Aerial view of Lincoln city center

Case Study

Die Stadt Lincoln steigert die Mitarbeiterakzeptanz für Microsoft 365

Die Stadt Lincoln steigert seine Mitarbeiterakzeptanz für Microsoft 365

Erfolgreiche Einführung von M365 führte zu höherer Produktivität, effizienter Zusammenarbeit und ermöglichte mobiles Arbeiten in der Stadtverwaltung Lincoln 

Die Stadt Lincoln bietet seinen 97.541 Einwohnern viele wichtige Dienstleistungen, von Wohnungsbeschaffung und Sozialleistungen bis hin zu Müllabfuhr und Parkservice. Um auch in Zukunft einen atraktiven Arbeitsplatz bieten zu können, wollte sich die Stadt digital transformieren. Mitarbeitern sollten zukünftig von überall aus arbeiten können und gleichzeitig sollte den Einwohnern ein besserer Service geboten werden. Um dies zu erreichen, investierte die Stadt Lincoln in Microsoft 365.

Der Stadtrat erkannte jedoch, dass die Transformation nicht allein mit einer neuen Technologie vollzogen werden kann. Um einen echten Wandel und maximale Kapitalrendite zu erreichen, musste auch die menschliche Seite der Transformation berücksichtigt werden. Die Einführung der Technologie würde die Produktivität und Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern und in Einklang mit den Leitprinzipien der Local Government Digital Declaration stehen.

Der Stadtrat entschied sich für den Adoption & Change Management Advisory Service von SoftwareONE. Der Service verhalf das Benutzervertrauen durch umfangreiche Schulungen zu erhöhen. Er stellte sicher, dass die Mitarbeiter verstanden, wie sie das neue Tool am besten nutzen und befähigte sie, neue Arbeitsabläufe und Prozesse zu erstellen.

Es wurden interne Microsoft 365-Botschafter eingesetzt, die den Teams halfen, die ACM-Best-Practice-Regeln einzuhalten und die neuen Prozesse auch weiterhin zu nutzen, um Probleme zu lösen.

City of Lincoln Council Logo

Fraser Trickett

„Wir haben von Beginn an eng mit SoftwareONE zusammengearbeitet. Sie haben uns von den ersten Schritten an begleitet. Die Schulungen und Gespräche mit unseren Mitarbeitern haben wirklich dazu beigetragen, dass alle die Vorteile der Veränderung verstanden haben – das war das Beste, was wir aus der Zusammenarbeit mit SoftwareONE mitnehmen konnten. Es gab zahlreiche Kommentare von Mitarbeitern, dass sie nicht wissen, wie sie ohne Transformation in der Pandemie zurechtgekommen wären."

Organizational Change Lead, Stadtrat Lincoln

Das Projekt

  • Kunde: Stadtverwaltung Lincoln

  • Sektor: Öffentliche Verwaltung

  • Lösung: SoftwareONE Adoption und Change Management Advisory Service

Case Study Stadt Lincoln

Erhalten Sie alle Details dieser Case Study in einer kompakten Datei zusammengefasst.

Download PDF

Über den Kunden

Die Stadt Lincoln bietet den 97.541 Einwohnern eine breite Palette an Dienstleistungen. Sie arbeitet partnerschaftlich mit den lokalen Gemeinden und Organisationen zusammen, um eine Vision für die Region zu entwickeln und die Dienstleistungen und Lebensqualität der Bürger zu verbessern. Die Stadt beschäftigt 650 Mitarbeiter und mehrere Auftragnehmer. Außerdem wird sie von einem siebenköpfigen IT-Team sowie einem Change-Management-Experten unterstütz.

Herausforderung

Bisher erfolgte bei der Stadt Lincoln alles On-Premises, so dass die Mitarbeiter im Rathaus sein mussten, um auf Informationen zuzugreifen. Der Stadtrat erkannte, dass er seine Arbeitsweise modernisieren musste, um eine bessere Arbeitsumgebung zu schaffen und den Bürgern einen hochwertigen Service bieten zu können. Die Stadt erkannte aber auch, dass die bloße Bereitstellung neuer Technologien das Problem nicht lösen und die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändern würde.

