Adopt 365

Adote 365

Usando o M365 para uma mudança duradoura - Parte III

Adote 365: usando o M365 para uma mudança duradoura

Nos últimos Blog Posts dessa série, abordamos como implementar o Microsoft 365 (M365) e como integrar usuários. Agora, vamos focar em impulsioná-lo dentro da sua organização e como alcançar sucesso com sua estratégia de adoção.

O sucesso de sua implantação, por toda a organização depende do uso e satisfação. Sendo assim, após você ter planejado ambas as fases de Previsão e Integração, é hora da fase final: impulsionar. Esta fase se trata de como adotar o que você aprendeu nas duas fases iniciais e aplicar isso para o crescimento de uma estratégia que opera como uma máquina. Continue lendo para aprender mais sobre como manter o que você ganhou e construiu mediante seu sucesso para planejamento do lançamento do M365.

Aprenda a esperar resistência

Para impulsionar essa mudança, você precisará monitorar a adesão do colaborador desde o início. Adotar o Microsoft 365 é mais do que apenas uma simples mudança, é fazer sua organização mudar fundamentalmente sua maneira de trabalho. A primeira coisa a observar é que haverá resistência. A resistência acontece em qualquer situação envolvendo mudança. Se você antecipar resistência para a adoção do M365, você pode ser proativo e gerenciá-la efetivamente.

É importante saber que a resistência é uma certeza. Olhe para isso como algo a ser descoberto e um momento de aprendizagem, ao invés de algo a ser evitado ou superado. A próxima etapa, é reconhecer os temas de resistência mais comuns. Alguns podem achar que eles simplesmente não têm tempo, eles poderiam achar que não se trata de uma plataforma segura ou que podem visualizar isso apenas como uma outra ferramenta. É por isso que é importante ter um programa de treinamento adequado implementado. Um outro componente disto é o reforço da gestão. Certifique-se de que a gestão está liderando e dando exemplo, da adoção do M365.

E se nenhum desses parece ser a razão para resistência que tem acontecido, considere o fato de que seus colaboradores simplesmente podem não estar prontos. Mudanças não são desejáveis e como já mencionamos anteriormente, você está solicitando que seus colaboradores mudem a maneira que trabalham. Seja paciente, espere por adiamentos e empregue técnicas de gestão resistentes. Essas técnicas podem ser tão simples quanto expressar empatia e ouvir as preocupações do colaborador a um nível individual. Para os trabalhadores remotos, você pode agendar ligações regulares com os líderes de equipe. Em seguida, ache maneiras de remover barreiras, criar esperança e exibir os benefícios de mudança de uma maneira real e tangível. Faça seus colaboradores sentirem como se os seus pontos estivessem realmente sendo ouvidos

Por isso separamos as etapas abaixo. As principais atividades relacionadas para impulsionar a adesão do Microsoft 365 são:

  1. Uma visão definida de como o Microsoft 365 será usado.
  2. Suporte de liderança que incentiva as pessoas a usar o Microsoft 365.
  3. Um bom programa de treinamento para seus colaboradores - A Microsoft 365 é uma plataforma enorme e complexa.
  4. Conscientização através do uso de e-mail, anúncios da Intranet, pôsteres, boletins informativos e vídeos.
  5. Um plano de orientação profissional para líderes reforçarem expectativas e definir o porquê da mudança

Acompanhe métricas de utilização

Agora que sabemos que cultivar seus processos de gestão de mudança começa com a habilidade de ouvir os membros da sua organização e entender suas objeções, é hora de medir e relatar o uso. Se a sua organização não está reunindo seus critérios de sucesso, tente aprender porque seus colaboradores ainda não adotaram o M365.

Distribua uma pesquisa de satisfação para obter feedbacks. Isto o ajudará a determinar o sucesso e pontos fracos de seu lançamento e quais devem ser as próximas etapas. Pesquisas devem ser distribuídas logo antes do lançamento para entender o conhecimento inicial dos membros da organização, no meio do lançamento para realizar ajustes e criar novos treinamentos e após o lançamento para reavaliar a satisfação.

