sam-manager

SAM-manager:

Så säkerställer du att dina Microsoftavtal efterlevs

SAM-manager: så säkerställer du att dina Microsoftavtal efterlevs

  • 17 november 2021

En viktig uppgift för den som är ansvarig för Software Asset Management (SAM) i en organisation, är att se till att företagets processer och riktlinjer följer licensavtalen. Med andra ord att säkerställa efterlevnad, eller på engelska compliance. För att göra det behöver du kontinuerligt hålla koll på avtalen och vilka produkter som ligger på respektive avtal. Dessutom behöver du veta vilka produkter som faktiskt används.

När det handlar om Microsoft kan det här vara lättare sagt än gjort. Microsofts rika produktsortiment växer stadigt i takt med att nya produkter lanseras i molnet. Nya avtalsformer ser dagens ljus hela tiden. Det kan vara svårt att få en överskådlig bild av dem, vilket innebär en betydande risk. Att inte uppfylla avtalsefterlevnad kan i värsta fall leda till böter, dyrare licenspris, straffavgifter och dåligt rykte, men det kan också betyda att man slänger stora pengar i sjön.

Så vad behöver du göra för att sova gott om natten?

Kartlägg alla avtal och produkter

Ett grundproblem för många företag är bristande transparens när det kommer till avtal, installationer och användning. Först och främst behöver du veta vad som gäller för ditt företags avtal och produkter – och vad som gäller just nu (för tro inte att det är likadant som för förra avtalet).

  • Kartlägg alla företagets licensavtal med Microsoft, både centrala och lokala. Säkerställ att du får fram en lista med alla avtal, både aktiva och förfallna, till exempel Enterprise, MPSA, SelectPlus, CSP och Open. Likaså behöver du veta avtalens start- och slutdatum.
  • Se till få fram en sammanställning på vilka licenser som är köpta på vilket avtal, både produkter som finns i molnet och produkter som installerats lokalt (on-prem).
  • Tänk också på att det kan finnas installationer som licensieras av en outsourcingpartner.
  • Kartlägg vilka produkter som licensieras per user, device, processor respektive core i företagets miljö.

Matcha nyttjade och inköpta licenser

  • Vet du hur många applikationer som faktiskt används i de olika paketen? Att köpa licenser som sedan inte utnyttjas eller behövs, är pengar i sjön. Används någon av produkterna på annat sätt än vad avtalet faktiskt tillåter? En dator som står i en reception och delas med 50 användare behöver till exempel licensieras på ett särskilt sätt.
  • Är användarprofilerna rätt dimensionerade? Det är en balansgång att minimera licenskostnaderna utan att tumma på efterlevnaden.
  • Ha framförhållning. Stäm av hur stort det förväntade behovet de närmaste 2-3 åren är, när det är dags att förnya ett avtal. Är avtalet utformat så att det stöder företagets strategi? Det är särskilt viktigt när organisationen genomgår en digitaliseringsprocess.
  • Hur kommer era tekniska implementationer att påverka licenserna och licensavtalen på kort respektive lång sikt?
  • Gör en plan för hur ni ska hantera alla nya tjänster som Microsoft löpande släpper i molnet. Tänk på att de blir tillgängliga automatiskt, vilket medför en risk för överanvändning.

Se till att du har ett bra SAM-verktyg som kan hjälpa dig att hålla koll på avtal, installationer och hur de utnyttjas. Det kommer att vara ett stöd för dig på många sätt, framför allt när du ska förhandla om nya avtal. Vi hjälper dig gärna, oavsett om du behöver stöd i att tolka rättigheter eller hantera ett SAM-verktyg.

Microsoft Advisory Services, MAS, låter dig dra nytta av vår erfarenhet av Microsoftavtal. Inte nog med att MAS hjälper dig att säkerställa efterlevnad. Det är inte ovanligt att våra kunder kapar upp till 35 % av sina licenskostnader. Ett dedikerat specialistteam hjälper dig att få en fullständig bild av företagets Microsoftanvändande, förhandla rätt avtal och utnyttja riktigt smarta avtalslösningar.

Här kan du läsa mer om MAS.

Få kontroll över dina Microsoft-avtal

Vet du vilka licensavtal ditt företag har med Microsoft? Är du insatt i vilka produkter som ingår och vilka som faktiskt används? Känner du till vilka alternativ du har - eller ens att du har flera att välja bland? Om svaret är nej är du i gott sällskap. I denna artikel hjälper vi dig att reda ut detta.

Läs mer

Kommentera denna artikel.

Vad tycker du? Dela gärna med dig av tankar kring ämnet eller den specifika artikeln.

Skriv här

Relaterade artiklar

Så tar du kontroll över dina Microsoft-avtal

Så tar du kontroll över dina Microsoft-avtal

Vet du vilka licensavtal ditt företag har med Microsoft? Många saknar proaktiva underlag och tackar ofta ja till första bästa avtalsförslag som läggs fram, trots att det kan betyda högre kostnader – helt i onödan.

Vad är Software Lifecycle Management?

Vad är Software Lifecycle Management?

Software Lifecycle Management hjälper organisationer att maximera värdet av sina mjukvaru- och molnportföljer. Här förklarar vi det från vårt perspektiv.

Så optimerar du värdet av dina Microsoft-produkter

Så optimerar du värdet av dina Microsoft-produkter

Microsofts avtal är komplexa. Säkerställ att du har rätt kunskap varje gång det sker en förändring och lär dig hur du kan undvika onödiga kostnader – och maximera värdet.