Estudo de caso SoftwareOne
Conselho da Cidade de Lincoln aumenta a adoção do Microsoft 365 pelos funcionários.
A adoção bem-sucedida do M365 transformou a cultura de trabalho do Conselho, resultando em aumento da produtividade, colaboração eficiente e trabalho remoto.
O Conselho da Cidade de Lincoln oferece serviços importantes para 97.541 residentes locais, desde habitação e benefícios até coleta de lixo e serviços de estacionamento. O Conselho queria se transformar digitalmente para criar um ambiente de trabalho preparado para o futuro, possibilitando que os funcionários trabalhassem de qualquer lugar, ao mesmo tempo em que forneciam melhores serviços aos residentes. Investiu no Microsoft 365 para possibilitar isso.
Entretanto, o conselho reconheceu astutamente que a transformação não acontece apenas com a nova tecnologia. Para que uma mudança real e o máximo retorno do investimento fossem alcançados, o lado humano da transformação também tinha que acontecer. Impulsionar a adoção da tecnologia melhoraria a produtividade e a colaboração da equipe, e alinharia com os princípios orientadores da Declaração Digital do Governo Local.
O conselho escolheu o serviço de Assessoria de Adoção & Gerenciamento de Mudanças da SoftwareOne. Isso ajudou a construir confiança do usuário por meio de treinamento extensivo, garantiu que os funcionários entendessem como usar as novas ferramentas da melhor maneira para eles e os capacitou a criar novos fluxos de trabalho e processos. Embaixadores internos do Microsoft 365 foram criados, ajudando as equipes a aderir às melhores práticas de ACM e continuar usando os novos processos para resolver problemas.
- Cliente
- Conselho da Cidade de Lincoln
- Indústria
- Setor Público
- Serviços
- Serviço de Consultoria de Adoção e Gestão de Mudanças da SoftwareOne.
- País
- Reino Unido
A SoftwareOne ajudou a orientar e aconselhar-nos sobre os melhores primeiros passos para a adoção. Tê-los treinando e conversando com nossos usuários realmente ajudou as pessoas a entenderem os benefícios da mudança - foi a melhor coisa que veio da colaboração com eles. Houve inúmeros comentários de funcionários de que eles não sabem como teriam gerenciado durante a pandemia sem a transformação.
Fraser Trickett
Líder de Mudança Organizacional, Conselho da Cidade de Lincoln.
Sobre o cliente
O Conselho da Cidade de Lincoln oferece uma ampla gama de serviços para os 97.541 residentes de Lincoln. Trabalha em parceria com comunidades locais e organizações para desenvolver uma visão para a área local, trabalhando colaborativamente para melhorar serviços e qualidade de vida para os cidadãos. Emprega 650 trabalhadores e vários contratados e é apoiado por uma equipe de TI de sete pessoas e uma equipe de gestão de mudanças de uma pessoa.
O desafio
Anteriormente, no Conselho da Cidade de Lincoln, tudo era local, então todos os funcionários tinham que estar na Prefeitura para acessar informações. O conselho reconheceu que precisava modernizar sua forma de operar para proporcionar uma melhor experiência de trabalho e serviços melhorados aos cidadãos, mas que simplesmente implementar novas tecnologias não resolveria o problema ou mudaria a forma como os funcionários trabalhavam.
Outro desafio era que muitos dos membros da equipe do conselho trabalhavam lá há décadas e estavam acostumados a usar processos manuais testados e comprovados e arquivos baseados em papel. Portanto, uma mudança de cultura também era necessária para realmente transformar a forma como seus funcionários abordam o trabalho.
Era importante envolver esses membros da equipe desde o início, pois o conselho reconheceu que sua transformação digital exigia uma mudança humana junto com a mudança tecnológica. Isso envolveu mostrar-lhes os benefícios de eficiência e produtividade que o Microsoft 365 poderia oferecer, para melhorar a adoção.
A solução
Seguindo uma recomendação de uma autoridade local vizinha, o Conselho da Cidade de Lincoln selecionou a SoftwareOne como sua parceira para apoiar seu projeto de gestão de mudanças. A SoftwareOne é um dos primeiros parceiros globais a ser certificado com uma Especialização Avançada em Adoção e Gestão de Mudanças da Microsoft, portanto, tem ampla expertise na entrega de programas de gestão de mudanças personalizados com resultados reais.
