Por que o Teams Breakout Rooms são uma virada de jogo para a colaboração

Apenas um ano atrás, o mundo conheceu o COVID-19 e organizações ao redor do mundo foram forçadas a encontrar a melhor maneira de colaborar remotamente. Agora, à medida que as restrições começam a diminuir e a perspectiva de pandemia parece melhorar, as empresas precisam decidir se ficarão remotas ou se voltarão ao escritório.

A verdade, no entanto, provavelmente estará em algum lugar no meio. Projeta-se que modelos de trabalho híbridos aumentem em popularidade. De acordo com a Pesquisa Global de Trabalho Remoto da PwC, 45 por cento das empresas não exigirão que os funcionários trabalhem no escritório e 21 por cento esperam uma abordagem híbrida entre trabalho remoto e dias de trabalho no escritório. Isso significa que as organizações precisarão descobrir como ajustar suas estratégias remotas para acomodar esta nova abordagem híbrida.

Fique tranquilo, a tecnologia está evoluindo junto com as necessidades de seus negocios também. Na verdade, várias novas atualizações para Microsoft Teams Breakout Rooms foram lançadas em um esforço para tornar o local de trabalho mais produtivo do que nunca. Vejamos por que o Breakout Rooms são essenciais para a colaboração e como sua organização pode aproveitá-las.

O Breakout Rooms do Microsoft Teams oferecem aos usuários a capacidade de dividir reuniões maiores, colocando os participantes em grupos menores de pausa. Esses breakout rooms podem ser usados para treinamento, brainstorming, discussões e muito mais. Embora as reuniões online tradicionais possam se tornar improdutivas, os Breakout Rooms da Microsoft transformam suas reuniões em usos mais interativos, envolventes e eficientes do seu tempo. Com configurações de grupos menores, os participantes serão mais propensos a se envolver em discussões em grupo e participar de outras atividades virtuais, como eventos na prefeitura ou aulas de desenvolvimento profissional. Agora, os usuários podem até usar o whiteboard virtual para extrair suas ideias durante as sessões de breakout.

O Breakout Rooms do Microsoft Teams também permitem que você organize facilmente até 50 salas e gerencie os participantes sem comprometer a experiência da reunião. Você pode mover os participantes para outras salas a qualquer momento, enviar mensagens para salas individuais para incentivar a participação, fechar o breakout rooms e trazer os participantes de volta para a reunião principal sempre que necessário.

Muitas vezes, quando as equipes se dividem em grupos menores, eles tendem a discutir tópicos que podem ter perdido em um ambiente maior. O organizador pode até mesmo pular entre as salas de descanso e garantir que os participantes sigam a agenda definida. Você também pode abordar tópicos que foram perdidos e permitir que cada participante tenha a chance de contribuir para os tópicos com mais detalhes. No geral, o Breakout Rooms da Microsoft oferecem muitas funcionalidades que irão aprimorar o treinamento online e a colaboração para que você não precise se preocupar com as limitações do trabalho remoto.

Não é segredo que as organizações inicialmente acharam difícil se ajustar ao trabalho remoto. No entanto, muitos alcançaram seu ritmo e encontraram novas maneiras de permanecer produtivos e colaborativos. Felizmente, os Breakout Rooms do Microsoft Teams podem melhorar e enriquecer ainda mais sua experiência de reunião e treinamento. Com esses novos recursos, as reuniões podem ser mais envolventes, divertidas e educacionais do que nunca. Vamos ver como as empresas podem aproveitar o breakout rooms em seus próprios locais de trabalho:

Oficinas Educacionais e Treinamentos de Equipe

Uma opção para o uso do Teams Breakout Rooms são workshops educacionais e treinamentos de equipe, já que os breakout rooms podem aumentar muito a colaboração e a produtividade por meio de seus muitos recursos. Cada Breakout Room atua como uma reunião de equipes, completa com gravação, compartilhamento de conteúdo e funções de bate-papo. Esses recursos fornecem uma experiência educacional de aprendizagem prática para os funcionários.

Por exemplo, um organizador pode dar uma palestra para os membros da equipe e, em seguida, dividi-los em breakout rooms para trabalharem juntos em uma tarefa. Enquanto os participantes estão trabalhando na tarefa, o organizador pode fazer um anúncio em cada um breakout rooms para que saibam quanto tempo resta. Em seguida, o organizador pode fechar todos os breakout rooms e fazer com que todos voltem para a reunião principal.

Conferências

As conferências se tornaram virtuais em todo o mundo e as organizações podem precisar de Teams Breakout Rooms para ajudar a criar ambientes mais íntimos dentro de eventos maiores. Uma conferência virtual funciona muito como uma conferência em pessoa. Os palestrantes podem apresentar na sala de reunião principal e os organizadores podem criar breakout rooms para os participantes fazerem perguntas de acompanhamento e continuar a conversa com os apresentadores. Um organizador também pode designar um facilitador para manter a conversa sob controle e garantir que os objetivos sejam alcançados. Depois de algum tempo, o organizador pode transmitir um anúncio no breakout rooms sobre o tempo restante. Além disso, os organizadores podem abrir todas ou salas específicas para os participantes entrarem e interagirem livremente com os palestrantes.

