Flyttat till molnet och spenderar mer än du trodde - så håller du din budget.

Flytta till molnet

Så håller du din budget

Flyttat till molnet och spenderar mer än du trodde? Så håller du din budget

  • 15 oktober 2021
  • 7.4 Minuters läsning

Det är helt uppenbart att migrering till molnet inte bara är en trend, det är här för att stanna. Idag har många företag antingen redan påbörjat sin resa mot molnet eller känner trycket på sig att göra det. Under resans gång upptäcker dock många oväntade kostnader och överskridna budgetetar.

Låter det bekant? I så fall behöver du inte oroa dig, det är mer regel än undantag. Med lite expertråd kan din budget vara på rätt spår igen på nolltid. I denna artikel utforskar vi några viktiga aspekter av att migrera till molnet, identifierar några av orsakerna till de oväntade kostnaderna och beskriver hur Cloud Financial Management (FinOps) inte bara hjälper dig att ta kontroll över dina molnkostnader utan även skapar en ansvarskultur – vilket i slutändan säkerställer att du får avkastning på dina molnkostnader.

Vad är molnmigrering och hur fungerar det?

För att bättre förstå hur migrering till molnet leder till oväntade kostnader är det viktigt att samtidigt först förstå vad denna migrering innebär och hur den skiljer sig från det traditionella datacentret. Molnet i sig är en samling datatjänster som nås via internet. I stället för att hantera företagets alla databehov lokalt ger molnet tillgång till en mängd olika verktyg och resurser på ett sätt som möjliggör enkel skalning och flexibilitet. Det är bra för snabbhet och innovation, men har helt förändrat de funktioner som ekonomi- och inköpsavdelningarna har.

Att migrera till molnet handlar om att flytta företagets data, arbetslaster, IT-resurser och applikationer från en lokal miljö upp i molnet. Här är några av strategierna för detta:

  • Ny hosting: Den enklaste formen av migrering är lift and shift, vilket flyttar de nuvarande digitala tillgångarna direkt till molnet, utan att förändra dem. Detta är inte möjligt för alla tillgångar eftersom vissa kan kräva omstrukturering för att vara kompatibla med den nya miljön. Metoden är dock perfekt för att flytta okomplicerade tillgångar som inte behöver ändras.
  • Ny plattform: Den här metoden är i grund och botten en ny hosting med en boost; viss omstrukturering utförs för att optimera tillgångarna i den nya molnmiljön. Det kan omfatta exempelvis att lägga till skalning och automatisering eller uppdatera infrastrukturen.
  • Refaktorisering: Den här metoden kräver att digitala tillgångar återskapas från grunden i molnet och i princip ersätter gamla digitala tillgångar med nya, molnbaserade. Även om denna metod är arbetsintensiv, är den samtidigt grundlig när det utförs av en expert.

Vissa äldre applikationer stöds inte alltid i molnet och måste då ersättas eller elimineras helt under migreringsprocessen. Andra applikationer kan behövas uppgraderas för att migreringen ska lyckas. Det är hur som helst tydligt att migrering till molnet inte är en standardlösning som passar alla.

När man möter denna komplexitet och den hastighet med vilket det händer, tillsammans med mindre kontroll över den totala kostnaden, slutar det ofta med felaktiga prognoser och utan något enkelt sätt att lösa det.

Risker och fördelar med migrering till molnet

Företag ser att fördelarna med molnmigrering i de flesta fall väger upp för de eventuella risker som finns. Genom att förstå riskerna och fördelarna mer ingående kan organisationer också fatta mer välgrundade beslut om sina strategier för migreringen.