O Conselho da Cidade de Lincoln entendeu o papel importante que a força de trabalho desempenha na jornada de transformação digital, então o curso ACM foi especificamente projetado usando casos de uso relevantes para ajudar os funcionários, que estavam acostumados a processos manuais e baseados em papel, a fazer a transição para uma nova forma de trabalhar.
O serviço ACM adota uma abordagem pragmática para impulsionar a adoção, implementando novas ferramentas e processos, e executando uma mudança fundamental de cultura. Para iniciar o projeto, a SoftwareOne conduziu entrevistas com líderes do conselho para entender os desafios enfrentados, definir objetivos para a transformação e determinar o impacto que isso teria na carga de trabalho e na força de trabalho do conselho. Um roteiro claro foi então estabelecido com base na metodologia de adoção e nas recomendações da abordagem PROSCI de gestão de mudanças, reconhecida internacionalmente.
O resultado
- Compra imediata da liderança sênior: A equipe de Gestão Corporativa do conselho e o pessoal de apoio foram escolhidos para pilotar o Microsoft 365, incluindo o Microsoft Teams, Microsoft Exchange e Microsoft SharePoint. A SoftwareOne passou meio dia treinando o grupo piloto de 45 pessoas sobre a nova funcionalidade e delineando os princípios-chave do projeto. Isso criou uma compra imediata da liderança, que então poderia trazer o resto do conselho a bordo.
- Criação de campeões internos: Um programa de Campeões Internos foi lançado na Intranet do conselho, que agora é hospedada no Microsoft SharePoint. Isso leva o testemunho de funcionários dentro da organização sobre sua experiência usando o Microsoft 365 e seus benefícios. A vantagem de usar o Microsoft SharePoint é que todo membro da equipe dentro da autoridade local pode acessá-lo de qualquer dispositivo, enquanto antes nem todos os funcionários tinham acesso fácil. Isso ajuda a incentivar a adoção em toda a força de trabalho.
- Maximizar a adoção do Microsoft 365: Sessões de treinamento dedicadas, projetadas pela SoftwareOne, usaram os processos e fluxos de trabalho existentes do conselho como exemplos para demonstrar os benefícios de produtividade dos recursos disponíveis no Microsoft 365. Isso ajudou os funcionários a ir além do e-mail e se tornarem usuários especialistas. O Microsoft Teams e o SharePoint agora são usados intensamente; em um período de 90 dias após o lançamento, o conselho teve 536 usuários ativos e 435 canais ativos no Microsoft Teams, 564 postagens e 3.049 mensagens de canal enviadas, e 2.965 reuniões organizadas via Microsoft 365.
- Melhoria da UX e cultura de colaboração: A SoftwareOne mostrou aos usuários os benefícios do Microsoft 365, demonstrou como a nova experiência do usuário poderia aumentar a produtividade e ajudou a criar uma nova cultura de colaboração. Os funcionários foram treinados em videoconferência e como usar o Microsoft Teams, com a maioria das equipes dentro do conselho agora usando as tecnologias para permitir o trabalho flexível e remoto. Alguns funcionários não estavam familiarizados com recursos de comunicação que não fossem e-mail, então foi importante demonstrar como eles podem melhorar o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, e criar novos comportamentos e rituais de trabalho.
- Resposta à COVID-19: Ter a capacidade de trabalhar remotamente minimizou a disrupção causada pela COVID-19. O conselho pôde continuar apoiando os usuários de serviços durante a pandemia e os funcionários puderam trabalhar de casa durante os períodos de lockdown. Além disso, o conselho pôde responder a projetos nacionais - como a implantação de subsídios empresariais - inteiramente de forma remota, algo que não teria sido possível com a mesma velocidade ou eficiência sem o Microsoft 365.
- Treinamento do treinador: Durante o processo de treinamento, a SoftwareOne ajudou a ensinar os funcionários do conselho a se tornarem embaixadores e instrutores do Microsoft 365. Isso significa que o conselho agora é capaz de aderir às melhores práticas de ACM e continuar usando os novos processos para resolver problemas, mesmo após o término do treinamento inicial.
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