COMPAREX wird SoftwareONE. Ab dem 1. April wird die COMPAREX AG ihren Markenauftritt in SoftwareONE ändern. Die Markenkonsolidierung ist Teil eines laufenden Integrationsprozesses im Zuge des Erwerbs der COMPAREX AG durch SoftwareONE.

Case Study

Die smarte und sichere Art zu arbeiten

Die smarte und sichere Art zu arbeiten

Als innovativer IT-Dienstleister für Versicherungsunternehmen möchte msg life nicht nur seine Kunden mit der neusten Technologie ausstatten, sondern auch selbst Digitalisierungsvorreiter sein und seinen Mitarbeitern moderne Produktivitäts- und Kommunikationslösungen bereitstellen. Neben der Exchange Migration von On-Premises-Daten auf Microsoft 365 sowie der Einführung neuer Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten durch Microsoft Teams, SharePoint Online sowie OneDrive nahm das Unternehmen auch spezielle Mitarbeiterschulungen durch den SoftwareONE IT Campus sowie die Adoption & Change Management Services von SoftwareONE in Anspruch. Diese konnten dazu beitragen, dass das gesamte Migrationsprojekt von den Mitarbeitern positiv aufgenommen wurde, trotz des großen Veränderungsprozesses in ihrem Arbeitsalltag. Der Managed Service “Unified Support for 365” rundete das Projekt ab und verhilft msg life auch weiterhin, seine IT-Umgebung optimal anzupassen und die Cloud-Ausgaben stets im Auge zu behalten.

msg life Logo

Klaus Huber

„Gesucht haben wir einen Dienstleister, der uns während der Implementierung und Einführung von Microsoft 365 begleitet. Gefunden haben wir einen starken Partner, mit dem wir die Teamarbeit im gesamten Unternehmen auf ein neues Niveau heben wollen. Alle Mitarbeiter profitieren von den leistungsstarken Kollaborationstools, die ab sofort unternehmensweit eingesetzt werden.“

Bereichsleiter IT-Services, msg life ag

Das Projekt

  • Kunde: msg life

  • Industrie: IT Services

  • Services: Einführung von Microsoft 365 auf Basis von Microsoft Azure, Schulungen durch den IT Campus, Adoption & Change Management Services sowie kontinuierlicher Managed Service "Unified Support for 365"

Case Study Flyer

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Über den Kunden

Bereits seit über 40 Jahren setzt msg life mit seinen Software- und Beratungslösungen für Versicherungsunternehmen Maßstäbe im Markt. Dabei vertrauen Kunden weltweit auf die Expertise IT-Spezialisten. Mit Büros in ganz Europa sowie Niederlassungen in den USA werden sowohl Standardlösungen als auch maßgeschneiderte Dienstleistungen und Beratungsangebote bereitgestellt.

Die Herausforderung

Um die Kommunikation sowie den Datenaustausch zwischen Mitarbeitern, Kunden oder Partnern noch flexibler und einfacher zu gestalten, wurde nach einer unternehmensweit einheitlichen Lösung gesucht. Diese sollte nicht nur allen 1.200 Mitarbeitern einen standortunabhängigen Austausch von Daten ermöglichen, sondern eine agile und effiziente Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen ermöglichen. Aufgrund der hohen Anforderungen entschied sich msg life für die Cloud-Lösung Microsoft 365.

Da die Migration zu Microsoft 365 die erste Cloud-Anwendung von msg life war, war das Unternehmen auf der Suche nach einem erfahrenen Partner an seiner Seite, der nicht nur dabei helfen sollte, die neue Technik einzuführen, sondern auch den Grundstein für die zukünftige Agilität des Unternehmens zu legen. Msg life wollte einen Full-Service-Partner, der die Mitarbeiter dabei unterstützen sollte, die neue Technologie optimal einzusetzen sowie die Motivation der Endnutzer durch professionelle Schulungen zu steigern. Darüber hinaus suchte das Unternehmen nach einer Möglichkeit, den sicheren Betrieb der neuen Cloud-Lösungen kontinuierlich zu gewährleisten, ohne dabei die eigenen Ressourcen aus dem operativen Geschäft zu ziehen.


