Adopt 365: How to Train Your Microsoft 365 User Champions

Adote 365

Como treinar seus embaixadores do M365 - Parte II

Adote 365 - como treinar seus embaixadores do M365

Na primeira parte desta série do Adote 365, abrangemos a parte “Perspectiva” da Estrutura de Adesão do M365. Agora que você aprendeu como estruturar seu plano de implementação, montar sua equipe, definir sua estratégia de negócio e determinar o quão pronta sua organização está para essa mudança, você já esta pronto para aprender sobre a próxima etapa: Integração.

Para esta segunda parte de nossa série, te ensinamos como trabalhar com seus principais stakeholders para desenvolver e lançar seu plano de implementação. As etapas que você adotará implicarão na preparação de seu ambiente, lançando o M365 a uma equipe teste e ajustando seu plano com base em no feedback deles. Vamos abordar como você pode treinar seus embaixadores do Microsoft 365.

Prepare seu ambiente

A fase de integração começa quando você tem certeza que a fase de implantação já está pronta para ser iniciada. Os problemas técnicos são os mais frustrantes para seus colaboradores, já que normalmente fogem do controle dele. É por isso que é crucial testar seu software antes e aprender como essa mudança afeta sua organização.

Fique atento para o teste de performance da TI e qualquer outra alteração. Tente identificar também falha que possa interromper a maneira que seus colaboradores trabalham. Quanto mais você aprender as pessoas se conectam em seu ambiente de trabalho - quais softwares e dispositivos utilizam - mais você aprenderá sobre quem e de quem forma irá usar o M365. A ideia é reunir as informações que você precisa para aplicar políticas e procedimentos novos.

A prontidão da sua ewquipe de Service Desk é o aspecto mais importante para a adoção desta etapa. A quantidade de ligações e solicitações de suporte que serão enviadas certamente crescerá, e a sua equipe tem que estar preparada. Ao incluir a sua equipe de Service Desk em todos os planos de pré-lançamento, você poderá familiarizá-los com o processo e ajudá-los com os próximos passos.

Envolvimento dos seus colaboradores é importante

A próxima etapa neste processo é trabalhar no envolvimento de seus colaboradores. Você tem de espalhar a notícia sobre esta mudança, e você tem que fazer isso frequentemente, além de implantar uma variedade de táticas de divulgação como postagens nos canais sociais internos. Lembre-se de prestar artenção nos membros que estão entusiasmados sobre a implementação e prontos para fazer a mudança. Esses são os colaboradores da sua organização que serão ótimos candidatos para se tornarem evangelistas da mudança.

Ao mesmo tempo, procure por táticas que você pode não ter tentado anteriormente, como eventos internos. Lembra do suporte da liderança do qual falamos na primeira fase? Reúna esses mesmos líderes para ajudar a familiarizar osseus colaboradores na fase inicial do lançamento do M365. Coloque banners ao redor do escritório e espaços de reunião, sedie eventos on-line, compartilhe histórias de sucesso ou mantenha à moda antiga e distribua alguns panfletos.

Uma outra maneira de comunicar esta adoção é através de cenários. Primeiro você deve identificar e priorizar os cenários e em seguida planejar e executá-los, você poderá medir e compartilhar o sucesso da sua implementação dessa maneira. É dessa forma que você poderá relatar suas vitórias.

Você projetar sua estratégia de envolvimento em torno da pergunta “O que eu ganho nisso?”, dessa forma, você conseguirá permanecer em sintonia com o resto dos seus colaboradores. Afinal de contas, isso é exatamente o que os membros da sua organização estão se perguntando. Se você comunicar esta mudança como uma ferramenta para o sucesso da sua organização, eles realmente também acreditarão que o M365 terá um grande impacto no dia a dia deles. Ao promover treinamentos frequentes e ter uma variedade de treinamentos sob demanda, esta implementação tem uma possibilidade muito maior de ser aceita pela sua organização.