Här är några fördelar som finns med att migrera till molnet:

  • Skalbarhet: Molnet gör det möjligt för användare att skala upp arbetslaster automatiskt i realtid, i stället för att behöva tillhandahålla ytterligare infrastruktur för att göra det.
  • Elasticitet: Molnet ger möjlighet att skala ned igen när tjänsterna inte behövs. Det kan innebära betydande kostnadsbesparingar.
  • Flexibilitet: Det finns många verktyg på marknaden som gör det möjligt för användare att snabbt utveckla och testa nya applikationer och prova olika tjänster utan att binda upp sig. Molnet är i princip en oändlig IT-lekplats med många möjligheter.
  • Tillförlitlighet: De främsta leverantörerna erbjuder idag extremt tillförlitliga molntjänster som vida överstiger vad de flesta företag kan skapa själva i en lokal miljö.
  • Säkerhet: Molnleverantörer investerar mycket i IT-säkerhet, eftersom de ansvarar för att skydda data från många stora företag. Det finns dock risk att hamna i ett säkerhetshål om man missförstår vilka säkerhetskomponenter som ligger på molnleverantörens ansvar och vad slutanvändaren fortfarande ansvarar för.
  • Underhåll: Eftersom all datorkraft finns i molnleverantörens datacenter ansvarar slutanvändaren inte för allmänt underhåll. Många tjänster som molnleverantörer erbjuder är även tillgängliga i en managerad form, vilket minskar pressen på företaget som använder dem.

Det finns också risker förknippade med migrering till molnet:

  • Inkompatibilitet: Om ett företags nuvarande IT-infrastruktur är komplex eller föråldrad kan det vara svårt att migrera. Vissa datatillgångar kanske inte är kompatibla med en molnmiljö medan andra kan kräva anpassning utförda av professionella,  yrkeskunniga personer.
  • Dataförlust: Varje gång data flyttas finns en risk för dataförlust på grund av skadade, ofullständiga eller saknade filer. Normalt sett kan risken minimeras genom säkerhetskopiering av all data före migreringen.
  • Bristande insyn och kontroll: När datatillgångarna finns i molnet och inte lokalt, behöver företagets IT-team en annan uppsättning verktyg för att få insyn i och kontroll över dem. Dessutom måste man lita på molnleverantörens förmåga att hålla tillgångarna säkra och i drift som de ska.
  • Säkerhet: Många molnleverantörer vidtar visserligen betydande säkerhetsåtgärder, men det är även vanligt med luckor i ett företags säkerhet på grund av olämpliga strategier för molnmigrering. Därför kan säkerhet vara både en potentiell nackdel och fördel.
  • Obehörig användning av tjänster: Molnleverantörer gör det enkelt för användare att prova nya tjänster och skapa nya instanser, och många användare på ett företag kan skapa shadow IT, där de använder molnlösningar eller funktioner utan godkännande från IT-avdelningen eller hänsyn till budgeten.
  • Ökad komplexitet: Molnmiljön kan vara mer komplex än ett företags tidigare system, vilket innebär större påfrestning på de interna IT-teamen och kräver ständig kompetensutveckling.

En av de största riskerna med migreringen är förstås oväntade kostnader. I en artikel av Rasha Makhlouf, publicerad i Journal of Cloud Computing, fastställdes att mer än 70 % av företagen som flyttade till molnet inte var medvetna om de många dolda kostnader som är kopplade till detta initiativ.

Är det dyrare än du trodde?

Om du nyligen har migrerat till molnet och upplever att kostnaden blev högre än planerat är du inte ensam. Som nämnts ovan betalar många företag som migrerar till molnet mycket mer än vad de avsåg, antingen under migreringsprocessen eller löpande. Orsakerna till att företag betalar för mycket är många och handlar om flera olika saker:

  • Brist på samarbete mellan ekonomi och IT: Utan en molnmodell som underlättar öppna kommunikationslinjer, korrekt rapportering i realtid och processer för beslutsfattande blir resultatet nästan alltid onödigt höga kostnader.
  • Bristande planering eller beredskap inför migrering: Många företag stöter på oväntade problem och effektivitetsbrister under processen, vilket kan leda till att kostnaderna hopar sig, eftersom de inte tar sig tid att grundligt planera en sammanhängande strategi.
  • Oväntat behov av omstrukturering: Företag som påbörjar en molnmigrering och tror att de helt enkelt kan överföra sina digitala tillgångar till molnet utan ändringar, blir ofta överraskade när det visar sig att många av applikationerna kräver betydande omstrukturering. 
  • Bristande intern kompetens: Ett företags IT-team är sannolikt skickligt på att hantera de lokala arbetslasterna, men kan vara mindre kunnigt när det gäller molnmiljöer. Företaget kan behöva anlita ytterligare personal, betala för utbildning eller investera i ytterligare tjänster och expertis utanför organisationen.
  • Misslyckad optimering av molnanvändning: Om instanser skalas upp vid behov men inte skalas ned igen när de inte används, uppstår ytterligare kostnader. När användare tar ytterligare instanser eller applikationer i drift utan godkännande eller använder dyrare tjänster, kan molnkostnaderna öka snabbt.
  • Lämpliga servicenivåer identifieras inte: Molnleverantörer har ofta olika servicenivåer beroende på kundernas behov. Det kan sluta med att du betalar mycket mer än du behöver genom att lagra data som du sällan behöver på den dyraste lagringsnivån, i stället för att använda mer budgetvänliga alternativ.

