Principles for Working with M365

Adoção e Gerenciamento da Mudança

Princípios para trabalhar Com Microsoft 365

Princípios para trabalhar com o Microsoft 365

  • 29 abril 2021
  • 7 min minutos de leitura

O Microsoft 365 é um pacote de colaboração que hospeda muitos aplicativos de produtividade, comunicação e colaboração, como Planner, OneNote e Forms, para citar alguns, além dos aplicativos tradicionais do Office como Excel, PowerPoint e Word.

Os usuários frequentemente me perguntam sobre as práticas recomendadas ao usar o Microsoft 365, mas como todos têm suas próprias maneiras e hábitos de trabalho, pode ser uma tarefa difícil determinar quais são as "práticas recomendadas". Na verdade, existem outros que podem fornecer uma orientação ainda melhor sobre como trabalhar.

Por exemplo, o livro de Graham Allcott, ‘The Productivity Ninja’, contém "todas as dicas e técnicas de que você precisa para ficar calmo, realizar suas tarefas, aproveitar ao máximo o seu tempo e parar de procrastinar. É divertido, fácil de ler e prático. "Suas recomendações são 100% relevantes para trabalhar com a plataforma M365. O título não está declarando "As 10 principais regras de como trabalhar com equipes" ou "Tudo o que você precisa saber sobre o Microsoft 365", o que seria muito restritivo ou uma tarefa muito grande para gerenciar.

Para profissionais de TI que desejam saber mais sobre o Microsoft 365 especificamente, também recomendo o Office 365 para profissionais de TI, que é um site criado por Tony Redmond e sua equipe. Esses MVPs fornecem todos os insights de que você precisa.

Além disso, esses princípios são mais sobre como abordar o trabalho com o Microsoft 365. Satya Nadella, CEO da Microsoft, fez uma apresentação há alguns anos que ainda ressoa em mim. Suas principais declarações são:

  • A informação é poderosa. Torne-o transparente e compartilhe-o abertamente.
  • Esteja conectado e trabalhe em prol de metas compartilhadas.
  • Valorize as contribuições para e com os outros - juntos somos melhores.
  • Otimize para toda a organização, em todas as equipes.

Esses princípios são encontrados no Microsoft 365 hoje. Suponha que você seja um departamento de uma empresa e ainda trabalhe em silos. M365 tem os aplicativos e métodos para apoiar a conexão de seu trabalho entre equipes. O M365 pode tornar seu trabalho transparente e compartilhado abertamente. Tem os meios para valorizar a contribuição de outros e co-autoria e trabalhar em conjunto. A plataforma M365, criada para executar sua estratégia de forma eficaz, é para todos os cantos da sua organização.

Primeiro Princípio. Trabalhe com o Círculo de Comunicação.

Como um indivíduo dentro de uma organização, você aprende 70% no trabalho, 20% nas interações com outras pessoas e 10% na educação formal. Portanto, além de desenvolver documentos com os aplicativos tradicionais, você precisa direcionar suas habilidades e experiências. Isso é o que nós da SoftwareONE chamamos de we-circle. Você armazena os documentos que cria no OneDrive. Você cresce aprendendo com os outros e por meio das informações que recebe de outras pessoas em sua comunidade. Yammer e LinkedIn também são maneiras de coletar feedback e se conectar com seus colegas.

Modern Collaboration Architecture (MOCA)
Microsoft - Arquitetura de Colaboração Moderna (MOCA)

Sua opinião é valiosa e aplicável para sua equipe (we-circle, por assim dizer). Em vez de seu próprio aplicativo ToDo pessoal, agora você começa a usar o aplicativo planejador de suas equipes para ficar conectado e trabalhar em metas compartilhadas.

Sua equipe impulsiona a comunicação ativa e aberta com a organização e os aplicativos e documentos são comunicados de forma otimizada para toda a organização. O sistema de aprendizagem e desenvolvimento como um indivíduo está interconectado, assim como o M365, e você está interconectado com sua organização.

