Ние приемаме поверителността ви сериозно

Създаване и администриране на потребителски акаунти

За да имате сигурен достъп и да използвате нашите уебсайтове, платформи, приложения или други продукти и услуги, може да се наложи да се регистрирате и поддържате потребителски акаунт при нас. Ние обработваме Вашите лични данни, когато се регистрирате за тези акаунти, както и по време на удостоверяването, администрирането и поддръжката на тези акаунти.

Ако решите да създадете демо или пробен акаунт, за да разгледате нашите уебсайтове, платформи, приложения или други продукти и услуги, ние можем да събираме Вашите лични данни и да ги използваме, за да удостоверим достъпа Ви, да предоставим временна функционалност на услугата, да наблюдаваме използването Ви, както и да комуникираме с Вас относно демо или пробния акаунт.

В случаите, когато нашите уебсайтове, платформи, приложения или други продукти и услуги препращат към различна декларация за поверителност, обясняващо защо и как се събират и обработват лични данни, Ви препоръчваме да се обърнете към тази декларация за поверителност.

Уместни лични данни: данни за контакт (напр. име, имейл, телефонен номер, длъжност, име на фирма), час и дата на регистрация, данни за влизане в системата, данни за употреба, данни за активност.

Правното основание за обработката на Вашите лични данни е договорът, който сме сключили с Вас, за да можем да изпълняваме, администрираме и поддържаме Вашия акаунт.

Отговаряне на заявки

Можем да събираме Вашите лични данни, за да комуникираме с Вас и да обработим Вашето запитване, отправено към нас чрез чат функции, формуляри за контакт или други средства.

Уместни лични данни: данни за контакт (напр. име, имейл, телефонен номер, длъжност, име на фирма), пощенски адрес, държава, съдържание на заявката, дата на заявката, други данни, които можете доброволно да ни разкриете.

Правното основание за обработването на Вашите лични данни е, когато е приложимо, изпълнението на нашето законово задължение или договорни ангажименти към Вас и в противен случай нашият легитимен интерес да управляваме взаимодействията си с Вас, както и да Ви предоставим задоволително обслужване и преживяване.

Публикации и коментари

Можете да публикувате и коментирате нашите уебсайтове, платформи, приложения, както и други продукти и услуги. В такъв случай Вашето съдържание може да бъде публично достъпно. Моля, обърнете внимание, че е възможно все още да прегледаме ръчно публикацията или коментара Ви, преди да бъдат публикувани, което може да доведе до забавяне преди показването им. Ако предоставите име или псевдоним, това име ще бъде публикувано до Вашата публикация или коментар.

Уместни лични данни: име или псевдоним, съдържание на публикацията или коментара, час и дата, други данни, които можете доброволно да ни разкриете.

Правното основание за обработката на Вашите лични данни е нашият легитимен интерес да управляваме взаимодействията си с Вас, както и да подобряваме нашите продукти и услуги.

Бюлетини

Можете да се абонирате за нашите бюлетини, които Ви предоставят информация за актуални тенденции и акценти в ИТ индустрията, нови продукти или услуги, предстоящи събития, специални оферти и важни дати за вземащите решения в ИТ.

По време на регистрацията се нуждаем от Вашия имейл адрес. В определени региони е възможно да Ви изпратим имейл за потвърждение, след като попълните формуляра за регистрация. В такъв случай регистрацията не се активира, докато не кликнете върху връзката в имейла за потвърждение.

Ако се регистрирате за нашия бюлетин, е възможно да включим в тях индивидуални технологии за проследяване, с които можем да разпознаем кога е бил осъществен достъп или е бил отворен изпратеният Ви бюлетин и да персонализираме връзките в бюлетина, за да определим кога сте кликнали върху дадена връзка.

Можете да се отпишете от получаването на нашите бюлетини по всяко време. Просто използвайте връзката за отписване, която се намира в края на нашите съобщения, или изпратете имейл на info.global@softwareone.com.

Уместни лични данни: данни за контакт (напр. име, имейл, телефонен номер, длъжност, име на фирма), държава, показатели за ангажираност (напр. отворен ли е бюлетина или не, дата/час на отваряне, колко пъти е осъществен достъп до бюлетина, е кликнато на връзки).

Правното основание за обработката на личните Ви данни е Вашето съгласие за получаване на бюлетини.

Маркетинг

За маркетингови цели събираме Вашите лични данни, когато взаимодействате с нас от името на наши клиенти или партньори, включително потенциални клиенти. Възможно е също така да получаваме лични данни от проверени доставчици на трети страни, които са законно упълномощени да споделят такава информация за използване в нашите маркетингови комуникации. Ще обработваме тези лични данни за маркетингови цели, включително, но не само, за да Ви информираме за предстоящи събития, продукти, услуги и предложения, които може да Ви интересуват.

Освен това можем да използваме индивидуални технологии за проследяване, за да събираме автоматично данни за IP адреси и показатели за ангажираност, като например отваряне на имейли и кликвания върху връзки, за да ни помогнат да наблюдаваме ефективността и да подобрим уместността и ефективността на нашите маркетингови усилия.

Уместни лични данни: данни за контакт (напр. име, имейл, телефонен номер, длъжност, име на фирма), както и всякакви други данни, които ни предоставяте.

Правното основание за обработката на Вашите лични данни е Вашето съгласие или нашият легитимен интерес да Ви изпращаме маркетингови съобщения.

Анализ на лицензите и използването на технологии

В контекста на нашите търговски взаимоотношения с клиенти ние можем да обработваме информация, свързана със софтуерни лицензи и среди за използване на технологии, за да разберем, управляваме и поддържаме по-добре нуждите на клиентите през целия период на взаимоотношенията.

В контекста на нашите търговски взаимоотношения с клиенти ние можем да обработваме информация, свързана със софтуерни лицензи и среди за използване на технологии, за да разберем, управляваме и поддържаме по-добре нуждите на клиентите през целия период на взаимоотношенията.

Използваме тази информация, за да подпомогнем оптимизирането на лицензите и употребата, да валидираме допустимостта за услуги, да администрираме услуги, които се ценообразуват или предоставят на база на потребител или лиценз, и да анализираме обобщените тенденции в нашата клиентска база. Тези анализи могат също да информират за разработването на нови продукти и услуги, подобряването на съществуващите предложения и идентифицирането на подходящи търговски възможности.

Ние не осъществяваме достъп до или обработваме данни за лиценз или използване извън обхвата на достъпа, предоставен от клиента или приложимите договорни споразумения.

Уместни лични данни: идентификатори на потребители или устройства, данни за разпределение и използване на лицензи, показатели за използване на услуги и свързани технически метаданни.

Правното основание за такова обработване на лични данни е нашият легитимен интерес да управляваме и развиваме нашите продукти и услуги, да подкрепяме нашите клиенти през целия период на взаимоотношенията и да осъществяваме нашите търговски дейности, както и да изпълняваме договорни задължения, когато е приложимо.

„Бисквитки“ и други подобни технологии

Възможно е да използваме „бисквитки“ и подобни технологии, когато използвате нашите уебсайтове, платформи, приложения, както и други продукти и услуги. „Бисквитките“ са малки текстови файлове, които се съхраняват на Вашето устройство от уебсайтове, които посещавате. Те помагат на уебсайтовете да запомнят Вашите предпочитания, информация за вход и активност при сърфиране, за да осигурят по-персонализирано, ефективно и безпроблемно онлайн изживяване, и обикновено се използват за анализ на трафика на уебсайта, управление на потребителските сесии и персонализиране на съдържанието според Вашите интереси.

Основни „бисквитки“

Тези „бисквитки“ са необходими за функционирането на уебсайта и не могат да бъдат деактивирани.

Функционални „бисквитки“

Тези „бисквитки“ позволяват допълнителни функции и съдържание на трети страни като шрифтове, видеоклипове, карти, плъгини за социалните мрежи и вградени услуги.

Аналитични и маркетингови „бисквитки“

Тези „бисквитки“ ни помагат да разберем как потребителите взаимодействат с уебсайта и поддържат рекламни и маркетингови дейности.

