deny the request.

Questions and complaints

If you have any requests, comments, queries or complaints in relation to your personal data, our handling of your personal data or how we handle personal data generally, please contact our information officer at data-protection.apac@softwareone.com.

We will respond to any requests or complaints within a reasonable period (usually 30 days).

If you disagree with our response or any decision that we make in respect of your personal data including in respect of any complaint that you have made, you may refer your complaint to the Privacy Commissioner (Te Mana Matapono Matatapu) by visiting www.privacy.org.nz, calling 0800 803 909 or by emailing enquiries@privacy.org.nz.

Applicability

This Supplement forms an integral part of the above Privacy Notice and applies solely to Data Principals located in India.

This Supplement governs the processing of digital personal data by SoftwareOne in accordance with the Digital Personal Data Protection Act, 2023 ("DPDP Act") and the rules made thereunder ("DPDP Rules"), including:

• personal data collected in digital form within India; 
• personal data collected in non-digital form and subsequently digitized; and 
• processing of digital personal data carried out outside India in connection with the offering of goods or services to Data Principals within India, in accordance with Section 3 of the DPDP Act.

In the event of any inconsistency between this Supplement and the above Privacy Notice, the provisions of this Supplement shall prevail to the extent of such inconsistency for processing governed by Indian law.

Definitions

Unless otherwise defined herein, capitalized terms used in this Supplement shall have the meanings ascribed to them under the DPDP Act and the DPDP Rules.

For the purposes of this Supplement:

• "Board" means the Data Protection Board of India established under the DPDP Act; 
• "Data Principal" means the individual to whom the personal data relates and where such individual is 
• a child, includes the parents or lawful guardian of such child; or 
• a person with disability, includes her lawful guardian acting on her behalf.
• "SoftwareOne" means the relevant SoftwareOne entity acting as a Data Fiduciary in relation to the processing of personal data under Indian law.

Notice to Data Principals

Consent to the processing of personal data by SoftwareOne shall be obtained only upon the Data Principal’s acceptance of this Supplement and the above Privacy Notice.

Contact for Data Protection Requests

Any request for withdrawal of consent, request for access to information, correction, erasure, grievance or any other communication under the DPDP Act may be addressed to:

Designation / Department: Regional General Counsel
Email ID: data-protection.apac@softwareone.com

Alternately, the Data Principal may communicate his request at: Shweta.Sinha@softwareone.com.

Grievance Redressal Mechanism

SoftwareOne has established an effective grievance redressal mechanism to address grievances raised by Data Principals in relation to the processing of their personal data.

A Data Principal may submit a grievance by contacting the Grievance Officer at:

Name: Regional General Counsel 
Designation: Grievance Officer – India
Email ID: data-protection.apac@softwareone.com
Postal Address: 7th Floor, Tower 1A, International Tech Park, Near Sector 59, Behrampur, Gurugram, Haryana-122101.

SoftwareOne shall acknowledge the grievance and endeavor to resolve it within 30 days from the date of receipt.

A Data Principal shall exhaust the grievance redressal mechanism provided herein before approaching the Board, in accordance with Section 13 of the DPDP Act.

Nomination

A Data Principal may nominate one or more individuals to exercise her rights under the DPDP Act in the event of her death or incapacity.

Such nomination may be made by:

• submitting a request through the user account or digital interface made available by SoftwareOne; or
• submitting a written request to SoftwareOne using the contact details provided in this Supplement, along with such information and verification details as may be reasonably required by SoftwareOne.

Processing and Transfer of Personal Data Outside India

SoftwareOne may transfer personal data outside the territory of India only in accordance with:

• any restrictions notified by the Central Government on the transfer of personal data to specified countries or territories; and
• the conditions and safeguards specified by the Central Government through general or special orders.

Where such transfers occur, SoftwareOne shall ensure compliance with all applicable requirements under the DPDP Act, the DPDP Rules, and other applicable Indian laws.

Updates to this Supplement

This Supplement may be updated from time to time to reflect changes in applicable law, including amendments to the DPDP Act or the DPDP Rules, or guidance, directions or orders issued by the Government of India or the Data Protection Board of India. Material changes shall be notified to Data Principals through appropriate and reasonable means.

Children’s Personal Data

SoftwareOne does not knowingly process personal data of children, as defined under the DPDP Act.

Where processing of personal data of a child becomes necessary under applicable law, SoftwareOne shall ensure compliance with the requirements relating to verifiable parental consent and other safeguards prescribed under the DPDP Act and the DPDP Rules.

Additional DPDP-Specific Disclosures

Right to Withdraw Consent: Withdrawal of consent shall not affect the legality of processing carried out prior to such withdrawal.

Data Retention: SoftwareOne shall retain personal data only for such period as is necessary to fulfil the specified purpose or to comply with applicable law, after which such data shall be erased in accordance with the DPDP Act and the DPDP Rules.