Adobe Sign


Vereenvoudig en versnel je ondertekening proces

lees blog

Adobe Sign

Documenten ondertekenen, versturen en op elk moment de status inzien. Met Adobe Sign verloopt elk ondertekening proces soepel, snel en eenvoudig. Dat zorgt voor een betere workflow en het maakt je organisatie nog eens groener ook. Digitaal ondertekenen levert veel voordelen op: nu én voor de toekomst.

SoftwareONE is Platinum partner van Adobe. Met onze kennis van en ervaring met de producten van Adobe kunnen we uitstekend inspelen op je wensen en behoeften en je de oplossing bieden die je nodig hebt. Met onze services ondersteunen wij jou bovendien bij de volledige lifecycle. Zo maak je altijd optimaal gebruik van de producten van Adobe, zoals Adobe Sign.

adobe

De vier fases van elektronisch / digitaal ondertekenen

Door het massale thuiswerken als gevolg van COVID-19, zijn er verschillende uitdagingen aan het licht gekomen. Het heen en weer rijden naar kantoor, wachten op een handtekening omdat je iemand niet persoonlijk kan chasen of het niet hebben van een printer/scanner thuis. Niet alleen neemt Sign deze uitdagingen weg maar ook bespaard het tot 65 uur per gebruiker per jaar.

Claudia Kolleman vertelt over de toepasbaarheid van de technologie binnen organisaties en hoe een process eruit ziet met Sign.

Claudia Kolleman
Claudia Kolleman, Solution Advisor

Waarom Adobe Sign?

Adobe wil voorzien in elke klantbehoefte en gebruikers optimaal ondersteuning bieden bij het uitvoeren van hun werk. De producten van Adobe kennen dan ook een groot gebruiksgemak en werken optimaal met elkaar samen. Met Adobe Sign speelt het bedrijf in op het versnellen en vergemakkelijken van onderteken processen.

De gestandaardiseerde oplossing biedt gebruikers allereerst een groot gemak. Documenten hoeven niet te worden geprint en verstuurd of ingescand en gemaild om de benodigde handtekeningen te verkrijgen. Je stelt een document op en tekent deze via Adobe Sign. Vervolgens wordt het document automatisch naar alle betrokken personen gestuurd van wie een handtekening is vereist. Omdat je volledig inzicht hebt in de status zie je precies wie er wel en nog niet hebben getekend. Ook kun je instellen dat Adobe Sign personen een herinnering stuurt wanneer personen na een bepaalde periode nog geen actie hebben ondernomen. Je bepaalt daarbij zelf de frequentie van de meldingen. Aan het eind van het traject weet je bovendien zeker dat je alle benodigde handtekeningen hebt verzameld.

Dat gemak gaat samen met snelheid. Want doordat je niet meer hoeft te printen, versturen of scannen bespaar je veel tijd. En wanneer de documenten terugkomen is fysiek en/of digitaal archiveren ook overbodig geworden. Adobe Sign legt de documenten vast in de eigen dashboards en de bibliotheek. Zo heb je al je documenten overzichtelijk gegroepeerd en geordend. Wil je nog wat extra zekerheid dan is integratie met bijvoorbeeld Sharepoint ook mogelijk. Zo voeg je gemakkelijk een back-up toe.

Met Adobe Sign beschik je bovendien over een veilige manier van ondertekenen. Elk betrokken persoon krijgt een Adobe Sign gebruikers-ID en er wordt er een koppeling gemaakt met het IP-adres. De audit trail legt precies vast wie wanneer en waar heeft getekend. Op die manier regelt Adobe de legalisatie van de handtekeningen. Wil je extra zekerheid inbouwen, dan kun je kiezen voor twee-factor-authenticatie. Om te kunnen tekenen moet je dan naast inloggen op je e-mailaccount een verificatiecode invoeren die je via sms ontvangt. Stel je hogere eisen aan de legalisering, dan kan SoftwareONE je helpen met oplossingen van derde partijen die aansluiten op Adobe Sign. Dat regelen we handig binnen één contract.

Een ander groot voordeel van Adobe Sign is verduurzaming. Steeds meer bedrijven willen met het oog op duurzaamheid paperless worden. Met Adobe Sign draag je daaraan bij, want het onderteken proces verloopt volledig digitaal. Tot slot is werken met Adobe Sign eenvoudig. Het sluit optimaal aan bij andere Adobe producten die je al gebruikt, werkt optimaal samen met alle e-mail clients en tekenen is overal en op elk moment mogelijk. Het enige dat je nodig hebt is internet en toegang tot je e-mail account.

Case Study

SoftwareONE zorgt met standaard oplossing voor groot gemak binnen gerenommeerd Nederlands kennisinstituut

Een standaard digitale oplossing om het ondertekenen van documenten intern en extern te vergemakkelijken. Dat was de vraag van een gerenommeerd Nederlands kennisinstituut. Dit instituut koos op advies van SoftwareONE voor Adobe Sign.

Ondertekening van documenten is voor het kennisinstituut een dagelijks terugkerende activiteit. De eigen oplossing van de organisatie om dit proces te vergemakkelijken, leidde op termijn juist tot een steeds omslachtiger en tijdrovend proces. Daarom werd de hulp van SoftwareONE ingeschakeld. Zij adviseerde over de best passende oplossing en zorgde vervolgens voor uitrol en begeleiding.

 

De belangrijkste voordelen

Een eenvoudig en snel onderteken proces

Cost Effciency Icon

Besparing op tijd en kosten

Altijd inzicht in de status van het document

Online Support Icon

De zekerheid dat alle betrokken personen de documenten daadwerkelijk tekenen

Een kleinere CO2-footprint

Samenwerking met alle e-mail clients

Interessante onderwerpen

De week van Nicole Aafjes

On demand Webinar: digitaal ondertekenen

Sinds begin 2020 is de vraag naar een oplossing voor het digitaal ondertekenen van documenten sterk toegenomen. Dat is een logisch gevolg van de massale thuiswerksituatie die vorig jaar is ontstaan. Claudia Kolleman bespreekt in deze on…

Vraag hier jouw webinar aan
Online ondertekenen

De voordelen van online ondertekenen

Een volledige digitale werkstroom is de ideale oplossing als het gaat om tijd, geld en moeite besparen. Met digitaal ondertekenen kun je snel documenten versturen voor ondertekenen. Specialist Claudia Kolleman gaat in haar blog op de voordelen in.

Lees meer

Contact

SoftwareONE Netherlands B.V.

Naritaweg 177
1043 BW Amsterdam
Netherlands

info.nl@softwareone.com

+31 20 2586800

Neem contact met ons op

Vul vandaag nog het formulier in en een van onze experts neemt zo snel mogelijk contact met je op.

Neem contact met ons op