Една от целите, за които можем да използваме това, е да обработваме данните Ви за използване, за да анализираме как използвате и взаимодействате с нашите уебсайтове, платформи, приложения или други продукти и услуги, така че да можем да подобрим Вашето онлайн изживяване. Също така може да използваме инструменти на трети страни, за да създаваме анонимизирани записи на сесии, които ни помагат да анализираме използването на уебсайта и да подобрим функционалността. Тези записи не включват никакви лични данни, а чувствителните полета са закрити, за да се гарантира Вашата поверителност.

Може също така да използваме технологии за проследяване на различни устройства, за да показваме насочена реклама извън нашия уебсайт и да оценяваме ефективността на рекламата. Доставчиците на трети страни, изброени в нашия банер за „бисквитки“ (ако са активирани несъществени „бисквитки“), могат да имат достъп до Вашия браузър или устройство, да анализират Вашия IP адрес, да съхраняват или четат характеристики за разпознаване или да имат достъп до пиксели за проследяване. Тези характеристики могат да бъдат използвани за разпознаване на Вашето устройство в други уебсайтове. Ако се регистрирате при доставчик на трета страна, използвайки потребителските си данни, характеристиките за разпознаване на различни устройства (напр. лаптоп, смартфон, таблет) може да бъдат свързани. Това позволява на доставчика да управлява рекламни кампании на различни устройства.

Можем също така да използваме инструменти за уеб анализ, за да проектираме подходящо нашите уебсайтове и да идентифицираме завръщащите се посетители. Тези инструменти генерират файлове за използване, базирани на псевдоними, и разчитат на „бисквитки“, както е описано в нашия Банер за „бисквитки“.

Също така вграждаме определени услуги в нашите уебсайтове, които не се съхраняват на нашите сървъри. Например можете да разберете точното местоположение на даден обект на SoftwareOne, използвайки карти, или можете да гледате видеоклипове. В определени региони е възможно да гарантираме, че достъпът до нашите уебсайтове, платформи, приложения или други продукти и услуги с вградено съдържание не предоставя автоматично на доставчика от трета страна никаква информация, а само показваме локално съхранени миниатюри. В такъв случай съдържание от доставчици на трети страни се зарежда само след като предоставите съгласието си чрез Банера за „бисквитки“. Когато преглеждате съдържанието, доставчикът на трета страна получава информацията, че сте посетили нашия уебсайт, както и данните за използване, които са необходими в тази връзка за тяхната услуга. Ние нямаме влияние върху по-нататъшната обработка на данни, извършвана от доставчика на трета страна.

Нашият Банер за „бисквитки се предоставя от трета страна и Ви показва списък с „бисквитките“, които използваме, включително техния доставчик. В настройката по подразбиране са активирани само основните „бисквитки“. Чрез Банера на „бисквитки“ можете да определите дали разрешавате задаването на допълнителни „бисквитки“ или не. Можете да промените предпочитанията си по всяко време чрез Банера за „бисквитки“.

Уместни лични данни: IP адрес, информация за устройството и браузъра, сигнали за сигурност и откриване на ботове, предпочитания за съгласие с „бисквитки“, данни за взаимодействие с уебсайта (напр. преглеждания на видеоклипове, използване на карта, взаимодействия с вградено съдържание), приблизително местоположение, получено от IP адрес, данни за технически заявки и ефективност, посетени страници и поведение при сърфиране (напр. кликвания, превъртане, пътища за навигация), време, прекарано на страниците, и продължителност на сесията, идентификатори на „бисквитки“ и рекламни идентификатори, събития за реализация и ангажиране (напр. подаване на формуляри, взаимодействия) и данни за ефективността на маркетинга и кампаниите.

Правното основание за обработването на Вашите лични данни по отношение на основните „бисквитки“ е нашият легитимен интерес да Ви показваме уебсайта, платформите и приложенията. Що се отнася до несъществените „бисквитки“ и подобни технологии, правното основание е Вашето съгласие.

Използване на изкуствен интелект в нашите дигитални продукти и услуги

Можем също да използваме инструменти с изкуствен интелект („ИИ“), включително генеративен ИИ, за да подпомогнем начина, по който взаимодействате с нашите уебсайтове, платформи, приложения и други продукти или услуги (напр. за захранване на чат асистенти, превод или обобщаване на съдържание, персонализиране на показваното Ви, модериране на публикации и коментари и предоставяне или подобряване на функциите на продукта), с проверка от човек, когато резултатът може да има значимо въздействие върху Вас.

Възможно е да обработваме Вашите лични данни, когато посещавате основните ни страници в социалните мрежи (основните профили са изброени по-долу):

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/SoftwareOne
• X: https://x.com/SoftwareOne, https://x.com/SWO_Careers
• Facebook: https://www.facebook.com/Softwareone/, https://www.facebook.com/softwareonecareers
• Instagram: https://www.instagram.com/softwareone/, https://www.instagram.com/swocareers/
• YouTube: https://www.youtube.com/SoftwareOne-global
• Tik Tok: https://www.tiktok.com/@swocareers?_r=1&_t=ZN-94SU63n1PIl

Ние, заедно с доставчика на съответната страница в социалните мрежи, носим съвместна отговорност за обработката на Вашите лични данни. В това отношение доставчикът на страница в социалните мрежи определя и целите и средствата за обработка на Вашите лични данни, върху които ние можем да влияем само в ограничена степен.

Данните, въведени от Вас на нашите страници в социалните мрежи, като коментари, видеоклипове, снимки, харесвания, публични съобщения и др., се публикуват от доставчика на страницата в социалните мрежи и не се използват от нас за никакви други цели. Въпреки това си запазваме правото да изтрием съдържание, ако е необходимо. Можем да споделяме Вашето съдържание на нашия уебсайт, ако това е функция на емисията в социалните мрежи, и да комуникираме с Вас чрез страницата в социалните мрежи.

Ако ни изпратите заявка на някоя от страниците ни в социалните мрежи, в зависимост от Вашата заявка, можем да се обърнем и към други защитени комуникационни канали, които гарантират поверителност. Винаги можете да ни изпращате поверителни запитвания чрез другите предоставени канали. Ако желаете да възразите срещу конкретна дейност по обработка на Вашите лични данни, моля, свържете се с нас, както е описано в раздел “Данни за контакт”. Ще разгледаме Вашето запитване и ще определим дали можем да Ви отговорим и дали имаме някакво влияние върху подобна дейност, свързана с обработката. В противен случай може да се наложи да се свържете директно с доставчика на страницата в социалните мрежи.

Ще разгледаме Вашето запитване и ще определим дали можем да Ви отговорим и дали имаме някакво влияние върху подобна дейност, свързана с обработката. В противен случай може да се наложи да се свържете директно с доставчика на страницата в социалните мрежи.

Използваме опции за проследяване на конверсиите за отделни канали в социалните мрежи. За тази цел сме включили съответните пиксели или тагове на нашия уебсайт, за да събираме данни за конверсиите. Чрез Банера за „бисквитки“ можете да определите дали да разрешите такива несъществени „бисквитки“, както и да коригирате предпочитанията си.

Можем да използваме инструменти с изкуствен интелект, включително генеративен изкуствен интелект, за да подпомогнем дейностите си в социалните мрежи (напр. за изготвяне или превод на надписи, генериране или адаптиране на визуално съдържание, модериране на коментари на нашите собствени страници и анализ на ангажираността в обобщен вид), като съдържанието се преглежда от нашия екип преди публикуване. Функциите на ИИ, управлявани от самите доставчици на социални мрежи, остават регулирани от съответните им декларации за поверителност.

Обработка на данни от доставчика на страницата в социалните мрежи

Доставчикът на страницата в социалните мрежи може да използва методи за проследяване в мрежата. Проследяването в мрежата може да се извършва независимо от това дали сте влезли в акаунт си в платформата на социалните мрежи. Както вече беше обяснено, методите за проследяване в мрежата на страницата в социалните мрежи са извън нашия контрол и не можем да деактивираме тези функции. Моля, обърнете внимание, че доставчикът на съответната страница в социалните мрежи може да използва Вашия профил и данни за поведение, за да оцени Вашите навици, лични взаимоотношения и предпочитания. Ние нямаме влияние върху обработката на Вашите данни от доставчика на съответната страница в социалните мрежи.

