Continuously Optimizing the Value of Your Microsoft Investment | SoftwareONE Blog

Microsoft Managed Services

Så optimerar du värdet av dina Microsoft-produkter

Så optimerar du värdet av dina Microsoft-produkter

  • 23 september 2021
  • 6 Minuters läsning

Med den betydande ökningen av användandet av molntjänster i alla branscher upplever samtidigt företag en ökad komplexitet i sin IT-miljö. Det är olyckligt, eftersom de flesta organisationer initialt investerar i molnlösningar för att öka värdet – men enligt Gartner rapporterar mindre än 25 procent av organisationerna att de har en välutvecklad strategi för att optimera licensutgifterna. Därmed kommer pengarna inte till nytta som planerat.

Det finns dock värde i dessa lösningar för nästan alla organisationer, även om det kan tyckas omöjligt. Se det hel som en lång vandring. Inte bara en dagsutflykt, utan ett flerdagarsäventyr där du behöver en karta, en utvald rutt och tillräckligt med resurser för att klara dig hela vägen från start till mål. På en sådan vandring är det oundvikligt att du så småningom stöter på ett stenblock som blockerar din väg, att du hamnar fel på grund av en illa markerad stig eller att du råkar ut för dåligt väder.

Det är inte säkert att du får all hjälp du behöver genom att titta på kartan eller försöka ansluta till din GPS. Du behöver också en guide som har följt samma stigar tidigare och som kan visa dig hur du kan anpassa dig och ta dig vidare. Annars riskerar du att ta beslut som leder dig i fel riktning – och in på en farlig väg. Låt oss ta en titt på utmaningarna med att optimera dina Microsoft-avtal och se vilken hjälp du kan ha av att samarbeta med en kunnig guide.

Återvändsgränder är vanliga när det handlar om molninvesteringar

Microsofts avtal är vanligtvis tre år långa – och om du skulle vandra i tre år skulle mycket av världen rimligtvis förändras under den tiden. När det gäller Microsoft-investeringar kommer organisatoriska och tekniska förändringar att vara vanligast och mest betydelsefulla.

Tänk exempelvis på de företag som skrev avtal med Microsoft 2019. Under 2020 förändrades deras tekniska och organisatoriska behov i grunden när distansarbete blev standard, vilket gjorde att vissa tidigare investeringar blev mindre värdefulla. 2020 har förvisso varit ett ovanligt år – men förändring är oundviklig och nästa moment väntar alltid precis runt hörnet.

Även utan drastiska förändringar upplever många organisationer i slutändan betydande utmaningar under Microsoft-avtalets löptid. Här är några vanliga svårigheter som ditt företag kan uppleva när du optimerar dina Microsoft- och molninvesteringar.

  • Dålig avkastning på investeringar – Microsoft-utgifterna kan upplevas som allt större medan fördelarna upplevs som allt mindre. Det här kan bero på många faktorer som är svåra att fastställa, vilket leder till frustration.
  • Bristande expertis – många organisationer känner inte till detaljer som incitamentsmodellen för tillverkare eller potentiella kostnadsbesparingar vid avtalets årsdag. Utmaningar med att förstå det totala värdet, gör att förhandlingar blir svårare.
  • Licenser som inte efterlevs – det är svårt att identifiera och validera de data och den information som krävs för att använda licenser på rätt sätt och följa reglerna. Dessutom avsätter många IT-team inte tillräckligt med tid för att förbereda sig inför en revision.
  • Ofördelaktiga avtalsförhandlingar – många organisationer förstår inte hur ofördelaktigt deras ursprungliga avtal varit förrän de inser vilket avtal de kunde ha fått. Teamen måste förstå de långsiktiga effekterna av sina avtal och lära sig hur man bäst omförhandlar dem.
  • Brist på opartisk information – ber du Microsoft om hjälp får du ett partiskt svar och om du söker på nätet hittar du privata företag som vill att du ska ladda ner deras programvara. Bristande vägledning kan göra vägen framåt mer otydlig än vad den borde vara.

Utmaningar som dessa kan skapa luckor som organisationerna måste försöka åtgärda så fort som möjligt. Tyvärr resulterar det ofta i okloka tekniska investeringar. Genom att samarbeta med en expert kan du i lugn och ro besluta om det bästa sättet att övervinna utmaningen – oavsett om det handlar om att omarbeta avtalet under löptiden eller att förse dina anställda med mer användbara resurser.

Få en vägledning med Microsoft Managed Services

När du ska ta dig igenom okänd terräng kan en guide se till att du får ett bra slut på resan. Våra tjänster inom Microsoft Advisory Managed Services kan vara just denna guide. Vi hjälper dig att få mer nytta av din Microsoft-investering genom ökad synlighet och ledande supporttjänster, samtidigt som vi ger dig användbara rekommendationer för att optimera ditt nuvarande avtal.

