Det finns några användbara metoder som hjälper chefer att ta ett fast grepp om kostnadssvansen för mjukvara. Förr i tiden var det svårt att hantera dessa kostnader, men genom digitala leveranskedjor och specialiserade verktyg och mjukvaror, är det enklare att ta med dem i beräkningen i dag. Låt oss titta på några sätt att minimera kostnadssvansar:
1. Gör en kostnadsanalys
Utan konkret data över källor till de direkta och indirekta kostnaderna är det svårt att identifiera hur utbredd kostnadssvansen för mjukvara är. Det här steget är absolut nödvändigt. Även om en kostnadsanalys har en hög initial kostnad är det viktigt att cheferna inte missar något.
2. Informera teamen om kostnadssvansen
Se till att alla avdelningar förstår varför kostnadssvansen för mjukvara är ett problem och håll dem uppdaterade om nästa steg i hur organisationen planerar att hantera det. I annat fall kanske de inte är helt engagerade i den nya inköpsprocessen. Börja kommunicera med ledningen och arbeta dig nedåt i organisationen. Prata inte bara om förväntningar, var noga med att lösa problem och förklara hur alla gynnas.
3. Använd mjukvara
Det är mycket enklare att ta hand om kostnadssvansar när en organisation använder en centraliserad, integrerad lösning för inköp. Dessa lösningar ska ge fullständig insyn i organisationens mjukvarulivscykel och vid behov kunna integreras med företagets befintliga system för resursplanering (ERP). Organisationer kan även ha nytta av att använda lösningar för digitala inköp och Software Asset Management för att eliminera redundans, hinder och fel.
Det hjälper till att förbereda organisationens tillgångar och licenser före en revision och centralisera avtal och kataloger samtidigt som inköpströsklar upprättas. I slutändan ska du se till att din mjukvara inte bara är enkel för IT-teamet att börja använda. Se även till att den gör processen för mjukvaruinköp så enkel som möjligt för alla inblandade medarbetare.
4. Tilldela roller
Ett bra sätt att minska kostnadssvansarna är att bara ge ett fåtal personer i varje team rätt att köpa in mjukvara. Om färre medarbetare kan göra inköp finns det färre möjligheter att kostnadssvanen uppstår. Men var inte för snål med dessa behörigheter eftersom det leder till långa inköpsprocesser som kan orsaka driftstörningar.