Zorgorganisatie RIBW Brabant werkt al jaren met Microsoft licentiecontracten. Deze Enterprise contracten werden telkens voor drie jaar voorgezet. Toen eind 2020 het contract opnieuw zou verlopen, ging RIBW aan tafel met SoftwareONE om te bekijken of het contract kon worden omgezet naar een maandcontract. Ook werd de mogelijkheid onderzocht om RIBW Brabant in aanmerking te laten komen voor een non-profit status om zo kosten te kunnen besparen. SoftwareONE hielp zowel met het verkrijgen van die status als met het omzetten van het licentiemodel.

RIBW Brabant biedt herstelondersteunende zorg aan mensen vanaf 16 jaar met psychiatrische of psychische klachten. RIBW begeleidt mensen thuis, maar zorgt ook voor begeleiding van mensen die (tijdelijk) niet zelfstandig thuis kunnen wonen door hen een beschermde woonvorm te bieden. Bovendien helpt RIBW mensen bij werken en leren om zoveel mogelijk structuur in de dag aan te brengen. Geloven in de mens. Kijken wat er in het hier en nu mogelijk is. En stapsgewijs werken aan herstel. Dat is waar de organisatie voor staat. Waarbij de hulpverleners volop ruimte krijgen om hun eigenheid in te zetten.

RIBW Brabant is voorloper in de branche op het gebied van IT. En bood medewerkers, ook voor corona al, de mogelijkheid om op afstand te werken. Roosenschoon: “We gaan altijd voor een maximaal tevreden interne klant. Vandaar dat we het belangrijk vinden om de benodigde IT daarvoor in huis te hebben. We maken dan ook al enige tijd gebruik van AzureSimple en 365Simple.”

De zorgorganisatie had al jaren een Enterprise overeenkomst met Microsoft. Roosenschoon: “Dat betekende dat we voor drie jaar hetzelfde contract hadden en er al dan weer voor konden kiezen om de benodigde licenties weer voor drie jaar te verlengen. Een maandelijks abonnement afsluiten was ook een mogelijkheid, maar van oudsher betaalde je dan relatief veel meer. Natuurlijk is dat voor ons als zorginstelling niet aantrekkelijk. Maar aan de andere kant waren die driejaarlijkse contracten ook niet ideaal. We hebben bijvoorbeeld regelmatig een flink aantal stagiairs die tijdelijk blijven, maar voor wie we wel licenties nodig hebben. Per maand op- en afschalen was in de oude situatie niet mogelijk. Daar kwam nog bij dat we als zorgorganisatie voor onze financiële stromen afhankelijk zijn van allerlei wet- en regelgeving. Die financiële situatie kan binnen drie jaar behoorlijk veranderen.” 

Daarnaast had RIBW nog een ander aandachtspunt. Roosenschoon: “Microsoft sponsort non-profitorganisaties door hen korting te geven. En die kortingen kunnen flink oplopen. Maar om te worden erkend als non-profitorganisatie is wel wat nodig. Onze accountmanager van SoftwareONE vertelde tijdens ons kwartaalgesprek dat de voorwaarden waren veranderd en zag kansen om in aanmerking te komen voor die non-profit status.”

“SoftwareONE heeft allereerst met ons gekeken naar ons licentiemodel”, vertelt Roosenschoon. “Onze accountmanager wist dat Microsoft die modellen had aangepast. Overstappen naar een maandelijks contract, was nu wel degelijk voordelig. In twee sessies met onze accountmanager was precies duidelijk wat we nodig hadden. SoftwareONE is toen snel gaan rekenen en stuurde ons een voorstel. We hebben vervolgens nog op wat kleine onderdelen bijgeschaafd en snel akkoord kunnen geven. Ook heeft SoftwareONE ons vervolgens geholpen om de licenties om te zetten. Dat moest nog even tussen de feestdagen door omdat ons contract eind december zou aflopen, maar SoftwareONE toonde maximale inzet waardoor alles op tijd rond was.”

Met 365Simple en AzureSimple en 24/7 support van SoftwareONE waarborgt RIBW Brabant de continuïteit van de Microsoft Cloud Services. En met het nieuwe licentiemodel profiteert de organisatie nu van meer flexibiliteit en schaalbaarheid. “We kunnen per maand bekijken wat we nodig hebben en bijstellen. Dat werkt voor ons ideaal. En willen we extra licenties aanvragen, dan kunnen we dat handig regelen via Pyracloud, het eigen platform van SoftwareONE dat standaard bij de dienstverlening is inbegrepen. Via het platform vragen we de licenties aan en SoftwareONE kent het met één druk op de knop toe. Super snel en flexibel. Naast het eenvoudig op- en afschalen van extra Subscriptions, biedt PyraCloud ook duidelijk zicht op ons daadwerkelijke gebruik om zo ook het maximale te halen uit de flexibiliteit die de cloud te bieden heeft. Hierdoor zijn wij in staat de kosten te minimaliseren en onder controle te houden. Ook op het gebied van Azure kunnen wij met PyraCloud de mogelijke besparingen (onder meer het gebruik van Reserved Instances) eenvoudig inzichtelijk krijgen. Samen met SoftwareONE zullen wij de komende periode ook gaan gebruiken om deze besparingen te realiseren.”

SoftwareONE hielp RIBW Brabant vervolgens ook om die non-profit status te krijgen. Roosenschoon: “Onze accountmanager wist wat er nodig was om de aanvraag succesvol in te dienen. En inderdaad heeft Microsoft ons vervolgens die status toegekend. Daardoor konden we een behoorlijke kostenbesparing realiseren. Voor ons als zorginstelling natuurlijk heel essentieel.”

“SoftwareONE is geen keiharde commerciële club die alleen voor het maximaliseren van eigen profit gaat. Ze hebben oog
voor de belangen van hun klanten en willen daadwerkelijk toegevoegde waarde bieden.” Olaf Roosenschoon, Strategisch Adviseur ICT, RIBW Brabant

1. Het juiste advies: Door de licentiemodellen tegen het licht te houden, kwamen SoftwareONE en RIBW Brabant samen tot de conclusie dat het huidige licentiemodel niet langer de beste optie was en werd een passend alternatief bedacht.
2. Maximale schaalbaarheid en flexibiliteit: Na de verschillende scenario’s te hebben doorberekend, legde SoftwareONE een voorstel op tafel. Dit voorstel sloot volledig aan op de wens van RIBW Brabant: maximale schaalbaarheid en flexibiliteit.
3. Gemak door PyraCloud: Met het Pyracloud platform biedt SoftwareONE RIBW Brabant eenvoud en snelheid. De zorgorganisatie kan zelf extra licenties aanvragen. SoftwareONE hoeft deze vervolgens alleen nog te accorderen.
4. Voordeel door non-profit status: SoftwareONE hielp de klant bij de aanvraag en toekenning van de non-profit status door Microsoft. Daardoor kreeg RIBW Brabant korting op de licenties met een behoorlijke kostenbesparing als resultaat.