Segundo Princípio: Compartilhe abertamente e com frequência.

Com o uso de "@-menções" por meio dos aplicativos no Microsoft 365, você tem uma ferramenta poderosa para compartilhar e se comunicar direta e frequentemente. Ao usar "@ -Mention," você inclui pessoas que podem ler seus comentários quando quiserem. Mesmo que tenham folga pessoal ou tenham jornada de trabalho reduzida, eles estão sempre incluídos. "@ -Menções" funciona até mesmo dentro de documentos do Word.

Compartilhar não está apresentando. Se você compartilhar sua tela, o público verá o que você está fazendo. Se você deseja estimular a colaboração e a coautoria, não apresente seus documentos, mas, em vez disso, compartilhe o link e peça às pessoas que o acessem. A coautoria impulsiona a responsabilidade e cria uma excelente experiência de trabalho conjunto.

Compartilhe o link e co-autoria. Isso trará mais transparência.

Terceiro Princípio: Juntos é melhor.

Se olharmos para os últimos 21 anos na indústria de software, fica claro que demos um salto nas capacidades de plataformas e aplicativos; claro, falamos sobre computação em nuvem no ano de 2000, mas naquela época, para ser honesto, estávamos muito ocupados com o bug do milênio. A inovação em nuvem foi criada à margem da indústria de software e agora está sobre nós. A inovação é o que impulsiona o crescimento e cria novas capacidades dinâmicas. Combinar a inovação da computação em nuvem com uma visão renovada do valor dos dados e da ciência de dados oferece às pessoas amplas oportunidades de desenvolver novos modelos de negócios e criar vantagens competitivas exclusivas.

Para que sua organização floresça, você precisa de ferramentas de conhecimento que conduzam a combinação de conectar os pontos e ligar os departamentos e as pessoas. Sua organização deve trabalhar em conjunto como uma máquina bem lubrificada e deve ser resiliente a ataques ao sistema. A plataforma Microsoft 365 oferece suporte a este método de trabalho. Os aplicativos podem ser usados juntos, criando fluxos de trabalho que automatizam todos os processos padrão.

Além disso, o ecossistema 365 oferece suporte a interconexões com grupos de pessoas fora de sua organização. Ele impulsiona a inovação nas margens de sua organização, protegendo seus dados e impulsionando a colaboração. Procure maneiras de combinar seus aplicativos ou conectá-los o máximo possível para obter o melhor da plataforma e impulsionar sua inovação. Juntos são melhores para as pessoas e para os aplicativos. Combine aplicativos para impulsionar a comunicação entre as pessoas.

Quarto Princípio: Contribuições de valor.

Trabalhar da maneira que você sempre fez trará os resultados que você sempre teve. Conforme declarado antes, o valor que você ganha diminui com o tempo e você precisa inovar e obter a opinião de outras pessoas para se manter no topo do seu jogo. Veja como os outros estão se saindo no mercado. As plataformas que você seleciona são críticas para sua capacidade de ouvir e aprender com sua organização e com o mundo exterior. Quais são os desafios nas diferentes unidades de negócios? Em quais áreas você precisa de uma abordagem diferente para impulsionar seus negócios? Que tipo de ferramentas de comunicação modernas seus funcionários desejam ter?

Esta forma de pensar às vezes pode ser recebida com indiferença. A maioria dos funcionários de sua organização não pensa nessas coisas; eles preferem regras simples sobre como usar sua infraestrutura de TI. Se eles não sabem, eles não querem saber. Bem, é hora de intensificar seu jogo e perguntar às pessoas certas. A regra 70-20-10 se aplica aqui também. 70% das pessoas não estão prontas para iniciar esta conversa, 20% estão interessadas, mas não têm tempo para discutir e 10% estão abertas para falar sobre isso e darão a você percepções valiosas sobre a construção do melhor modelo de governança da sua organização. Procurar as pessoas certas dentro e fora é um ótimo hábito do dia a dia para impulsionar mudanças significativas.