За повече информация относно обработката на Вашите лични данни на страниците в социалните мрежи, моля, посетете съответните декларации за поверителност на доставчиците, както е посочено по-долу:

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
• X: https://x.com/en/privacy
• Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation
• Instagram: https://help.instagram.com/155833707900388
• YouTube: https://policies.google.com/privacy?hl=en
• TikTok: https://www.tiktok.com/legal/page/us/privacy-policy/en

Уместните лични данни: име, фирма, имейл адрес, държава, както и всяка друга информация, която ни предоставите доброволно.  

Правното основание за обработката на Вашите лични данни е нашият легитимен интерес да рекламираме и популяризираме нашата марка, услуги и продукти в платформите на социалните мрежи, както и да повишим ефективността и уместността на нашите маркетингови дейности с цел подобряване на цялостната маркетингова ефективност. По подобен начин ние обработваме Вашите лични данни в интерес на нашите връзки с обществеността и комуникация. Също така ние разчитаме на Вашето съгласие за разполагането на несъществени „бисквитки“, което можете да коригирате по всяко време чрез Банера за „бисквитки“.

Закупуване и използване на нашите продукти или услуги

За да улесним закупуването и използването на нашите продукти или услуги, е възможно да обработим Вашите лични данни. Такива лични данни могат да ни бъдат предоставени директно от Вас или от съответния клиент, доставчик или бизнес партньор.

Ние обработваме лични данни по два различни начина в зависимост от предоставяния продукт или услуга:

• За определени продукти или услуги ние определяме независимо целите и средствата за обработка на личните данни;
• За други продукти или услуги, ние действаме от името на нашия клиент като обработващ данни. В тези случаи конкретните дейности по обработка са подробно описани в приложимото споразумение за обработка на данни, сключено между нас и клиента.

Тази обработка ни позволява да администрираме и управляваме взаимоотношенията си с Вас и компанията, която представлявате, включително договаряне и финализиране на споразумения, както и предоставяне на информация за цените.

По подобен начин, докато предоставяме някои от нашите продукти или услуги, можем да обработваме определени данни, за да откриваме, разследваме и реагираме на заплахи за киберсигурността. Това включва системи за наблюдение, анализ на събития, свързани със сигурността, и реагиране на потенциални инциденти, засягащи средата на нашите клиенти.

Ако решите да създадете демо или пробен акаунт, за да разгледате нашите продукти или услуги, преди да направите покупка, ние можем да събираме Вашите лични данни и да ги използваме, за да удостоверим достъпа Ви, да предоставим временна функционалност на услугата, да наблюдаваме използването на нашите продукти или услуги от Ваша страна, както и да комуникираме с Вас относно демо или пробния акаунт.

Понякога може да провеждаме пазарни проучвания и анкети за удовлетвореност, тъй като непрекъснато се стремим да разберем по-добре Вашето изживяване, интереси и обратна връзка относно нашите продукти или услуги, като също така се стремим да ги подобряваме, както и отношенията, които управляваме с нашите клиенти, бизнес партньори и всяка друга заинтересована страна. В такъв случай имате право да възразите срещу подобна обработка. Повече информация за това как да упражните правото си можете да намерите в раздел „Данни за контакт”.

Уместна лични данни: данни за контакт (напр. име, имейл, телефонен номер, длъжност, име на фирма), идентификационни данни за вход, час и дата на регистрация, данни за употреба, системни и защитни логове (напр. логове за удостоверяване, метаданни за мрежовия трафик, телеметрия на крайни точки), IP адрес, идентификатори на устройства, данни за устройства и приложения (напр. имена на хостове, подробности за операционната система, метаданни за използването на приложения), данни, свързани с инциденти (напр. файлове, данни за паметта или логове, свързани с предполагаема злонамерена дейност), както и други данни, които доброволно ни предоставяте, докато купувате и използвате нашите продукти или услуги.

Правното основание за обработката на Вашите лични данни е нашият легитимен интерес да продаваме нашите продукти или услуги чрез администриране, сключване и изпълнение на споразумението, което сключваме с юридическото лице, което Вие законно представлявате. Ние се позоваваме на същото правно основание, когато провеждаме пазарни проучвания или анкети, както и когато създаваме Вашия демо акаунт, за да можем да Ви предложим (като законен представител на потенциален клиент) предварителен преглед на нашите продукти или услуги.

Подобряване на продукти и услуги

Докато използвате нашите продукти или услуги, можем да обработваме Вашите лични данни, за да ги анализираме за статистически цели и с цел подобряване.

Уместни лични данни: име, имейл, IP адрес, посетено съдържание, дата и час на посещението, обем на предадените данни, статус на достъп, уеб браузър и операционна система, реферална връзка, която показва от кой уебсайт сте дошли.

Правното основание за обработката на Вашите лични данни е нашият легитимен интерес да разберем цялостната си ефективност и да подобрим нашите продукти или услуги, както и в крайна сметка Вашето преживяване с нашите услуги.

Проверка на кредитоспособността на клиента

Можем да обработваме лични данни, за да извършваме проверки на кредитоспособността на клиентите, преди да сключим споразумение, така че да можем да управляваме финансовия риск по време на текущите ни бизнес отношения. Това може да включва и вътрешна проверка на информацията за клиентите и кредитните лимити в рамките на нашите системи за планиране на ресурсите на предприятието (ERP), преди да бъдат разрешени трансакциите.

Уместни лични данни: данни за контакт (напр. име, имейл, телефонен номер, длъжност, име на фирма), финансова история, кредитен рейтинг, поведение при плащания, непогасени задължения, идентификационни номера (напр. номер по ДДС или регистрационен номер на фирма), данни, получени от кредитни агенции (ако такива се отнасят до Вас като физическо лице).

Правното основание за обработката на Вашите лични данни е нашият легитимен интерес да оценим кредитоспособността Ви и да сведем до минимум финансовия ни риск.

Надлежна проверка и скрининг

Преди да започнем дейност, можем да обработваме Вашите лични данни, когато се свързвате с нас от името на наши клиенти, бизнес партньори или друга заинтересована страна, за да можем да извършим надлежна проверка или скрининг. Нашите дейности по надлежна проверка или скрининг могат да обхващат проверки за сигурност, поверителност и почтеност, доколкото е позволено от приложимите закони.

Уместни лични данни: данни за контакт (напр. име, имейл, телефонен номер, длъжност, име на фирма), други данни, които ни предоставяте доброволно.

Правното основание за обработката на Вашите лични данни е нашият легитимен интерес да осигурим пригодността на Вашата фирма, както и ефективното управление на всички свързани рискове.

Използване на изкуствен интелект в работата с клиенти и партньори

Можем да използваме инструменти с изкуствен интелект, включително генеративен изкуствен интелект, за да подпомогнем нашите търговски и оперативни дейности (напр. за изготвяне и персонализиране на комуникации, обобщаване на срещи и имейл обмен, превод на съдържание, анализ на информация за акаунти, сортиране и отговаряне на заявки за поддръжка и съдействие при подготовката на предложения или договори), с проверка от човек на всички резултати, които могат да имат съществено въздействие върху Вас. Никакви решения, които пораждат правни или подобно значими последици, не се вземат единствено чрез автоматизирани средства, освен когато това е разрешено от приложимото законодателство.

Регистрация и управление на събития

Можем да обработваме Вашите лични данни, за да комуникираме с Вас, да организираме, както и да провеждаме семинари, уебинари, обучения, виртуални срещи и други събития („Събития“), които ние или някой от нашите партньори организират и Вие решите да присъствате в тях.

В този процес може да бъдем подкрепени от външни доставчици на трети страни (напр. доставчици на видеоконферентна връзка, комуникационни доставчици), с които споделяме Вашите лични данни.

В определени случаи е възможно също да записваме нашите събития. Моля, вижте следващия раздел относно аудиовизуалното съдържание за повече информация.

