Så maximerar du värdet av din Microsoft-investering

Microsoft Advisory Services

Så maximerar du värdet av din Microsoft-investering

Så maximerar du värdet av din Microsoft-investering

  • 14 december 2021
  • 4.5 Minuters läsning

Software Asset Management (SAM) handlar inte bara om att räkna installerade programvaror och jämföra mot inköpta, allt till lägsta möjliga pris. SAM handlar om processen som startar när en användare efterfrågar en viss mjukvara, till dess att den hamnar i en licenspool eller slutar att användas och investeringen upphör. Det ska samtidigt säkerställat att företaget får ut maximalt värde av varje programvara. Självklart kan ni köpa den dyraste programvarusviten till lägsta möjliga pris, men vad är nyttan med det om ni ändå inte använder allt som ingår? Det skulle troligen vara mer kostnadseffektivt om ni helt enkelt bara köpte det ni behöver - utan några rabatter.

”Att förhandla en hög rabatt är ofta uppskattat men ger inte det bästa resultatet. Genom att fokusera på att köpa det ni faktiskt använder och maximera värdet på investeringen får ni ett bättre resultat.”

Chris van der Zwan, Business Owner Microsoft Advisory Services på SoftwareONE

Om ni inte vet exakt vad ni ska köpa är risken stor att ni köper för mycket. Även om rabatten kan vara hög betalar ni ändå för mycket om ni köper in mjukvara som inte används. Det här låter ju enkelt, men vår erfarenhet är ändå att många företag har en massa oanvända program. Jämför det med att köpa en TV. En återförsäljare kan ge en stor rabatt om ni köper tre tv-apparater, men om ni bara behöver en TV är det slöseri med resurser att köpa tre. När ni vill göra kostnadsbesparingar – eller, med andra ord, förhindra att kostnader uppstår – måste ni veta vad ni behöver och detta kräver goda insikter. Jag skämtade med en kund om Spice Girls-sången I'll tell you what I want, what I really, really want, just eftersom det är så viktigt att ha behoven i åtanke snarare än att jaga den där höga rabatten.

1. Hur förbereder man sig inför mjukvaruinköp?

Ett första steg är att prata med affärs- och produktägarna för att förstå vilken teknik som faktiskt behövs. Behöver alla ett Office-program? Eller fungerar det att jobba i en onlinemiljö? Uppfyller det i så fall säkerhetskraven (GDPR, ISO etc.) i organisationen? Äger ni olika typer av samma teknik och behöver därför överväga vilket paket som är det bästa, eller har ni bara krav på basfunktionalitet? Idag väljer allt fler organisationer en plattform. Fungerar det för er med? Säkerställ att du får rätt förkunskaper. Leta efter personer internt eller externt som har dessa kunskaper och planera in möten om färdplanen. På så sätt lär ni er vad tekniken kan erbjuda och vilka alternativ som finns på marknaden. Glöm inte att kommunicera den uppsatta planen och vilka mål som är definierade, så att alla förstår ambitioner och behov. Först då kan ni säkerställa att ni får ut maximalt värde från tekniken och att ni investerar endast i det ni faktiskt kommer att använda.

2. Vem behöver programvaran?

Det andra steget är att tänka i termer av olika personas i organisationen. Alla har inte behov av samma teknik. Tidigare brukade organisationer ofta köpa samma paket åt alla medarbetare för att spara pengar och möjliggöra enkel hantering i infrastrukturen. Idag kommer infrastrukturen från molnleverantörer och vi kan uppnå driftbesparingar från två håll: infrastrukturen och efterfrågan från användarna.

3. Ha kunskap om vad ni har installerat

Det tredje steget i processen är inventering av den nuvarande installerade basen. Vi diskuterade tidigare att detta inte betraktas som SAM, och den här artikeln handlar inte om SAM, utan om att köpa in eller förnya programvara. Säkerställ att det finns expertis tillgänglig som kan göra en korrekt analys av ert lager. Tyvärr är licensmodellerna komplexa och det räcker inte att bara räkna antalet installerade programvaror. I och med breddningen av molntekniken blir det också nödvändigt med ny expertis. Har ni någonsin funderat på molnleverantörernas efterlevnad (på engelska compliance )? Hur är det med smarta, kreativa licensmöjligheter i molninfrastrukturer som reserverade instanser (eller Reserved Instances ), utvecklings-/testmiljöer, storleksförändringar och användning av programvarulicenser på vilka tidigare investeringar har gjorts?

4. Ha kunskap om era rättigheter

Det fjärde steget handlar om att analysera befintliga licensrättigheter. Vilken typ av programvara har ni rätt till och vad har ni köpt tidigare? Analysera det nuvarande avtalet och era gamla avtal. Ofta hittar vi programlicenser som ligger och skräpar, som organisationer inte är medvetna om.

Maximera värdet av företagets Microsoft-investeringar

När de fyra stegen som beskrivs ovan har utförts kan en expert analysera alla data och ge väl underbyggda råd. Råd som bygger på tempo, plan, budget och behov – alltså What you really, really, want… Detta säkerställer att rätt teknik köps in till rätt användare.

Det sista steget är att förberedelse inför förhandlingen. Sätt upp mål, inte bara vad gäller lägsta pris utan också från ett värdeperspektiv; för relationen med leverantören eller partnern. Om något inte fungerar som förväntat behöver ni bra assistans efteråt. Förutom mål behöver ni fastställa mjuka och hårda krav. Det kan handla om tekniska krav som är nödvändiga eller licensrelaterade begränsningar som inte fungerar för organisationen. En annan aspekt är era juridiska krav (GDPR, SLA, databehandling etc.). Det kallas materialförteckning eller BOM-lista (Bill of Materials). Ja, inte bara programvarulistan utan hela kravspecifikationen kallas BOM.

Denna artikel har tagits fram baserat på många års erfarenhet av att ge råd till organisationer kring deras mjukvaruavtal. Vi hjälper gärna till!

Börja maximera nu

Om du eller din organisation behöver support eller personliga råd kring Microsoft-programvaror och -licenser hjälper vi gärna till. Börja gärna med att läsa mer om de rådgivningstjänster kring Microsoft vi erbjuder.

Läs mer

Kommentera denna artikel.

Vad tycker du? Dela gärna med dig av tankar kring ämnet eller den specifika artikeln.

Skriv här

Relaterade artiklar

Så tar du kontroll över dina Microsoft-avtal

Så tar du kontroll över dina Microsoft-avtal

Vet du vilka licensavtal ditt företag har med Microsoft? Många saknar proaktiva underlag och tackar ofta ja till första bästa avtalsförslag som läggs fram, trots att det kan betyda högre kostnader – helt i onödan.

SAM:manager - så säkerställer du att dina Microsoftavtal efterlevs

SAM-manager: så säkerställer du att dina Microsoftavtal efterlevs

En viktig uppgift för den som är ansvarig för Software Asset Management (SAM) i en organisation, är att se till att företagets processer och riktlinjer följer licensavtalen. Med andra ord att säkerställa efterlevnad

Så optimerar du värdet av dina Microsoft-produkter

Så optimerar du värdet av dina Microsoft-produkter

Microsofts avtal är komplexa. Säkerställ att du har rätt kunskap varje gång det sker en förändring och lär dig hur du kan undvika onödiga kostnader – och maximera värdet.