Considere as melhores práticas

Quando você estiver montando seus treinamentos, considere as ferramentas de produtividade que a sua organização já utiliza. Se os seus colaboradores estão utilizando uma edição mais antiga que o Office 2010, provavelmente você terá que construir programas de treinamento mais abrangentes. Analise como foi feita a sua adesão uinicial e a utilize para formar sua nova estratégia. 

Segundo, entenda o conhecimento técnico de seus colaboradores. Alguns podem estar mais prontos do que outros para utilizar um novo sistema, portanto, indentifique os colaboradores que possam necessitar de mais suporte durante essa transição. Também, para não confundir os membros da sua organização, tenha controle sobre outras mudanças que envolvem novas ferramentas. A implementação da ferramenta M365 deve ser completamente separado de outros eventos ocorrendo na sua organização.

Finalmente peça por feedbacks. Continue fazendo melhorias e aprendendo com suas equipes, dessa forma, você tará um melhor controle sobre como sues colaboradores preferem ser treinados. Não importa se os treinamentos forem mais pessoais, ou tutoriais on-line, adapte sua forma de treinamento para as preferências de seu colaborador.

Identifique seus embaixadores e ajuste seu plano de adesão do Microsoft 365

Para conseguir visualizar o que funciona para sua organização, projete sua estratégia de treinamento junto com sua estratégia de lançamento. Para começar, inicie uma conversa com seus embaixadores e evangelistas do Microsoft 365. Seus embaixadores do Microsoft 365 podem ser de qualquer área da sua organização. Eles devem conhecer e ser entusiastas da plataforma, mas não são esperados em ter conhecimento téncio do M365. Os evangelistas devem ser um ponto focal nessa transição, de modo que possam ser a primeira pessoa que você irá contatar para receber um feedback. Esta equipe te ajudará a manter sua organização envolvida, animada e inspirada.

A seguir você deve focar na preparação da sua equipe de TI. Realize um curso de administração de recursos de TI e garanta que sua equipe receba credenciamento formal. Isto ajudará na confiança do seu departamento de TI.

Após sua equipe de TI ter ganhado confiança, crie grupos para começar os treinamentos presenciais, on-line e/ou treinamento sob demanda. Tanto faz se seu colaborador está trabalhando do escritório ou de casa, você deve se certificar de que todos estão envolvidos e engajados. Ao insistir em eventos com dicas e truques, o lançamento do M365 permanecerá como prioridade. Lembre-se também de envolver seus embaixadores aqui. Eles representam sua voz dentro da organização.

Desenvolva seu programa inicial de adesão

Agora que você aprendeu sobre as melhores práticas, como treinar e engajar seus colaboradores e como ajustar sua estratégia, você já está pronto para desenvolver seu programa inicial de adesão. Um programa inicial de adesão ajudará a fornecer à sua organização com as ideias necessárias para realizar uma implementação do M365 bem-sucedida. Este programa é essencialmente uma execução de teste, que significa que você conseguirá identificar pontos a melhorar e receber feedbacks.

Ao testar com sua equipe inicial de adesão, você terá a oportunidade de ajustar sua comunicação, sessões de treinamento e suporte. Você pode estar se perguntando, e o papel dos embaixadores? Considere eles para fazerem parte da equipe que testará a nova ferramenta. Eles serão excelentes candidatos, e terão a chance de testar o M365 antes de todos.

E se você está precisando de suporte, não hesite em entrar em contato conosco. Nossa solução do 365Simple foi projetada para acelerar o processo de adoção de modo que a sua organização possa em breve começar a perceber os benefícios totais do Microsoft 365.

Finalize sua estratégia de adesão do M365

No último artigo dessa série iremos te mostrar como criar uma mudança duradoura dentro da sua organização.

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Autores

John De Los Reyes

John De Los Reyes

Practice Lead - Technology

John is a Unified Communications and Productivity expert. Currently, he serves as the Global Practice Lead - Future Workplace at SoftwareONE. In this role, he helps companies find a flexible approach to address their unique challenges when merging their technology strategy with their commercial and compliance needs.

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