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Recebeu uma carta de auditoria de software? 8 passos que você precisa seguir agora

Recebeu uma carta de auditoria de software? 8 passos que você precisa seguir agora

Dada a forma como o uso de software pode muitas vezes involuntariamente expandir em uma grande organização, fabricantes de software se sentem compelidos a realizar auditorias ocasionais para recuperarem receitas potencialmente perdidas. Com ambientes de TI cada vez mais complexos e métricas de licenças intrincadas, o risco de não conformidade e, posteriormente, uma auditoria cresce a cada dia. Receber um aviso de auditoria pode ser um desafio, mas existem várias medidas pró-ativas que as organizações podem tomar para reduzir o seu esforço durante a auditoria e também garantir que sua exposição seja minimizada.

1. Cooperar com o fabricante

Por mais que queira se afastar e torcer para que o fabricante não lembre de você, a inatividade vai apenas multiplicar os problemas. Já que auditorias frequentemente revelam lacunas de receita, elas se tornam muito importantes para os fabricantes, então pode esperar que eles certamente chegarão até você.

É importante rever os prazos de auditoria e comunicar o seu plano para o fabricante prontamente. Uma forte compreensão do seu próprio ambiente e do processo de conformidade de licença coloca você no controle.

2. Construir uma equipe para delegar tarefas

Identificar as partes interessadas relevantes na área de TI, Compras e Compliance e realizar uma reunião interna para construir sua estratégia. A desconexão entre essas equipes leva a um processo de auditoria longo e tedioso que drena o seu tempo e recursos.

3. Rever a cláusula de auditoria de um acordo

A maioria dos contratos de licença tem uma cláusula de auditoria que menciona especificamente os termos da auditoria, bem como seus direitos e obrigações. É importante entender esses termos para que você possa se comunicar de forma eficaz com o auditor e garantir que seus direitos sejam protegidos. Isto garante que você forneça o nível adequado de informação aos questionamentos que o auditor levanta.

4. Chegar a acordo sobre o escopo

O escopo de uma auditoria é geralmente proposto pelo fabricante ou seu auditor em sua comunicação inicial. Contudo, o escopo pode não estar alinhado com os termos do contrato de licença e podem estar bem além do que foi acordado. As organizações devem, portanto, rever seus acordos e garantir que o escopo proposto é mutuamente acordado.

5. Entenda seus direitos

Termos de licenciamento de software são complicados. Pode ser um desafio para entender o que constitui uma prova de licença. Reveja seus direitos e reúna todos os documentos relevantes que justifiquem a posse da licença.

6. Implantações de revisão

Se estiver disponível, reveja os seus dados de implantação para compreender quais os produtos foram instalados e usados. Se os dados de implantação não estiverem prontamente disponíveis, realize um inventário de rede usando uma ferramenta de inventário confiável assim que receber a carta de auditoria. Isso vai permitir que sua equipe de TI avalie suas implementações e faça algumas rápidas reparações a minimizar sua exposição.

7. Identificar recursos

Identificar um único ponto de contato para garantir que não haja problemas de comunicação. As organizações devem também indicar os recursos de TI experientes para trabalharem com os auditores durante a fase de coleta de dados. Isso permitirá que a auditoria seja concluída de forma eficiente, minimizando a interrupção dos negócios.

8. Encontre um consultor independente

Uma auditoria de licenciamento de software envolve uma série de atividades que exigem ampla compreensão das ferramentas de inventário, bem como direitos de licença. Muitas organizações não têm equipes SAM dedicadas e encontrar todos os requisitos é extremamente desafiador. Nesses casos, é extremamente importante a parceria com um especialista em licenciamento de renome para garantir que a auditoria seja tranquila e sem dores.

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