Governança do Microsoft 365

Ei, eu não tenho tempo para princípios. Eu preciso de respostas: Quem pode criar equipes MS e com quais convenções de nomenclatura concordamos? Permitimos o acesso de convidados? Quais aplicativos aprovamos? Que convenções de segurança de dados aplicamos?

Com os quatro princípios discutidos anteriormente em mente, vamos dar uma olhada renovada na Governança do Microsoft 365. É um livro de regras? Eu realmente espero que você esteja tão convencido quanto eu de que não deve ser um livro de regras ou uma lista dos dez principais passos a serem seguidos para criar uma máquina bem lubrificada. Deve fazer isso e promover o crescimento organizacional.

De uma perspectiva de TI, você deseja estrutura e utilização máxima dos recursos disponíveis. No entanto, a ideia de restringir as pessoas em sua organização ao criar suas equipes conflita com toda a literatura de inovação empresarial do mundo. As pessoas precisam de autonomia e liberdade para se expressar e testar seus pensamentos e ideias. Quanto mais rápido eles podem testar, mais rápido eles podem abrir mão de ideias que não são suportadas ou ainda estão prontas. Quem pode criar equipes? Essa pergunta deve ser substituída por "Quem pode impulsionar a inovação?"

No que diz respeito às convenções de nomenclatura, no meu ambiente pessoal, tenho pelo menos 4 Maria e talvez 6 João; enquanto navego em nosso diretório ativo, vejo muitos nomes duplicados e, embora não os conheça, há ainda mais Herbert's na SoftwareONE do que eu pensava. Os computadores ainda não conseguem lidar com duplicatas - com ênfase ainda. No entanto, conforme você coloca uma "@ -Menção" em um documento, o Microsoft 365 já sugere a pessoa mais frequente e provável que você está tentando mencionar. Como os sistemas de computação precisam de identificadores exclusivos, as convenções de nomenclatura precisam promover exclusividade e autonomia - estrutura e liberdade ao mesmo tempo. A criação de sistemas automatizados que fazem nomenclatura automática cria inflexibilidade e padronização.

Por fim, ao determinar a quem dar acesso, há algumas coisas a considerar: você está aberto a contribuições de outras pessoas? Como você sabe em quem pode confiar? Você confia em todos? Qual é o propósito dos convidados e quais permissões vocês todos devem ter? Depende do hospede. Um você pode dar mais espaço e outro você pode dar menos. É, no entanto, fundamental saber quem está na casa em caso de incêndio, por assim dizer. Por esse motivo, você precisa ter uma visão geral estruturada e exclusiva de quem é quem e quais permissões foram atribuídas.

Pensando rápido e pensando devagar

Claro, as circunstâncias e as pressões de tempo podem impedi-lo de tomar decisões rápidas. No entanto, é importante reservar um tempo para determinar as regras que você deseja aplicar. Use os princípios neste artigo como diretrizes valiosas para o crescimento. Envolva pessoas fora da organização de TI. Seja empático com todas as opiniões e projete as capacidades inovadoras para a organização como um todo. No caso da governança, pense devagar e tome decisões baseadas em princípios. Deixe de lado seu preconceito organizacional e pensamento rápido. Faça várias iterações e aprenda rápido.

A lista rápida de governança M365

  • Limitações de criação de equipe
    • durante a fase de teste
    • em produção
    • monitoramento de comportamento
    • tipos de equipes
    • etiquetas de segurança
  • Convenções de nomenclatura
    • nomes duplicados
    • nomes baseados em prefixo-sufixo
    • classificações
    • testar convenções de nomenclatura com os primeiros usuários
  • Acesso de convidado
    • Quem pode dar acesso?
    • privacidade e compartilhamento de convidados
    • equipamento de sala de reunião, hardware de sala de conferência
  • requisitos de licenciamento para as diferentes configurações
  • gerenciamento do ciclo de vida de grupos, equipes e dados

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  • Produtividade do Usuário, Transformacao Digital, Adoption and Change Management
  • Modern Work, People, Technology Transformation, Microsoft 365, ACM

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