Vi kan till exempel hjälpa dig att hantera alla dina Microsoft 365-lösningar och Azure-implementeringar genom att spåra molnkostnader, hitta områden där du kan undvika kostnader och förmedla värdefull kunskap som hjälper ditt team att lära sig under resans gång. Vi gör det genom en process i elva steg som börjar med rådgivning och slutar med löpande förvaltning. Här förklarar vi vad du kan förvänta dig av vår expertis:

  1. Anpassning av lösningar – vi hjälper dig och ditt team att definiera möjligheter och anpassa färdplanen efter Microsofts teknik- och licensstack, så att du bara får de lösningar ni behöver.
  2. Användarprofiler – vi samarbetar med dig för att identifiera eventuella tekniska användarkrav som bör beaktas under avtalsförhandlingarna.
  3. Analys av licensalternativ – vi tillhandahåller en analys av licenskostnaderna, komplett med rekommendationer för att se till att din organisation förstår var och hur ni kan spara pengar.
  4. Optimering före avtalet – därefter hjälper vi ditt team att ta fram en optimal materialförteckning och hjälper till med utformningen av avtalet.
  5. Förhandlingsstöd – vi hjälper dig att utforma din förhandlingsstrategi och se till att dina riktmärken är korrekta och övertygande, vilket ger dig ett övertag i avtalsförhandlingarna.

Därefter går övergår vi till nästa fas i processen: Vi erbjuder managerade tjänster för ditt nuvarande Microsoft-avtal och din nuvarande distribution.

  1. Microsoft 365 Investment Scorecard – i det första steget av vår managerade fas hjälper vi dig att skapa en resultattavla (scorecard) som ser till att du kommer att skapa värde och göra kostnadsbesparingar under molnavtalets hela livscykel.
  2. Optimering av molnkostnader – därefter kommer vi att undersöka din Azure- och Microsoft 365-distribution och optimera utgifterna.
  3. Helpdesk för licensiering – har du en svår fråga om licensiering? Fråga oss! Vi erbjuder dig ett team av Microsoft-specialister som svarar på alla dina licensfrågor.
  4. Uppdateringar av licenser – vi identifierar möjligheter eller risker som kan uppstå i samband med framtida licensavtal eller liknande relevanta förändringar.
  5. Rådgivning om utformning av licenser – vårt team kommer att tillhandahålla information om licensutformning och kostnadseffekter för dina kommande eller pågående IT-projekt och -program.
  6. Rätt storlek på avtalet – vi hjälper dig att justera och optimera ditt Microsoft-avtal i rätt tid för dina rapporter och revisioner.

Genom den här 11-stegsprocessen kan vårt team skapa värde och göra kostnadsbesparingar från grunden, vilket säkerställer att du maximerar värdet i din lösning och kan hitta en trygg väg framåt. Om du någon gång behöver ändra ditt Microsoft-avtal eller dina nuvarande rutiner tar vi reda på hur du ska göra det så snart som möjligt – och ser till att allt går smidigt.

Några sista tankar

Att ge sig ut på en molnresa med Microsoft kan verka nästan lika skrämmande som att bestiga Mount Everest. Du måste förbereda resurser i förväg, planera din rutt och se till att du är redo för den långa resan. Det kan handla om att lägga hundratals timmar på forskning och bästa praxis, eller så kan det vara så enkelt som att anlita en vägvisare som visar dig hur.

En guide kan se till att du får all den hjälp du behöver för dina Microsoft 365- och Azure-distributioner redan på första försöket och förhindra att du tvingas ge upp och vända om. Spendera inte orimliga summor på outnyttjade resurser som ändå kommer att försvinna i mängden. Lita istället på att vi vägleder och hanterar dina Microsoft-avtal – samtidigt som du ser till att din resa mot molnet går åt rätt håll.

Tackla inte utmaningarna ensam

Våra experter på Microsoft Advisory vet hur du kan maximera dina investeringar och se till att du når dina mål. Vilka utmaningar står din organisation inför?

Kontakta oss

Kommentera denna artikel.

Vad tycker du? Dela gärna med dig av tankar kring ämnet eller den specifika artikeln.

Skriv här

Relaterade artiklar

Så maximerar du värdet av din Microsoft-investering

Så maximerar du värdet av din Microsoft-investering

Hur förbereder du dig när du ska köpa in programvara? Att prata med affärs- och produktägare för att förstå vad som verkligen behövs är en bra start.

Kom igång med FinOps: Därför är molnsäkerhet steg noll

Kom igång med FinOps: Därför är molnsäkerhet steg noll

Oavsett om målet är att kontrollera kostnader som uppstår till följd av arbetslaster (workloads) i molnet, bedrägeri eller dataintrång, är molnsäkerhet steg ett innan FinOps kan påbörjas.

Flyttat till molnet och spenderar mer än du trodde? Så håller du din budget

Flyttat till molnet och spenderar mer än du trodde? Så håller du din budget.

Att migrera till molnet handlar om att flytta företagets resurser från en lokal miljö upp i molnet. Många företag upplever dock oväntade kostnader och överskriden budget.