Понякога е възможно да Ви изпращаме и анкети, на които можете да отговорите, за да ни помогнат да оценим как можем ефективно да подобрим или разширим нашите събития.

Когато събитията не са виртуални, а изискват Вашето лично присъствие, ние се позоваваме на декларацията за поверителност на събитието, което ще бъде предоставено отделно и включва съответните подробности за това как обработваме Вашите лични данни във връзка с конкретното събитие.

Уместни лични данни: данни за контакт (напр. име, имейл, телефонен номер, длъжност, име на фирма), име или псевдоним в срещата, IP адрес, данни за устройството/хардуера (напр. MAC адреси, версия), текстови, аудио и видео данни, данни за връзка (напр. телефонни номера, имена на държави, начален и краен час), други данни, които доброволно ни предоставяте по време на процеса на регистрация или по време на събитието.

данни за контакт (напр. име, имейл, телефонен номер, длъжност, име на фирма), име или псевдоним в срещата, IP адрес, данни за устройството/хардуера (напр. MAC адреси, версия), текстови, аудио и видео данни, данни за връзка (напр. телефонни номера, имена на държави, начален и краен час), други данни, които доброволно ни предоставяте по време на процеса на регистрация или по време на събитието.

Аудиовизуално съдържание

По време на събитията, организирани от нас или някой от нашите партньори, можем да направим снимки или да записваме видеоклипове („Аудиовизуално съдържание“) на участниците. Такова аудиовизуално съдържание може да заснеме Вас, група хора или например лектор или присъстващ на сцената. Можем да публикуваме тези материали на нашите уебсайтове, платформи в социалните мрежи или във всякакви други дигитални или печатни медии. Ако не желаете да се появявате в такова аудиовизуално съдържание, моля, информирайте лицето, което записва или прави снимките, или организатора на събитието. Също така Ви препоръчваме да сте внимателни по време на събитията на място и да не влизате в снимките/видеоклиповете, когато те се правят или записват.

В случай на персонално аудиовизуално съдържание на участниците, ще Ви информираме отделно за обработката на лични данни и ще поискаме Вашето съгласие, преди да предприемем подобни действия.

Имате право да възразите срещу такова обработване или да оттеглите съгласието си, когато такова е било получено от Вас преди това. Въпреки че ще положим разумни усилия да изпълним Вашето искане, добре известно е, че всяка информация, публикувана в интернет, включително в платформите на социалните мрежи, става достъпна по целия свят и може лесно да бъде копирана и разпространявана от други трети страни, които не са свързани с нас или не са под наш контрол. По този начин тази информация може да остане достъпна в интернет дори след като бъде изтрита от нас. След това последващите заявки за изтриване трябва да бъдат насочени към съответната интернет търсачка или доставчик на социални мрежи.

Когато Вашата снимка се използва в печатни материали (напр. листовка, списание, бюлетин), ако са необходими непропорционално големи усилия за премахването ѝ от такива материали, е възможно печатните материали да продължат да се използват до изчерпване на отпечатаното издание. Въпреки това Вашата снимка няма да бъде използвана за нови печатни материали.

Уместни лични данни: снимки, видеоклипове, гласови записи, други биометрични данни, които се събират или споделят с нас.

Правното основание за обработката на Вашите лични данни е нашият легитимен интерес за управление на нашите събития и рекламиране на нашите дейности, освен когато изпълняваме персонално аудиовизуално съдържание, в който случай разчитаме на Вашето съгласие.

Използване на изкуствен интелект по време на нашите събития

За да провеждаме, документираме и подобряваме нашите събития, можем да използваме функции, базирани на изкуствен интелект (предлагани от нас или от нашите доставчици на събития и видеоконферентна връзка), за да генерираме транскрипции на живо или след събитие, писмени обобщения, бележки и акценти, да предоставяме субтитри на живо или превод в реално време, да поддържаме въпроси и отговори и чат, както и да анализираме ангажираността в обобщен вид. Когато е активирана транскрипция, обобщаване или запис, ще Ви информираме в началото на събитието и, където е необходимо, ще поискаме Вашето съгласие.

Можем да обработваме Вашите лични данни, които получаваме директно от Вас или чрез публично достъпни източници (напр. онлайн професионални мрежи, сайтове на социални мрежи или сайтове за работа) или от трети страни (напр. доставчици на услуги за подбор на персонал, университети, агенции за заетост/набиране на персонал, насочващи органи, данъчни и социалноосигурителни органи или други съответни органи) в контекста на възможности за работа.

Можем да обработваме Вашите лични данни за следните цели:

• създаване на Ваш профил в нашата система за кандидатстване;
• оценяване на Вашата автобиография, резюмета или други документи, които ни предоставяте, както и оценяване на Вашите умения, опит и квалификации, когато е приложимо, чрез използването на системи с изкуствен интелект;
• организиране на интервюта и провеждане на оценки;
• когато е разрешено или се изисква от закона, извършване на проверки на миналото или публични профили в социалните мрежи, като предварително условие за получаване на предложението за работа;
• свързване с Вас относно напредъка на Вашата кандидатура;
• когато е необходимо, за възстановяване на пътните разходи, направени по време на набирането на персонал;
• запазване на заявлението Ви за личните досиета и установяване на трудово правоотношение с Вас, в случай на успешно наемане;
• предоставяне на възможности за работа въз основа на Вашите интереси и умения и информиране за последните новини относно подробностите по набиране на персонал;
• провеждане на анкети с цел подобряване на процесите ни на набиране на персонал и др.

Когато кандидатствате за някоя от нашите свободни работни места, Ви молим да включите в заявлението си само данни, които са от значение за областта на обявената работа. За определени приложения може да поискаме доброволно определена демографска информация (като пол, раса/етническа принадлежност и националност), за да отговорим на изискванията за равни възможности при заетостта и законовите изисквания за отчетност. Тази информация не е част от процеса на подбор и не оказва влияние върху решенията за наемане.

За някои позиции може да използваме технологично базирани оценки и инструменти за набиране на персонал, предоставени от трети страни (напр. платформи за видео интервюта, структурирани оценки, симулации на работа; работни процеси за скрининг, подпомогнати от изкуствен интелект), за да подпомогнем части от нашия процес на набиране на персонал. Тези инструменти могат да ни помогнат да събираме информация за кандидатурите по структуриран начин, да насрочваме и провеждаме интервюта или оценки, да валидираме умения, свързани с работата, и да генерираме структурирани обобщения или анализи в подкрепа на оценката от нашите служители по подбор на персонал. В зависимост от длъжността и използвания инструмент, това може да включва преглед на автобиографията и материалите за кандидатстване, покана да отговорите на структурирани въпроси (в текст, аудио и/или видео) и генериране на обобщение, оценка или индикатор за доверие, насочени към работодателя. Ние използваме тези резултати като основа за вземане на решения, а нашите специалисти по подбор на персонал носят отговорност за прегледа на съответната информация и вземането на решения за наемане на персонал. Когато се предлага конкретна стъпка от оценката на доброволна основа, ние ще изясним това и, където е възможно, ще предоставим алтернативен маршрут.

Можем също да използваме изкуствен интелект, за да помогнем при намирането на кандидати от публични професионални мрежи и борси за работа, да насрочваме интервюта, да транскрибираме и обобщаваме интервюта, да превеждаме материали за кандидатстване и да изготвяме съобщения за набиране на персонал. Резултатите се използват за поддръжка, а не за заместване на нашите специалисти по подбор на персонал, и решенията за наемане не се вземат единствено чрез автоматизирани средства. Можете да поискате проверка от човек на всеки резултат, подкрепен от ИИ, директно от служителя по подбор на персонал или чрез данните в раздела „Изкуствен интелект".

След като създадете профила си при нас, имате възможност да правите промени в предпочитанията си за лични данни, както и в абонаментите си за имейл, като тези функционалности са достъпни в таблото за управление на Вашия акаунт в портала. Въпреки това по всяко време можете да се свържете с нас на iCIMS.help@softwareone.com и ние ще Ви помогнем.

