Maintain Your Adoption Change Management Strategy with These 7 Steps

Adoção e Gestão de Mudanças

Mantendo Sua Estratégia com Estes 7 Passos

Mantenha sua Estratégia de Gestão de Adoção de Mudanças com estes 7 Passos

  • 18 junho 2021
  • 6.5 minutos de leitura

Depois de ter projetado e implementado com sucesso uma estratégia de Gestão de Adoção de Mudanças  (ACM), você pode pensar que sua missão está cumprida.  Embora seja gratificante acreditar que você fez tudo o que podia, este sentimento acaba por vir às custas da produtividade.

A realidade é que a maioria das iniciativas de Gestão de Adoção de Mudanças requer manutenção regular baseada em tecnologia e nas pessoas dentro de sua organização. Afinal, os psicólogos provaram que as pessoas são inexplicavelmente avessas à mudança - mesmo que essa mudança represente claros benefícios.

É por isso que é fundamental que as empresas considerem o fator "pessoas" quando se trata de criar e implementar sua estratégia de gestão de adoção de mudança. Infelizmente, no turbilhão da implementação de uma estratégia de gestão de mudança, as opiniões dos funcionários tendem a ficar pelo meio do caminho — de fato, um estudo da Prosci descobriu que 33 por cento das organizações não tinham nenhum plano para reforçar sua iniciativa de mudança entre os funcionários.

É fundamental voltar e avaliar como os funcionários estão utilizando a nova tecnologia e identificar certos funcionários que estão tendo dificuldades para adotar uma determinada solução. Seguindo os passos abaixo, você poderá descobrir uma estrutura para ajudá-lo a manter integralmente uma estratégia de gestão de mudanças existente.

1. Coleta de Dados

Ao determinar o que é necessário para manter ou melhorar uma estratégia de Gestão de Adoção de Mudanças, comece com os dados. Se sua estratégia inicial de gestão de mudanças incluiu metas e benchmarks, esta etapa será simples. Basta coletar dados relativos ao uso e produtividade dos funcionários que foram afetados pela estratégia de gestão de mudanças, e comparar esses dados com as suas metas. Se você estiver um pouco aquém, reveja sua estratégia de ACM com os funcionários ou níveis de departamento que estão ficando mais para trás. Lembre-se: é importante colocar o foco tanto no nível individual como no nível do grupo ou do departamento como um todo. Embora a implementação possa parecer um processo muito singular, na verdade ela tem a ver com a equipe como um todo.

Além disso, se você não tiver feito inicialmente um benchmark, comece a fazê-lo agora. Colete dados de uso e de produtividade, e prepare-se para trabalhar com as lideranças para quantificar suas metas de adoção. Há muita resistência para a coleta e análise de dados de uso em usuários individuais, então você vai querer iniciar sua jornada com cada nível de departamento para manter as coisas avançando. Isto o colocará em uma posição de identificar áreas que necessitam ser melhoradas, e estes dados poderão sempre ser revisados posteriormente para mensurar o sucesso de seus esforços de manutenção.

2. Identificar Áreas a Serem Melhoradas

Quando se trata de mudanças, é preciso saber o que melhorar para criar uma base sólida para uma implementação bem-sucedida. Utilize os dados coletados para delinear exatamente o que precisa ser melhorado, e o quanto é necessário melhorar. Veja isto a partir da perspectiva de departamentos inteiros, bem como de funcionários individuais.

Assim que você tenha delineado os grupos que estão ficando para trás, certifique-se de ter um programa de adoção especializado para cada grupo. Por exemplo, se você estiver adotando o Microsoft 365,  a equipe financeira poderá ser mais receptiva se os benefícios se enquadrarem no contexto da conformidade. Por outro lado, os promotores de vendas podem necessitar da conveniência do SharePoint e do OneDrive reiterados a eles.

Relatório de Adoção do Microsoft 365

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3. Entenda porque há resistência

Quando você originalmente decretou sua estratégia de ACM, alguns indivíduos foram convidados a se aperfeiçoar, certas partes de suas funções foram modificadas, e eles foram convidados a desenvolver novas habilidades. É seguro dizer que nem todos estarão completamente integrados em uma mudança tão significativa, e uma forte resistência de pelo menos um indivíduo pode ameaçar o sucesso de uma nova iniciativa. 

Se você não reconhecer e resolver as complicações associadas a esta mudança fundamental, você poderá experimentar uma perda de moral e de produtividade. Durante todo o tempo, seu plano de manutenção não fará nenhum progresso. É fundamental não somente encontrar funcionários que resistam à nova tecnologia, mas entender o porquê de eles estarem resistindo à mudança.

Talvez você não tenha comunicado efetivamente os benefícios da mudança a todos os envolvidos ou não tenha feito o suficiente para explicar os benefícios àqueles que estão expressando mais resistência. Pode ser simplesmente que eles não entendam a importância da nova tecnologia, e identificar mal-entendidos e esclarecê-los poderia contribuir muito para seu desejo de se adaptar.

