Så hanterar du mjukvarusvansen i den digitala leveranskedjan

Kostnadssvans (tail-end spend) kallas de kostnader för mjukvara som uppkommer genom spridda inköp, framförallt från mindre leverantörer. Den uppkommer när det finns oredovisade, okontrollerbara kostnader i en organisation och den kan vara avsiktlig eller oavsiktlig. Ibland väljer medarbetarna att inte följa inköpsprocessen om den är för komplex eller tar för lång tid. Ibland uppstår kostnadssvansen på grund av dålig kommunikation, dåligt strukturerade arbetsflöden eller bristfälliga inköpsprocesser.

Oftast ser vi att kostnadssvansar utvecklas under budgetplaneringen. När det gäller utgifter för mjukvara tenderar många företag att fokusera kostnadsoptimeringsinsatser för stora leverantörer som Microsoft, Oracle, IBM och SAP. Dessa leverantörer står vanligtvis för 80-90 procent av en organisations kostnader, men samtidigt endast 10 procent av de totala mjukvarutransaktionerna.

Efter det tidskrävande arbetet med att få kontroll på kostnader från de stora leverantörerna har företag ofta begränsade eller inga resurser kvar, för att hantera återstående mjukvarukostnader från mindre leverantörer. Även om dessa små leverantörer endast står för 10 till 20 procent av mjukvarukostnaderna genererar de upp till 90 procent av alla transaktioner.

Ofta är det inte möjligt utan en kvarvarande budget att hantera hela volymen av dessa transaktioner, vilket såklart adderar till kostnadssvansen. För att lösa detta behöver organisationer förlita sig på ett team eller en ansvarig person som har omfattande kunskap om varje tillverkare, deras mjukvaruprodukter och de olika licensvillkor som kommer med varje avtal. Det kan vara en överväldigande uppgift även för ett erfaret IT-team. Därför bör organisationer använda sig av både tekniker, verktyg och processer för att öka effektiviteten.

Låt oss ta en närmare titt på hur man hanterar kostnadssvansar i den digitala leveranskedjan

Det finns många anledningar till att det uppstår kostnadssvansar. Det är viktigt att förstå de främsta källorna, annars blir det svårt för dem att undersöka och optimera delar av verksamheten. Här är några vanliga källor till kostnadssvansar i den digitala leveranskedjan för mjukvara:

• Vardagliga inköp – chefer måste titta närmare på enkla, överflödiga inköp när de letar efter källor till kostnadssvansar. Tänk dig att en avdelning hoppar över inköpsprocessen när de får en kostnadsfri provperiod på en mjukvara. De glömmer dock att avbryta under utvärderingsperioden och avtalet för mjukvaran förnyas. Det här kan vara en liten och till synes obetydlig kostnad – inte mer än 1 000 kronor. Men om alla avdelningar i en organisation gör så, blir kostnaden snabbt betydligt högre.
• Chefers ambivalens – ibland blundar ledningen för små engångsköp av mjukvara och ber endast om dokumentation för dyrare inköp, till exempel en hel mjukvarusvit. Om medarbetarna är medvetna om detta kommer de att börja frångå den formella inköpsprocessen för mindre inköp.
• Dåligt optimerade formulär – om medarbetarna behöver lägga 15 minuter på att fylla i ett formulär och vänta flera dagar på att köpa till exempel nödvändigt molnlagringsutrymme gör de vad som helst för att försöka ta sig runt det. Cheferna måste utvärdera sina befintliga inköpsformulär och optimera dem efter behov.
• Komplexa avtal – om ditt företag har många mjukvarutillverkare i leveranskedjan finns det en stor risk att dina avtal har motstridiga eller överflödiga krav. Den obalansen gör det svårt för både medarbetare och chefer att avgöra vilket sätt som är rätt för att köpa in produkter.
• Bristande medvetenhet – många chefer är lyckligt ovetande om kostnadssvansar i organisationen – tills de inte längre kan ignorera dem. När cheferna inser problemets omfattning kommer de sannolikt att skjuta från höften och på ett dåligt sätt genomföra initiativ för att dra ner på kostnaderna.

Det finns några användbara metoder som hjälper chefer att ta ett fast grepp om kostnadssvansen för mjukvara. Förr i tiden var det svårt att hantera dessa kostnader, men genom digitala leveranskedjor och specialiserade verktyg och mjukvaror, är det enklare att ta med dem i beräkningen i dag. Låt oss titta på några sätt att minimera kostnadssvansar:

1. Gör en kostnadsanalys

Utan konkret data över källor till de direkta och indirekta kostnaderna är det svårt att identifiera hur utbredd kostnadssvansen för mjukvara är. Det här steget är absolut nödvändigt. Även om en kostnadsanalys har en hög initial kostnad är det viktigt att cheferna inte missar något.

2. Informera teamen om kostnadssvansen

Se till att alla avdelningar förstår varför kostnadssvansen för mjukvara är ett problem och håll dem uppdaterade om nästa steg i hur organisationen planerar att hantera det. I annat fall kanske de inte är helt engagerade i den nya inköpsprocessen. Börja kommunicera med ledningen och arbeta dig nedåt i organisationen. Prata inte bara om förväntningar, var noga med att lösa problem och förklara hur alla gynnas.

3. Använd mjukvara

Det är mycket enklare att ta hand om kostnadssvansar när en organisation använder en centraliserad, integrerad lösning för inköp. Dessa lösningar ska ge fullständig insyn i organisationens mjukvarulivscykel och vid behov kunna integreras med företagets befintliga system för resursplanering (ERP). Organisationer kan även ha nytta av att använda lösningar för digitala inköp och Software Asset Management för att eliminera redundans, hinder och fel.

Det hjälper till att förbereda organisationens tillgångar och licenser före en revision och centralisera avtal och kataloger samtidigt som inköpströsklar upprättas. I slutändan ska du se till att din mjukvara inte bara är enkel för IT-teamet att börja använda. Se även till att den gör processen för mjukvaruinköp så enkel som möjligt för alla inblandade medarbetare.

4. Tilldela roller

Ett bra sätt att minska kostnadssvansarna är att bara ge ett fåtal personer i varje team rätt att köpa in mjukvara. Om färre medarbetare kan göra inköp finns det färre möjligheter att kostnadssvanen uppstår. Men var inte för snål med dessa behörigheter eftersom det leder till långa inköpsprocesser som kan orsaka driftstörningar.

När personer inom en organisation inte följer den korrekta processen för mjukvaruinköp skapar de en avsevärd mängd onödiga kostnader som adderar till kostnadssvansen. Både medarbetare och organisationsledare behöver ta itu med problemet. Genom att lösa problemet kan organisationer minska sina kostnader avsevärt över tid.