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Videoconferência

O que esperar das reuniões em 2020

Videoconferência: O que esperar das reuniões em 2020

Dois anos atrás, vimos a ascensão da tecnologia de vídeo em salas de conferência. Mostramos como ela mudou drasticamente a maneira que as equipes querem se comunicar e mencionamos o forte mercado para tecnologia de vídeo nos negócios. Afinal de contas, a videoconferência fornece um grande atalho no tempo de viagem e todos os custos que o acompanham, enquanto protege sua organização de eventos imprevistos. Melhor de tudo, a videoconferência adiciona um grande valor aprimorando as capacidades de comunicação da sua organização.

Hoje, o mercado de videoconferência do mundo disparou para alturas sem precedentes. De acordo com a Fortune Business Insights, o mercado de videoconferência global alcançou US$3,02 bilhões de dólares em 2018. Agora, está projetado para duplicar até 2026 com uma projeção estimada de US$ 6,37 bilhões de dólares. Isso exibiria uma taxa de crescimento anual composta de 9,8% durante o período de previsão.

Com o nível de inovação que esta indústria experimentou, a colaboração entre equipes e reuniões on-line estão se tornando melhores e mais fáceis de gerenciar do que nunca. Enquanto o ecossistema digital continua a evoluir, vamos sumarizar as mais novas tendências que gerentes de TI e líderes de equipes precisam esperar para a videoconferência este ano.

 

Mais atenção a visuais e acústica em reuniões

O tempo que as pessoas gastam em reuniões ineficazes tem sido um grande problema por anos. Até agora, ninguém surgiu com uma solução à prova de falhas para sediar a reunião perfeita onde todos permanecem envolvidos, no tópico e cada item da agenda é adereçado. Infelizmente, isto se traduz em não apenas tempo desperdiçado, mas perda de dinheiro. De fato, de acordo com um relatório do Doodle de 2019, mais de US$ 399 bilhões são desperdiçados por ano nos EUA devido a reuniões mal organizadas.

Enquanto o mercado de videoconferência global se expande, as empresas e os funcionários demandarão visuais mais inteligentes e mais sofisticados. Telas grandes, de alta qualidade tais como as telas de micro LED emergiram como uma escolha importante no mercado de trabalho global. Os avanços tecnológicos como esses permitem que fornecedores de hardware e software façam parceria e proporcionem aos usuários versões de “sala” de suas aplicações móveis e desktop. Desta maneira, os usuários podem facilmente fazer videoconferências com a integração da aplicação e uma boa tela e tirar o estresse e tempo que leva para montar um sistema de videoconferência.

Uma outra tecnologia que terá uma função significante no futuro da videoconferência é a Inteligência Artificial (IA), que irá fazer parte da sala de reunião como um facilitador. Líderes de tecnologia estão criando programas de machine learning que podem transcrever áudio, contar os participantes e proporcionar ideias para o envolvimento, ajudando você a focar no que realmente importa da reunião.

A IA também irá tirar muito ruído das reuniões. Os algoritmos de machine learning poderão discernir qual orador deverá estar ativo, e assegurar que sua voz seja totalmente ouvida encontrando e minimizando as interrupções do plano de fundo nas chamadas. Isto quer dizer que as buzinas de carro ou conversações distantes não mais irão interromper suas reuniões – e isto é apenas a ponta do iceberg. No futuro, a IA será uma peça fundamental da experiência da sala de reunião.

Todavia, tenha em mente que você pode tirar o estresse da sua sala de reunião hoje ao estabelecer uma agenda clara. A agenda é sua primeira etapa para sediar melhores reuniões. Você já considerou, todavia, que quando se trata de reuniões e conferências habilitadas por vídeo, assegurar que você tenha uma boa acústica é uma outra maneira importante de impulsionar a efetividade da reunião? Isso é porque uma qualidade de som ruim devido a recepção fraca é um dos principais incômodos dos participantes. De fato, os entrevistados desse relatório de 2019 indicaram que uma reunião de vídeo com acústica ruim é quase tão irritante quanto uma reunião desorganizada.

Atribua a isto: pessoas têm expectativas mais altas para multimídia, vídeo e tecnologia de comunicação nos dias atuais graças a grandes saltos na qualidade visual e de som em seus sistemas caseiros.

Naturalmente, elas não têm a paciência de esperar pelo carregamento dos visuais ou ouvir um som abafado e ruídos estranhos como o barulho de escritórios, telefones tocando ou outros alertas de notificações. Sem a absorção de som, não há controle de som. Sem a gestão de som adequada, qualquer evento de videoconferência pode se transformar rapidamente em frustração, no mínimo.

