Die Stadt Lincoln steigert seine Mitarbeiterakzeptanz für Microsoft 365

Die Stadt Lincoln bietet seinen 97.541 Einwohnern viele wichtige Dienstleistungen, von Wohnungsbeschaffung und Sozialleistungen bis hin zu Müllabfuhr und Parkservice. Um auch in Zukunft einen atraktiven Arbeitsplatz bieten zu können, wollte sich die Stadt digital transformieren. Mitarbeitern sollten zukünftig von überall aus arbeiten können und gleichzeitig sollte den Einwohnern ein besserer Service geboten werden. Um dies zu erreichen, investierte die Stadt Lincoln in Microsoft 365.

Der Stadtrat erkannte jedoch, dass die Transformation nicht allein mit einer neuen Technologie vollzogen werden kann. Um einen echten Wandel und maximale Kapitalrendite zu erreichen, musste auch die menschliche Seite der Transformation berücksichtigt werden. Die Einführung der Technologie würde die Produktivität und Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern und in Einklang mit den Leitprinzipien der Local Government Digital Declaration stehen.

Der Stadtrat entschied sich für den Adoption & Change Management Advisory Service von SoftwareONE. Der Service verhalf das Benutzervertrauen durch umfangreiche Schulungen zu erhöhen. Er stellte sicher, dass die Mitarbeiter verstanden, wie sie das neue Tool am besten nutzen und befähigte sie, neue Arbeitsabläufe und Prozesse zu erstellen.

Es wurden interne Microsoft 365-Botschafter eingesetzt, die den Teams halfen, die ACM-Best-Practice-Regeln einzuhalten und die neuen Prozesse auch weiterhin zu nutzen, um Probleme zu lösen.

Die Stadt Lincoln bietet den 97.541 Einwohnern eine breite Palette an Dienstleistungen. Sie arbeitet partnerschaftlich mit den lokalen Gemeinden und Organisationen zusammen, um eine Vision für die Region zu entwickeln und die Dienstleistungen und Lebensqualität der Bürger zu verbessern. Die Stadt beschäftigt 650 Mitarbeiter und mehrere Auftragnehmer. Außerdem wird sie von einem siebenköpfigen IT-Team sowie einem Change-Management-Experten unterstütz.

Bisher erfolgte bei der Stadt Lincoln alles On-Premises, so dass die Mitarbeiter im Rathaus sein mussten, um auf Informationen zuzugreifen. Der Stadtrat erkannte, dass er seine Arbeitsweise modernisieren musste, um eine bessere Arbeitsumgebung zu schaffen und den Bürgern einen hochwertigen Service bieten zu können. Die Stadt erkannte aber auch, dass die bloße Bereitstellung neuer Technologien das Problem nicht lösen und die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändern würde.

Eine weitere Herausforderung bestand darin, dass viele Mitarbeiter des Stadtrats schon seit Jahrzehnten dort arbeiteten und es gewohnt waren, bewährte manuelle Prozesse und papierbasierte Akten zu nutzen. Daher war auch ein Wandel erforderlich, um die Arbeitsweise der Mitarbeiter zu verändern.

Die Mitarbeiter von Anfang an miteinzubeziehen war sehr wichtig, denn neben dem technologischen Wandel gehört auch ein menschliches Umdenken. Dazu gehörte auch, allen Mitarbeitern die Effizienz- und Produktivitätsvorteile, die Microsoft 365 bieten könnte, aufzuzeigen, um somit die Akzeptanz zu verbessern.

Auf Empfehlung einer benachbarten Kommunalbehörde wählte der Stadtrat von Lincoln SoftwareONE als Partner zur Unterstützung seines Change-Management-Projekts. SoftwareONE ist einer der ersten globalen Partner, der mit einer Microsoft Adoption and Change Management Advanced Specialisation zertifiziert wurde und verfügt über umfangreiche Expertise in der Bereitstellung von maßgeschneiderten Change-Management-Programmen mit nachweisbaren Resultaten.

Die Stadt Lincoln hat verstanden, welche wichtige Rolle die Mitarbeiter bei der digitalen Transformation spielen. Daher wurde das ACM-Projekt speziell anhand relevanter Anwendungsfälle entwickelt, um die Mitarbeiter, die an manuelle und papierbasierte Prozesse gewöhnt waren, bei der Umstellung auf eine neue Arbeitsweise zu unterstützen.