Eine weitere Herausforderung bestand darin, dass viele Mitarbeiter des Stadtrats schon seit Jahrzehnten dort arbeiteten und es gewohnt waren, bewährte manuelle Prozesse und papierbasierte Akten zu nutzen. Daher war auch ein Wandel erforderlich, um die Arbeitsweise der Mitarbeiter zu verändern.

Die Mitarbeiter von Anfang an miteinzubeziehen war sehr wichtig, denn neben dem technologischen Wandel gehört auch ein menschliches Umdenken. Dazu gehörte auch, allen Mitarbeitern die Effizienz- und Produktivitätsvorteile, die Microsoft 365 bieten könnte, aufzuzeigen, um somit die Akzeptanz zu verbessern.

Lösung

Auf Empfehlung einer benachbarten Kommunalbehörde wählte der Stadtrat von Lincoln SoftwareONE als Partner zur Unterstützung seines Change-Management-Projekts. SoftwareONE ist einer der ersten globalen Partner, der mit einer Microsoft Adoption and Change Management Advanced Specialisation zertifiziert wurde und verfügt über umfangreiche Expertise in der Bereitstellung von maßgeschneiderten Change-Management-Programmen mit nachweisbaren Resultaten.

Die Stadt Lincoln hat verstanden, welche wichtige Rolle die Mitarbeiter bei der digitalen Transformation spielen. Daher wurde das ACM-Projekt speziell anhand relevanter Anwendungsfälle entwickelt, um die Mitarbeiter, die an manuelle und papierbasierte Prozesse gewöhnt waren, bei der Umstellung auf eine neue Arbeitsweise zu unterstützen.

Der ACM-Service verfolgt einen pragmatischen Ansatz, um die Einführung neuer Tools und Prozesse voranzutreiben und einen grundlegenden Wandel zu vollziehen. Zu Beginn des Projekts führte SoftwareONE Interviews mit Führungskräften des Stadtrats, um nachzuvollziehen, mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert waren. Auf dieser Grundlage konnten Ziele für die Transformation definiert und die Auswirkungen auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter des Stadtrats ermittelt werden. Danach wurde auf Basis einer Einführungsmethodik und von Empfehlungen des international anerkannten PROSCI- Ansatzes für das Veränderungsmanagement ein klarer Fahrplan erstellt.

