wdrozenie-office-365

Wdrożenie Office 365

ZARZĄDZANIE ZMIANAMI W FIRMIE

ZARZĄDZANIE ZMIANAMI W FIRMIE Wdrożenie Office 365

SoftwareONE Adoption and Change Management

Zarządzanie Zmianami w firmach

Wdrożenie Office 365

Aby nowa technologia lub nowe narzędzie spełniło wszystkie Twoje wymagania, użytkownicy muszą je zaadoptować i zacząć używać. Dopiero wówczas, możesz powiedzieć, że odniosłeś sukces. Zatem to użytkownicy są kluczem do realizacji pełnego potencjału inwestycji w nowe rozwiązanie.

Chcąc zwiększyć szanse na lepszą adaptację Office 365, potrzebujesz skutecznej strategii Zarządzania Zmianami, która:

  • Wyraźnie artykułuje oczekiwania w stosunku do zmian
  • Zachęca do adopcji „top-down”, od zarządu firmy do wszystkich pracowników
  • Tworzy społeczność wśród użytkowników
  • Zapewnia odpowiednią pomoc i wsparcie we właściwym czasie
  • Mierzy użycie w stosunku do deklarowanych celów

 

Niektóre zmiany wymagają większej uwagi ze strony Zarządzania Zmianami niż inne. Na przykład dodanie nowych funkcjonalności do posiadanych już narzędzi nie musi wymagać dużych inwestycji w świadomość użytkowników, czy szkolenia. Jednak, gdy przechodzisz z dotychczas stosowanej technologii do zupełnie nowej takiej jak Office 365, uzasadnione jest równoległe wdrożenie Zarządzania Zmianami, które dotyka każdej z czterech faz przedstawionych poniżej:

  1. Planowanie i zaangażowanie
  2. Świadomość
  3. Poznawanie
  4. Gotowość i adopcja
ZARZĄDZANIE ZMIANAMI W FIRMIE Wdrożenie Office 365

Takie podejście gwarantuje lepszą analizę i przygotowanie do zmiany, zaangażowanie większej liczby osób, większą adaptację narzędzi przez użytkowników oraz lepsze wyniki.

Planowanie i zaangażowanie

Gdy w firmie wdrażane są nowe narzędzia albo technologie mające wpływ na użytkowników, całościowy plan Zarządzania Zmianą oraz pełnego Zaangażowania Zarządu firmy jest krytyczny, aby odnieść sukces. Firma z zadowoleniem przyjmie fakt, że planowanie zmian zostanie dostarczone na wczesnym etapie – idealnie, jeśli będą to co najmniej cztery miesiące przed wdrożeniem nowych narzędzi. Ten pierwszy etap powinien obejmować następujące kwestie:

  • Zaangażowanie zarządu i kadry kierowniczej

    Organizacje, które angażują zarząd i kadrę kierowniczą do aktywnego komunikowania wartości i korzyści z nowych usług Office 365, odnoszą lepsze rezultaty we wdrożeniu.

  • Artykułowanie wartości dla firmy

    Jeśli cele biznesowe zostaną wyraźnie sformułowane, możliwe będzie skupienie się na użytkownikach tak aby każdy zrozumiał korzyści z funkcjonalności, które zostaną wdrożone.

  • Zdefiniuj zmiany behawioralne

    Jako organizacja, należy zdecydować do jakich zmian chcemy zachęcić pracowników. Jeśli zmiana technologii jest fundamentalna, zmiany w codziennej pracy pracowników będą również fundamentalne. Trzeba będzie dokładnie określić działania, które pracownicy będą musieli zacząć robić inaczej, przestać w ogóle robić lub niektóre kontynuować w taki sam sposób jak dotychczas.

  • Zdefiniuj kryteria sukcesu

    Wybierz taki zestaw kryteriów, który zademonstruje sukces zarządowi. Warto przedstawić mierniki przedstawiające: satysfakcję użytkowników, ilość zgłoszeń HelpDesk, niezawodność, szybkość adaptacji. Należy pamiętać, że wybór zbyt wielu kryteriów sprawia, że spójne i dokładne śledzenie sukcesu staje się trudne. Warto przy tym skorzystać z metody SMART.