 

Ergebnisse und Vorteile

Eine Migration zu Office 365 erfordert eine geschickte Planung und Ausführung: Die Cloud-Transformationsstrategie muss Altanwendungen berücksichtigen und mögliche Stolpersteine noch vor der Migration identifizieren. Deshalb begannen die Experten von SoftwareONE mit einer detaillierten Analyse der aktuellen Arbeitsweisen der bestehenden Systemlandschaft sowie der Organisationsstrukturen von msg life. Zusätzlich galt es, für den Schritt in die Cloud sämtliche Anforderungen im Bereich Security & Compliance zu erarbeiten und für die spätere Umsetzung genau zu definieren. Die nachfolgende Implementierung wurde ebenfalls auf die individuellen Kundenanforderungen ausgerichtet.

SoftwareONE entwickelte das Microsoft 365 Architekturdesign und migrierte die Daten mit der „Lift-and-Shift“- Methode in die neue Azure Cloud-Umgebung. Mit der Einführung der Mobile-Device-Management-Lösung Microsoft Intune ist es dem Unternehmen möglich, mobile Endgeräte in die eigene IT-Umgebung zu integrieren und so die Agilität und Reichweite der Unternehmenskommunikation zu erhöhen. Microsoft Teams, SharePoint Online sowie OneDrive dienen nun msg life als neue Kommunikations- und Kollaborationsplattformen, die eine zentrale, aber auch dezentrale Kommunikation mit einfachem Datenaustausch zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern ermöglichen.
Um die Anwender mit dem neuen agilen Arbeitsumfeld nicht zu überfordern, wurden die verschiedenen Kommunikationsfunktionen schrittweise ausgerollt und nach einer ersten Eingewöhnungsphase erweitert. Darüber hinaus komplettieren umfangreiche Security und Compliance-Einstellungen die neue Arbeitsumgebung. Das von SoftwareONE erstelle Sicherheitskonzept beschreibt die technischen Rahmenbedingungen und sichert die Vorgaben der DSGVO ab. U.a. wird dadurch die Authentifizierung der Nutzer oder die Zugangssteuerung der mobilen Endgeräte abgesichert. Des Weiteren regelt der Managed Service „Unified Support for 365“ den kontinuierlichen Betrieb und Support der Microsoft 365 Umgebung und kann somit einen großen Anteil zur Entlastung der internen IT-Abteilung beitragen.


Kundenportal msg life

Für den Aufbau eines neuen und innovativen Kundenportals, das der Erweiterung des B2B-Geschäfts dient, wurde SharePoint Online als Basis ausgewählt. Dadurch konnte sowohl der Betrieb als auch die Pflege der früheren Portallösung abgelöst und mit Unterstützung von SoftwareONE in eine neue Architektur überführt werden. Aufgrund eines ausgefeilten Berechtigungsmodells kann msg life seinen Kunden nach dem Login individuelle Inhalte bereitstellen, die sich auf die entsprechende Produktlandschaft der Kunden beziehen. Zudem wurde bei der neuen Lösung berücksichtigt, dass diese auch von mobilen Endgeräten genutzt werden und weitere Funktionalitäten und Updates von SharePoint Online jederzeit integriert werden können. Für das Produktmarketing und die Kundenkommunikation wurden so neue Kanäle erschlossen.

Adoption & Change Management Services

Der Erfolg einer neuen Lösung hängt immer vom Verständnis und der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. Um diesen den Übergang zu der neuen Arbeitsweise zu erleichtern, nutzte msg life die SoftwareONE Adoption & Change Management (ACM) Services. Durch jahrelange Erfahrung und dem Know-how aus zahlreichen Kundenprojekten half SoftwareONE den Mitarbeitern ihre neue Arbeitsumgebung besser kennenzulernen sowie die Umstellung ihres Arbeitsverhaltens zu erleichtern. Dabei stand u.a. der Aufbau von Wissen im Fokus. Fragen bezüglich der Nutzung wurden durch Anwendungsfälle allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Zusätzlich wurden zahlreiche Lernvideos in Deutsch und Englisch zum Thema Microsoft 365 individuell erstellt und in einem Lernportal dem gesamten Personal zur Verfügung gestellt. Dies befähigte jeden Mitarbeiter, sich in seinem eigenen Tempo der neuen Arbeitswelt anzunähern. Des Weiteren wurden FAQ Sessions mit den SoftwareONE Trainern angeboten, bei denen alle Mitarbeiter die Möglichkeit hatten, offene Fragen zu klären. Damit die Microsoft 365 Adoption sowie die richtige Nutzung der verschiedenen Tools auch zukünftig sichergestellt ist, wurde eine Microsoft 365 Kommunikations- und Kollaborationsrichtlinie von SoftwareONE erarbeitet. Diese soll die positiven Auswirkungen der neuen Arbeitsumgebung auch weiterhin vorantreiben und festigen.

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