Går budgeten inte ihop? 5 tips för att optimera kostnaderna

Många som arbetar med IT står inför utmaningen att öka insatserna för digital transformation trots en mindre budget på grund av minskade intäkter under 2020.

Den här utmaningen tvingar många IT-chefer och CIO:s att ta en ordentlig titt på sina nuvarande teknikuppsättningar och ställa sig frågan: ”Är det här den mest effektiva lösningen?” Enligt Flexera 2020 State of the Cloud Report är över 35 % av molnkostnader onödiga på grund av en ineffektiv användning av resurser. I den här artikeln går vi igenom fem sätt att få ut mesta möjliga av din IT-budget – samtidigt som du fördubblar dina befintliga investeringar.

Shadow IT, eller skugg-IT på svenska, utgör inte bara ett allvarligt hot mot företagets säkerhet, utan utsätter även företagets ekonomi för risker. Nya Gartner-undersökningar kom fram till att 30 till 40 % av IT-kostnaderna i stora företag går till shadow IT och enligt Everest Group var det närmare 50 %. Vanligtvis finns de mest betydande riskerna för shadow IT på marknadsförings- och HR-avdelningarna. Det är där som medarbetare oftast går utanför ramarna för att nå önskade resultat. Även om dessa avdelningar ofta är källan, är det viktigt att göra en fullständig förteckning över mjukvaruanvändningen på företaget för att lösa problemen med shadow IT.

Ett enkelt sätt att genomföra en företagstäckande revision är att använda verktyg för skanning av mjukvarutillgångar. Dessa verktyg tittar på all mjukvara som inte är IT-sanktionerad och som medarbetarna använder, vilket ger dig den data som behövs. Dessutom kan du konsolidera användardata, säkerställa efterlevnad och öka säkerheten.

Shadow IT uppstår ofta på grund av bristande kommunikation. Medarbetaren som laddade ner programmet kanske inte vet att organisationen redan har en lösning som utför samma uppgift. I slutändan kan identifiering av shadow IT hjälpa till att driva digital transformation inom organisationen och förbättra kommunikationen mellan IT och andra avdelningar.

Precis som shadow IT kan ineffektiv användning av molntjänstavtal slita på IT-budgeten. De flesta företag flyttar till molnet för att driva mer värde. Så varför är det så många som samtidigt inte maximerar värdet av sina avtal?

Svaret ligger i den snabba implementeringen av molntjänster, särskilt det senaste året, och hur det har ökat komplexiteten i IT-miljön. Det bästa sättet att reda ut förvirringen är att samarbeta med en Software Lifecycle Management-expert (en person som är expert på mjukvarulivscykeln). Då får du rekommendationer för hur du kan optimera dina nuvarande molnavtal, inklusive hur du:

• Anpassar din IT-plan så att den passar molnleverantörens teknik- och licensportfölj så att du enbart får de lösningar du behöver.
• Identifierar eventuella krav på användarteknik som ska tas hänsyn till under avtalsförhandlingen.
• Analyserar licenskostnader för att hitta den mest effektiva lösningen, vilket hjälper ditt team att förstå var och hur ni kan spara kostnader.
• Utformar optimala avtal genom att hjälpa ditt team att skapa en perfekt materialförteckning.
• Förhandla med din molnleverantör genom att se till att dina riktmärken är korrekta och övertygande, vilket ger dig övertaget vid avtalsförhandlingar.

Ett annat bra sätt att optimera IT-kostnader är att implementera ett IT-återbetalningsprogram. Med det här verktyget allokeras kostnader för teknik till de interna affärsenheter som använder dem, istället för att alla teknikkostnader tilldelas en central avdelning. Återbetalning av IT kan bidra till att ge en mer exakt bild av var och hur teknikresurser används inom din organisation. Detta hjälper till att anpassa verksamheten bättre och eliminera tvetydiga IT-omkostnader.

När du frågar en IT-chef eller IT-ansvarig om molnkostnader och -planering medger de flesta att de står inför flera utmaningar och att deras avdelning är överöst av supportärenden. Hur kan IT snabbt och enkelt implementera ett återbetalningsprogram och även få andra avdelningar att hänga på?