Ако кандидатурата Ви за работа не е била успешна и сте се съгласили да съхраняваме личните Ви данни по-дълго (тъй като може да е от Ваша полза за потенциални бъдещи възможности), ще ги съхраняваме за още две години, след което ще ги изтрием съответно. Ако не сте се съгласили с удължения период на съхранение, ще изтрием данните Ви в рамките на шест месеца след края на процеса на кандидатстване, съгласно изискванията на приложимото законодателство. Разбира се, по всяко време можете да подадете заявка за изтриване на данни до нас, съгласно раздела „Вашите права”.

Уместни лични данни: данни за контакт (напр. име, имейл, телефонен номер, длъжност, име на фирма), автобиография (включително снимки или изображения, предоставени от Вас), мотивационно писмо, препоръки, домашен адрес, данни за идентификация (напр. дата на раждане, националност, лична карта или паспорт и др.), данни за заетост (напр. трудов стаж, трудов договор, предишна заетост, текущ трудов статус, вид заетост, функция, работа или разрешение за пребиваване, ако е необходимо и др.), данни за образование и квалификация (напр. дипломи, сертификати, предишен кариерен опит, вторична заетост, препоръки, други свързани документи, потвърждаващи Вашия професионален опит и компетентност), въпросници и резултати от оценки, здравни данни, когато е разрешено и/или се изисква от приложимото законодателство, банкови данни (напр. за възстановяване на пътни разходи, ако е договорено); други данни, които ни предоставяте доброволно.

Правното основание за обработката на Вашите лични данни е:

• нашият легитимен интерес да създадем Вашия акаунт, да оценим Вашата кандидатура, да проведем интервюта или оценки, да проверим миналото на кандидатите и като цяло да управляваме процеса на набиране на персонал за запълване на нашите отворени позиции за работа;
• нашият легитимен интерес да Ви изпращаме анкети, за да разберем и оценим как най-добре можем да подобрим процеса си на набиране на персонал, както и цялостното ни представяне и ефективност;
• нашият легитимен интерес да се защитаваме и да упражняваме всички права за защита на нас и нашата марка в случай на съдебни искове;
• Вашето съгласие за сигурно съхранение на личните Ви данни за продължителен период от време, в случай че не сте били избрани за позицията, за която сте кандидатствали;
• Вашето съгласие, когато е необходимо, за използването на инструменти с изкуствен интелект по време на процеса на кандидатстване (напр. оценка, подкрепена от изкуствен интелект, или видео интервюта);
• по договор, при установяване на трудово правоотношение с Вас;
• правно задължение за спазване на регулаторните изисквания, обработка на жалби или оплаквания, както и за самозащита, когато е необходимо.

This Supplement applies to individuals located in Latin America and the Caribbean (“LATAM”), in addition to the above Privacy Notice, and provides additional clarifications to certain region specific processing activities and legal requirements.

Applicability of Local Data Protection Laws

In Brazil, when personal data is processed or relates to individuals located in Brazil, such processing is carried out in accordance with the Brazilian General Data Protection Law (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – “LGPD”, Law No. 13.709/2018).

In Mexico, the Federal Law on Protection of Personal Data Held by Private Parties (LFPDPPP) is the key regulation governing data processing by companies and individuals in Mexico. Under the new law of 2025, the Anti-Corruption and Good Governance Secretariat is the entity responsible for supervising and enforcing the law.

In Ecuador we will process and treat your Personal Data in accordance with the provisions of the Organic Law of Personal Data Protection (LOPDP) and other relevant regulations issued by the Superintendence of Personal Data Protection. The consent required by the (LOPDP) will be provided by you in the manner established in the Privacy Notice for each type of relationship.

In Chile, we will process your data in accordance with Law Nº 19.628: Sobre Protección de la Vida Privada.

In Puerto Rico, we process your personal data in accordance with applicable laws of the Commonwealth of Puerto Rico and relevant United States federal privacy and data security laws, including, where applicable, data breach notification and consumer protection regulations. SoftwareOne implements appropriate technical and organizational measures to ensure the security and confidentiality of personal data in line with generally accepted privacy standards.

In the Dominican Republic, we will process and handle your personal data in accordance with the provisions of Law No. 172-13 on the Protection of Personal Data, as well as other applicable regulations. The required consent under Law No. 172-13 will be obtained in the manner described in this Privacy Notice, depending on the nature of the relationship and the processing activities involved.

In Jamaica, when your personal data is processed or if you are located in Jamaica, we will process such data in accordance with the Data Protection Act, 2020, and any applicable regulations issued by the competent authority. SoftwareOne ensures that personal data is processed lawfully, fairly and transparently, and that appropriate safeguards are in place, including for international data transfers.

In Trinidad and Tobago, we will process your personal data in accordance with the Data Protection Act, 2011, and applicable regulations issued by the Office of the Information Commissioner. Personal data will be processed in a manner that ensures its confidentiality, integrity and security, and in line with the purposes described in this Privacy Notice.

Legal Basis – Regular Exercise of Rights (Brazil)

Where applicable, personal data may be processed for the regular exercise of rights in judicial, administrative or arbitration proceedings, in accordance with Article 7, item VI of the LGPD, including proceedings governed by the Brazilian Arbitration Law (Law No. 9,307 / 1996).

Communications (Brazil)

Individuals located in Brazil may submit privacy‑related requests and receive responses in Portuguese.

In accordance with ANPD Resolution No. 18 / 2024, SoftwareOne ensures that communications with data subjects and the Brazilian Data Protection Authority (ANPD) are carried out clearly and precisely in Portuguese.

Local Social Media Presence (Brazil)

In addition to global social media channels, SoftwareOne maintains local social media presences, as follows:

• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/softwareone-latam/
• X: https://x.com/softwareone_br
• Facebook: https://www.facebook.com/SoftwareOneBrasil/
• Instagram: https://www.instagram.com/softwareone_br/
• YouTube: https://www.youtube.com/@softwareonebrasil

Processing of personal data in this context is subject to the respective platforms’ local privacy policies: 

• LinkedIn: https://br.linkedin.com/legal/privacy-policy
• X: https://x.com/pt/privacy
• Instagram: https://help.instagram.com/155833707900388
• YouTube: https://policies.google.com/privacy

International Data Transfers (Brazil and Ecuador)

Personal data may be transferred to third countries, provided that international treaties have been signed with those countries that allow the transfer of data and do not contravene local legislation.

International transfers of personal data originating from Brazil are conducted in accordance with the LGPD and ANPD Resolution CD/ANPD No. 19 of December 18, 2024 (Regulation of the International Transfer of Personal Data) and SoftwareOne relies on legal mechanisms that ensure an adequate level of protection for your personal data.

International Transfers of personal data originating from Ecuador will comply with the provisions of the LOPDP and SoftwareOne will only transfer personal data to countries and territories that comply with the standards of protection required by Ecuadorian laws and regulations.

Data Protection Rights (Brazil)

Individuals subject to the LGPD have the following rights:

• confirmation of the existence of processing; 
• access to their data;
• rectification of incomplete, inaccurate or outdated data;
• anonymization, blocking or deletion of unnecessary or excessive data or data processed in noncompliance with the LGPD;
• data portability upon express request;
• deletion of personal data processed with consent, to the extent permitted by law;
• information about public and private entities with which their personal data has been shared;
• information about the possibility of denying consent and its consequences;
• revocation of consent; 
• upon request, obtain the full text of the clauses used to carry out an international data transfer, subject to trade and industrial secrets;
• lodge a complaint with a supervisory agency if they believe that the processing of their personal data infringes applicable data protection regulations.

In Brazil, the supervisory agency is the National Data Protection Agency (Agência Nacional de Proteção de Dados - ANPD).

Contact for data protection requests (Brazil and Ecuador)

In accordance with the LGPD and ANPD Resolution No. 18/2024, SoftwareOne has appointed a Data Protection Officer for Brazil. You may contact our DPO for any inquiries related to the processing of your personal data or to exercise your rights under the LGPD:

Vanessa Siqueira
data-protection.br@softwareone.com

The Data Protection Officer appointed for Ecuador (Encargado):

Nombre: Paul S Harris 
Dirección: Ave. Naciones Unidas E699, Oficina 501. – Quito Ecuador
Teléfono: +593998325618

This Supplement applies to the handling of personal information of individuals located in Japan which is collected in Japan by SoftwareOne Japan K.K. or any other SoftwareOne entity with which you have established a relationship, as the case may be (individually or collectively, “SoftwareOne” or “we”) or a third party acting as a data processor on behalf of SoftwareOne, and supplements the above Privacy Notice. We comply with the Act on the Protection of Personal Information of Japan (Act No. 57 of 2003; the “APPI”).

