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Adote 365

Como planejar a sua adesão ao M365 - Parte I 

Adote 365: Como planejar a sua adesão - Parte I

Independentemente se você é novo no Microsoft 365 (M365) ou se quer implantar novos recursos, adotar uma nova tecnologia requer mudanças. Implementar as várias tecnologias integradas dentro dos diversos produtos do Microsoft 365 vai muito além de simplesmente aprender como usar uma nova aplicação. Você tem que convencer o seu time a adotar uma nova forma de trabalho. Mas será que você está realmente preparado para começar sua adesão ao Microsoft 365? A nossa série de 3 artigos sobre como “Aderir ao Microsoft 365” vai te ajudar. Vamos começar com nossa primeira parte hoje - “Perspectivas”.


Para aderir ao M365 você deve planejar uma estratégia de implementação conectada diretamente com as necessidades de seu negócio. Concluir essa tarefa tão impactante não fácil, especialmente quando muitos funcionários estão trabalhando remotamente ao redor do mundo. Felizmente, a Microsoft fornece uma estrutura de implementação fácil para te ajudar durante o processo, e nós da SoftwareONE estamos sempre prontos para auxiliar na sua estratégia. Vamos descobrir como as organizações podem se planejar para aderir ao Microsoft 365.

Adotando a abordagem correta

A abordagem escolhida para adoção pode influenciar seus resultados. Para realmente a adesão do Microsoft 365 acontecer, a mensagem precisa vir do topo da organização e não apenas da equipe de TI. Depois, ela precisa ser distribuída por toda a sua organização.


Incentivar seus colaboradores a engajarem com uma nova ferramenta, não é uma tarefa fácil. Afinal, implementar uma nova tecnologia como o Microsoft 365 é uma mudança que vai além do ambiente de TI e impacta a vida de seus colaboradores. Na verdade, o fator mais importante sobre uma gestão de mudança bem-sucedida é o suporte da liderança. 71% das organizações que relataram mudanças bem sucedidas tinham um CEO que apoiava a iniciativa.


Não podemos nos esquecer que prontidão técnica e a prontidão de usuário devem andar juntas. Líderes devem planejar, conduzir e implantar ambas as atividades juntas. Promover a prontidão do usuário se trata fundamentalmente de ouvir seus colaboradores e conceder um tempo à eles para se adaptarem a mudança – certifique-se de que os canais de comunicação estão totalmente disponíveis para seus funcionários remotos.


Adotando as etapas corretamente

Para começar a sua adoção ao M365, há quatro etapas que a sua organização precisa adotar, listamos elas abaixo:

  1. Defina uma meta - Quando você começar este processo, tente imaginar o processo do início ao fim. Entenda quem e do que você precisará, de modo que você possa começar a montar uma equipe.
  2. Obtenha suporte da liderança - Ter um líder apoiando essa mudança é algo que fará a sua organização entender que essa adoção é mais do que apenas uma atualização de TI. Quando seus principais líderes estiverem apoiando esta movimentação, seus colaboradores engajarão.
  3. Desenvolva um grupo de líderes - Um grupo de líderes pode ajudar o seu negócio no processo de comunicação e assegurar que a adesão está sendo implementada em todos os departamentos. Seu grupo pode ser orientado por um gerente ou um líder que gerencia essas atividades.
  4. Treine os colaboradores - Ajude seus colaboradores a se tornarem mais produtivos e entender maneiras diferentes de trabalhar, implementando alguns dos serviços de vídeo e de áudio, oferecidos em aplicações como o Microsoft Teams.
  5. Gere conscientização - Se seus colaboradores entenderem como a Microsoft 365 pode contribuir no dia a dia, a adoção será mais bem-sucedida. Distribua materiais que explique como a utilização do Microsoft 365 pode ajudar todos a baterem sua meta.

O processo

A Microsoft possui um fluxo de adoção muito fácil de seguir adotando as quatro etapas destacadas acima. O fluxo é apresentado nessas três fases:

  1. Perspectiva
  2. Integração
  3. Valor

A primeira fase da jornada é visualizar seu plano de adoção. Monte sua equipe responsável por promover canais virtuais, como o Microsoft Teams, defina de sua estratégia, e determine quão pronto seu negócio deve estar para adotar o Microsoft 365. A estrutura de adoção sugere montar uma equipe diversa:

  1. Executivos - Líderes influentes na sua organização, que estão empolgados com essa mudança e promovem ativamente o processo de adoção.
  2. Embaixadores - Esses membros podem pertencer a qualquer equipe, mas geralmente são de TI ou RH. Eles desempenham um papel de estimular o envolvimento da equipe, são líderes influentes. Eles devem oferecer ideias sobre como as pessoas devem engajar nesse processo e também devem ter conhecimento de tecnologia.
  3. Pioneiros na adoção -  Esses membros se tornarão seus advogados da marca quando você lançar o M365 para toda a organização. Selecione os funcionários no seu negócio que querem e estão prontos para testar o M365.
  4. Evangelistas da mudança - Eles farão a conscientização dentro da empresa e darão feedback a você. Seus evangelistas da mudança apoiarão durante todo este processo, fornecendo ideias tanto a você, quanto ao resto da equipe.
  5. Espere resistência – Planejar esperando que haverá resistência ira fornecer à sua equipe responsável as etapas de ação específicas para compreender e enfrentar essa etapa. Essa fase pode ser tanto positiva quanto negativa e devem ser personalizadas para sua organização com base em sua cultura e propensão à mudança.

Na direção da próxima fase

Após você ter montado sua equipe, você deve ter todos os pontos do seu plano de adoção do Microsoft 365 implementado e pronto para lançamento. Agora, você pode ir para a segunda fase do processo: treinando seus agentes de mudança.


Elaborar um plano para adoção do M365 pode parecer tedioso, mas um processo sólido te ajudará nas próximas duas partes da estratégia de implementação. Com uma equipe estruturada e o suporte da sua liderança, você estará pronto para começar a sua implantação.


Aprenda a criar uma estratégia de ponta a ponta do Microsoft 365!

Bom, agora que você já elaborou o seu plano de adoção vamos te ensinar como treinar o seus embaixadores - um dos papéis mais importantes em uma mudança deste porte.

Leia agora!

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Autores

John De Los Reyes

John De Los Reyes

Practice Lead - Technology

John is a Unified Communications and Productivity expert. Currently, he serves as the Global Practice Lead - Future Workplace at SoftwareONE. In this role, he helps companies find a flexible approach to address their unique challenges when merging their technology strategy with their commercial and compliance needs.

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