Certifique-se de fazer uso da coleção extensiva da Microsoft de relatórios de acesso e ferramentas de rastreamento. Ao consistentemente medir o andamento da adoção da sua organização, você ganhará melhor perspectiva sobre quais áreas mais utilizam o M365. No entanto, é importante lembrar que o consumo não significa adesão. Use esses relatórios para mediar seus sucesso e procurar por áreas de melhoria.

Incentive continuamente o engajamento

Não é segredo que a adesão leva tempo. Uma das melhores maneiras de aumentar a adesão do M365 na sua organização é criar atividades contínuas. Publique semanalmente ou quinzenalmente e-mails de dicas e truques, por exemplo. Quanto mais personalizados e pessoais esses e-mails estiverem, mais eficazes serão. Você também pode usar esses e-mails para compartilhar histórias de sucesso, promover eventos que causam engajamento, e até mesmo anunciar competições, assim você comemora as pessoas que melhor utilizam o M365 para trabalhar de forma diferente.

Também, certifique-se esta sempre se comunicando com sua equipe de projeto. Crie um grupo no Yammer ou no Teams para conversar com os mebaixadores e evangelistas da mudança. Desta maneira, você pode receber facilmente os feedbacks, falar sobre sucessos, discutir novos recursos e criar as melhores práticas para sua organização.  

Enquanto você incentiva o envolvimento, olhe para outras estratégias comprovadas. Recompense seus colaboradores que mudaram a maneira que trabalham, defina exemplos relacionáveis e proporcione treinamento. Quando mais você incentivar o engajamento de seus colaboradores, mais você encontrará novos embaixadores. Peça aos novos porta-vozes para ajudar a propagar a notícia sobre os benefícios do M365.

Como a SoftwareONE pode fornecer o suporte que você precisa

O uso adequado do Microsoft 365 começa com adoção adequada - e quando toda sua equipe entende como o Microsoft 365 pode capacitar suas capacidades de trabalho remotas, a produtividade irá disparar. Todavia, muitas organizações estão batalhando para abrir canais transparentes de comunicação para ajudá-las a integrar virtualmente colaboradores remotos. Há um pouco de curva de aprendizagem e em alguns casos isto pode causar atrasos inaceitáveis.

Na SoftwareONE, temos uma visão do Local de trabalho futuro. Visamos focar na habilitação de nossos clientes para maximizar a eficiência e produtividade de seus funcionários através da adoção de tecnologias modernas. E sabemos que uma falha em se transformar digitalmente diretamente se traduz em ser ultrapassado. É por isso que criamos o 365Simple para ajudar as organizações com suporte contínuo e um gerente de serviço dedicado para ajudá-lo a aproveitar ainda mais o Microsoft 365. O programa adote o 365 alinha visões, práticas e tecnologias existentes para focar no valor de negócio criado para nossos clientes.

O Adotar o 365 é apenas uma das maneiras que o 365Simple pode ajudá-lo a desenvolver uma abordagem personalizada no processo de adoção de modo que a sua organização possa estar no caminho certo para perceber todos os benefícios do Microsoft 365 e fazer mudanças que durem.

M365 é a mudança que a sua organização precisa

Sabemos que você pode se sentir um pouco sobrecarregado ao ter que estruturar uma estratégia de adoção completamente sozinho. Por isso a SoftwareONE oferece a solução de 365Simple, queremos te ajudar a fazer essa mudança na sua organização.

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Autores

John De Los Reyes

John De Los Reyes

Practice Lead - Technology

John is a Unified Communications and Productivity expert. Currently, he serves as the Global Practice Lead - Future Workplace at SoftwareONE. In this role, he helps companies find a flexible approach to address their unique challenges when merging their technology strategy with their commercial and compliance needs.

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