Corporate Information

Under this Supplement, the entity responsible for handling your personal information is as follows:

Name: SoftwareOne Japan K.K.
Address: Hulic JP Akasaka Building 8F, 2-5-8 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052
Representative: Kenji Hasegawa, CEO

Personal Information

“Personal information”, “personal data” and other related terms in this Supplement are to be interpreted as used in the APPI, unless otherwise defined herein; accordingly:

• “personal information” means information relating to a living individual which falls under any of the following items: 
• information containing a name, date of birth, or other identifier or the equivalent (meaning all items (excluding individual identification codes) made by writing, recording, sound or motion, or other means, in a document, drawing, or electronic or magnetic record (this includes a record created in electronic or magnetic form (meaning electronic form, magnetic form, or any other form that cannot be perceived with the human senses; the same applies in the following item (ii)) which can be used to identify a specific individual (this includes any information that can be easily collated with other information and thereby used to identify that specific individual); and 
• those containing an individual identification code; and
• “personal data” means personal information compiled in a personal information database or the equivalent.

Purposes of Use

We handle personal information solely within the scope necessary to achieve the purposes of use specified in the above Privacy Notice, except where otherwise permitted by the APPI or with your prior consent.

Proper Acquisition

We collect personal information in an appropriate manner and will not acquire any personal information through deception or other improper means.

Security Control Measures

We implement necessary and appropriate security control measures, including organizational, personnel, physical and technical safeguards, in order to prevent the leakage, loss or damage of any personal data we handle.

Joint Use

We may share and jointly use your personal data among our group companies.

• Items of Personal Data: As described in the “Relevant personal data” paragraph in each situation set forth in the above Privacy Notice. 
• Scope of Joint Users: SoftwareOne AG and its consolidated subsidiaries. 
• Purposes of Use: As described in Section 3 “Purposes of Use” above. 
• Responsible Party for managing the personal data: SoftwareOne Japan K.K. (as identified in Section 1 above).

Cross Border Transfers

If we transfer your personal data to a third party outside Japan (excluding the EU and the UK), we will obtain your prior consent unless the recipient ensures an APPI-adequate level of protection or another legal exception under the APPI applies. Before seeking to obtain your prior consent, we will provide you with information on the name of the relevant foreign country, the personal information protection system of the foreign country, and the measures taken by the relevant third party to protect personal information.

Provision to Third Parties & Record-Keeping

We will not provide your personal data to any third party without your prior consent, except where permitted by the APPI or otherwise provided in this Supplement. When providing or receiving personal data from a third party, we will create and retain records in accordance with the APPI.

Your Rights under the APPI

In accordance with the APPI, you may request us for: 

• notification of the purposes of use of the personal data we hold; 
• disclosure of the content of your personal data we hold and the records we retain, or correction, addition or deletion of the content of your personal data we hold, if the content of such personal data is factual; 
• suspension of use or erasure of your personal data we hold if the personal data has been obtained or is being handled in violation of the APPI; or 
• cessation of third-party provision of your personal data we hold if the personal data is being provided to a third party in violation of the APPI. 

You may also make a complaint about our handling of your personal data we hold, in accordance with the APPI. Such request or complaint must be made by submitting an inquiry to our contact point which can be found in Section 11. We will respond to such request or complaint in accordance with the APPI. Please note that we may collect the actual costs from you for taking the relevant measures in responding to your request for notification of the purposes of use of the personal data we hold or your request for disclosure of the content of the personal data we hold.

Sensitive Personal Information

We will not acquire any “sensitive personal information” as specified in the APPI (e.g., race, creed, social status, medical history, criminal record, the fact of having suffered damage by a crime) unless permitted under the APPI or with your prior consent.

Contact Point

To exercise your rights or for inquiries regarding our handling of personal data in Japan, please contact: 

SoftwareONE Japan K.K.
Hulic JP Akasaka Building 8F, 2-5-8 Akasaka, Minato-ku, Tokyo 107-0052
+81 3 5005 2801
info.jp@softwareone.com

This Supplement applies where personal data is processed in the United Arab Emirates (“UAE”) or where the UAE Federal Decree Law No. 45 of 2021 on the Protection of Personal Data (“UAE PDPL”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the UAE PDPL.

Overseas Transfers (Articles 22–24 UAE PDPL)

SoftwareOne may transfer personal data outside the UAE only in accordance with the requirements of the UAE PDPL. Such transfers may take place where:

• The destination country appears on the UAE Data Office’s approved adequacy list; 
• Appropriate contractual safeguards or legally recognized transfer mechanisms are implemented; or
• An exception under the UAE PDPL applies.

SoftwareOne ensures that all cross border transfers are supported by appropriate protection measures consistent with the UAE PDPL and the internal data protection standards.

Personal Data Breach Notification (Article 9 UAE PDPL)

In the event of a personal data breach that may pose a risk to the confidentiality, privacy, security or rights of individuals, SoftwareOne will:

• Notify the UAE Data Office without undue delay, and
• Notify affected individuals where the breach is likely to cause significant harm or impact.

SoftwareOne may maintains internal incident response processes to ensure timely detection, assessment, reporting, and mitigation of personal data breaches.

Data Protection Officer Requirement (Articles 10–11 UAE PDPL)

SoftwareOne appoints a Data Protection Officer (“DPO”) where required under the UAE PDPL, including scenarios involving:

• High risk processing operations, or
• Large scale processing of sensitive personal data.

The DPO supports ongoing compliance with the UAE PDPL, monitors internal controls, advises on data protection obligations and acts as a liaison with the UAE Data Office. 

Rights of Individuals (Articles 13–20 UAE PDPL)

In addition to the rights outlined in the above Privacy Notice, individuals subject to the UAE PDPL may exercise the following rights:

• Right of access to personal data;
• Right to request correction or erasure;
• Right to restrict or stop processing;
• Right to data portability;
• Right to object to automated processing or automated decision making.

Requests may be submitted through the contact channels specified in the above Privacy Notice, and SoftwareOne will respond within the timelines mandated by the UAE PDPL.

Legal Basis for Processing (Article 4 UAE PDPL)

SoftwareOne processes personal data based on one or more legal bases recognized under the law, including:

• Consent;
• Necessity for performance of a contract;
• Compliance with legal obligations;
• Protection of public interest;
• Legitimate interests, to the extent permitted under the UAE PDPL.

Retention (Article 21 UAE PDPL)

Personal data subject to the UAE PDPL is retained only for the duration necessary to fulfil the purposes for which it was collected or as required by applicable legislation. SoftwareOne applies internal retention schedules aligned with the UAE PDPL’s data minimization and storage limitation principles. 

Contact for UAE PDPL Requests

Individuals seeking to exercise their rights or raise concerns under the UAE PDPL may contact SoftwareOne at data-protection.me@softwareone.com.

This Supplement applies where personal data is processed within the State of Qatar or where the Qatar Personal Data Privacy Protection Law – Law No. 13 of 2016 (“Qatar PDPL”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the Qatar PDPL.

Overseas Data Transfers (Articles 15 & 16 Qatar PDPL)

SoftwareOne may transfer personal data outside the State of Qatar only in accordance with the requirements of the Qatar PDPL. Transfers may take place where:

• The receiving country provides an adequate level of protection;
• Explicit consent of the individual is obtained; or
• Appropriate safeguards or legally recognized transfer mechanisms are implemented.

SoftwareOne ensures that all cross border transfers follow the protection standards mandated under the Qatar PDPL.

Personal Data Breach Notification (Article 14 Qatar PDPL)

In the event of a personal data breach, SoftwareOne will:

• Notify the Ministry of Communications and Information Technology (MCIT) immediately, as required under the Qatar PDPL; and
• Notify affected individuals where the breach is likely to result in harm or adverse impact.