Nesse cenário, as salas de sessão de grupo oferecem uma oportunidade para os participantes se envolverem, colaborarem e se conectarem de maneira eficaz em grupos menores.

Eventos de formação de equipes virtuais

Outra opção para o uso de Teams Breakout Rooms é criar eventos virtuais de formação de equipes que ajudem a promover relacionamentos de trabalho fortes entre os funcionários. Os organizadores podem criar salas diferentes para atividades de formação de equipe e atribuir manualmente os participantes. Eles também podem embaralhar os participantes automaticamente e adicioná-los à salas. Assim que os participantes concluírem as atividades, eles podem voltar para a reunião principal. Os participantes podem então compartilhar seus whiteboards e arquivos do breakout rooms e discutir suas experiências.

Vamos dar uma olhada em um exemplo específico de uma atividade divertida de construção de equipes:

Bate-papos virtuais de café são eventos sociais destinados a construir conexões entre os funcionários. Um café bate-papo bem-sucedido fortalecerá as relações de trabalho porque os participantes se conhecerão e construirão memórias juntos. Os organizadores podem criar salas diferentes com base em temas e atribuir manualmente 2 a 3 participantes para cada sala. Aqui estão alguns temas para incorporar e perguntas a fazer para cada tema:

• Tema: Outlook Profissional
• Qual é a sua maneira favorita de trabalhar? Você prefere silêncio total ou um escritório de conceito aberto ajuda na sua produtividade?
• Quais são as quatro características que o seu ambiente de trabalho ou cultura deve ter para fazer você se sentir engajado como funcionário?
• Tema: Experiências profissionais anteriores
• Se você tivesse que viver novamente sua vida profissional, em que ponto você teria escolhido um caminho diferente que o teria levado a mais sucesso e felicidade?
• Quais são as três coisas que você mudaria em seu ambiente de trabalho que o tornariam um funcionário mais bem-sucedido?
• Tema: Pessoal
• Se você pudesse escolher qualquer pessoa, viva ou morta, quem você mais gostaria de imitar?
• Olhando para a sua vida inteira, não apenas a sua vida profissional, quais são as três atividades nas quais você gostaria de passar mais tempo?

Eventos de Rede

Você pode usar Teams Breakout Rooms para hospedar eventos de rede virtual, permitindo que as pessoas continuem a construir sua rede pessoal e profissional por meio de bate-papos ao vivo. Os organizadores podem criar breakout rooms temáticas com base em diferentes partes da indústria e trazer figuras da indústria ou líderes de pensamento. Além disso, eles podem informar aos participantes quanto tempo ainda lhes resta, fazendo anúncios para todas as salas simultaneamente. Todos os participantes recebem o anúncio em suas caixas de bate-papo. Em seguida, os organizadores podem mudar rapidamente os participantes para uma nova sala para interagir com outros líderes do setor. Com breakout rooms, os participantes podem se conectar melhor e aumentar a probabilidade de suas conversas continuarem após o término do evento virtual.

Eventos de Diversidade e Inclusão

Organizações em todos os lugares estão aumentando seu treinamento de diversidade e inclusão. Como tal, uma opção para o uso de Teams Breakout Rooms são eventos de diversidade e inclusão.

Por exemplo, um organizador pode dividir os participantes em diversos grupos de 3-4 pessoas cada e instruí-los a trabalhar juntos para selecionar uma imagem que represente diversidade e inclusão. No entanto, há uma regra: a imagem não pode conter nenhuma pessoa, então os participantes devem ser criativos o máximo possível.

O organizador pode transmitir anúncios para todos os bate-papos de que eles têm 8 minutos para trabalhar juntos para encontrar esta imagem. Pode ser da Internet, no escritório ou no telefone. Pode até ser uma imagem que eles podem desenhar juntos. O organizador pode compartilhar as instruções para todas as salas simultaneamente. Todos os participantes receberão as instruções em suas caixas de bate-papo.

Usando os recursos do Microsoft Teams Breakout Rooms, os participantes podem rapidamente compartilhar fotos uns com os outros ou usar o recurso Whiteboard para desenhar uma imagem juntos. Após os 8 minutos, o organizador pode fechar todos breakout rooms e trazer os participantes de volta para a sala principal. Como todos os arquivos são salvos das salas, um porta-voz de cada sessão de grupo pode compartilhar a imagem com toda a equipe e todos podem adivinhar por que selecionaram esta foto. Então, o porta-voz pode dizer a todos por que escolheram aquela imagem.

As reuniões de grandes grupos podem tornar difícil para os participantes se envolverem totalmente e se conectarem uns com os outros. O Breakout Rooms da Microsoft permitem que você divida facilmente as reuniões em grupos menores para que todos tenham a chance de participar e compartilhar suas ideias. No entanto, adaptar-se a uma forma totalmente nova de colaboração pode ser um processo difícil para funcionários e liderança, mesmo que os benefícios superem em muito os desafios.

Com mais de 30 anos de experiência trabalhando com a Microsoft, a SoftwareONE pode trazer a você as soluções mais recentes para melhorar a colaboração e a comunicação em seu ambiente de trabalho. À medida que sua organização desenvolve sua estratégia de produtividade do usuário, a SoftwareONE está aqui para ajudá-lo a aproveitar ferramentas e soluções de produtividade de ponta.