Enligt Flexeras rapport State of the Cloud 2020 spenderar organisationer i dag 23 % mer än budgeten på offentliga moln, vilket förväntas öka till 47 % ett år senare. Faktum är att 73 % av de tillfrågade uppgav att deras främsta initiativ för molnet under året, handlade om att försöka optimera den befintliga användningen av molnet för att uppnå kostnadsbesparingar.

Maximera besparingarna

Migrering till molnet är ett viktigt steg för många företag i dag. Även om processen kan vara överväldigande börjar det bli en nödvändighet. Men kostnaderna hopar sig för många företag eftersom de har svårt att hålla dem under kontroll.

Som tur är finns det tjänster som hjälper företag att ta kontroll över kostnader som skjuter i höjden och samtidigt möjliggör den kulturella övergången gällande hur organisationen ser på molnkostnader. En baslinje kan skapas i verksamheten vad gäller mognadsgraden för molnet, vilket kan leda till kostnadsbesparande åtgärder samtidigt som det möjliggör innovation. På så sätt kan molnet ses som en åtgärd för att tjäna pengar, istället för en utgift.

Vad händer nu?

När du har gjort en första bedömning är nästa steg att använda de insikter som erhållits för att förbättra företagets molnanvändning och molnkostnader. Dessutom kan företagets IT-team få hjälp med följande:

  • Genomgång: Identifiera brister i processer och kommunikation, anpassa efter bästa praxis och identifiera riktmärken och bedömningsstrategier.
  • Implementering: Fastställ uppgifter och tilldela resurser, samarbeta med teamen, förbättra processer, övervaka uppgifter och spåra förbättringar.
  • Optimering: Utvärdera regelbundet uppgifter och resursanvändning, justera anpassningen efter bästa praxis vid behov, fortsätt övervaka och spåra framsteg.

SoftwareONE har hjälpt kunder som upplevt avvikelser på 20-50 % i sina månatliga faktureringscykler att ta kontroll över sina molnkostnader. Vi hjälper gärna ditt företag att göra samma sak.

FinOps - en snabb guide

I den här guiden får du lära dig vad FinOps är, hur det hjälper dig ta kontrollen över skenande molnkostnader, hur IT, ekonomi och ledningsgrupp kan samarbete för att klara molnets utmaningar samt hur du kommer igång.

Läs mer

Kommentera denna artikel.

Vad tycker du? Dela gärna med dig av tankar kring ämnet eller den specifika artikeln.

Skriv här

Relaterade artiklar

SAM:manager - så säkerställer du att dina Microsoftavtal efterlevs

SAM-manager: så säkerställer du att dina Microsoftavtal efterlevs

En viktig uppgift för den som är ansvarig för Software Asset Management (SAM) i en organisation, är att se till att företagets processer och riktlinjer följer licensavtalen. Med andra ord att säkerställa efterlevnad

Vad är Software Lifecycle Management?

Vad är Software Lifecycle Management?

Software Lifecycle Management hjälper organisationer att maximera värdet av sina mjukvaru- och molnportföljer. Här förklarar vi det från vårt perspektiv.

Så optimerar du värdet av dina Microsoft-produkter

Så optimerar du värdet av dina Microsoft-produkter

Microsofts avtal är komplexa. Säkerställ att du har rätt kunskap varje gång det sker en förändring och lär dig hur du kan undvika onödiga kostnader – och maximera värdet.