Ett sätt att implementera IT-återbetalning är att be den som levererar Software Asset Management (SAM) i din organisation, om alternativ inom den nuvarande investeringen. Helst ska denne leverantör vara FinOps-certifierad, vilket innebär att de uppfyller branschstandarderna för finansiellt ansvar kring molnkostnader. Det ger IT-chefer och -ansvariga samt ekonomichefer den transparens, förutsägbarhet och styrning som behövs för att skapa en effektiv ekonomisk förvaltning i molnet.

Det kanske inte är så svårt att få med de andra avdelningarna på tåget som du tror. När avdelningarna ansvarar för sina egna IT-kostnader är de mer benägna att vara effektiva, spara resurser och minska IT-förbrukningen. Många organisationer upplever ökad intern kundnöjdhet när IT och andra avdelningar börjar arbeta närmare tillsammans.

Inköpsprocesser kan vara en källa till betydande ineffektivitet för företag som fortfarande använder förlegade orderprocesser. Det är nu viktigare än någonsin att ha en effektiv digital leveranskedja för mjukvara. En digital leveranskedja för mjukvara, eller på engelska Software Digital Supply Chain, är tillämpningen av teknik för alla delar av en leveranskedja. För många organisationer komprimerade coronaviruspandemin tiden det tar att transformeras digitalt från år till enstaka månader. En digital leveranskedja för mjukvara automatiserar regelbundna uppgifter, förser intressenter med insikter i realtid, uppnår det bästa förhållandet mellan kostnad och nytta samt ökar dina resultat.

Det första steget i att implementera ett initiativ för digital leveranskedja för mjukvara är att utvärdera hela mjukvaruportföljen. Om du hoppar över det här steget riskerar du att spendera pengar på mjukvara som du kanske inte behöver. En digital leveranskedja identifierar föråldrad, oanvänd eller obehörig mjukvara. Med en centraliserad global mjukvarukatalog kan du övervaka detta regelbundet med hjälp av regelbundna uppdateringar av korrekt prissättning i alla tillgängliga valutor.

En digital leveranskedja för mjukvara ska vara en sömlös och integrerad lösning från efterfrågan till slutförande. Genom att implementera automatisering eliminerar du tidskrävande manuell registrering och minskar risken för mänskliga fel. Genom att transformera och effektivisera din leveranskedja för mjukvara till en digital leveranskedja för mjukvara kan inköps- och IT-teamen arbeta med den mångsidighet, hastighet och flexibilitet som krävs för att vara tillräckligt konkurrenskraftig. I slutändan ger en digital leveranskedja för mjukvara transparens i mjukvarukostnaderna genom inköp och volym, minskar antalet transaktioner årligen och minskar driftskostnaderna i samband med arbetsflödet för inköp; ett utmärkt sätt att visa den som är ekonomiansvarig betydande resultat.

För att en organisation ska kunna fungera effektivt och samtidigt vara konkurrenskraftig, blir man alltmer beroende av IT-teamet. När du ser över vad organisationen ska prioritera under året, uppmana då varje teammedlem att identifiera två till tre uppgifter som de antingen kan överföra till en annan avdelning eller sluta göra helt och hållet. Allt för många dagliga, tidskrävande uppgifter tynger ner teamet. Genom att ta bort mentaliteten att ständigt hålla allt i rullning kommer ditt team istället kunna fokusera på viktigare prioriteringar så som innovation och transformation.

Att arbeta med en leverantör av managerade tjänster är ett annat sätt som kan hjälpa dig och teamet att fokusera mer på digital transformation, intelligent automatisering och nya affärsmöjligheter. En färsk studie från Dynatrace uppskattar att IT-team tillbringar 29 % av tiden med att felsöka och lösa problem kopplat till IT-komplexitet, vilket kostar arbetsgivarna 2,5 miljoner dollar per år. Managerade tjänster kan minska dessa kostnader och hjälpa IT-team att istället fokusera på sin expertis inom digital transformation.