Das Ergebnis

  • Unmittelbare Akzeptanz in der obersten Führungsebene: Das Corporate Management Team und die Support-Mitarbeiter des Stadtrats wurden ausgewählt, um Microsoft 365, einschließlich Microsoft Teams, Microsoft Exchange und Microsoft SharePoint zu testen. SoftwareONE brauchte einen halben Tag, um die 45-köpfige Pilotgruppe in den neuen Funktionen zu schulen und die wichtigsten Prinzipien des Projekts zu erläutern. Dies schuf eine unmittelbare Akzeptanz bei den Führungskräften, die dann den Rest des Stadtrats an Bord holen konnten.
  • Schaffung interner Champions: Im Intranet des Stadtrats wurde ein Internal Champions-Programm gestartet, das nun auf Microsoft SharePoint gehostet wird. Darin äußern sich Mitarbeiter innerhalb der Organisation über ihre Erfahrungen mit Microsoft 365 und seine Vorzüge. Der Vorteil von Microsoft SharePoint ist, dass jeder Mitarbeiter innerhalb der Kommunalbehörde von jedem Gerät aus darauf zugreifen kann. Zuvor war dies nicht für alle Mitarbeiter möglich. Dies trägt dazu bei, die Akzeptanz in der gesamten Belegschaft zu fördern.
  • Maximierung der Nutzung von Microsoft 365: Spezielle, von SoftwareONE konzipierte Schulungsmaßnahmen nutzen die bestehenden Prozesse und Arbeitsabläufe des Stadtrats als Beispiel, um die Produktivitätsvorteile der in Microsoft 365 verfügbaren Funktionen zu demonstrieren. Dies half den Mitarbeitern, über E-Mails hinauszugehen und zu Profianwendern zu werden. Microsoft Teams und SharePoint werden nun intensiv genutzt: innerhalb eines Zeitraums von 90 Tagen nach der Einführung hatte der Stadtrat 536 aktive Benutzer und 435 aktive Kanäle auf Microsoft Teams, 564 Beiträge und 3.049 versandte Nachrichten sowie 2.965 über Microsoft 365 vereinbarte Meetings.
  • Verbesserte Nutzererfahrung und Kultur der Zusammenarbeit: SoftwareONE zeigte den Anwendern die Vorteile von Microsoft 365, demonstrierte wie das neue Benutzererlebnis die Produktivität steigern kann und half dabei, eine neue Kultur der Zusammenarbeit zu schaffen. Die Mitarbeiter wurden in Videokonferenzen und im Umgang mit Microsoft Teams geschult. Heute nutzen die meisten Teams im Stadtrat die Technologien, um flexibles und dezentrales Arbeiten zu ermöglichen. Einige Mitarbeiter waren mit Kommunikationsfunktionen, die keine E-Mail waren, nicht vertraut. Daher war es wichtig, aufzuzeigen, wie sie ihre Work-Life-Balance verbessern und neue Verhaltensweisen und Rituale bei der Arbeit schaffen können.
  • Reaktion auf COVID-19: Die Möglichkeit mobil zu arbeiten minimierte die durch COVID-19 verursachten Störungen. Der Stadtrat konnte während der Pandemie weiterhin ServiceBenutzer unterstützen. Das Personal war in der Lage, während der Lockdown-Zeiten von zu Hause aus zu arbeiten. Außerdem war der Stadtrat in der Lage, auf nationale Projekte - wie die Bereitstellung von Finanzhilfen für Unternehmen - vollständig „remote“ zu reagieren, was ohne Microsoft 365 nicht mit der gleichen Geschwindigkeit oder Effizienz möglich gewesen wäre.
  • Train the Trainer: Während des Schulungsprozesses half SoftwareONE bei der Schulung von Mitarbeitern des Stadtrats zu Microsoft 365-Botschaftern zu werden. Dadurch ist der Stadtrat nun in der Lage, die ACM-Best-Practice-Regeln einzuhalten und auch nach dem Abschluss der Erstschulung weiter die neuen Prozesse zu nutzen, um Probleme zu lösen
Man using virtual reality headset

Adoption & Change Management – Änderungsprozesse richtig angehen

Starten Sie Ihre Adoption & Change Management-Reise und inspirieren Sie Ihre Mitarbeiter zur Nutzung neuer Technologien.

Mehr

Verwandte Case Studies

Enhanced Process Efficiency with Microsoft PowerApps

Microsoft PowerApps und Microsoft Automate zur Optimierung interner Prozesse

Für eine transparente Darstellung der internen Prozesse, etwa bei Buchungsanfragen an das Travel Management oder Ticketanfragen an die IT-Abteilung, wurde nach einer zentralen Lösung gesucht, welche auch die Office 365 Plattform mit einbinden sollte.

Mehr erfahren

Jederzeit eine sichere & störungsfreie IT-Infrastruktur

Mit dem MultiVendor Helpdesk von SoftwareONE ist die Universität Basel in der Lage, Supportverträge mehrerer Hersteller mit unterschiedlichen Laufzeiten sowie automatischen Verlängerungen durch nur einen Supportvertrag zu konsolidieren und die damit verbundenen Aufwände für den IT-Support sowie die Reaktionszeiten zu reduzieren.

Mehr erfahren

Planung & Einführung von Microsoft Teams für Roland Berger

Um als internationales Unternehmen den heutigen Anforderungen gerecht zu werden, entschied sich die Roland Berger Holding GmbH für die Einführung einer neuen Kollaborationsplattform. Dank SoftwareONE ist nun die moderne Zusammenarbeit mit Microsoft Teams möglich.

Mehr erfahren

Kontakt

SoftwareONE AG | Corporate Headquarters

Riedenmatt 4
CH-6370 Stans
Schweiz

info.ch@softwareone.com

+41 844 44 55 44

+41 844 44 55 45

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Bitte füllen Sie dieses Formular aus, unsere Experten werden sich anschließend umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.

Kontakt aufnehmen