De week van Maartje Hoeben - HR SoftwareONE Nederland

Ook nu steeds meer mensen weer langzaam naar kantoor mogen, zal thuiswerken de nieuwe norm blijven. Chatten, videobellen, documenten en schermen delen. Het kan ook allemaal via Teams. Net als bijvoorbeeld sollicitatiegesprekken voeren. “Het was even wennen maar ik vind Teams echt waardevol in mijn werk”, zegt Maartje Hoeben, HR Adviseur bij SoftwareONE. “En nu ik de mogelijkheden heb ontdekt, ben ik ook op lange termijn van plan een paar dagen per week thuis te werken.”

Bij SoftwareONE zijn in mei vijf nieuwe collega’s gestart en ook in juni beginnen vier nieuwe collega’s. “Omdat we nu geen sollicitatiegesprekken kunnen voeren op kantoor, kozen we voor Teams”, zegt Maartje. “De eerste keer was dat wat onwennig, maar daarna ging het eigenlijk heel soepel. De verbinding is goed en gesprekken verlopen heel gemakkelijk. En het is fijn dat je iemand toch kunt zien. Ik merk dat sollicitanten het zelfs prettiger vinden om via Teams een gesprek te voeren omdat ze in hun eigen vertrouwde omgeving zijn. Daardoor voelen ze zich meer op hun gemak en zijn ze minder nerveus. Voorlopig blijven we dan ook op deze manier werken. Ik kan me wel voorstellen dat we in de toekomst het eerste gesprek via Teams doen en een eventueel tweede gesprek op kantoor. Dan krijgt een sollicitant ook een indruk van de sfeer.”

Ook andere werkzaamheden van Maartje verlopen grotendeels via Teams. “Met mijn collega’s van HR heb ik in Teams handige mappen gemaakt zodat iedereen makkelijk documenten kan vinden. Periodieke gesprekken met collega’s voer ik ook via Teams. En ook onboarding gaat nu virtueel.

Normaal gesproken doen we een sessie met alle 12 teams zodat een nieuwe medewerker weet wat welke afdeling doet, kennis kan maken met collega’s, en weet bij wie hij waarvoor terecht kan. Dat doen we nu via Teams. Omdat we het belangrijk vinden om een persoonlijk momentje te hebben, brengen we de welkomstpakketten nu thuis. We zetten deze voor de deur, maken een kort praatje en dan gaan we weer. Zo proberen we nieuwe collega’s toch een warm welkom te geven.”

“Nu ik zoveel gesprekken voer via Teams, heb ik ook nog wat tips”, zegt Maartje. “Bel je met klanten of andere relaties, plaats dan op de achtergrond een bedrijfsfoto. Zo lijkt het net alsof je op kantoor zit en dat oogt meteen professioneel. Verder zie ik dat er ook wat valkuilen zijn. Hoe prettig thuiswerken ook is, veel collega’s gaan maar door en nemen geen of te weinig pauze. Een goede work-life balance is belangrijk. Neem afstand van je werk en ga bijvoorbeeld een rondje wandelen. En zet die pauzemomenten ook echt in je agenda. Dan kun je het ook niet vergeten. Sommige collega’s hebben al pauzemomenten in Teams aangemaakt zodat ze met elkaar kunnen koffie drinken of lunchen. Dat is nog gezellig ook. En om te voorkomen dat je ook ’s avonds of in het weekend gaat werken: ruim aan het einde van je werkdag en werkweek je spullen op en zet ze uit het zicht. Zo kun je beter afstand nemen.”