Der ACM-Service verfolgt einen pragmatischen Ansatz, um die Einführung neuer Tools und Prozesse voranzutreiben und einen grundlegenden Wandel zu vollziehen. Zu Beginn des Projekts führte SoftwareONE Interviews mit Führungskräften des Stadtrats, um nachzuvollziehen, mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert waren. Auf dieser Grundlage konnten Ziele für die Transformation definiert und die Auswirkungen auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter des Stadtrats ermittelt werden. Danach wurde auf Basis einer Einführungsmethodik und von Empfehlungen des international anerkannten PROSCI- Ansatzes für das Veränderungsmanagement ein klarer Fahrplan erstellt.

• Unmittelbare Akzeptanz in der obersten Führungsebene: Das Corporate Management Team und die Support-Mitarbeiter des Stadtrats wurden ausgewählt, um Microsoft 365, einschließlich Microsoft Teams, Microsoft Exchange und Microsoft SharePoint zu testen. SoftwareONE brauchte einen halben Tag, um die 45-köpfige Pilotgruppe in den neuen Funktionen zu schulen und die wichtigsten Prinzipien des Projekts zu erläutern. Dies schuf eine unmittelbare Akzeptanz bei den Führungskräften, die dann den Rest des Stadtrats an Bord holen konnten.
• Schaffung interner Champions: Im Intranet des Stadtrats wurde ein Internal Champions-Programm gestartet, das nun auf Microsoft SharePoint gehostet wird. Darin äußern sich Mitarbeiter innerhalb der Organisation über ihre Erfahrungen mit Microsoft 365 und seine Vorzüge. Der Vorteil von Microsoft SharePoint ist, dass jeder Mitarbeiter innerhalb der Kommunalbehörde von jedem Gerät aus darauf zugreifen kann. Zuvor war dies nicht für alle Mitarbeiter möglich. Dies trägt dazu bei, die Akzeptanz in der gesamten Belegschaft zu fördern.
• Maximierung der Nutzung von Microsoft 365: Spezielle, von SoftwareONE konzipierte Schulungsmaßnahmen nutzen die bestehenden Prozesse und Arbeitsabläufe des Stadtrats als Beispiel, um die Produktivitätsvorteile der in Microsoft 365 verfügbaren Funktionen zu demonstrieren. Dies half den Mitarbeitern, über E-Mails hinauszugehen und zu Profianwendern zu werden. Microsoft Teams und SharePoint werden nun intensiv genutzt: innerhalb eines Zeitraums von 90 Tagen nach der Einführung hatte der Stadtrat 536 aktive Benutzer und 435 aktive Kanäle auf Microsoft Teams, 564 Beiträge und 3.049 versandte Nachrichten sowie 2.965 über Microsoft 365 vereinbarte Meetings.
• Verbesserte Nutzererfahrung und Kultur der Zusammenarbeit: SoftwareONE zeigte den Anwendern die Vorteile von Microsoft 365, demonstrierte wie das neue Benutzererlebnis die Produktivität steigern kann und half dabei, eine neue Kultur der Zusammenarbeit zu schaffen. Die Mitarbeiter wurden in Videokonferenzen und im Umgang mit Microsoft Teams geschult. Heute nutzen die meisten Teams im Stadtrat die Technologien, um flexibles und dezentrales Arbeiten zu ermöglichen. Einige Mitarbeiter waren mit Kommunikationsfunktionen, die keine E-Mail waren, nicht vertraut. Daher war es wichtig, aufzuzeigen, wie sie ihre Work-Life-Balance verbessern und neue Verhaltensweisen und Rituale bei der Arbeit schaffen können.
• Reaktion auf COVID-19: Die Möglichkeit mobil zu arbeiten minimierte die durch COVID-19 verursachten Störungen. Der Stadtrat konnte während der Pandemie weiterhin ServiceBenutzer unterstützen. Das Personal war in der Lage, während der Lockdown-Zeiten von zu Hause aus zu arbeiten. Außerdem war der Stadtrat in der Lage, auf nationale Projekte - wie die Bereitstellung von Finanzhilfen für Unternehmen - vollständig „remote“ zu reagieren, was ohne Microsoft 365 nicht mit der gleichen Geschwindigkeit oder Effizienz möglich gewesen wäre.
• Train the Trainer: Während des Schulungsprozesses half SoftwareONE bei der Schulung von Mitarbeitern des Stadtrats zu Microsoft 365-Botschaftern zu werden. Dadurch ist der Stadtrat nun in der Lage, die ACM-Best-Practice-Regeln einzuhalten und auch nach dem Abschluss der Erstschulung weiter die neuen Prozesse zu nutzen, um Probleme zu lösen