Świadomość

Dobra kampania komunikacyjna informuje, angażuje i inspiruje użytkowników, co skutkuje znacznie wyższym wskaźnikiem adopcji. Świadomość tworzy "szum" wokół nowych produktów i/lub technologii. Ważne jest, aby adresować zmiany za pomocą pozytywnych i emocjonalnych wiadomości, dzięki czemu użytkownicy będą mogli dostrzec wartość nowej technologii dla siebie. Aby upewnić się, że właściwa wiadomość ląduje we właściwych rękach, strategia komunikacji dla użytkowników końcowych powinna być proaktywna.

Rozpocznij planowanie z myślą o celach końcowych. Skuteczna kampania na rzecz podnoszenia świadomości i zarządzania zmianami pomoże użytkownikom w pełni podporządkować się zmianom i ich wpływom lub korzyściom dla nich i organizacji. Zmniejszy to niejednoznaczność i frustrację użytkowników a firmie pomoże zrealizować szybszy zwrot z inwestycji poprzez zminimalizowanie krzywej uczenia się użytkownika końcowego.

  • Inspiruj i zachęcaj do zmiany przyzwyczajeń

    Po zidentyfikowaniu przyzwyczajeń oraz zmian, do których chcesz zachęcić użytkowników, należy określić najlepsze sposoby ich osiągnięcia. Zainspiruj użytkowników do pracy w nowy sposób poprzez filmy i "inteligentne" materiały referencyjne. Zapewnij różne poziomy łatwo dostępnych szkoleń, aby pomóc pracownikom szybko je rozpocząć, a następnie wspieraj ich w miarę postępów aż do momentu, gdy staną się zaawansowanymi użytkownikami.

  • Zaplanuj komunikację

    Aby zwiększyć świadomość pracowników i zmaksymalizować wyniki, zaimplementuj szeroką kampanię marketingową oraz użyj wielu różnych kanałów komunikacji.

  • Zorganizuj Champ’ów

    Eksperci to super użytkownicy, którzy zapewniają nieformalne szkolenia i wsparcie innym użytkownikom w organizacji na zasadzie kolega-koledze. Tworzenie tego rodzaju nieformalnej społeczności edukacyjnej okazuje się niezwykle skuteczne w zachęcaniu do adopcji.

  • Otwarty feedback

    Podczas wdrażania ważne jest, aby oferować pracownikom sposób zadawania pytań lub przekazywania opinii.  Pamiętaj, aby stworzyć zespół, który będzie niezwłocznie zajmować się zapytaniami użytkowników końcowych.

Poznawanie

Po tym jak pracownicy usłyszeli o Office 365 i zobaczyli nowe narzędzia w akcji podczas pierwszych prezentacji, nadszedł czas, aby wykorzystać emocje, oferując wiele opcji szkoleniowych, które od razu zapewnią użytkownikom produktywność. Szkolenia powinny odbywać się na wiele sposobów, aby dostosować się do różnych stylów uczenia się, wyzwań geograficznych, ograniczeń zasobów i strategii wdrażania. Warto opracować kompleksowy plan szkoleniowy, który uwzględnia wdrażane technologie i podstawowe zadania, których użytkownik będzie musiał się nauczyć, oraz dostępny budżet szkoleniowy.

Pierwszym krokiem w tworzeniu planu jest zrozumienie, dla kogo jest opracowywane szkolenie. Najprawdopodobniej będziesz miał wielu odbiorców na szkoleniach, więc użycie podejścia Six-W do gromadzenia informacji może okazać się pomocne: Who? (Kto?), What? (Co?), Where? (Gdzie?), When? (Kiedy?), How? (Jak?), Why? (Dlaczego?).