SoftwareOne maintains internal procedures to detect, assess and report breaches in accordance with statutory obligations.

Consent Requirements (Article 4 Qatar PDPL)

SoftwareOne obtains consent in accordance with the Qatar PDPL, ensuring that:

• Consent is explicit and informed;
• Consent is obtained prior to the processing of personal data;
• Additional safeguards are applied when processing sensitive personal data.

Where consent is withdrawn, SoftwareOne will cease processing activities unless another lawful basis under the Qatar PDPL applies.

Rights of Individuals (Articles 7–10 Qatar PDPL)

Individuals whose personal data is processed under the Qatar PDPL may exercise the following rights:

• Right of access to personal data;
• Right to request correction or erasure;
• Right to object to processing;
• Right to withdraw consent at any time.

Such rights can be exercised by reaching SoftwareOne at data-protection.me@softwareone.com. Replies will be received within the timelines specified under the Qatar PDPL.

This Supplement applies where personal data is processed within Australia or where the Privacy Act 1988 (Cth) (“Privacy Act”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice. Where any conflict arises, the provisions of this Supplement prevail for processing activities subject to the Privacy Act.

The type of personal data we use and what we do with that depends on the relationship we have with you. Therefore, some parts of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may not be relevant for you or more than one part of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may apply to you.

The meaning of the term “personal data” in this Supplement, as well as in the above Privacy Notice, has the same meaning as set out in the Privacy Act.

This Supplement, as well as the above Privacy Notice may be replaced or supplemented in order to fulfil legal requirements, as well as to provide you with all necessary information on how we process your personal data.

Why we collect personal data

We collect personal data so that we can provide our services to you and your service provider, as well as reasonable associated purposes. These purposes include but are not limited to the purposes already reflected in the above Privacy Notice.

We may also collect your personal information for a purpose which is additional to the original purpose pursuant to which we originally received or collected the personal data.

Personal data we collect

The types of personal data we may receive or collect include the following:

• Name or alias;
• Contact details (such as address, postal address, email, phone number);
• Date of birth;
• Sex, gender, or gender identity;
• Nationality or proof of residence (such as residence permits, work right permits or visa);
• Employment data (such as current employment, past employment or other work history);
• Educational qualifications (such as degrees, accreditations, occupational permits or occupational licences);
• Identification documents (such as passport, driver’s licence, identity card or other similar documentation);
• Pictures (such as head shots);
• Transaction and bank account details;
• Any personal information that is inherently disclosed when you or your service provider communicate with us (such as metadata); and
• Criminal history.

In limited circumstances we may need to obtain health information from you.  In such circumstances we will make an express request and will treat any information as strictly confidential.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

How we collect personal data

We receive or collect personal data directly from your or your service provider’s in interactions with us, such as when you create a user account, sign up for our services, submit queries or engage with the services we provide. In addition to this, any personal data that you provide to us will constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Personal data may also be collected via our website, forms, phone calls, emails or through third-party providers with your consent or to the extent necessary to provide the services to you.

How we hold and protect personal data

We will only retain your personal data only so long as is necessary to provide our services, after which time we will destroy it, unless we:

• are required by law to retain it; or 
• are required to preserve it for the purposes of providing services to another customer; or 
• have agreed to a request by you or your service provider to preserve that personal information; or 
• have a legitimate purpose for retaining it.

We take all reasonable steps to protect all information we hold, including personal data.

Cookies and other similar technologies

We may use cookies and similar technologies (for simplicity reasons, hereinafter referred to as “Cookies”), when you use our websites, platforms, applications as well as other products and services.

Our Cookie Banner and consent management system show you a list of the Cookies we use, including their provider, purpose, description and other relevant information. In the default setting, only the essential Cookies are enabled. Via the consent management system, you can determine whether you allow the setting of additional Cookies or not. You can adjust your preferences at any time via the consent management system.

Further information about the ways that we may track your personal information including on social media (e.g., Facebook) can be found in the above Privacy Notice.

Disclosure to third parties

We may disclose your personal data to parties to fulfil the purposes described above, including to provide services to you or your service provider. Due to SoftwareOne’s international group structure, personal data will be disclosed to certain departments and persons on a need-to-know basis to process personal data so that we can provide our services. For all intragroup personal data access and transfers, we comply with the provisions of the Privacy Act.

Third party service providers contracted by SoftwareOne may also receive personal data to provide or facilitate the provision of our services. These include, service providers who support us with order fulfilment, payment / billing, customer service, finance, auditing, fraud detection, IT services, communication, hosting, logistics, email delivery, marketing, sales, data analysis, event management, training, surveys, printing, archive, advisory and consulting services.

We may disclose your personal data to further recipients, such as private as well as public entities and institutions, including law enforcement, data protection authorities, tax authorities, credit  agencies, debt collectors, banks, courts, hotels or other companies insofar as there is a legal basis for such disclosure.

Disclosure overseas

As we operate in a number of countries it is possible that your personal data may need to be transferred outside of Australia to countries in which we operate including the European Union, the United Kingdom and Switzerland, in order to provide our services. We will take reasonable steps to ensure that such recipients comply with the Privacy Act and maintain the confidentiality and security of your personal information.

Accessing or correcting personal data

You may contact us to access your personal data we hold about you and to request corrections if any details are inaccurate or incomplete. We may refuse to provide access you with to your personal data if:

• we are legally permitted to do so and consider it appropriate; or
• are required by law to deny the request.

Questions and complaints

If you have any requests, comments, queries or complaints in relation to your personal data, our handling of your personal data or how we handle personal data generally, please contact our information officer at data-protection.apac@softwareone.com.

We will respond to any requests or complaints within a reasonable period (usually 30 days).

If you disagree with our response or any decision that we make in respect of your personal data, including in respect of any complaint that you have made, you may refer your complaint to the Office of the Australian Information Commissioner by visiting www.oaic.gov.au, calling 1300 363 992 or by emailing enquiries@oaic.gov.au.

This Supplement applies where personal data is processed within New Zealand or where the Privacy Act 2020 (“Privacy Act”) is applicable. This Supplement shall be read together with the above Privacy Notice.

The type of personal data we use and what we do with that depends on the relationship we have with you. Therefore, some parts of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may not be relevant for you or more than one part of this Supplement, as well as of the above Privacy Notice may apply to you.

The meaning of the term “personal data” in this Supplement, as well as in the above Privacy Notice has the same meaning as set out in the Privacy Act.

This Supplement, as well as the above Privacy Notice may be replaced or supplemented in order to fulfil legal requirements, as well as to provide you with all necessary information on how we process your personal data.

Why we collect personal information

We collect personal data so that we can provide our services to you and your service provider, as well as reasonable associated purposes. These purposes include but are not limited to the following:

• communicate with you and your service provider, process requests and respond to requests; 
• process comments or posts; 
• register and send newsletters to you which you subscribe to; 
• marketing purposes;  
• registration, authentication and administration of user accounts; 
• license monitoring purposes; 
• provision of demo products and services as well as trials (also from third parties); 
• analysis purposes in order to improve our products and services; 
• tailor our website content and experience to your interests; 
• maintain the security of our websites, platforms, applications as well other products and services; 
• comply with legal and regulatory requirements and requests; and 
• establish, exercise and defend legal claims.

We may also collect your personal data for a purpose which is additional to the original purpose pursuant to which we originally received or collected the personal data.

You are not required to give us your personal data, however, if you choose not to we may be unable to provide, in whole or in part, our services to you and your service provider.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

Personal data we collect

The types of personal data we may receive or collect include the following:

• Name or alias; 
• Contact details (such as address, postal address, email and phone number); 
• Date of birth; 
• Sex, gender or gender identity; 
• Nationality or proof of residence (such as residence permits, work right permits or visa);
• Employment data (such as current employment, past employment or other work history); 
• Educational qualifications (such as degrees, accreditations, occupational permits or occupational licences); 
• Identification documents (such as passport, driver’s licence, identity card or other similar documentation); 
• Pictures (such as head shots); 
• Transaction and bank account details; 
• Any personal data that is inherently disclosed when you or your service provider communicate with us (such as metadata); and 
• Criminal history.