 

A videoconferência será um local comum

Não há dúvida sobre isso: a videoconferência irá mudar fundamentalmente a maneira que as pessoas se reúnem ao redor do mundo para trabalhar. Com a ascensão do Microsoft Teams como uma solução abrangente para comunicação empresarial e colaboração, houve uma ascensão correspondente no uso da videoconferência. Enquanto os funcionários descobrem e exploram ferramentas de negócio como o Skype for Business ou Teams, a demanda por tecnologia de videoconferência a ser incorporada nas estratégias de UC gerais cresceu.

O que os usuários experimentam em casa continuará a impulsionar a linha de frente no mercado de trabalho. Os funcionários ficaram confortáveis com interfaces fáceis de aprender e usar, que são envolventes e se integram com software que já possuem. Essas são agora suas expectativas quando vão trabalhar, também. Afinal de contas, a Logitech relata que a videoconferência aumentou 800% durante os últimos quatro anos e a tecnologia tem de ser capaz de reunir o padrão crescente.

E falando de expectativas de funcionários, que tal a aceleração do trabalhado remoto, ou as equipes que estão sempre em movimento no campo? Mais uma vez de acordo com a Logitech, 70% dos funcionários ao redor do mundo trabalham remotamente no mínimo um dia por semana. As organizações de hoje precisam de uma alternativa para reuniões, ou este corpo crescente de trabalhadores será deixado fora das comunicações essenciais e esforços de colaboração.

 

As reuniões são mais suscetíveis a ser sediadas em “qualquer lugar”

As baias são coisa do passado. Escritórios abertos, mobília colaborativa, design biofílico, espaços de escritório flexíveis: essas são as características do local de trabalho moderno. E assim como a noção sobre o que constitui o escritório típico foi rompida, a ideia de todos sobre o espaço de reunião típico também. Nós agora temos as “huddle rooms”, onde pequenos grupos podem se reunir muito menos formalmente por períodos de tempo mais curtos, saindo do antigo modo de sala de conferência. Também temos reuniões sendo sediadas em espaços não-tradicionais – escritório pessoal de alguém, por exemplo, pode se tornar repentinamente uma sala de conferência se a tecnologia correta for habilitada.

Larga adoção de plataformas de software integradas como o Office 365, do qual o Microsoft Teams é uma parte maior do guarda-chuva, ajudou a facilitar esta mudança para o local de trabalho moderno

Comunicação livre de barreiras para todos, incluindo membros remotos de equipe, fornecedores e parceiros, é trazida pelas estratégias de Comunicações Unificadas (UC) que integram software e hardware para fácil colaboração e comunicação.

Na feira comercial ISE 2020, alguns fornecedores lançaram telas como a Série SurfaceHub da Microsoft. Esses painéis sensíveis ao toque lhe permite interagir com outros na chamada, gerenciar documentos e mais. A ideia é aprimorar a colaboração o quanto for possível, mesmo se você estiver falando com colegas que estão ao redor do mundo. O resultado geral da ascensão no UC foi a “liberação” da reunião. Muitos escritórios estão se voltando para videoconferência fácil de implantar, tudo em um, e distante de salas de conferência tradicionais que são repletas de legados de infraestrutura. Ninguém quer tropeçar em cabos, configurar equipamentos de AV e lidar com dificuldades técnicas.

Isso é mais uma vez onde a integração de hardware e software surge. O Microsoft Teams Rooms é uma tecnologia que pode ser adotada em muitas salas diferentes, desde espaços em grupo até salas da diretoria. Assim, é uma opção montar uma tela sensível ao toque do Teams Rooms em uma área comum, em espaços de colaboração informais, enquanto o C-Level usa um outro Teams Room para planejamento interno. Esta mobilidade maior na videoconferência ajudará a capacitar mercados de trabalho futuros.

As organizações agora realmente têm a oportunidade de fazer das reuniões uma experiência única que se adapte às necessidades de todos os envolvidos. Lembre-se, se em algum ponto você está começando a se sentir sobrecarregado ao desenvolver uma estratégia de videoconferência, você pode sempre fazer parceria com uma equipe de especialistas como a SoftwareONE que pode ajudar a guiá-lo na direção certa.

 

Torne seu espaço de trabalho pronto para o futuro

Como você pode ver, a maneira que nos encontramos e colaboramos no trabalho mudou drasticamente. Aquelas salas enormes e improdutivas, com suas mesas retangulares, iluminação ruim e carpetes beges de antigamente estão caindo no esquecimento. Em seu local, há soluções de tela e videoconferência sofisticadas – todas habilitadas pela tecnologia à altura dos padrões que os colaboradores de hoje esperam.

Os denominadores comuns são colaboração, melhor tecnologia, integração sem esforços e uma estratégia de comunicações unificadas geral que faz isso tudo acontecer. Agora, tudo o que resta a fazer é agir nessas tendências emergentes.

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