  • Who? – Kto będzie szkolony?
  • What? - Jaka jest ich rola w organizacji? Jakie zadania wykonują? Jakie są ich poziomy uprawnień?
  • Where? – Gdzie użytkownicy wykonują te zadania? W podróży używając urządzeń mobilnych? W biurze za pomocą laptopa lub stacji roboczej?
  • When? – Kiedy użytkownicy wykonują te zadania (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, różne strefy czasowe, w godzinach pracy)? Kiedy potrzebują dostępu do narzędzi? Kiedy należy ukończyć szkolenie (szkolenia podstawowe, zgodnie z priorytetem projektu, zgodnie z rolą użytkownika)?
  • How? - Jak dostosowany jest zestaw narzędzi do codziennych działań? W jaki sposób dostosowanie nowego zestawu narzędzi może mieć wpływ na zasady organizacyjne (udostępnianie dokumentów, przechowywanie plików, współpraca z partnerami zewnętrznymi, używanie załączników wiadomości e-mail)?
  • Why? – Dlaczego. Dlaczego jest najważniejsze. Jeśli osoby w organizacji nigdy nie korzystały z Office 365, szkolenie nie powinno przedstawiać tylko informacji o tym jak wykonywać pewne zadania w nowych narzędziach. Takie rzeczy są łatwe. Będą chcieli wiedzieć, dlaczego zmiana się dzieje? dlaczego powinni się tym przejmować? co jest w niej dla nich i dlaczego są proszeni o zmianę? Tak więc kluczową częścią planu treningowego jest wykazanie korzyści płynących ze zmiany. Zrozumienie i rozwiązanie problemów użytkowników jest kluczem do ułatwienia przejścia i zapewnienia pomyślnego wdrożenia.

Gotowość i adaptacja

W trakcie procesu wdrażania Office 365 zebrano opinie zwrotne, monitorowano użycie i poziomy akceptacji, a gdy zachodziła potrzeba, zmieniano procedury wdrożeniowe. Teraz nadszedł czas, aby skonsolidować opinie, zaraportować metryki sukcesu, udoskonalić procedury pomocy technicznej i przygotować się do ponownego rozpoczęcia całego procesu z nową grupą użytkowników.

Użytkownikom zapewnij bieżące wsparcie, a pracownikom pomocy technicznej pierwszego poziomu udostępnij zasoby dotyczące rozwiązywania problemów.

Zaangażuj cały zespół odpowiedzialny za Zarządzanie Zmianą, aby upewnić się, że każdy dział/departament jest gotowy do obsługi napływu pytań od użytkowników. Monitoruj swoje postępy i dostosowuj plan działań na podstawie odbioru i opinii użytkowników. Upewnij się, że twój zespół pomocy technicznej jest dobrze przygotowany z informacjami i wskazówkami dotyczącymi rozwiązywania problemów nowych użytkowników. Pamiętaj, aby udokumentować najważniejsze informacje, w tym to, co poszło dobrze i obszary wymagające poprawy podczas fazy wdrażania przedsiębiorstwa. Wykorzystaj te dane, aby zaplanować pomyślne długoterminowe operacje wdrażania Office 365.

Powodzenia!

Źróda: Microsoft; SoftwareONE;

Skomentuj ten artykuł

Zostaw komentarz, aby dać nam znać, co myślisz o tym temacie!

Zostaw komentarz

Author

Cezary Anisko

Cezary Anisko

Solution Sales - Technology Services

 

 Cezary.Anisko@softwareone.com

  +48 2 230 73 816

Powiązane artykuły

5 największych błędów migracji do chmury
  • 08 czerwca 2022

5 największych błędów migracji do chmury

Tysiące naszych klientów jest w trakcie przechodzenia swoich organizacji do chmury. Unikaj tych pięciu typowych błędów.

DDoS Threats Are Back

Zagrożenia DDoS powracają

Rozumiejąc, jak działają ataki DDoS i jaki mogą mieć wpływ na działalność biznesową, organizacje mogą skuteczniej ograniczać ryzyko. Dowiedz się więcej.

Useful Resources to Improve Accessibility & Digital Inclusion
  • 18 maja 2022
  • Zespół Redakcyjny Bloga
  • Digital Inclusion, Accessibility

Jak zwiększyć integrację cyfrową

Miliard osób jest niepełnosprawnych. Jak sprawić, by praca stała się bardziej dostępna i integrująca cyfrowo dla wszystkich? Pomoże Ci w tym lista przydatnych zasobów