sa-tar-du-kontroll-over-dina-microsoft-avtal

Så tar du kontroll över dina Microsoft-avtal

Så tar du kontroll över dina Microsoft-avtal

  • 17 november 2021

Vet du vilka licensavtal ditt företag har med Microsoft? Är du insatt i vilka produkter som ingår och vilka som faktiskt används? Känner du till vilka alternativ du har - eller ens att du har flera att välja bland?

Om svaret är nej är du i gott sällskap. Många saknar det underlag som krävs för att agera proaktivt och tackar ofta ja till första bästa avtalsförslag som läggs fram, trots att det kan betyda högre kostnader – helt i onödan.

Alla dessa avtal

Det vanligaste misstaget många gör är att tro att man har koll på avtalen. Du behöver vara väl förberedd och ha en plan i bakfickan när det är dags att förnya ett avtal. Det är lättare sagt än gjort, för det finns utmaningar.

För det första implementerar Microsoft hela tiden nya produkter automatiskt i molnet utan att du kanske ens är medveten om det. Samtidigt dyker det ständigt upp nya avtalsformer som du skulle behöva sätta dig in i.

För det andra kan i princip vem som helst med ett företagskort köpa licenser för nya applikationer i molnet utanför det centrala avtalet och utan att det rapporteras. Detta kallas shadow IT, eller på svenska skugg-IT, och är ett växande fenomen. Lokala bolag och enheter kan ingå i avtal som borde ha legat på ditt förhandlingsbord.

För det tredje installerar IT i många fall produkter utan den licensansvariges kännedom. Det ställer ju så klart till bekymmer när det kommer till compliance.

Dåligt förhandlade licensavtal kostar mer än du tror

Konsekvenserna av att du inte har full kontroll på dina Microsoftavtal är framför allt av två slag:

  • Överkapacitet. Sviter, eller bundlingar av produkter kan kännas prisvärda, men de innehåller många licenser som kanske inte kommer att användas. Om du inte har tillgång till ett fullständigt underlag för företagets faktiska behov är risken stor att du betalar för betydligt mer än du hade behövt göra.
  • Bristande efterlevnad. Att inte efterleva avtalen – non-compliance – kan innebära böter, straffavgifter och i värsta fall svartlistning. Ett avtalsbrott kan exempelvis vara att du har fler än en användare på en dator som bara är licensierad med en ”per user”-licens.

Vad du behöver hålla koll på

Det är mycket att hålla reda på och dessutom tillkommer ständigt ny information att agera kring. Det kan kännas övermäktigt, men du kan gå från att vara reaktiv till proaktiv om du har rätt kunskap.

Här är några viktiga saker du behöver hålla koll på:

  • Avtal. Vilka avtal med Microsoft har företaget idag? Vilka avtal finns centralt i molnet, på lokal server (on-prem) eller är tecknade av lokala bolag om det finns verksamhet i flera länder.
  • Avtalsperioder. När förfaller de olika avtalen?
  • Licenser. Vilka Microsoftprodukter har företaget licens för och hur många licenser finns totalt?
  • Användarprofiler. Vilka applikationer utnyttjas av de individuella användarna? Vilka används inte? Vilken säkerhetsnivå behöver de? Att matcha paket och användarprofil kan spara stora pengar.
  • Användning. Vilka produkter utnyttjas inte, så att licenserna kan tas bort?
  • Framtida behov. När du har en aktuell helhetsöversikt av nuläget behöver du också göra en prognos. Vilka produkter och avtalslösningar behövs om 2-3 år? Hur stöder de företagets arbetssätt och strategi framöver?

Microsofts olika portaler ger tillgång till information om licenser, användande, vilka som loggat på de senaste 90 dagarna, vilka som har störst inkorg och behöver mer utrymme och mycket mer. Ofta hanteras portalerna av IT-avdelningen, och informationen kommer inte alltid licensägare och den SAM-ansvarige till del. Att löpande få tillgång till den här informationen kan vara en krävande uppgift för den som är ansvarig för SAM.

Hur du omvandlar insikt till affärsnytta

När du har den information du behöver, kan du använda den till att anpassa avtalen efter användning, eliminera onödiga kostnader och säkerställa efterlevnad:

  • Översikt över alla avtal med Microsoft ger dig möjlighet att säkerställa att alla licenser kopplade till företagets produkter i molnet i framtiden handlas på det centrala avtalet, vilket ger dig ett samlat ägarskap och ökad kontroll.
  • Koll på alla förnyelsedatum gör att du kan ha framförhållning och förbereda dig inför nästa förhandling.
  • Genom att jämföra alla produkter företaget betalar licens för med produkter som faktiskt används och i vilken omfattning, kan överflödiga licenser lyftas ur avtalen.
  • Se till att varje användare får det den behöver baserat på sin profil och sitt användande – och inte mer. En medlem i ledningsgruppen kanske till exempel ska ha en E5:a med högsta säkerhetsnivån, medan de flesta medarbetare klarar sig med E1:or.
  • Genom att kombinera olika avtal som täcker behovet istället för att köpa allt i samma paket kan företaget spara miljoner. Om behovet fluktuerar över tid, vilket inte är ovanligt, kan flexibla licenser istället köpas månadsvis.
  • Att känna till vad avtalen säger, vad som ingår i dem, vad som används och vilka alternativ som finns – som att flytta över vissa tjänster från molnet till en lokal server – ger dig förutsättningar för framgångsrika förhandlingar.
  • Sist men inte minst kan du sova gott natten före en revision eftersom du vet att företagets avtal efterlevs.

Om du behöver hjälp

Microsoft Advisory Services, MAS, låter dig dra nytta av vår erfarenhet av Microsoftavtal. Inte nog med att MAS hjälper dig att säkerställa efterlevnad. Det är inte ovanligt att våra kunder kapar upp till 35 % av sina licenskostnader. Ett dedikerat specialistteam hjälper dig att få en fullständig bild av företagets Microsoftanvändande, förhandla rätt avtal och utnyttja riktigt smarta avtalslösningar.

Ta kontroll över avtalen idag

Vill du veta mer om hur du tar kontrollen över företagets avtal med Microsoft? Vi hjälper dig gärna!

Kontakta oss

Kommentera denna artikel.

Vad tycker du? Dela gärna med dig av tankar kring ämnet eller den specifika artikeln.

Skriv här

Relaterade artiklar

SAM:manager - så säkerställer du att dina Microsoftavtal efterlevs

SAM-manager: så säkerställer du att dina Microsoftavtal efterlevs

En viktig uppgift för den som är ansvarig för Software Asset Management (SAM) i en organisation, är att se till att företagets processer och riktlinjer följer licensavtalen. Med andra ord att säkerställa efterlevnad

Så optimerar du värdet av dina Microsoft-produkter

Så optimerar du värdet av dina Microsoft-produkter

Microsofts avtal är komplexa. Säkerställ att du har rätt kunskap varje gång det sker en förändring och lär dig hur du kan undvika onödiga kostnader – och maximera värdet.

Så maximerar du värdet av din Microsoft-investering

Så maximerar du värdet av din Microsoft-investering

Hur förbereder du dig när du ska köpa in programvara? Att prata med affärs- och produktägare för att förstå vad som verkligen behövs är en bra start.