During the course of providing services to you or your service provider we may create information about you which constitutes personal data including things such as emails, letters or other internal records.

Further details about the personal data we collect and how it is processed or used depending on our relationship with you can be found in the above Privacy Notice.

How we collect personal data

We receive or collect personal data directly from your or your service provider’s in interactions with us, such as when you create a user account, sign up for our services, submit queries or engage with the services we provide. In addition to this, any personal data that you provide to us will constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Information which we create as a result of providing services to you or your service provider which constitutes personal data will also constitute the collection of personal data for the purposes of this Supplement, as well as the above Privacy Notice.

Personal data may also be collected via our website, forms, phone calls, emails or through third-party providers with your consent or to the extent necessary to provide the services to you.

How we hold and protect personal data

We will only retain your personal data only so long as is necessary to provide our services, after which time we will destroy it unless we:

• are required by law to retain it; or  
• are required to preserve it for the purposes of providing services to another customer; or 
• have agreed to a request by you or your service provider to preserve that personal data; or 
• have a legitimate purpose for retaining it.

We take all reasonable steps to protect all information we hold, including personal data.

Cookies and other similar technologies

We may use cookies and similar technologies (for simplicity reasons, hereinafter referred to as “Cookies”), when you use our websites, platforms, applications as well as other products and services.

Our Cookie Banner and consent management system show you a list of the Cookies we use, including their provider, purpose, description and other relevant information. In the default setting, only the essential Cookies are enabled. Via the consent management system, you can determine whether you allow the setting of additional Cookies or not. You can adjust your preferences at any time via the consent management system.

Further information about the ways that we may track your personal data including on social media (e.g., Facebook) can be found in the above Privacy Notice.

Disclosure to third parties

We may disclose your personal data to parties to fulfil the purposes described above including to provide services to you or your service provider. Due to SoftwareOne’s international group structure, personal data will be disclosed to certain departments and persons on a need-to-know basis to process personal data so that we can provide our services. For all intragroup data access and transfers, we comply with the provisions of the Privacy Act.

Third party service providers contracted by SoftwareOne may also receive personal data to provide or facilitate the provision of our services. These include, service providers who support us with order fulfilment, payment / billing, customer service, finance, auditing, fraud detection, IT services, communication, hosting, logistics, email delivery, marketing, sales, data analysis, event management, training, surveys, printing, archive, advisory and consulting services.

We may disclose your personal data to further recipients to the extent required to fulfil the purpose, such as private as well as public entities and institutions, including law enforcement, data protection authorities, tax authorities, credit  agencies, debt collectors, banks, courts, hotels or other companies insofar as there is a legal basis for such disclosure.

Disclosure overseas

As we operate in a number of countries it is possible that your personal data may need to be transferred outside of New Zealand to countries in which we operate including the European Union, the United Kingdom and Switzerland, in order to provide our services.  We will take reasonable steps to ensure that such recipients comply with the Privacy Act and maintain the confidentiality and security of your personal data.

Accessing or correcting personal data

You may contact us to access your personal data we hold about you and to request corrections if any details are inaccurate or incomplete. We may refuse to provide access you with to your personal data if:

• we are legally permitted to do so and consider it appropriate; or 
• are required by law to deny the request.

Questions and complaints

If you have any requests, comments, queries or complaints in relation to your personal data, our handling of your personal data or how we handle personal data generally, please contact our information officer at data-protection.apac@softwareone.com.

We will respond to any requests or complaints within a reasonable period (usually 30 days).

If you disagree with our response or any decision that we make in respect of your personal data including in respect of any complaint that you have made, you may refer your complaint to the Privacy Commissioner (Te Mana Matapono Matatapu) by visiting www.privacy.org.nz, calling 0800 803 909 or by emailing enquiries@privacy.org.nz.

Applicability

This Supplement forms an integral part of the above Privacy Notice and applies solely to Data Principals located in India.

This Supplement governs the processing of digital personal data by SoftwareOne in accordance with the Digital Personal Data Protection Act, 2023 ("DPDP Act") and the rules made thereunder ("DPDP Rules"), including:

• personal data collected in digital form within India; 
• personal data collected in non-digital form and subsequently digitized; and 
• processing of digital personal data carried out outside India in connection with the offering of goods or services to Data Principals within India, in accordance with Section 3 of the DPDP Act.

In the event of any inconsistency between this Supplement and the above Privacy Notice, the provisions of this Supplement shall prevail to the extent of such inconsistency for processing governed by Indian law.

Definitions

Unless otherwise defined herein, capitalized terms used in this Supplement shall have the meanings ascribed to them under the DPDP Act and the DPDP Rules.

For the purposes of this Supplement:

• "Board" means the Data Protection Board of India established under the DPDP Act; 
• "Data Principal" means the individual to whom the personal data relates and where such individual is 
• a child, includes the parents or lawful guardian of such child; or 
• a person with disability, includes her lawful guardian acting on her behalf.
• "SoftwareOne" means the relevant SoftwareOne entity acting as a Data Fiduciary in relation to the processing of personal data under Indian law.

Notice to Data Principals

Consent to the processing of personal data by SoftwareOne shall be obtained only upon the Data Principal’s acceptance of this Supplement and the above Privacy Notice.

Contact for Data Protection Requests

Any request for withdrawal of consent, request for access to information, correction, erasure, grievance or any other communication under the DPDP Act may be addressed to:

Designation / Department: Regional General Counsel
Email ID: data-protection.apac@softwareone.com

Alternately, the Data Principal may communicate his request at: Shweta.Sinha@softwareone.com.

Grievance Redressal Mechanism

SoftwareOne has established an effective grievance redressal mechanism to address grievances raised by Data Principals in relation to the processing of their personal data.

A Data Principal may submit a grievance by contacting the Grievance Officer at:

Name: Regional General Counsel 
Designation: Grievance Officer – India
Email ID: data-protection.apac@softwareone.com
Postal Address: 7th Floor, Tower 1A, International Tech Park, Near Sector 59, Behrampur, Gurugram, Haryana-122101.

SoftwareOne shall acknowledge the grievance and endeavor to resolve it within 30 days from the date of receipt.

A Data Principal shall exhaust the grievance redressal mechanism provided herein before approaching the Board, in accordance with Section 13 of the DPDP Act.

Nomination

A Data Principal may nominate one or more individuals to exercise her rights under the DPDP Act in the event of her death or incapacity.

Such nomination may be made by:

• submitting a request through the user account or digital interface made available by SoftwareOne; or
• submitting a written request to SoftwareOne using the contact details provided in this Supplement, along with such information and verification details as may be reasonably required by SoftwareOne.

Processing and Transfer of Personal Data Outside India

SoftwareOne may transfer personal data outside the territory of India only in accordance with:

• any restrictions notified by the Central Government on the transfer of personal data to specified countries or territories; and
• the conditions and safeguards specified by the Central Government through general or special orders.

Where such transfers occur, SoftwareOne shall ensure compliance with all applicable requirements under the DPDP Act, the DPDP Rules, and other applicable Indian laws.

Updates to this Supplement

This Supplement may be updated from time to time to reflect changes in applicable law, including amendments to the DPDP Act or the DPDP Rules, or guidance, directions or orders issued by the Government of India or the Data Protection Board of India. Material changes shall be notified to Data Principals through appropriate and reasonable means.

Children’s Personal Data

SoftwareOne does not knowingly process personal data of children, as defined under the DPDP Act.

Where processing of personal data of a child becomes necessary under applicable law, SoftwareOne shall ensure compliance with the requirements relating to verifiable parental consent and other safeguards prescribed under the DPDP Act and the DPDP Rules.

Additional DPDP-Specific Disclosures

Right to Withdraw Consent: Withdrawal of consent shall not affect the legality of processing carried out prior to such withdrawal.

Data Retention: SoftwareOne shall retain personal data only for such period as is necessary to fulfil the specified purpose or to comply with applicable law, after which such data shall be erased in accordance with the DPDP Act and the DPDP Rules.