4. Explique suas Conclusões para a Liderança

Ao criar ou manter uma estratégia de ACM, é essencial olhar para o topo em busca de orientação e patrocínio durante todo o ciclo de gestão de mudanças. Seja da alta administração ou das partes interessadas, todos têm expectativas e funções diferentes, e é fundamental que você apresente um caso sólido para alcançar um alto nível de "adesão" diretamente do topo. Isso pode ajudar muito a motivar o resto da organização. 

Entretanto, o gerenciamento de nível superior não é o único grupo que deve aprovar uma estratégia de manutenção de ACM. Para melhores resultados, contate diretamente os gerentes cujas equipes estejam tendo desafios para adotar a nova tecnologia. Uma vez que eles têm conexões pessoais com seus subordinados, conseguir sua adesão desempenha um papel significativo para garantir a adoção.

É importante passar à liderança e aos gerentes atualizações regulares sobre sua iniciativa de manutenção para que eles fiquem cientes de seu progresso em relação aos objetivos estratégicos. Se você puder quantificar e demonstrar sucesso com seus programas de manutenção de ACM, a liderança poderá se tornar seus maiores proponentes.

5. Comunique-se Continuamente com os Funcionários

Assim que tiver a liderança a bordo, é hora de se dirigir à equipe. As estratégias de gestão de mudanças estão focadas nas pessoas envolvidas, o que faz com que seja fundamental resolver quaisquer questões que possam surgir entre as pessoas mais impactadas pela mudança. Em primeiro lugar, a equipe deve demonstrar uma compreensão contínua do problema e por que a mudança é necessária, o que contribuirá em muito para que eles apoiem a situação que se aproxima.

A comunicação com os funcionários é fundamental para criar este entendimento. Nunca suponha que os envolvidos tenham sido plenamente conscientizados sobre quem, o quê, onde, quando - e, sem dúvida, o fator mais importante do "porquê". Os impactados precisam ver a nova direção e as razões por trás dela tão claramente quanto os que lideram a estratégia de ACM, o que envolve uma comunicação aberta e clara durante todo o processo de gestão da mudança.

Cada pessoa deve entender não somente porque a mudança está ocorrendo, mas como ela poderá beneficiá-los. Como as suas atividades diárias serão afetadas? Por que eles devem apoiar esta mudança? Ao comunicar antes de implementar, você fica melhor preparado para criar uma abordagem personalizada para preparar diferentes grupos de toda a empresa. Isto ajuda a angariar o apoio para a mudança e durante todo o processo.

6. Busque o Feedback dos Funcionários e Forneça Suporte

A comunicação tem que ser uma via de mão dupla para que uma mudança seja bem sucedida. Os impactados devem saber que podem fazer perguntas, expressar frustrações e até mesmo comunicar o que está funcionando bem durante todo o processo. Isto pode ser feito de qualquer forma, desde reuniões regulares até pesquisas por e-mail orientadas para soluções, tudo com o objetivo não apenas de obter uma visão valiosa sobre como o processo está caminhando e onde um apoio adicional poderá ser necessário, mas também demonstrando aos envolvidos que suas opiniões e preocupações estão sendo valorizadas e levadas em consideração.

7. Analise os Resultados

Depois de ter passado algumas semanas encorajando a mudança cultural, é fundamental que você analise como as coisas ocorreram, levando em conta o que funcionou, o que não funcionou e como você poderá revisar o processo para empreendimentos similares no futuro. Agora também é um bom momento para solicitar mais uma vez o feedback dos envolvidos para que o processo possa ser aperfeiçoado e quaisquer problemas que tenham ocorrido possam ser resolvidos proativamente na próxima vez. 

Quando os funcionários sabem que você está ouvindo e trabalhando ativamente para resolver suas inquietações, é menos provável que pensem no processo de gestão de mudanças como um obstáculo. Obter e manter esta atitude positiva é essencial para uma estratégia de ACM bem sucedida. Ter os funcionários alinhados com as suas motivações irá acelerar a adoção, mas tê-los contrários a você poderá criar obstáculos aparentemente intransponíveis.

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Mantendo Competitiva sua Estratégia de Gestão de Adoção de Mudanças

Uma boa estratégia de ACM nunca deve perder a força, ela deve estar incorporada na estrutura da sua organização. Não se trata apenas de uma mudança tecnológica, mas sim de repensar a sua cultura organizacional e como sua empresa é capaz de lidar com uma mudança radical. A mudança cultural nunca é fácil e nunca é feita em alguns passos rápidos - a persistência é fundamental. 

Quando mal feita, ela cria estresse e confusão, com funcionários se perguntando por que as mudanças estão ocorrendo e por que suas opiniões não foram levadas em consideração. Mas quando realizada corretamente, sua organização não somente poderá sobreviver — ela poderá prosperar— e criar um plano para mudanças no futuro.

  • Adoption and Change Management

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